RELATIF A L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS ET AU DROIT A LA DECONNEXION
Entre :
d’une part,
l’Association Départementale de Sauvegarde de l’Enfant à l’Adulte de la Loire, dont le siège est situé 35, rue Ponchardier à Saint Etienne, représentée par Monsieur agissant en qualité de Directeur Général,
d’autre part, les
organisations syndicales représentatives désignées ci-dessous, prises en la personne de leur représentant dûment mandaté :
Le syndicat CFDT Santé Sociaux de la Loire, représenté par
La Confédération Générale des Cadres (CFE-CGC) représenté par
Le syndicat CGT, représenté par
Le syndicat Départemental de l’Action Sociale FO, représenté par
Préambule
Nous soulignons que l’expression d’un accord sur le droit à la déconnexion est une obligation légale de la responsabilité de l’employeur dans le cadre de la loi travail de 2016 et s’appliquant à toute entreprise. Nous souhaitons préciser la place incontournable du numérique dans la vie quotidienne et plus particulièrement dans le monde professionnel et au sein de notre association. Aussi, cet accord concerne le droit à la déconnexion et l’utilisation des outils numériques professionnels.
Depuis le 1er janvier 2017, la négociation annuelle sur l'égalité professionnelle et la qualité de vie au travail doit porter aussi sur les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion, et la mise en place par l'entreprise de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale. Nous sensibilisons nos salariés sur la nécessité d’être attentifs au temps de déconnexion, à fortiori dans le cadre de télétravail. Il est conclu le présent accord destiné à préciser les modalités d’exercice du droit à la déconnexion conformément aux dispositions de la loi Travail n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels ainsi qu’aux article L4121-1 et article L4121-2 du code du travail.
Article 1 – Définition du droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion est un principe selon lequel un salarié est en droit de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels (téléphone portable, courriels, etc.) hors des horaires de travail (congés, temps de repos, week-end, soirée, etc.). Un salarié a le droit de ne pas être en permanence joignable pour des motifs liés à l’exécution de son travail. Ce droit lui assure l’effectivité du principe de déconnexion en dehors de ses heures de travail, de se couper temporairement des outils numériques tels que smartphone, internet, email ou autres outils numériques, lui permettant d’être contacté dans un cadre professionnel. La règle de droit commun prévoit que le salarié est censé travailler pendant le temps réservé à cet effet et sur son lieu de travail, même si ce dernier peut être itinérant.
Article 2 – Objet du présent accord Dans le cadre du renouvellement des projets d’établissements et/ou de service, ainsi que dans la perspective du renouvellement du projet associatif, Sauvegarde42 animera un travail sur l’utilisation des outils numériques et virtuels relatifs aux pratiques éducatives. L’utilisation du numérique est un enjeu majeur pour SAUVEGARDE42. Cet accord veut promouvoir une utilisation raisonnée et efficiente des technologies de l’information et de la communication, respectueuse de la vie privée et de la santé des salariés ainsi que des pratiques professionnelles. Le présent accord a pour objet de :
Préciser les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion
Mettre en place, par l’entreprise, des dispositifs de régulation et d’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect, d’une part, des temps de repos et congé des salariés de SAUVEGARDE42 et, d’autre part, de leur vie personnelle et familiale avec leurs contraintes professionnelles et de préserver leur santé au travail.
Identifier des mesures de prévention afin d’éviter l’addiction aux outils numériques.
Article 3 – Nature et portée sur le droit à la déconnexion Tout salarié est concerné par cet accord. Ces outils ont pour objet principal :
Garantir une communication interne individualisée entre pairs, entre services ou entre direction et salariés.
Permettre la communication avec l’environnement externe de travail sur les temps et horaires de travail dédié
Accéder au numérique : logiciels, outils d’impression, gestion électronique des documents.
Article 4 – Garantie d’un droit à la déconnexion En dehors de ses périodes habituelles de travail, tout salarié de SAUVEGARDE42 bénéficie du droit de se déconnecter des outils numériques mis à sa disposition par l’association. L’effectivité de ce droit suppose une régulation de l’utilisation des moyens de communication électroniques par les émetteurs et par les receveurs de messages électroniques et téléphoniques, dans le cadre défini par SAUVEGARDE42 favorisant cette utilisation régulée. Excepté dans les cas d’astreinte, ou de nécessité impérieuse de service, l’employeur demande expressément aux salariés sur ses temps de repos, de congés, et plus généralement pendant toute période de suspension du contrat de travail quelle qu’en soit la nature, à ne pas utiliser, pour exercer une activité professionnelle, les outils numériques professionnels mis ainsi à sa disposition ni à se connecter au réseau professionnel par quelque moyen que ce soit. Le salarié ne peut subir aucune conséquence immédiate ou différée liée à l’exercice de son droit à la déconnexion. L’employeur lui fera signer une remise de la charte informatique à son embauche et portera à sa connaissance ce présent accord via les outils numériques existants.
