ASSOCIATION DES AMIS DE LA MEDECINE SOCIALE 15 rue Varsovie 31027 TOULOUSE CEDEX 3 05 61 77 34 82 Propriétaire et gestionnaire des établissements HOPITAL JOSEPH DUCUING EHPAD RESIDENCE LES TILLEULS PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL ELECTIONS DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
AMS
ASSOCIATION DES AMIS DE LA MEDECINE SOCIALE 15 rue Varsovie 31027 TOULOUSE CEDEX 3 05 61 77 34 82 Propriétaire et gestionnaire des établissements HOPITAL JOSEPH DUCUING EHPAD RESIDENCE LES TILLEULS PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL ELECTIONS DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
GEDIVOTE, Expert en solution de votE depuis 1997
GEDIVOTE, Expert en solution de votE depuis 1997PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE Préambule Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de l’Association des Amis de la Médecine Sociale ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception en date du 19/07/2023. Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux de l’HOPITAL JOSEPH DUCUING. En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et l’Association des Amis de la Médecine Sociale se sont réunies le 22/09/2023 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral. ENTRE : L’HOPITAL JOSEPH DUCUING 15 rue Varsovie – 31027 TOULOUSE CEDEX 3 Représenté par …………………….., Directrice ET L’EHPAD résidence les Tilleuls 19 rue de Varsovie, BP 3013 - 31024 TOULOUSE CEDEX 3, Représenté par …………………….., Directrice D'une part,
ET :
Les Organisations syndicales : ol'Organisation syndicale CGT Représentée par …………………….., ol'Organisation syndicale CFDT Représentée par …………………….., ol'Organisation syndicale CFE-CGC Représentée par ……………………..,
D’autre part,
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u Préambule PAGEREF _Toc146628060 \h 2 PARTIE 1 : L’HÔPITAL JOSEPH DUCUING PAGEREF _Toc146628061 \h 6 1ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE PAGEREF _Toc146628062 \h 6 1.1.Elections par voie electronique PAGEREF _Toc146628063 \h 6 1.2.Protection des données à caractère personnel PAGEREF _Toc146628064 \h 6 2Dates des élections PAGEREF _Toc146628065 \h 7 2.1.Dates des élections par voie électronique PAGEREF _Toc146628067 \h 7 2.2.Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité PAGEREF _Toc146628068 \h 7 3Durée des mandats PAGEREF _Toc146628069 \h 7 4Calcul de l’effectif PAGEREF _Toc146628070 \h 7 4.1.Dates de calcul de l’effectif PAGEREF _Toc146628073 \h 7 4.2.Personnes prises en compte dans l’effectif PAGEREF _Toc146628074 \h 7 5Nombre de sièges à pourvoir et nombre d’heures de délégation PAGEREF _Toc146628075 \h 8 5.1.Nombre de sièges à pourvoir PAGEREF _Toc146628077 \h 8 5.2.Collèges électoraux PAGEREF _Toc146628078 \h 8 5.3.Répartition des sièges entre collèges PAGEREF _Toc146628079 \h 8 5.4.Nombre mensuel d’heures de délégation PAGEREF _Toc146628080 \h 9 6Electorat et éligibilité PAGEREF _Toc146628081 \h 9 6.1.Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel PAGEREF _Toc146628083 \h 9 6.2.Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition PAGEREF _Toc146628084 \h 9 7Listes électorales PAGEREF _Toc146628085 \h 9 7.1.Contenu des listes électorales PAGEREF _Toc146628087 \h 9 7.2.Publication des listes électorales PAGEREF _Toc146628088 \h 10 7.3.Réclamations relatives aux listes électorales PAGEREF _Toc146628089 \h 10 8Appel et dépôt des candidatures PAGEREF _Toc146628090 \h 10 8.1.Information du personnel et appel à candidatures PAGEREF _Toc146628092 \h 10 8.2.Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au premier tour des élections PAGEREF _Toc146628093 \h 10 8.3.Cas d’organisation d’un second tour PAGEREF _Toc146628094 \h 10 8.4.Modalités de dépôts des listes de candidats PAGEREF _Toc146628095 \h 11 8.5.Nombre de candidats par liste PAGEREF _Toc146628096 \h 11 8.6.Cumul de candidatures PAGEREF _Toc146628097 \h 11 8.7.Représentation équilibrée des hommes et des femmes PAGEREF _Toc146628098 \h 11 8.8.Affichage des listes de candidats PAGEREF _Toc146628099 \h 12 9Propagande électorale PAGEREF _Toc146628100 \h 12 9.1.Tracts et affiches PAGEREF _Toc146628102 \h 12 9.2.Professions de foi des candidats PAGEREF _Toc146628103 \h 12 9.3.Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale PAGEREF _Toc146628104 \h 13 9.4.Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale PAGEREF _Toc146628105 \h 13 10Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales PAGEREF _Toc146628106 \h 13 10.1.Vote électronique, principes généraux PAGEREF _Toc146628108 \h 13 10.2.Authentification de l’electeur PAGEREF _Toc146628109 \h 14 10.3.Procédures de restitution de codes PAGEREF _Toc146628110 \h 14 10.4.Déroulement du vote par internet PAGEREF _Toc146628111 \h 15 10.5.Assistance téléphonique PAGEREF _Toc146628112 \h 15 10.6.Bureau de vote PAGEREF _Toc146628113 \h 15 10.7.Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc146628114 \h 15 10.8.Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement PAGEREF _Toc146628115 \h 16 10.9.Chiffrement et déchiffrement des votes PAGEREF _Toc146628116 \h 16 10.10.Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique PAGEREF _Toc146628117 \h 16 11Modalités de désignation des élus PAGEREF _Toc146628118 \h 17 11.1.Ratures PAGEREF _Toc146628120 \h 17 11.2.Egalité des voix PAGEREF _Toc146628121 \h 17 12Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux PAGEREF _Toc146628122 \h 17 12.1.Signature du procès-verbal et des listes d’émargement PAGEREF _Toc146628124 \h 17 12.2.Proclamation des résultats PAGEREF _Toc146628125 \h 18 12.3.Affichage des résultats PAGEREF _Toc146628126 \h 18 12.4.Envoi des procès-verbaux PAGEREF _Toc146628127 \h 18 13Durée de conservation des données PAGEREF _Toc146628128 \h 18 PARTIE 2 : L’EHPAD RESIDENCE LES TILLEULS PAGEREF _Toc146628129 \h 19 14dates et lieu DES OPERATIONS ELECTORALES PAGEREF _Toc146628130 \h 19 15Effectif, NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR ET nombre D’HEURES DE DELEGATION PAGEREF _Toc146628131 \h 19 15.1.Effectif PAGEREF _Toc146628132 \h 19 15.2.Nombre de sièges à pourvoir PAGEREF _Toc146628133 \h 19 15.3.Collèges électoraux PAGEREF _Toc146628134 \h 19 15.4.nombre mensuel d’heures de délégation PAGEREF _Toc146628135 \h 19 16CONDITIONS D’Electorat et éligibilité DU PERSONNEL PAGEREF _Toc146628136 \h 19 17listes electorales PAGEREF _Toc146628137 \h 20 17.1.Contenu des listes électorales PAGEREF _Toc146628138 \h 20 17.2.Publication des listes électorales PAGEREF _Toc146628139 \h 20 17.3.Réclamations relatives aux listes électorales PAGEREF _Toc146628140 \h 20 18APPEL ET DEPOT DES Candidatures PAGEREF _Toc146628141 \h 20 18.1.Information du personnel et appel à candidatures PAGEREF _Toc146628142 \h 20 18.2.Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1er tour des élections PAGEREF _Toc146628143 \h 20 18.3.Cas d’organisation d’un second tour PAGEREF _Toc146628144 \h 21 18.4.Modalités de dépôts des listes de candidats PAGEREF _Toc146628145 \h 21 18.5.Nombre de candidats par liste PAGEREF _Toc146628146 \h 21 18.6.Cumul de candidatures PAGEREF _Toc146628147 \h 21 18.7.Représentation équilibrée des hommes et des femmes PAGEREF _Toc146628148 \h 22 18.8.Affichage des listes de candidats PAGEREF _Toc146628149 \h 22 19Propagande électorale PAGEREF _Toc146628150 \h 22 19.1.Tracts et affiches PAGEREF _Toc146628151 \h 22 19.2.Professions de foi des candidats PAGEREF _Toc146628152 \h 22 19.3.Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale PAGEREF _Toc146628153 \h 23 20Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales PAGEREF _Toc146628154 \h 23 20.1.Matériel de vote PAGEREF _Toc146628155 \h 23 20.2.Vote par correspondance PAGEREF _Toc146628156 \h 23 20.3.Bureau de vote PAGEREF _Toc146628157 \h 24 20.4.Déroulement des opérations électorales, validité et dépouillement des votes PAGEREF _Toc146628158 \h 24 21Modalités de désignation des élus PAGEREF _Toc146628159 \h 25 21.1.Ratures PAGEREF _Toc146628160 \h 25 21.2.Egalité des voix PAGEREF _Toc146628161 \h 25 22Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux PAGEREF _Toc146628162 \h 25 22.1.Signature du procès-verbal et des listes d’émargement PAGEREF _Toc146628163 \h 25 22.2.Proclamation des résultats PAGEREF _Toc146628164 \h 25 22.3.Affichage des résultats PAGEREF _Toc146628165 \h 25 22.4.Envoi des procès-verbaux PAGEREF _Toc146628166 \h 26 PARTIE 3 : L’ASSOCIATION DES AMIS DE LA MEDECINE SOCIALE PAGEREF _Toc146628167 \h 27 23Mesure de la représentativité syndicale PAGEREF _Toc146628168 \h 27 23.1.Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise PAGEREF _Toc146628170 \h 27 23.2.Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats PAGEREF _Toc146628171 \h 27 24Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord PAGEREF _Toc146628172 \h 27 ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS POUR L’HÔPITAL JOSEPH DUCUING PAGEREF _Toc146628173 \h 29 ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE POUR L’HÔPITAL JOSEPH DUCUING PAGEREF _Toc146628174 \h 30 ANNEXE 3 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS POUR L’EHPAD RESIDENCE LES TILLEULS PAGEREF _Toc146628175 \h 31
