AVENANT DU 19 OCTOBRE 2021 A L’ACCORD RELATIF AU DROIT SYNDICAL
AU SEIN DE L’UES AXA GROUP OPERATIONS DU 8 AVRIL 2020
Entre
L’UES AXA Group Operations en France composée de la société AXA Group Operations SAS et du GIE AXA Group Operations en France (ci-après dénommée l’entreprise ou l’UES), représentée par XXX, en qualité de XXX.
d'une part,
et
Les Organisations Syndicales représentatives,
d'autre part,
Il est convenu des dispositions suivantes.
PREAMBULE
Dans le cadre des mesures exceptionnelles mises en place au sein d’AXA Group Operations afin de préserver la santé de l’ensemble de ses collaborateurs face à la crise sanitaire liée à la Covid 19, AXA Group Operations a souhaité :
Adapter l’organisation du travail en favorisant le travail à distance,
Limiter les déplacements et les contacts entre les collaborateurs,
Imposer la distanciation physique et le respect des gestes barrières.
C’est pourquoi, afin de faciliter l’organisation de la campagne des Bons de Financement Syndicaux pour l’année 2021, et de favoriser la participation des salariés, AXA Group Operations et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système d’attribution du Bon de Financement Syndical par voie électronique.
Conformément à l’accord cadre du 20 mai 2019 sur le Droit Syndical ainsi qu’à l’avenant du 18 septembre 2020 à l’accord cadre du 20 mai 2019 sur le Droit Syndical, la collecte 2021 est organisée dans le cadre d’une expérimentation du recueil du Bon de Financement Syndical par voie électronique au sein d’une entreprise de la RSG, éligible en 2021 aux Bons de Financement Syndicaux, dans laquelle les organisations syndicales représentatives au niveau de la RSG sont éligibles au Bon de Financement Syndical.
Dans ces conditions, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux et ayant par conséquent développé l’expertise requise pour organiser l’opération de collecte du Bon de Financement Syndical 2021.
Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u Article 1 : Principes généraux PAGEREF _Toc85458511 \h 4 Article 2 : SALARIES EN ABSENCE DE LONGUE DUREE PAGEREF _Toc85458512 \h 4 Article 3 : ModalitéS d’organisation des opérations PAGEREF _Toc85458513 \h 4 3.1. Réunion d’information PAGEREF _Toc85458514 \h 4 3.2. Sensibilisation des organisations à l’utilisation de la plateforme dématérialisée PAGEREF _Toc85458515 \h 4 3.3 Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc85458516 \h 4 Article 4 : Déroulement des opérations PAGEREF _Toc85458517 \h 5 4.1. Établissement de la liste des effectifs éligibles à la campagne 2021 des Bons de Financement Syndicaux PAGEREF _Toc85458518 \h 5 4.2. Lieu et temps de la campagne de collecte PAGEREF _Toc85458519 \h 5 4.3. Modalités d’accès au site PAGEREF _Toc85458520 \h 5 4.4. Remise du Bon de Financement Syndical PAGEREF _Toc85458521 \h 6 Article 5 : Clôture et Résultats PAGEREF _Toc85458522 \h 6 5.1. Clôture et résultats PAGEREF _Toc85458523 \h 6 5.2. Destruction des données PAGEREF _Toc85458524 \h 6 Article 6 : Sécurité et confidentialité PAGEREF _Toc85458525 \h 7 6.1. Anonymat et confidentialité de l’attribution du bon de financement syndical PAGEREF _Toc85458526 \h 7 6.2. Existence et contenu des fichiers PAGEREF _Toc85458527 \h 7 Article 7 : Application de l’accord PAGEREF _Toc85458528 \h 7 Article 8 : Publicité de l’accord PAGEREF _Toc85458529 \h 7
Article 1 : Principes généraux
Les parties signataires conviennent de recourir à un dispositif de collecte des Bons de Financement Syndicaux dématérialisée dont la mise en place est confiée à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
L’Entreprise a choisi de retenir un système de collecte garantissant :
L’anonymat : impossibilité de relier l’attribution par les salariés de leur Bon de Financement Syndical à une organisation syndicale, excepté avec l’accord exprès du salarié ;
L’intégrité : identité entre l’organisation syndicale choisie par le salarié et le Bon de Financement Syndical enregistré ;
L’unicité : impossibilité d’attribuer plusieurs fois le Bon de Financement Syndical,
La confidentialité et le secret de l’attribution du choix opéré par le salarié.
Article 2 : SALARIES EN ABSENCE DE LONGUE DUREE
Les Parties conviennent de conserver un adressage par courrier du Bon de Financement Syndical à chaque salarié en absence de longue durée. Les Bons de Financement Syndicaux papier devront être remis à la Direction au plus tard le jour de clôture de la collecte dans les conditions définies lors de la réunion d’information prévue à l’article 3.1.
Conformément à l’accord-cadre sur le droit syndical au sein du Groupe AXA en France, le recueil du Bon de Financement Syndical continuera de s’effectuer par voie papier pour cette population.
Article 3 : ModalitéS d’organisation des opérations 3.1. Réunion d’information
Dans le cadre de la campagne d’attribution des Bons de Financement Syndicaux 2021, les parties conviennent que les modalités opératoires ainsi que le calendrier de la campagne seront fixées lors d’une réunion d’information en présence de l’ensemble des organisations syndicales représentatives éligibles.
3.2. Sensibilisation des organisations à l’utilisation de la plateforme dématérialisée
Les organisations syndicales éligibles aux bons de financement syndicaux bénéficient d’une démonstration du dispositif d’attribution électronique, animée par le prestataire retenu pour la campagne 2021.
