Accord d'entreprise AUTOMOBILE CLUB DE L OUEST

PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL

33 accords de la société AUTOMOBILE CLUB DE L OUEST

Le 05/11/2024

• Droit syndical, IRP, expression des salariés
• Elections professionnelles, prorogations de mandat et vote électronique

• CFDT
• CFE-CGC

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 PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

ENTRE 

L’associationXXX  dont le siège social est situéXXX , représentée parXXX en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines,

d'une part,

Et

Les Organisations Syndicales suivantes :

   

-Le syndicatCFDT , représenté parXXX , agissant en qualité dedéléguée syndicale,

-Le syndicatCFE-CGC , représenté parXXX , agissant en qualité deprésident de l’UD CFE-CGC de la Sarthe,

   

D’autre part

Ci-après ensemble désignées les « Parties »

SOMMAIRE

Article 1 - Cadre de mise en place de la représentation du personnel 3

Article 2 - Modalités du scrutin 3

Article 3 - Date et heure des scrutins 3

Article 4 - Durée des mandats et nombre de mandats successifs 3

Article 5 - Effectif et nombre de sièges à pourvoir 3

Article 6 - Collèges électoraux et répartition des sièges 4

Article 7 - Personnel électeur 4

Article 8 - Liste électorale 4

Article 9 - Personnel éligible 5

Article 10 - Liste de candidats 5

10.1. Dépôt des listes de candidats 5

10.2. Ordre d’affichage des listes de candidatures 6

10.3. Désignation de délégués de liste 6

10.4. Règles relatives à la représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes syndicales 7

Article 11 - Campagne électorale 8

11.1. Propagande électorale 8

11.2. Profession de foi 8

Article 12 - Bureau de vote 8

Article 13 - Vote électronique 9

13.1. Prestataire retenu 9

13.2. Moyens matériels du vote 9

13.3. Cellule d’assistance technique 9

13.4. Information et formation 10

Article 14 - Dépouillement – Résultats – Procès-verbaux 10

Article 15 - Calendrier des opérations électorales 11

Article 16 - Durée et publicité du présent protocole d'accord préélectoral 11

Préambule

Les mandats des représentants du personnel au Comité Social et Economique (ci-après « CSE  ») arrivent à leur termele 12 décembre 2024.

 Ainsi, le présent protocole apour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection de la délégation du personnel au CSE en application des articles L. 2313-1 et suivants du Code du travail.

    Cadre de mise en place de lareprésentationdu personnel

  Il sera mis en place un CSE au niveau del’associationXXX.

 Modalités du scrutin

L’élection se fait au scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à plus forte moyenne.

Il est procédé à des votes séparés pour les titulaires et pour les suppléants dans chacun des collèges.

Les deux tours se déroulent dans les mêmes conditions.

Date et heure des scrutins

Pour le premier tour du scrutin, les élections auront lieu le jeudi 28 novembre 2024 de 09h à 16h.

 Si un second tour est nécessaire, il aura lieu le jeudi 12 décembre 2024 de 09h à 16h.

Pour rappel, un second tour de scrutin n’aura lieu que dans les situations suivantes :

• Les syndicats n’ont pas présenté de liste au premier tour (carence de candidat) ;

• Les sièges n’ont pas tous été pourvus ;

• Le quorum n’a pas été atteint (moins de 50% des électeurs inscrits ont valablement voté).

Durée des mandats et nombre de mandats successifs

4.1. La durée des mandats est de 3 ans.

4.2 En application de l’article L. 2314-33 du Code du travail, le nombre de mandats successifs des membres de la délégation du personnel au CSE est limité à 3.

   Effectifet nombre desiègesà pourvoir

 L’effectif se calcule à la date du premier tour et conformément aux dispositions des articles L. 1111-2, L. 1111-3 et L. 2301-1 du Code du travail.

Ainsi, pour le décompte de l’effectif, sont pris en compte :

• les salariés en CDI et en CDD, à temps plein et à temps partiel ;

• les travailleurs à domicile ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;

• les salariés temporaires ;

• les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, présents dans les locaux depuis un an au moins (mise à disposition ou sous-traitance).