PARTIE 1 : L’HÔPITAL JOSEPH DUCUING
ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE
Elections par voie electronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, l’HOPITAL JOSEPH DUCUING souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedivote a été retenue. Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition. Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du Code du Travail, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. Le cabinet d’expertise ITEKIA sera mandaté par l’HOPITAL JOSEPH DUCUING pour évaluer le niveau de risque retenu, réaliser un audit technique de la solution de vote et des procédures mises en place. Le niveau de risque retenu est le niveau 2. Un accord d’entreprise a été conclu le 22/06/2023 entre la direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à cet accord d’entreprise. La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.
Protection des données à caractère personnel
Les élections professionnelles au sein de l’HOPITAL JOSEPH DUCUING amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. L’HOPITAL JOSEPH DUCUING informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679. Gedivote, à qui l’HOPITAL JOSEPH DUCUING fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Dates des élections
Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.
Dates des élections par voie électronique
Afin de garantir la bonne organisation matérielle et le bon déroulement du processus électoral, les parties ont décidé de fixer la période de vote électronique suivante. Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le 13/11/2023 à 10h et seront clôturées le 17/11/2023 à 16h. Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le 27/11/2023 à 10h et seront clôturées le 01/12/2023 à 16h.
Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité
Aux termes de la jurisprudence, dans le cadre d’un vote électronique se déroulant sur plusieurs jours, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient à la date du premier jour du scrutin du premier tour, c’est-à-dire au 13/11/2023.
Durée des mandats
La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de l’HOPITAL JOSEPH DUCUING est de 4 ans. Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel du comité social et économique prennent fin le 21/11/2023. Le mandat des nouveaux élus du comité social et économique prend effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle.
Calcul de l’effectif
Dates de calcul de l’effectif
Au 31/08/2023, l'effectif total de l’HOPITAL JOSEPH DUCUING s’élève à 448,55 salariés en équivalent temps plein (ETP).
Personnes prises en compte dans l’effectif
L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;
les travailleurs à domicile ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;
les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;
les salariés temporaires ;
les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.
Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.
Nombre de sièges à pourvoir et nombre d’heures de délégation
Nombre de sièges à pourvoir
Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R2314-1 du Code du Travail, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique 12 titulaires et de 12 suppléants.
Collèges électoraux
Le personnel est réparti en 3 collèges :
1er collège : Employés
2ème collège : Agent de Maîtrise
3ème collège : Cadres
Répartition des sièges entre collèges
Les 12 sièges de titulaires et les 12 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront ainsi répartis : d’heures de délégation
Le volume d’heures individuelles mensuelles de délégation par représentant élu au comité social et économique est fixé à 22 heures.
Electorat et éligibilité
Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :
sont électeurs, les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques ;
sont éligibles, les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.
Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition
Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail. Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice. Les personnes mises à disposition de l’HOPITAL JOSEPH DUCUING remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de l’HOPITAL JOSEPH DUCUING. A cette fin, la Direction des ressources humaines de l’HOPITAL JOSEPH DUCUING adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections organisées par l’HOPITAL JOSEPH DUCUING. Les personnes mises à disposition de l’HOPITAL JOSEPH DUCUING pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction de ressources humaines de l’HOPITAL JOSEPH DUCUING, par écrit adressé au plus tard le 3ème jour suivant la publication des listes électorales.
Listes électorales
Contenu des listes électorales
Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles. A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales par collège comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.
Publication des listes électorales
Le 04/10/2023, les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise. Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.
Réclamations relatives aux listes électorales
Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication. A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.
Appel et dépôt des candidatures
Information du personnel et appel à candidatures
Le 04/10/2023, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et par affichage dans les locaux de l’HOPITAL JOSEPH DUCUING. Cette information constituera en outre un appel à candidatures.
Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au premier tour des élections
Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du Travail, à savoir les organisations syndicales :
représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;
ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,
représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres et techniciens agents de maitrise) ;
ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de l’HOPITAL JOSEPH DUCUING.
Cas d’organisation d’un second tour
Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :
si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;
en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;
ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.
Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale. Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second tour sauf en cas de modification. Les nouvelles listes devront être déposées conformément à l’article 8.4. du présent protocole.
Modalités de dépôts des listes de candidats
Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.
Elles seront déposées contre récépissé à la direction des ressources humaines ou envoyées par mail à l’adresse suivante : ……………………..
Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel. Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées. Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création. La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :
26/10/2023 à 12H00 pour le premier tour,
21/11/2023 à 12H00 pour le second tour éventuel.
Nombre de candidats par liste
Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.
Cumul de candidatures
La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.
Représentation équilibrée des hommes et des femmes
Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes.
Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.
Affichage des listes de candidats
Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux de l’HOPITAL JOSEPH DUCUING.
Propagande électorale
Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise. Les organisations syndicales pourront organiser une réunion d’information en salle FFI (Guérilleros).
Tracts et affiches
Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 12/11/2023 à minuit. Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 26/11/2023 à minuit.
Professions de foi des candidats
Les candidats pourront remettre à la Direction des ressources humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique et accessibles aux électeurs qui se seront authentifiés avec leurs codes d’accès. Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.
Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :
FORMAT POIDS (Ko) DIMENSIONS NOM DU FICHIER PROFESSIONS DE FOI .pdf 1 000 (1 Mo) - PF_NOM SYNDICAT LOGOS OS .jpg ou .png 100 200x200px LOGO_NOM SYNDICAT PHOTOS CANDIDATS .jpg 500 Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px * PHOTO_NOM PRENOM * Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.
Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale
L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par l’HOPITAL JOSEPH DUCUING n’est pas autorisé pour la propagande électorale.
Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale
Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction des ressources humaines en même temps que les candidatures, soit :
le 26/10/2023 avant 12h pour le premier tour ;
le 21/11/2023 avant 12h pour le second tour.
Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales
Vote électronique, principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,
respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.
Authentification de l’electeur
Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04). Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.
Transmission du code identifiant
Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel. Le matériel de vote est envoyé par courrier le 31 octobre 2023 au domicile de chaque électeur. En cas de second tour, l’identifiant adressé reste valable.
Envoi du mot de passe
Une fois le code identifiant saisi et validé par l’électeur, il sera demandé à celui-ci de renseigner le numéro de téléphone mobile de son choix sur lequel il recevra son mot de passe personnel par SMS. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un mot de passe par SMS. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.
Défi complémentaire
Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire : Matricule
Procédures de restitution de codes
Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.
Assistance de niveau 2 : Restitution de l’identifiant OU ET/OU du mot de passe
Eléments d’authentification L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact
Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ou s’il ne peut recevoir son mot de passe, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par l’Hôpital Joseph Ducuing.
L’Hôpital Joseph Ducuing contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré :
il vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance, adresse postale, lieu de naissance, matricule…. )
il vérifie sa situation ;
si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, il valide la demande sur la plate-forme.
Restitution de l’identifiant OU ET/OU du mot de passe Restitution de l’identifiant : Par mail sur l’adresse mail donnée par l’électeur. L’adresse mail renseignée sera associée à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur
Restitution du mot de passe : Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur. Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer le mot de passe d’un autre électeur.