Article 5 : Réciprocité de la garantie du droit à la déconnexion Chaque salarié doit veiller au respect de son droit propre à la déconnexion mais également à celui des autres salariés de l’association SAUVEGARDE42. Ainsi, il est souhaitable de ne pas contacter, sous quelque forme que ce soit, un autre salarié de l’association en dehors de ses horaires de travail pour des motifs professionnels, sauf accord ou demande expresse de celui-ci.
Article 6 : Périodes spécifiques Astreintes, permanences et transferts : Les salariés en position d’astreinte ou de permanence ou de transferts, lors de séjours externes, doivent rester joignables et consultables pendant toute la durée de leur mobilisation. Nous précisons que la Sauvegarde42 privilégiera les appels téléphoniques pour contacter les salariés d’astreintes. Situation de crise ou extrême urgence : En situation de crise ou extrême urgence (crise sanitaire, accident grave, plan de continuité d’activité…), l’employeur s’autorise à informer l’ensemble des salariés afin de s’assurer de leur sécurité ou de la continuité de l’activité.
Article 7 : Utilisation raisonnée des outils numériques De façon générale, avant de recourir à une communication utilisant les voies numériques, chacun devra vérifier que l’outil numérique est le média de communication adapté. Il est précisé que l’appel téléphonique et/ou la communication directe doivent être priorisés.
Aussi, il conviendra d’analyser la finalité et l’objet de l’utilisation numérique et de s’assurer de :
Délivrer une information utile
Répondre au bon interlocuteur
Vérifier qu’il n’est pas nécessaire de « répondre à tous »
S’assurer de la forme du message qui doit être respectueuse pour le destinataire.
Article 7-1 : Contenu et destinataires des courriers électroniques
Le champ « objet » des courriers électroniques doit être clair et synthétique.
La direction générale et les directions de pôle s’attacheront à rattacher des objets permettant d’identifier vie institutionnelle/ vie de service …etc. Il convient également d’éviter les courriers électroniques longs et/ou appelant des réponses quasi instantanées sauf nécessité de service. Par ailleurs, les courriers électroniques doivent être adressés au nombre le plus limité possible de personnes, au regard de son objet et de son contenu. L’usage de la fonction « Répondre à tous » devra être aussi limité que possible.
Article 7-2 : Autorégulation : Délai de réponse : Lors de l’envoi d’un courriel, il devra être tenu compte d’un délai raisonnable de traitement et de priorisation. Le destinataire ne devant pas se sentir dans l’obligation de répondre dans l’heure. De ce fait, selon le degré d’urgence, le destinataire pourra indiquer à son expéditeur, le délai de réponse.
Réunions : La déconnexion pendant certains espaces de travail est un principe de respect des interlocuteurs et autres participants. L’employeur invite les salariés à la non-utilisation de la messagerie électronique et du téléphone portable pendant les temps de réunion où l’utilisation des outils numériques est déconseillée.
Article 7-3 : Appréciation des situations par les salariés Le salarié émettant un courrier électronique doit avoir conscience de son éventuel impact sur les repos et congés de son destinataire. Lorsque l’émission d’un message est réalisée en dehors des jours et heures habituelles d’activité professionnelle, plus spécifiquement les week-ends, les jours fériés, entre 20 heures et 7 heures, l’émetteur doit apprécier l’urgence et la nécessité du message.
Article 7-4 : Envoi différé Sauf urgence ou nécessité impérieuse de service, les salariés de SAUVEGARDE42 sont encouragés à utiliser la fonction « d’envoi différé » des courriers électroniques pour les messages rédigés en semaine entre 20 heures et 7 heures et à partir du vendredi soir 20 heures jusqu’au lundi matin 7 heures.
Article 7-5 : Message d’absence Nous souhaitons mettre en place l’envoi automatique d’un mail à chaque salarié ayant déposé des jours d’absence sous le logiciel de Gestion Electronique des Temps (Octime), pour qu’il rédige son mail d’absence.
Préalablement à toute absence prévisible du salarié, celui-ci doit mettre en place un message informant ses interlocuteurs :
De son absence
De la date prévisible de son retour
Des personnes auxquelles ils peuvent s’adresser durant cette absence ainsi que leurs coordonnées
Le message d’absence devra être formulé ainsi : « Je suis absent jusqu’au …, je ne prendrai connaissance de votre courrier électronique qu’à mon retour. Pendant la durée de mon absence, vous pouvez vous adresser à … à l’adresse suivante … ».