Les salariés à temps partiel sont comptabilisés en divisant leur durée de travail contractuelle par la durée conventionnelle ou légale en vigueur.

Les salariés en CDD, les salariés sous contrat intermittent, les salariés temporaires et les salariés mis à disposition sont pris en compte au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents.

Ne sont pas pris en compte dans l'effectif :

• les apprentis ;

•  les salariés sous contrat de professionnalisation jusqu'au terme du CDD ou jusqu’à la fin de l’action de professionnalisation du CDI, selon le cas ;

•  les salariés remplaçant des salariés absents ou dont le contrat est suspendu, qu’il s’agisse de salariés en CDD, de salariés temporaires ou de salariés mis à disposition.

 Compte tenu de ces règles, l’effectif projeté à la date du premier tour del’association XXX est de 238,74 salariés. Le nombre de membres titulaires à élire est de 10. Le nombre de suppléants est identique.

Collèges électoraux et répartition des sièges

Dans le tableau figurant ci-après, le nombre et la composition des collèges électoraux sont définis et il est procédé à la répartition du personnel et des sièges entre les collèges électoraux. 

Collège	Nombre d’électeurs inscrits	Nombre de sièges « titulaire »
Employés	41	1
Agents de maîtrise	105	4
Cadres	105	5

Personnel électeur

Conformément à l’article L. 2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés qui, à la date du premier tour :

• ont 16 ans révolus ;

• comptent une ancienneté de 3 mois au moins dans l’entreprise ;

• n’ont fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Sont électeurs les dirigeants cumulant valablement leur mandat social avec un contrat de travail.

Liste électorale

La liste électorale est établie par l’employeur.

 Il existe une liste par collège.

La liste électorale est valable pour les deux tours de l’élection et ne peut être modifiée après le premier tour.

Afin de vérifier la qualité d’électeur des salariés qui y sont inscrits, la liste comportera les indications suivantes :

• nom et prénom ;

• date de naissance ;

• ancienneté.

• genre ;

   Les contestations sur la régularité de la liste électorale peuvent intervenir au plus tard dans les 3 joursàcompterde la publication de la liste. Le tribunal judiciaire est saisi par voie de requête.

 La liste électorale sera mise à disposition des salariés au plus tard le vendredi 8 novembre 2024par voie d’affichage au 5ème étage du siège social et diffusion sur l’outil Sharepoint.

Dès lors que le site de vote sera accessible, chaque électeur recevra par email, un message l'invitant à vérifier ses informations personnelles.

Personnel éligible

Conformément à l’article L. 2314-19 du Code du travail, sont éligibles les électeurs qui, à la date du 1er tour du scrutin : 

• ont 18 ans révolus ; 

• comptent une ancienneté de 12 mois au moins.

 En revanche, ne sont pas éligibles :

•  Les salariés mis à disposition ;

•  Les salariés disposant d’une délégation écrite particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au chef d’entreprise ou le représentant effectivement devant les instances représentatives du personnel ;

•  Les conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises doivent choisir l’entreprise dans laquelle ils font acte de candidature.

Liste de candidats

 Dépôt des listes de candidats

Les listes de candidats seront établies distinctement pour chacun des scrutins. Ainsi, des listes distinctes seront établies par collège et séparément pour les titulaires et les suppléants.

Les listes peuvent être incomplètes mais ne peuvent en revanche pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir pour le scrutin considéré.

Les doubles candidatures (titulaire et suppléant) sont admises. En cas de double élection d’un candidat, la candidature du titulaire l’emporte sur celle du suppléant.

Pour des raisons tenant à l’organisation matérielle du vote, les listes de candidats seront déposées le vendredi 22 novembre 2024 au plus tard à 12h pour le premier tour et, le cas échéant, le jeudi 5 décembre 2024 au plus tard à 12h pour le second tour.

  Les listes serontdéposées :

•  soit par remise en main propre contre décharge auprèsde la Direction des Ressources Humaines de deux exemplaires de la liste de candidats, celle émargée par l’employeur valant récépissé de dépôt

•  soitpar mail à l’adresse suivante  :xxx

•  soitpar lettre recommandée à l’adresse suivante :

   XXX–XXX(le cachet de la Poste faisant foi)

 Les listes de candidats seront communiquées aux électeurs sur le site de vote électronique par la Direction au plus tard le vendredi 22 novembre 2024pour le premier tour et, le cas échéant, le vendredi 6 décembre 2024 pour le second tour.