Déroulement du vote par internet
Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote. L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.hopitaljosephducuing.webvote.fr Après s’être authentifiés, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote. Les listes de candidats seront présentées dans un ordre aléatoire. Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier. L'électeur s’étant authentifié sur le système de vote avant l'heure de clôture pourra valablement mener jusqu'à son terme la procédure de vote dans la limite de cinq minutes après la clôture du scrutin. Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.
Assistance téléphonique
Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes. L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.
Bureau de vote
Un bureau de vote unique sera constitué pour l’ensemble des collèges et composé de 4 électeurs : un Président et trois Assesseurs. Ils seront désignés avant la date du scrutin comme suit :
Le président est désigné par la Direction
Les trois assesseurs sont désignés par chacune des organisations syndicales signataires du présent protocole (un par organisation syndicale).
Les membres du bureau de vote figurent sur la liste des électeurs mais ne peuvent pas être candidat. Le temps passé aux opérations électorales sera considéré comme du temps de travail effectif. Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire. Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique. Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole. Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.
Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement
Le 10 Novembre 2023, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote. Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux. Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement. Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.
Chiffrement et déchiffrement des votes
Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible. La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur. Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :
un exemplaire de ses codes,
une copie de sa séquence secrète,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :
une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique
Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement. Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes. Il sera alors possible d’accéder :
aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),
aux Procès-Verbaux des résultats,
aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.
Modalités de désignation des élus
La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :
par application du quotient électoral ;
et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.
Ratures
Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.
Egalité des voix
En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.
Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux
Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.
Signature du procès-verbal et des listes d’émargement
Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc. Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin. Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote. Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
Proclamation des résultats
Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants. Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.
Affichage des résultats
Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de l’HOPITAL JOSEPH DUCUING.
Envoi des procès-verbaux
Après la proclamation des résultats, l’HOPITAL JOSEPH DUCUING transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral. Les procès-verbaux pourront être transmis de manière physique ou par voie électronique : Transmission physique des procès-verbaux Dans les 15 jours suivants les élections, l’HOPITAL JOSEPH DUCUING envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 92315 – 62971 ARRAS CEDEX 9, en un exemplaire. Transmission par voie électronique des procès-verbaux La transmission électronique des procès-verbaux s’effectuera de la manière suivante :
Les PV d’élection sont générés automatiquement puis imprimés pour signature manuscrite par les membres du bureau de vote.
l’HOPITAL JOSEPH DUCUING dispose de 30 jours pour scanner et téléverser les PV d’élection sur www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr pour transmission à l’administration.
Durée de conservation des données
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.
PARTIE 2 : L’EHPAD RESIDENCE LES TILLEULS
dates et lieu DES OPERATIONS ELECTORALES
Le premier tour de scrutin est fixé le
vendredi 17 novembre 2023 de 08h00 à 16h00.
Le second tour de scrutin est fixé le
vendredi 1er décembre 2023 de 08h00 à 16h00.
Le bureau de vote sera installé dans la
SALLE DE GYMNASTIQUE situé au Rez-de-chaussée de la Résidence.
Effectif, NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR ET nombre D’HEURES DE DELEGATION
Effectif
Au 31 août 2023, l’effectif total de l’EHPAD à prendre en compte est de 41,02 salariés en équivalent temps plein. Les effectifs de l’entreprise sont calculés conformément aux dispositions prévues à l’article L.1111-2 du Code du travail.
Nombre de sièges à pourvoir
En conséquence, le nombre de sièges à pourvoir est de : •2 titulaires •2 suppléants
Collèges électoraux
Compte tenu du nombre de siège à pourvoir, les parties signataires conviennent de la constitution d’un collège unique regroupant l’ensemble des catégories professionnelles (art. L 2314-11 du code du travail). La proportion de femmes et d’hommes composant le collège est la suivante : -91% de femmes et 9% d’hommes
nombre mensuel d’heures de délégation
Chaque membre de la délégation du personnel au CSE dispose d’un total de 10 heures de délégation.
CONDITIONS D’Electorat et éligibilité DU PERSONNEL
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :
sont électeurs, les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques ;
sont éligibles, les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.
listes electorales
Contenu des listes électorales
Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles. A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.
Publication des listes électorales
Le 04/10/2023, les listes électorales seront affichées sur les panneaux réservés aux informations de la Direction.
Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.