Article 8 : Formation et sensibilisation Article 8-1 : rôle des cadres Compte tenu de leurs fonctions et de leur rôle d’exemplarité, tous les cadres de l’association SAUVEGARDE42 sont incités à adopter une attitude conforme aux principes du présent accord. En cas de constat d’envoi de courriers électroniques tardifs de la part d’un salarié en dehors de ses heures de travail, un message automatique signifiera à l’expéditeur que c’est une pratique non conforme au présent accord. Les responsables aborderont lors des entretiens professionnels annuels, la thématique du droit à la déconnexion et des conditions dans lesquelles ce droit est appliqué auprès des salariés placés sous sa responsabilité.
Article 8-2 : Actions d’information, formation et sensibilisation du personnel L’employeur adressera une note de service à l’ensemble des cadres hiérarchiques précisant l’ensemble des dispositions obligatoires de cet accord. Afin de communiquer et sensibiliser à un usage raisonnable des outils numériques, nous mettons en place les outils de suivi :
Affichage du présent accord et information sur les différents sites de SAUVEGARDE42, et sur intranet
Rédaction et diffusion d’un guide de bon usage de la messagerie
Information des salariés dans l’utilisation des outils numériques : formation Outlook, logiciels de gestion électroniques des temps, de gestion des usagers ou d’activités, procédures, guides d’utilisation
Un partage des bonnes pratiques en termes de déconnexion et d’utilisation des outils numériques sera organisé une fois par an, dans les services sous la responsabilité et l’animation du cadre hiérarchique.
Des actions de sensibilisation pourront être ajoutées dans le cadre de l’analyse du document sur les risques professionnels.
Article 9 : Bilan et suivi Chaque année, SAUVEGARDE42 établit un bilan quantitatif sur :
Les flux globaux d’information
Le nombre global de mails envoyés et reçus,
Le type d’accès à la messagerie via le web ou Outlook mobile
Si besoin, un bilan pourra être effectué par équipe ou par métier, afin de détecter une surconsommation quotidienne, hebdomadaire et mensuelle supérieure à la moyenne d’une équipe ou d’un métier donné ou une utilisation anormale des outils numériques le soir ou les week-ends. Dans ce cadre, si un usage trop intensif de ces outils était avéré, des mesures préventives et correctives, basées sur l’analyse de l’organisation du travail, pourront être proposées par l’employeur ou son représentant. SAUVEGARDE42 portera ce bilan quantitatif à la connaissance des instances représentatives du personnel chaque année.
Article 10 : Alerte en cas de dérives numériques En cas de difficulté inhabituelle en termes de connexion au réseau professionnel, résultant soit d’un comportement individuel d’un salarié « hyper connecté » dans le sens de l’addiction aux outils numériques, soit d’une organisation collective défectueuse, soit d’une charge de travail excessive ou à l’inverse d’un isolement professionnel d’un salarié se traduisant par une sous-connexion, l’employeur ou son représentant membre de la direction générale, procédera aux vérifications et pourra recevoir le salarié et, s’il l’estime nécessaire, mettre en place des mesures d’accompagnement qui feront l’objet d’un suivi.
Article 11 : Protection des données et confidentialité En cas de connexion en dehors des heures habituelles de travail, dans les conditions précitées, les salariés devront respecter les principes applicables qu’il s’agisse de la protection des données informatiques, y compris pour les modalités d’accès, de durée de conservation et de stockage des informations. A ce titre, il est rappelé aux salariés de SAUVEGARDE42 que les identifiants et mots de passe permettant l’accès au serveur SAUVEGARDE42 sont confidentiels et ne peuvent être transmis.
Article 12 – Durée de l’accord Compte tenu de la mise en place du droit à la déconnexion dans l’association, le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans, soit jusqu’au 31 décembre 2023. Au-delà de cette date, le présent accord cessera de plein droit de produire effet, sauf nouvel accord pour le reconduire. Article 13 – Publicité et dépôt A l’expiration du délai d’opposition de huit jours, le présent procès-verbal sera déposé auprès de la DIRECCTE de la Loire et au greffe du Conseil des Prud’hommes de Saint Etienne.
Un exemplaire original sera notifié par la direction aux représentants des organisations syndicales par remise en main propre contre décharge ou envoi recommandé. Le présent accord sera porté à la connaissance des salariés par voie d’affichage.