 Si les candidats souhaitent que leur logo et/ou leur photo apparaissent, ils devront les communiquer à la Direction au format PNG ou JPG. Toutes les images seront réduites à une taille de 300 pixels maximum en largeur. Pour les listes sans étiquette, un logo générique sera fourni par le prestataire.

Le prestataire assurera la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Il est rappelé qu’au premier tour, conformément à l’article L. 2314-5 du Code du travail, seuls pourront présenter des listes de candidats :

•   les organisations syndicales représentatives dansl’associationXXX ;

•    celles ayant constitué une section syndicaledansl’associationXXX ;

• les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel ;

•   ainsi que les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvrel’associationXXX.

En cas de liste commune intersyndicale, les organisations syndicales devront définir la règle de répartition, entre elles, des suffrages exprimés. Pour être applicable, la règle de répartition sera communiquée aux électeurs avant l'ouverture du scrutin :

• soit par communication interne, en complément des listes concernées ;

• soit par une mention sur les professions de foi des listes concernées ;

• soit par une mention sur la page d'accueil du site internet de vote électronique.

A défaut, la répartition des suffrages exprimés sera réalisée à part égale pour le calcul de la représentativité.

Si un second tour est nécessaire, la Direction diffusera un appel à candidatures indiquant, pour chaque instance, le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Sauf modifications apportées par les organisations syndicales, les listes déposées au premier tour restent valables sans qu’il soit nécessaire de les redéposer.

 Au second tour,des candidatures libres peuvent être présentées en plus des listes de candidats présentées par les organisations syndicales. En cas de candidatures individuelles, ces dernières constituent chacune une liste.

 Ordre d’affichage des listes de candidatures

Au premier tour, l'ordre de présentation des listes de candidats suivra l’ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales ou des organisations syndicales de rattachement.

Au second tour, l'ordre de présentation des listes syndicales sera le même qu'au premier tour. Viendront ensuite, les listes non syndiquées, dans l'ordre alphabétique du nom du premier candidat de chaque liste.

Désignation de délégués de liste

Chaque organisation syndicale et chaque liste sans étiquette en cas de second tour, pourra désigner, au moment du dépôt de la candidature, un délégué de liste auquel il sera proposé de contresigner le procès-verbal des élections à l'issue du dépouillement. Le délégué de liste devra être électeur.

 Règles relatives à la représentation équilibrée des femmes et des hommessur les listes syndicales

 Conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail, chaque liste doit respecter les règles relatives à la représentation équilibrée des femmes et des hommes rappelées ci-après.

Ces règles sont applicables à chaque liste présentée par une organisations syndicale au premier et au second tour, au sein de chaque collège et pour chacun des scrutins (titulaire et suppléant).

 Aussi, au second tour, les listes de candidatures libres n’ont pas à respecter ces règles.

 Les règles sont les suivantes :

•  Les listes doivent être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale du collège concerné.

•  Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. Le candidat en première position sur la liste peut être indifféremment une femme ou un homme.

•  Lorsque le calcul de la proportion de femmes et d’hommes au sein de chaque collège électoral n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé :

  •  à l'arrondi à l’entier supérieur si la décimale est supérieure ou égale à 5,

  •  et à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

• En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales du collège, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

• Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut, ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

•  Lorsque plusieurs sièges sont à pourvoir et lorsque l'application de ces règles ne conduit pas à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les organisations syndicales sont tenues de présenter une liste comportant au moins un candidat au titre du sexe sous-représenté.

Le non‐respect de la proportionnalité des candidats femmes/hommes entraîne, en cas de contentieux survenant après l’élection, l'annulation par le juge de l'élection du ou des candidats surnuméraires du sexe surreprésenté sur la liste.