Réclamations relatives aux listes électorales
Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à l’Adjointe de Direction dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour ouvré suivant leur publication. A l’issue du délai de réclamation de trois jours ouvrés, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.
APPEL ET DEPOT DES Candidatures
Information du personnel et appel à candidatures
Le 04/10/2023, le personnel sera informé du déroulement des élections par voie d’affichage dans les locaux de l’EHPAD Résidence Les Tilleuls. Cette information constituera en outre un appel à candidatures.
Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1er tour des élections
Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au 1er tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5, à savoir les organisations syndicales :
représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;
ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,
représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;
ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de l’EHPAD Résidence les Tilleuls.
Cas d’organisation d’un second tour
Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :
si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;
en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;
ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.
Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale. Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du 1er tour seront considérées comme maintenues pour le 2nd tour.
Modalités de dépôts des listes de candidats
Les listes de candidats à chaque instance seront établies en distinguant titulaires et suppléants. Elles seront déposées contre récépissé à la Direction ou envoyées par mél à l’adresse suivante : …………………………………………………… Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel. Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées. Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création. La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au : -26/10/2023 à 12H00 pour le 1er tour, -20/11/2023 à 12H00 pour le 2nd tour éventuel.
Nombre de candidats par liste
Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.
Cumul de candidatures
La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.
Représentation équilibrée des hommes et des femmes
Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant : -arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; -arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5. En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.
Affichage des listes de candidats
Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux de l’EHPAD Résidence Les Tilleuls.
Propagande électorale
Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.
Tracts et affiches
Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 16/11/2023 à minuit. Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 30/11/2023 à minuit.
Professions de foi des candidats
Les candidats pourront remettre à la Direction lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi. Dans le cadre d’un éventuel 2nd tour, les professions de foi des listes des candidats seront affichées dans les mêmes conditions.
Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale
Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction en même temps que les candidatures, soit : -le 26/10/2023 pour le 1er tour ; -le 20/11/2023 pour le 2nd tour.
Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales
Matériel de vote
Les bulletins de vote de couleurs différentes, imprimés par la direction, porteront très lisiblement, le cas échéant l’en-tête de l’organisation syndicale qui présente la liste pour le premier tour et/ou le second tour, le nom et le prénom du candidat ainsi que la mention titulaire ou suppléant. Les bulletins de vote et les enveloppes seront disposés en nombre suffisant à l’entrée du lieu de vote. Un isoloir est mis à la disposition des électeurs afin d’assurer la confidentialité du vote. Le passage des électeurs par cet isoloir est obligatoire. Une urne fermée à clef destinée à recevoir les enveloppes contenant les bulletins de vote sera mise à disposition.
Vote par correspondance
Les électeurs qui seront absents le jour des élections pourront voter par correspondance, sous réserve d’en avoir informé la Direction. Cette information devra être transmise au plus tard le 12 octobre 2023 à 12h00 pour le 1er tour de scrutin et au plus tard, le 22 novembre 2023 à 12h00 pour le second tour de scrutin. Les électeurs votant par correspondance recevront : - une notice explicative relative aux modalités de vote par correspondance ; - les bulletins de vote des candidats titulaires et suppléants des différentes listes ; - les enveloppes destinées à recevoir les bulletins de vote pour les titulaires et les suppléants ; - le cas échéant, les professions de foi remises à Direction dans les conditions prévues par le présent protocole ; - une grande enveloppe timbrée et adressée au Président du Bureau de vote de l’entreprise destinée à recevoir les enveloppes contenant les bulletins de vote. Au dos de l’enveloppe devra figurer le nom, le prénom et la signature de l’intéressé. Elle sera remise, non ouverte, au président du bureau de vote avant clôture du scrutin. Les dates limites de réception des votes par correspondance sont déterminées comme suit : - Vendredi 17 novembre 2023 pour le premier tour avant la fermeture du bureau de vote ; - Vendredi 1er décembre pour le second tour avant la fermeture du bureau de vote.
Bureau de vote
La mise en place du bureau de vote ainsi que les opérations électorales se dérouleront conformément à la législation en vigueur. Le bureau de vote est composé de 3 électeurs : un Président et deux Assesseurs. Le bureau de vote est constitué par un membre du service administratif et deux électeurs. Ils seront désignés avant la date du scrutin par les organisations syndicales, et par la direction. Le temps passé aux opérations électorales sera considéré comme du temps de travail effectif. Chaque liste de candidats pourra avoir en permanence un délégué dans le bureau de vote pour contrôler le déroulement du scrutin. Les procès-verbaux dressés par le bureau de vote, comportant éventuellement la désignation des élus, seront affichés par le service de la Direction sur les panneaux réservés aux communications de la Direction.