3.3 Cellule d’assistance technique
L’Entreprise mettra en place une cellule d'assistance technique assurée par le prestataire, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de collecte électronique.
Article 4 : Déroulement des opérations 4.1. Établissement de la liste des effectifs éligibles à la campagne 2021 des Bons de Financement Syndicaux
La liste des effectifs éligibles et donc amenés à participer à la campagne 2021 des Bons de Financement Syndicaux (dont les modalités seront fixées lors de la réunion d’information) est établie par l’Entreprise qui en assure un contrôle de conformité. Cette liste est transmise au prestataire pour intégration sur son système de collecte électronique.
4.2. Lieu et temps de la campagne de collecte
L’attribution électronique des Bons de Financement Syndicaux se déroule pendant une période délimitée, laquelle sera précisée lors de la réunion d’information prévue à l’article 3.1.
Les collaborateurs ont la possibilité d’attribuer leur Bon de Financement Syndical à tout moment pendant la période d’ouverture de la campagne, depuis leur ordinateur professionnel, sur site ou à distance, en se connectant sur le site sécurisé dédié via l’URL suivante : https://axagobfs.vote.voxaly.com
Les heures d'ouverture et de fermeture de la campagne seront déterminées lors de la réunion d’information prévue à l’article 3.1.
Le système de collecte électronique doit pouvoir être scellé de l'ouverture à la clôture de la campagne et est périodiquement contrôlé par le prestataire durant toute la durée de celle-ci et jusqu’à sa clôture.
Pendant le déroulement de la campagne, les délégués syndicaux de chaque organisation syndicale représentative éligible auront la possibilité d’accéder aux résultats partiels propres à leur organisation syndicale ainsi qu’au taux de participation global, via des onglets dédiés directement insérés sur la plateforme d’attribution des Bons de Financement Syndicaux.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de la plateforme dématérialisée par les salariés. L’Entreprise, par l’intermédiaire du prestataire, établira ainsi une notice d’attribution du Bon de Financement Syndical précisant les conditions et règles de fonctionnement de la participation en ligne, laquelle est portée à la connaissance des salariés au jour de l’ouverture de la campagne.
4.3. Modalités d’accès au site
Chaque salarié éligible au Bon de Financement Syndical reçoit par courrier électronique, le jour de l’ouverture de la campagne, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.
A l’aide de ses identifiants, le salarié peut se connecter sur le site sécurisé et attribuer son Bon de Financement Syndical en toute confidentialité.
L’identification du salarié est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
4.4. Remise du Bon de Financement Syndical
Lorsque le salarié accède, sur la plateforme dédiée, à la liste des organisations syndicales éligibles, il choisit l’organisation syndicale à laquelle il remet son Bon de Financement Syndical. Son choix apparait clairement à l’écran et peut être modifié avant validation.
L’attribution du bon de financement syndical, après validation, fait l’objet d’un accusé de réception que le salarié a la possibilité de conserver.
Après validation, le salarié conserve la possibilité d’accéder à la plateforme d’attribution du Bon de Financement Syndical afin de récupérer une copie de son accusé de réception, sans possibilité toutefois de modifier son choix.
Article 5 : Clôture et Résultats 5.1. Clôture et résultats
Dès la clôture de la campagne, les résultats sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Par ailleurs, un représentant de la société prestataire assistera aux opérations de clôture et de dépouillement afin d’en assurer le bon déroulement et d’intervenir en cas d’éventuelles anomalies techniques constatées.
Les Bons de Financement Syndicaux transmis par courrier seront également décomptés et consolidés avec les résultats de la collecte dématérialisée.
Le système d’attribution électronique reste scellé à l’issue de la collecte afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture de la campagne. La procédure de décompte des Bons de Financement Syndicaux enregistrés doit pouvoir être déroulée à nouveau.
5.2. Destruction des données
Le prestataire retenu conserve sous scellés pendant 1 mois, suivant la clôture de la collecte, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels d’attribution des bons de financement syndicaux, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ce délai, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Article 6 : Sécurité et confidentialité 6.1. Anonymat et confidentialité de l’attribution du bon de financement syndical
Les données de la campagne font l’objet d’un chiffrement dès l’émission de son choix sur le poste du salarié.
Un fichier recense l’ensemble des choix exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des salariés afin de garantir la confidentialité de la collecte.
6.2. Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées par le prestataire sont :
Pour la liste des effectifs : noms, prénoms, matricules et adresses électroniques professionnelles des salariés,
Pour la liste des référents des organisations syndicales : noms, prénoms et adresses électroniques professionnelles des délégués syndicaux,
Pour les résultats : dénomination des organisations syndicales, décompte des Bons de Financement Syndicaux obtenus par chaque organisation syndicale.
Article 7 : Application de l’accord
Le présent avenant est conclu pour la campagne 2021 des bons de financement syndicaux au sein de l’UES AXA Group Operations, dans le cadre de l’expérimentation du recueil du bon de financement syndical par voie électronique au sein d’AXA Group Operations, prévu par l’Avenant à l’Accord cadre RSG du 20 mai 2019 sur le Droit syndical au sein du groupe AXA en France.
Article 8 : Publicité de l’accord
Le présent accord fera l’objet, dans le respect des articles L 2231-5 et L 2231-6 du Code du travail, d’un dépôt :
Par voie électronique, via la plateforme TéléAccords (https ://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), à la Direction Régionale et Interdépartementale de l'Economie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DRIEETS).
Auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