 Pour déterminer, le nombre de candidats de chaque sexe par collège, il est procédé au calcul suivant :

 Nombre de sièges à pourvoir x nombre d’électeurs d’un des deux sexes sur la liste électorale /

nombre total d’électeurs au sein du collège considéré

La répartition des femmes et des hommes sur les listes électorales est mentionnée ci-après. Elle permettra aux organisations syndicales de respecter leurs obligations en matière de représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidats.

Collège	Nombre de femmes inscrites sur les listes	Nombre d’hommes inscrits sur les listes	Cumul du nombre d’inscrits	Composition d’une liste de candidat(s)complète
Employés	23soit 56,1 %	18soit 43,9 %	41	1 homme ou 1 femme
Agents de maîtrise	53soit 50,5 %	52soit 49,5 %	105	2 hommes et 2 femmes
Cadres	42soit 40,0 %	63soit 60,0 %	105	3 hommes et 2 femmes

Conformément à l’article L. 2314-31 du Code du travail, les salariés seront informés par tout moyen de la proportion de femmes et d’hommes inscrits sur les listes électorales par voie d’affichage au 5ème étage du siège social et diffusion sur l’outil Sharepoint.

 Campagne électorale

Propagande électorale

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc.

Pour éviter tout risque de contestation, il est préconisé que la propagande électorale cesse 24 heures avant le scrutin.

 Ces dispositions s’appliquent dans les mêmes conditions dans l’hypothèse où un second tour de scrutin a lieu.

 Ainsi, les candidats sans appartenance syndicale pourront également faire campagne à l’issue du premier tour des élections professionnelles.

 Profession de foi

Pour qu’elles soient mises en ligne, les candidats sont invités à transmettre leur profession de foi à la Direction au moment du dépôt des listes.

 La profession de foi devra être au format PDF, de 5 pages maximum et d'une taille maximum conseillée de 2 Mo.

Elles seront consultables par les électeurs sur la plateforme de vote électronique du prestataire.

Bureau de vote

  Un bureau de vote unique sera mis en placepourl’ensemble des scrutins (titulaires et suppléants).

Le bureau de vote unique sera composé de 3 électeurs :

•   Unprésident et/ou son suppléant,: l’électeur le plus âgé ou, à défaut, un salarié volontaire ;

• 2 assesseurs : l’électeur le plus jeune et l’électeur le plus âgé après le président.

Si les salariés désignés par les règles relatives à l’âge refusent d’appartenir au bureau de vote, il sera proposé aux salariés qui auraient été désignés en application des mêmes règles en l’absence dans l’entreprise du ou des salariés ayant refusé.

  Les candidats peuvent faire partie du bureau de vote. Seul leprésident et/ou son suppléant,ne peut être candidat.

Les salariés désignés recevront une notification les informant de leur désignation en tant que membre du bureau qu’ils seront libres d’accepter ou de refuser.

Les électeurs seront informés sur la plateforme de vote électronique de leur bureau de vote de rattachement.

  Le bureau de vote est chargé du contrôle du déroulement des opérations de vote.Àce titre, il doit notamment s’assurer de la régularité du scrutin et du secret du vote. Il se charge du scellement des urnes, du dépouillement des bulletins, de l’établissement des procès-verbaux et de la proclamation des résultats.

Vote électronique

    L’élection aura lieu par le biais du vote électronique sur internetà l’exclusion de tout autre mode de scrutin,conformément àl’accord collectif relatif au vote électronique signé en date du 04 septembre 2024 eten vigueur.

Prestataire retenu

 Le prestataire extérieur retenu pour la conception et la mise en place du système de vote électronique du scrutin est la société WeChooz dont les coordonnées figurent ci-après :

WeChooz

SAS TechEunomie - RCS de Paris n°831 787 775

56 rue des Batignolles – 75017 Paris

 L’URL du site de vote est XXX

 le choix de la société WeChooz a été opéré dans le respect du cahier des charges constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et par l'arrêté du 25 avril 2007.

 Moyens matérielsdu vote

Il appartient à l'employeur de prendre les mesures nécessaires pour assurer le bon déroulement du scrutin.

Les électeurs ont la possibilité de voter à partir de n’importe quel terminal professionnel ou personnel disposant d’un accès internet, c’est-à-dire à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone.

