AURORE, association régie par les dispositions de la loi du 1er juillet 1901, reconnue d’utilité publique par Décret en date du 4 novembre 1875, dont le siège est situé 34, boulevard de Sébastopol, 75004 PARIS, immatriculée sous le n° SIREN 775 684 970, et représentée par XXXXXXXXXXX, en qualité de Directeur Général,
Ci-après dénommée «
AURORE »,
D’une part, Et :
L’organisation syndicale CGT, représentée au sein de l’Association AURORE par Monsieur XXXXX et/ou Monsieur XXXXXXX, en qualité de délégué syndical,
L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée au sein de l’Association AURORE par Monsieur XXXXXXXX et/ou Madame XXXXXXXXXX, en qualité de délégué(e) syndical(e),
L’organisation syndicale FO, représentée au sein de l’Association AURORE par Monsieur XXXXXX et/ou Madame XXXXXXXX, en qualité de délégué(e) syndical(e),
Ci-après dénommée «
Les Organisation Syndicales »,
D’autre part,
«
AURORE » et « Les Organisations Syndicales » seront ci-après dénommées collectivement les « Parties ».
SOMMAIRE
PREAMBULE
TITRE I – CHAMP D’APPLICATION
TITRE II – MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES
TITRE III - MODALITÉS DE VOTE
TITRE IV – MODALITÉS DES ÉLECTIONS
Section I – Établissement du fichier des électeurs Section II – Lieux et temps du scrutin Section III – Liste d’émargement
TITRE V – BULLETINS DE VOTE
TITRE VI – LISTES DES CANDIDATS
TITRE VII – INFORMATION DES ELECTEURS ET SECURITE
TITRE VIII – GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET RGPD
TITRE IX – DEPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE
TITRE XI – DISPOSITIONS FINALES
Section I – Durée et entrée en vigueur Section II – Révision Section III– Dépôt et publicité
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social et Économique, la Direction de l’Association AURORE en collaboration avec les partenaires sociaux a étudié la possibilité de recourir au vote électronique dans le cadre des prochaines élections professionnelles (article L.2314-26 du Code du travail).
Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux votant par correspondance.
A l’instar des dernières élections professionnelles, et en prévision des prochaines échéances électorales, l’Association a fait appel à un prestataire extérieur, spécialisé dans la mise en place d’une solution sécurisée de vote électronique. Il a ainsi été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité sont précisées par le cahier des charges annexé au présent accord.
A l’issue des réunions de négociation, il a été ainsi convenu et arrêté ce qui suit :
TITRE I – CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord a pour objet de prévoir le recours au vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social et Économique (CSE) de l’Association AURORE.
TITRE II – MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES
Parallèlement au présent accord, les parties établiront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote et la répartition des sièges selon les collèges électoraux.
Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d’accord préélectoral, il s’agit du protocole lié au renouvellement du Comité Social & Economique dans le cadre des prochaines élections professionnelles.
La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur.
TITRE III – MODALITÉS DE VOTE
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote via un site Internet dédié et sécurisé. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Il est précisé que ce système respecte :
Les principes fondamentaux électoraux, notamment la sincérité des opérations électorales, l’accès au vote de tous les électeurs, le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, l’unicité du vote, l’intégrité des suffrages exprimés, la surveillance effective du scrutin et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection ;
Les dispositions légales du décret du 25 avril 2007 autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles et du décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique et sa mise en œuvre ;
La délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet. Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
TITRE IV – MODALITÉS DES ÉLECTIONS
Section I – Etablissement du fichier des électeurs
Afin de préparer les élections, la Direction des Ressources Humaines de l’Association établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.
Les listes électorales sont les listes nominatives des électeurs appelés à prendre part au vote. Elles enregistrent les données suivantes :
Noms et prénoms des électeurs ;
Date de conclusion du contrat de travail initiale ;
Date de naissance ;
Collège d’appartenance ;
Territoire d’appartenance ;
Adresse postale (Cette donnée ne donnera pas lieu à affichage et servira uniquement pour le prestataire afin de faire parvenir aux électeurs le moyen d’authentification.).
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification pour accéder au vote selon les modalités définies dans le cahier des charges et de lui faire parvenir selon des modalités garantissant sa confidentialité.
Section II – Lieux et Temps du Scrutin
Les parties conviennent, pour le premier comme pour le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans ledit protocole.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé, propre aux élections.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés par la Direction à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce, afin d’augmenter le taux de participation.
Section III – Liste d’émargement
La liste d’émargement enregistre les données suivantes :
Collège d’appartenance ;
Nom et prénom des électeurs ayant voté,
Heure et date du vote.
Cette liste ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote à des fins de contrôle au cours du déroulement du scrutin.
TITRE V – BULLETINS DE VOTE
Le prestataire choisi par la Direction assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou candidats indépendants proposés.
TITRE VI – LISTE DES CANDIDATS
Le prestataire assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes :
Collège d’appartenance ;
Noms et prénoms des candidats ;
Titulaires ou suppléants ;
L’appartenance syndicale (pour les listes du premier tour).
Ces listes seront présentées dans l’ordre alphabétique ou de façon aléatoire.
Dans l’hypothèse d’un second tour, l’ordre des listes restera inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales qui seront remises à jour.
Il sera possible d’intégrer les professions de foi et les logos des listes sur le site de vote sous respect que ces documents soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou candidats indépendants proposés.
TITRE VII – INFORMATION DES ELECTEURS ET SECURITE
La Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote et l’adressera aux électeurs en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin. Un « tuto » simplifié sera également réalisé afin d’expliquer les étapes pour se connecter et accéder au vote. Une communication spécifique sera adressée aux Chefs de service de l’ensemble des établissements afin qu’ils puissent accompagner le personnel rencontrant des difficultés avec l’utilisation des outils informatiques, sur la période d’ouverture du scrutin. Tous les moyens seront ainsi mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cet outil par les salariés.
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
TITRE VIII – GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
TITRE IX – DÉPOUILLEMENT ET DÉCOMPTE
DES BULLETINS DE VOTE
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du Bureau de vote contrôlent le scellement du système.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
TITRE X – DISPOSITIONS FINALES
Section I – Révision
Toute révision du présent accord par la Direction ou un ou plusieurs syndicats représentatifs dans son champ d’application et signataires ou adhérents de ce texte, devra faire l'objet d'une négociation en vue de l’établissement d’un avenant.
La demande de révision devra être notifiée à l'ensemble des organisations syndicales concernées par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
Une réunion devra être organisée dans un délai de 1 mois pour examiner les suites à donner à cette demande.
Section II– Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il s’applique pour les élections professionnelles de la prochaine mandature et prend effet à compter de sa date de signature.
Section IV – Dépôt et publicité
La Direction Générale procédera aux formalités de dépôt conformément aux dispositions légales et réglementaires. Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.
Les salariés seront informés de la signature de cet accord par une information figurant sur les panneaux de la Direction réservés à la communication avec le personnel.
Cet accord sera également mis en ligne sur l'intranet de l'Association pour pouvoir y être consulté.
Fait à Paris, le 20 septembre 2023.
Pour la Direction Générale de l’Association AURORE
Monsieur XXXXXX
Directeur Général
Pour les Organisations Syndicales représentatives de l’Association AURORE