Déroulement des opérations électorales, validité et dépouillement des votes
Chaque électeur votera d’une part pour les titulaires et d’autre part pour les suppléants après émargement sur la liste correspondant au vote pour les titulaires d’une part puis sur la liste correspondant au vote pour les suppléants d’autre part. Le bureau de vote s’assurera du bon émargement de ces listes. Le dépouillement a lieu immédiatement après la clôture du scrutin que le quorum soit ou non atteint au premier tour. Il est ouvert aux salariés. Préalablement à l’ouverture des urnes, le Président dépose dans chaque urne correspondante les enveloppes de vote par correspondance non décachetées après pointage des listes électorales. Il est ensuite procédé à l’ouverture des urnes et au dépouillement des bulletins de vote. Il est ainsi rappelé que sont considérés comme votes nuls: - les bulletins portant une mention, annotation ou signe de reconnaissance ; - les bulletins mentionnant le nom d'un candidat d'une autre liste (vote panaché) ou le nom d'une personne qui n'est pas candidate dans le collège concerné ; - les bulletins déchirés ou maculés ; - les bulletins trouvés dans l'urne sans enveloppe ; - les enveloppes contenant plusieurs bulletins de listes différentes ; - les enveloppes différentes de celles mises à la disposition des électeurs ou portant des signes de reconnaissance.
Sont considérés comme votes blancs - les bulletins dont tous les noms de candidats sont barrés, - les enveloppes vides.
Ces votes nuls ou blancs ont le même effet que l'abstention.
Modalités de désignation des élus
La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :
par application du quotient électoral ;
et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.
Ratures
Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.
Egalité des voix
En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.
Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux
Signature du procès-verbal et des listes d’émargement
Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné proclame les résultats inscrits sur le procès-verbal tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin. Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote. Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
Proclamation des résultats
Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants. Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.
Affichage des résultats
Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de l’EHPAD Résidence Les Tilleuls.
Envoi des procès-verbaux
Après la proclamation des résultats, l’EHPAD Résidence Les Tilleuls transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral. Les procès-verbaux pourront être transmis de manière physique ou par voie électronique : Transmission physique des procès-verbaux Dans les 15 jours suivants les élections, l’EHPAD Résidence Les Tilleuls envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 92315 – 62971 ARRAS CEDEX 9, en un exemplaire. Transmission par voie électronique des procès-verbaux La transmission électronique des procès-verbaux s’effectuera de la manière suivante : •l’EHPAD Résidence Les Tilleuls dispose de 30 jours pour scanner et téléverser les PV d’élection sur www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr pour transmission à l’administration.
PARTIE 3 : L’ASSOCIATION DES AMIS DE LA MEDECINE SOCIALE
Mesure de la représentativité syndicale
Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise
Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants. Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges. Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.
Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats
Chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise ou l'établissement d'au moins cinquante salariés, qui constitue une section syndicale, désigne parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli à titre personnel et dans leur collège au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants, dans les limites fixées à l'article L. 2143-12, un ou plusieurs délégués syndicaux pour la représenter auprès de l'employeur. Si aucun des candidats présentés par l'organisation syndicale aux élections professionnelles ne remplit les conditions mentionnées au premier alinéa du présent article ou s'il ne reste, dans l'entreprise ou l'établissement, plus aucun candidat aux élections professionnelles qui remplit les conditions mentionnées au même premier alinéa, ou si l'ensemble des élus qui remplissent les conditions mentionnées audit premier alinéa renoncent par écrit à leur droit d'être désigné délégué syndical, une organisation syndicale représentative peut désigner un délégué syndical parmi les autres candidats, ou, à défaut, parmi ses adhérents au sein de l'entreprise ou de l'établissement ou parmi ses anciens élus ayant atteint la limite de durée d'exercice du mandat au comité social et économique fixée au deuxième alinéa de l'article L. 2314-33.La désignation d'un délégué syndical peut intervenir lorsque l'effectif d'au moins cinquante salariés a été atteint pendant douze mois consécutifs. Elle peut intervenir au sein de l'établissement regroupant des salariés placés sous la direction d'un représentant de l'employeur et constituant une communauté de travail ayant des intérêts propres, susceptibles de générer des revendications communes et spécifiques.
Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord
Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires. Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la Direction.
Fait à Toulouse, le 3 octobre 2023 Fait en 7 exemplaires
Pour l’HOPITAL JOSEPH DUCUING …………………….., Directrice
Pour l’EHPAD Résidence LES TILLEULS …………………….. Directrice
…………………….. Délégué Syndical CGT
…………………….. Délégué Syndical CFDT
…………………….. Délégué Syndical CFE-CGC
ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS POUR L’HÔPITAL JOSEPH DUCUING Dates Tâche 19/07/2023 07/09/2023 Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral Annonce des élections aux salariés (date prévisionnelle) 19/07/2023 Envoi des formulaires aux entreprises prestataires mettant du personnel à disposition du client 22/06/2023 Signature de l’accord d’entreprise sur la mise en œuvre du vote électronique avec les organisations syndicales représentatives 22/09/2023 Négociation du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales 03/10/2023 Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales 04/10/2023 Publication du protocole d’accord préélectoral 04/10/2023 Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures) 04/10/2023 Affichage des listes électorales 09/10/2023 Date limite de réclamations relatives aux listes électorales 26/10/2023 Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats 27/10/2023 Affichage des listes de candidats Du 30/10 au 06/11/2023 Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales 31/10/2023 Envoi du matériel de vote aux électeurs 10/11/2023 Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application Lundi 13/11/2023 10H00 : Ouverture du scrutin 1er tour 13/11/2023 Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote 15/11/2023 Courriel de rappel du déroulement des élections 17/11/2023 Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote Vendredi 17/11/2023
16H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
17/11/2023 Dépouillement et proclamation des résultats 17/11/2023 Affichage des résultats 17/11/2023 Appel à candidatures 2nd tour 21/11/2023 Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats 21/11/2023 Affichage des listes de candidats 22/11/2023 Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales 24/11/2023 Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
27/11/2023
10H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
27/11/2023 Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote 29/11/2023 Courriel de rappel du déroulement des élections 01/12/2023 Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote
01/12/2023
16H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
01/12/2023 Dépouillement et proclamation des résultats 01/12/2023 Affichage des résultats ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE POUR L’HÔPITAL JOSEPH DUCUING Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :
FONCTIONNALITES BUREAU DE VOTE UNIQUE REPRESENTANTS DE LA DIRECTION DELEGUES DE LISTES CONSULTATION DE LA PARTICIPATION OUI OUI OUI CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS En ligne pendant le scrutin OUI NON NON
En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin OUI NON NON RESULTATS Etats de synthèse Représentativité OUI OUI OUI Procès-Verbaux Cerfa OUI OUI NON JOURNAL DES EVENEMENTS OUI OUI NON EMPREINTE DE SCELLEMENT OUI OUI OUI JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE) OUI OUI NON JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND) OUI OUI OUI
PROGRAMMATION APPLICATION
Ouverture et fermeture du scrutin OUI NON NON Clé de chiffrement/déchiffrement des votes OUI NON NON
ANNEXE 3 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS POUR L’EHPAD RESIDENCE LES TILLEULS Dates Tâche 19/07/2023 15/09/2023 Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral Annonce des élections aux salariés (date prévisionnelle) 03/10/2023 Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales 04/10/2023 Publication du protocole d’accord préélectoral 04/10/2023 Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures) 04/10/2023 Affichage des listes électorales 09/10/2023 Date limite de réclamations relatives aux listes électorales 12/10/2023 Date limite de réception des demandes de vote par correspondance du 1er tour 26/10/2023 Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats 27/10/2023 Affichage des listes de candidats 30/10/2023 Envoi du matériel de vote aux électeurs votant par correspondance 17/11/2023 08H00 : Ouverture du scrutin 1er tour 17/11/2023 Date limite de réception des votes par correspondance 17/11/2023 Dépouillement et proclamation des résultats 17/11/2023 Affichage des résultats 17/11/2023 Appel à candidatures 2nd tour 20/11/2023 Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats 21/11/2023 Affichage des listes de candidats 22/11/2023 Date limite de réception des demandes de vote par correspondance du 2ème tour 22/11/2023 Envoi du matériel de vote aux électeurs votant par correspondance
01/12/2023
08H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
01/12/2023 Date limite de réception des votes par correspondance 2nd tour 01/12/2023 Dépouillement et proclamation des résultats 01/12/2023 Affichage des résultats