L’employeur prendra toutes les dispositions nécessaires pour que chaque électeur puisse avoir accès à un terminal lui permettant d’exercer son droit de vote.

 Cellule d’assistance technique

La cellule d'assistance technique est constituée d’un représentant du prestataire, d’un représentant de l’employeur et des membres du bureau de vote. Elle est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail, la cellule d'assistance technique e n présence, le cas échéant, des délégués de liste :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à des  tests du système de vote électroniqueet vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

 La présence du représentant du prestataire n’est pas requise lors de la réalisation des phases de test et de vérification décrites ci-avant. Une documentation technique sera mise à la disposition des autres membres de la cellule d’assistance technique pour les accompagner dans l’accomplissement de ces différentes actions.

 Information et formation

•  Notice d’information à destination des électeurs

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-5 du Code du travail, l’électeur peut consulter une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette notice est librement téléchargeable sur le site de vote électronique.

L’électeur peut aussi visualiser un tutoriel sur le site de vote électronique.

• Formation des membres du bureau de vote et des représentants du personnel 

     Conformément à l’article R. 2314-12 du Code du travail, les membres du bureau de vote et les membres du CSE,le cas échéant,bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu par le biaisd’une visioconférenceproposée du lundi au vendredi à 11h30 etde l’accès à un descriptif expliquant de manière pédagogique les différentes phases du processus les concernant. Ils pourront également contacter le prestataire de vote électronique pour répondre à toute question complémentaire qu’ils pourraient se poser à cet égard.

  Dépouillement –Résultats– Procès-verbaux

A l’heure de clôture du scrutin et passé le délai de grâce, les membres du bureau de vote devront procéder au dépouillement.

 L’attribution des sièges entre les listes et la désignation des élus se feront conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur. Le système de vote électronique permettra un dépouillement et un calcul des résultats, dans un premier temps pour les membres titulaires et, dans un second temps, pour les membres suppléants. Les résultats feront apparaître :

•  le nombre de voix obtenues pour chaque liste ;

•  le nombre de sièges attribués par liste ;

•  et,in fine , les candidats élus.

 Les résultats de l’opération seront ensuite automatiquement reportés sur le procès-verbal électronique généré par la plateforme de vote électronique, formulaire conforme aux modèles CERFA en vigueur. Les CERFA, listes d’émargement et données brutes seront alors téléchargeables scrutin par scrutin.

    Leprésident et/ou son suppléant,du bureau de vote devra télécharger et vérifier l'exactitude des procès-verbaux préremplis. Il procèdera à l’impression des procès-verbaux, lesquels feront l’objet d’un contrôle par tous les membres du bureau de vote avant d’être signés par chacun d’entre eux. Le cas échéant, les délégués de liste seront eux aussi invités à contresigner les procès-verbaux. Après signature des procès-verbaux, leprésident et/ou son suppléant,du bureau proclamera les résultats.

 Les résultats des élections apparaîtront sur le site de vote électronique et feront l’objet d’un affichage dans les locauxau 5ème  étage du siège social et d’unediffusion sur l’outil Sharepoint.

 Une copie des procès-verbaux signés sera remise aux organisations syndicales qui auront participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral et à celles qui auront présenté une liste de candidats.

La liste nominative des élus sera affichée dans les locaux affectés au travail. Elle indiquera l'emplacement de travail habituel des membres du CSE élus et, le cas échéant, leur participation à une ou plusieurs commissions du comité.

 En tout état de cause, un exemplaire du procès-verbal sera également transmis par l’employeur au CTEP dans les 15 jours suivants la tenue des élections professionnelles. Cette transmission pourra se faire :

•  sur support électroniquevia le téléservice dédié à cet effet sur la plateforme WeChooz. Suite à la télétransmission, le CTEP enverra par mail une confirmation de bonne réception des résultats et sollicitera la transmission des CERFA signés au format PDF ;

•       par voie postale, à l’adresse suivante : CTEP - TSA92315-62971ARRASCEDEX9 .

 En cas de carence totale, l’employeur devra, en outre :

•  porter le procès-verbal de carence à la connaissance des salariés par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information ;

• transmettre une copie du procès-verbal à l’inspecteur du travail dans les 15 jours suivants la tenue des élections professionnelles  par lettre recommandée avec accusé de réception.

