L'Association Vosgienne de Sauvegarde de l'Enfance, de l'Adolescence et des Adultes, 19 Rue du Coteau - 88000 DOGNEVILLE,
Représentée par le Directeur Général, ……………………………, par délégation du Président D’UNE PART
ET
Les Organisatons Syndicales d’Entreprise, représentées par leur Délégué(e) :
- Pour la C.F.D.T. :…………………………………..
- Pour la C.G.T. :…………………………………..
D’AUTRE PART
D’un commun accord entre les parties, Il est convenu ce qui suit :
Préambule
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, estimant que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Association, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
de faciliter le vote pour les salariés absents,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Article 1 – Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Association (ainsi qu’aux salariés mis à disposition de l’Association) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Article 2 – Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de l’intégrité du vote,
s’assurer de l’unicité du vote,
s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.
Article 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Article 3.1 – Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.
L’Association a pris contact avec plusieurs prestataires dans le cadre d’un appel d’offres. Après examen des propositions, l’Association a décidé de retenir NEOVOTE, prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confie la conception et la mise en place du système de vote électronique.
Article 3.2 – Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Article 3.3 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Article 3.4 – Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique, mise en place pendant la durée des opérations de vote et composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de l’employeur et comprenant les représentants du Prestataire, sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 3.5 – Expertise indépendante et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Association sont informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre annexée au présent accord).
Article 3.6 – Information et formation
L’Association met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 4 – Déroulement des opérations de vote
Article 4.1 – Protocole d’Accord Préélectoral
Les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote et la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et rappellera le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique (NEOVOTE).
Article 4.2 – Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
Article 4.3 – Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Article 4.4 – Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote (le lien de vote est structuré de la façon suivante : https://voteXXX.neovote.com, l’adresse définitive sera définie 2 semaines avant l'ouverture du vote),
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son code d’identification personnel et sa date de naissance. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège d’appartenance. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée (possibilité de régénérer des codes en ligne en complétant la rubrique dédiée avec ses nom, prénom, date de naissance et n° de matricule figurant sur le bulletin de salaire : de nouveaux codes lui seront transmis par SMS ou mail).
Article 4.5 – Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les membres du bureau de vote pourront donc consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Article 4.6 – Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 5 – Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature. Il est conclu pour une durée déterminée liée à l’élection des membres du Comité Social et Economique de l’Association en 2019. Il cessera donc de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive. Le présent accord fera l’objet des mesures de publicité légales
Fait à Dogneville, le 11 juillet 2019 En 4 exemplaires
LE DIRECTEUR GENERAL DE L’A.V.S.E.A.LES DELEGUES SYNDICAUX par délégation du Président ………………………….Pour la C.F.D.T. ……………………………..