 Calendrier des opérations électorales

Le calendrier du premier tour et du second tour des élections professionnelles est le suivant :

Etapes de l’élection		Dates et heures
Information du personnel de la tenue de l’élection		jeudi 5 septembre 2024
Publication des listes électorales		vendredi 8 novembre 2024
1er tour	Date limite de dépôt des candidatures	vendredi 22 novembre 2024 12h
	Ouverture du scrutin	jeudi 28 novembre 2024 09h
	Clôture du scrutin	jeudi 28 novembre 2024 16h
2nd   tour	Date limite de dépôt des candidatures	jeudi 5 décembre 2024 12h
	Ouverture du scrutin	jeudi 12 décembre 2024 09h
	Clôture du scrutin	jeudi 12 décembre 2024 16h

Durée et publicité du présent protocole d'accord préélectoral

 Le présent protocole est conclu pour les élections des membres du CSE de l'année 2024. Il sera applicable le cas échéant en cas d’élections partielles survenant en cours de mandat.

 Le présent protocole sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation.

 Il sera consultable par l'ensemble des salariéspar voie d’affichage au 5ème étage du siège social et diffusion sur l’outil Sharepoint.

Fait à  Le Mans, le05 novembre 2024

 En 5exemplaires.

Les Organisations Syndicales :	La Direction :
XXX   Déléguée syndicaleCFDT	XXX  Directrice des Ressources Humaines
XXX    Président de l’Union DépartementaleCFE-CGCde la Sarthe

 ANNEXE1 – FONCTIONNEMENT DETAILLE DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE ET DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES - WECHOOZ

Conformément à l’article R. 2314-13 du Code du travail, il est nécessaire de faire figurer en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

 1.  Eléments relatifs au fonctionnement du système de vote électronique

1. 1.   Méthode d’authentification de l’électeur – Gestion des identifiants etcodes de connexion

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis selon des modalités sécurisées garantissant sa confidentialité.

 Identifiant – Plus précisément, la connexion sur le site de vote s’effectue grâce à un identifiant envoyé par le prestataire sur l’adresse mail principale, l’adresse mail secondaire ou sur le numéro de téléphone mobile. L’employeur fera le choix du canal de communication le plus adapté, informera la société WeChooz de ce choix et lui transmettra l’ensemble des éléments nécessaires à l’envoi de cet identifiant.

   L’identifiant est envoyé automatiquement aux électeurs lorsque l’employeurvalide etmet à la disposition la liste électoralesur le site de vote.

  L’identifiant est constitué de 10 caractères alphanumériques générés de manière aléatoire et unique. Il ne peut être connu ni par les organisateurs de l’élection,ni par le personnel de l’assistance technique de la société WeChooz conformément aux exigences de la CNIL.

Code de connexion – Après la saisie de son identifiant, l’électeur devra également indiquer un code de connexion lequel comportera 10 caractères numériques et sera envoyé par le biais du canal de communication sélectionné par l’employeur.

Canaux de communication des moyens d’authentification  – La délivrance de l’identifiant et du code de connexion se fera par le biais d’ununique canal  de communication. Si l’employeur communique à la société WeChooz plusieurs canaux de communication, le prestataire de vote électronique enverra les moyens d’authentification selon l’ordre de priorité figurant ci-après :

•  L’identifiant sera envoyé :

•  En priorité sur l’adresse mail principale ;

•  A défaut, sur l’adresse mail secondaire ;

•  A défaut, sur le numéro de téléphone mobile.

•  Le code de connexion sera envoyé sur le même canal que celui qui a servi pour la réception de l’identifiant.

Il est précisé que la délivrance de l’identifiant d’une part, et du code de connexion d’autre part, feront l’objet de deux envois distincts.

Canal de communication défectueux ou moyens d’authentification perdus – Avant et pendant le scrutin, si les canaux de communication saisis par l’employeur ne permettent pas à l’utilisateur de recevoir son identifiant ou son mot passe, il sera toujours possible pour l’employeur de les modifier. Pour des raisons de sécurité, un message sera envoyé sur l’ancien et le nouveau canal à destination de l’utilisateur pour l’avertir et confirmer la modification.

De la même façon, en cas de perte par l’utilisateur de son identifiant ou de son code de connexion, l’employeur dispose d’une fonction permettant d’en regénérer un nouveau (« Réassort »). Ce nouvel identifiant/ code de connexion remplace le précédent ; seul le nouveau sera alors fonctionnel.

1. 1. Scellement des urnes

  Le scellement des urnes sera possible à compter du mercredi 27 novembre 2024 pour le premier tour etdumercredi 11 décembre 2024 pour le second tour.

 Pour ce faire,le cas échéant, chaque membre du bureau de vote recevra un courrier électronique, au moins 3h avant ces horaires l’informant du fait qu’il doit procéder au scellement des urnes.

    Après s’être connecté sur le site de vote, leprésident et/ou son suppléant,du bureau de vote pourra ouvrir la procédure de scellement. Les membres du bureau auront alors accès aux3étapes de la procédure de scellement :

ETAPES DE LA PROCEDURE DE SCELLEMENT DES URNES
Etape 1 - Vérification des horaires du scrutin	Il s’agit de vérifier la conformité du planning figurant sur la plateforme à celui défini dans le présent protocole.
Etape 2 - Vérification de la liste électorale et des listes de candidats	Il s’agit de vérifier que la liste électorale et les listes de candidats figurant sur la plateforme sont conformes à celles publiées par l’employeur.
Etape 3 – Cryptage des bulletins de vote et scellement des urnes	Pour crypter les bulletins et sceller les urnes, chaque membre du bureau de vote devra renseigner un code et indiquer une « phrasemot de passe ».  Ainsi, chaque membre devra adresser une demande de code sur la plateforme puis saisir ledit code reçu par mail. Ce code,à usage unique, sera généré automatiquement et de manière aléatoire et comportera 10 caractères numériques. Les membres du bureau de vote disposeront d’un délai maximal de 30 minutes après réception du code pour réaliser cette étape sur la plateforme.    Chaque membre devra ensuite définir une « phrasemot de passe » d’au moins 20 caractères, personnelle et confidentielle. Cette « phrasemot de passe » devra être conservée ; elle sera essentielle pour le dépouillement et ne pourra pas être réinitialisée en cas de perte ou d’oubli. Il est précisé que cette étape devra être réalisée de manière collégiale sur un même écran. Tous les membres devront donc être physiquement réunis  ouréunis en visioconférence . Le président et/ou son suppléant, procéderain fine à la validation de l’étape.
Etape 4 – Vérification des urnes et de la participation	Leprésident et/ou son suppléant,du bureau de vote vérifiera ensuite que les urnes électroniques sont effectivement vides et que la participation est nulle avant le début du scrutin.

Le scrutin ne pourra être ouvert qu’après réalisation complète de la procédure de scellement des urnes.

1. 1. Vote et émargement

 Après que l’électeur aitvoté, l'émargement afférent indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

2. Déroulement des opérations de vote

 2.1. Période de vote

 Début du vote–  A l’heure d’ouverture du scrutin et sous réserve que les urnes aient été scellées, chaque électeur recevra, le cas échéant,par email, un message l’informant du début du vote et l’invitant à se connecter au site de vote. L’électeur pourra également recevoir des messages de rappel au cours du temps imparti pour voter.

 Les électeurs auront la possibilité de voter à partir de n'importe quel terminal, depuis n’importe quel lieu et à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique.

Délai de grâce – L’électeur qui se connecterait au site de vote électronique avant l’heure de fermeture du scrutin pourra terminer son vote dans le délai de grâce d’une durée de 15 minutes après l’heure de clôture. En revanche, en cas de connexion après l’heure de fermeture du scrutin, l’électeur ne pourra plus voter.

 Lorsqu’il se connectera sur le site de vote, il saisira son identifiant reçu par mail avant le début du scrutin. Un nouveau mail lui sera alors immédiatement envoyé, lui communiquant son code de connexion à entrer sur la plateforme de vote.

Le code de connexion, à usage unique, permettra à l’électeur de se connecter sur l’interface de vote dans un délai maximal de 30 min à compter de sa réception. En l’absence de connexion, le code de connexion sera désactivé. En réitérant la procédure indiquée ci-avant, il sera possible d’obtenir un nouveau code de connexion. 

 Une fois connecté sur la plateforme de vote, l'électeur aura accès aux bulletins de vote correspondant à son collège, pour le scrutin des titulaires et pour le scrutin des suppléants. Il pourra alors voter. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.  L’électeur verra s’afficher à l’écran un code aléatoire correspondant à son bulletin de vote. Ce code lui servira s’il le souhaite à vérifier que son bulletin a bien été pris en compte dans le calcul des résultats après le dépouillement. Ce code doit être conservé par l’électeur ; il ne pourra lui être transmis de nouveau en cas de perte.L’électeur recevra en outre un message par mail pour l’informer que son vote à bien été pris en compte.

3. Suivi des opérations électorales durant le scrutin

      Pendant le scrutin,l’organisateurpourra consulter en temps réel la participation sursonsitede paramétrage.

   Les électeurs, les membres du bureau etles observateurspourront consulter le taux de participation en temps réel sur la page d’accueil du site de vote.

 Les membres des bureaux pourront effectuer des contrôles supplémentaires leur permettant de s’assurer de l’intégrité du scrutin. Pour ce faire, le système WeChooz réalise des empreintes généralisées et détaillées des données et ressources nécessaires au bon déroulement du scrutin et ce, à chacune de ses étapes clés. Ces empreintes permettront de contrôler notamment la cohérence entre les émargements et les bulletins enregistrés mais aussi de contrôler que la liste électorale, la liste des candidats, le paramétrage du scrutin et les bulletins enregistrés n’ont pas été modifiés au cours du scrutin. Les empreintes seront consultables par les membres du bureau de vote et exportables sous forme de fichier.

En cas d’incohérence dans le calcul des empreintes, un mail d’alerte seront automatiquement envoyés aux membres du bureau concernés.

 Le service support de la société WeChooz devra alors être informé pour établir les raisons de l’incohérence.

En cours de scrutin, s’il est nécessaire de réaliser des modifications sur les listes électorale, listes de candidats, ou si un problème majeur survient, le bureau de vote aura la possibilité de stopper le scrutin temporairement. Après intervention du support WeChooz, le scrutin pourra le cas échéant être relancé. Pendant la période d’arrêt, les électeurs ne pourront plus voter.

4. Clôture du scrutin et dépouillement

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique ne sera plus accessible aux électeurs pour voter, sous réserve de l’application du délai de grâce, mais le restera pour consulter les résultats et le taux de participation.

Les membres du bureau de vote devront procéder au dépouillement. L’opération s’effectuera sur la plateforme WeChooz.

 Pour ce faire :

• Chaque membre du bureau devra tout d’abord demander et saisir un code qu’il recevra immédiatement par mail. Les membres du bureau de vote disposeront d’un délai maximal de 30 minutes après réception du code pour le saisir dans la plateforme. Ce code sera généré automatiquement et de manière aléatoire et comportera 10 caractères numériques.

•  Ils devront ensuite saisir la « phrasemot de passe » définie au moment du scellement des urnes.

  Cette étape devra être réalisée de manière collégiale sur un même écran, par au moins 2 membres du bureau qui devront donc, pour ce faire, être réunis physiquementou par visioconférence.

   Lorsqu’au moins 2 membres du bureau auront accompli les diligences indiquées ci-avant, leprésident et/ou son suppléant,du bureau de vote pourra alors valider l’étape permettant ainsi, de manière automatique, le dépouillement et ainsi et le calcul des résultats.

 Pour finir, le président et/ou son suppléant, du bureau de vote téléchargera et vérifiera l'exactitude des procès-verbaux préremplis. Il procèdera à l’impression des procès-verbaux, lesquels feront l’objet d’un contrôle par tous les membres du bureau de vote avant d’être signés par chacun d’entre eux. Le cas échéant, les délégués de liste seront eux aussi invités à contresigner les procès-verbaux. Après signature des procès-verbaux, le président et/ou son suppléant,du bureau proclamera les résultats.