ACCORD COLLECTIF RELATIF À LA MISE EN PLACE DE LA BASE DE DONNÉES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES
Entre les soussignés
L’Association XXX,
Dont le siège social est situé XXX,
Représentée par X en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines
D’une part,
Et
XXXX dûment mandatée déléguée syndicale de l’organisation syndicale représentative XXXX,
XXXX dûment mandatée déléguée syndicale de l’organisation syndicale représentative XXXX,
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
En application de l’article L.2312-18 du Code du travail , l’association met en place une base de données économiques, sociales et environnementales rassemblant des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes. A ce titre et en application des articles L.2312-21 et L. 2232-12. du code du travail, les organisations syndicales et la direction générale ont souhaité négocier l’organisation et le contenu de la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) afin de permettre aux élus du Comité Social et Économique (CSE) et aux délégués syndicaux de disposer :
D’informations éclairantes au regard du contexte et des enjeux de XXX lors des négociations obligatoires d’entreprise ou afin d’identifier les sujets RH à prioriser dans le cadre des négociations à ouvrir,
Des données utiles dans le cadre des informations/ consultations récurrentes des instances représentatives du personnel,
D’indicateurs dans le cadre du suivi des accords négociés au sein de XXXX.
Plusieurs rencontres ont eu lieu avec les organisations syndicales entre le XXXX et XXXX :
Le XXXX ;
Le XXXX :
Le XXXX.
Une information a été faite sur les négociations en cours portant sur le contenu de la BDESE auprès du CSE Central le XXXX.
A l’issue de ces rendez-vous, XXXX et les organisations syndicales ont convenu toutes les données du décret portant sur le contenu de la BDESE ne répondait pas aux objectifs fixés en préambule de la négociation.
Par ailleurs, la direction générale a partagé avec les organisations syndicales les constats suivants :
Certaines données s’avèrent inaccessibles en l’état actuel des systèmes d’information de l’association ;
Certaines données nécessitent un retraitement lourd et coûteux en temps alors mêmes qu’elles ne sont pas essentielles pour la bonne compréhension des enjeux et du contexte associatif ;
Le rapprochement associatif au XXXX avec l’association XXXX et l’association XXXX, ne permet pas la production de données consolidées au titre de l’année XX et des années antérieures.
Le rapprochement associatif au XXXX avec l’association XXXX, ne permet pas la production de données consolidées au titre de l’année XXXX et des années antérieures.
A ce titre, il est rappelé que l’association XXXX est le fruit du rapprochement de X associations :
XXXX ;
XXXX ;
XXXX ;
XXXX.
L’association XXXX a ainsi intégré dans le cadre d’une fusion absorption l’ex association XXXX et l’ex association XXXX le XXXX et l’ex association XXXX le XXXX.
L’association XXXX a fait le choix de changer sa dénomination pour celle XXXX afin d’entériner l’entrée dans un nouveau dimensionnement associatif. Ce dimensionnement associatif ne prendra effet sur la BDESE qu’à compter de XXXX.
C’est dans ces conditions que les parties ont convenu de déterminer d’un commun accord :
Les données à produire et leur périodicité ;
Le périmètre de la BDESE.
MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE LA BDESE
Article 1 : Périmètre de la BDESE
Les données contenues dans la BDESE seront principalement collectées et établies au niveau associatif. Le niveau associatif au titre de XXXX correspond aux établissements de l’XXX.
Le niveau associatif comprenant l’ensemble des établissements de l’association XXXX sera effectif à compter de XXXX.
Article 2 : Périodes concernées
A compter de XXXX, les données disponibles en année N correspondront à l’ensemble des données de l’association XXXX (soit l’association XXXX/ XXXX/ XXXX et XXXX).
La BDESE de l’association XXXX sera constituées des données suivantes :
Au titre de l’année N, la direction tiendra à disposition des Instances Représentatives du Personnel, les données prévues en annexe 1 à chaque fin de semestre. A la fin de chaque trimestre de l’année, la direction mettra à disposition des Instances Représentatives du Personnel, les informations portant sur :
Les éventuels retards de paiement des cotisations sociales ;
L’évolution des effectifs et de la qualification des salariés.
Par ailleurs, les données de XXXX produites pour la période XXXX/ XXXX/XXXX resteront disponibles jusqu’en XXXX dans l’historique de la BDESE.
Article 3 : Accès à la BDESE
Le présent accord autorise l’accès à la BDESE aux Instances Représentatives du Personnel, aux membres de la direction générale et aux directeurs de pôle. La liste des personnels habilités à consulter la BDESE est précisée ci-dessous Pour la direction de l’association :
Le directeur général ;
La directrice générale adjointe ;
La directrice administrative et financière ;
La directrice des ressources humaines ;
Les directeurs de pôle.
Pour les Instances Représentatives du Personnel :
Les membres titulaires et suppléants du Comité Social et Économique ;
Les délégués syndicaux ;
Les représentants de proximité désignés en l’absence d’élus sur l’établissement suite aux élections professionnelles.
Article 4 : Support de la BDESE
Les parties signataires de cet accord décident de la mise en place de la BDESE par le biais d’un support numérique qui permettra la consultation des données dans le cadre d’un accès sécurisé. A cet effet, une page intranet (« SharePoint ») dédiée sera mise en place avec un mot de passe individuel tel que prévu dans l’article 8 du présent accord. En raison de l’importance et de la confidentialité des informations contenues dans la BDESE, la Direction Générale se réserve le droit de faire évoluer le support informatique hébergeant la BDESE, sans que cela ne remette en cause la validité de l’accord. A ce titre, la direction pourra contractualiser avec un prestataire externe proposant un outil de BDESE en ligne.
La Direction Générale veillera à porter à la connaissance des utilisateurs(trices) toute évolution significative en lien avec l’hébergement des données le plus en amont possible.
Article 5 : Mise à jour de la BDESE
La mise à jour et l’archivage de la BDESE relève de la Direction Générale. Les données disponibles et leur périodicité ne concernent que les années prévues à l’article 1 et l’article 2 du présent accord. La référence utilisée pour calculer N-3/ N-2/ N-1 et N correspond à l’année en cours appelée N. Par exemple, au titre de XXXX :
L’année N correspond à l’année en cours, soit, dans le présent exemple, l’année XXXX ;
L ‘année N-1 fait référence à l’année XXXX ;
L’année N-2 correspond à XXXX.
Article 6 : Contenu permanent
Conformément à l’article L.2312-21 du code du travail, la BDESE comprendra au minimum les thèmes légaux suivants :
L'investissement social,
L'investissement matériel et immatériel,
L'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise,
Les fonds propres,
L'endettement,
L'ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants,
Les activités sociales et culturelles,
La rémunération des financeurs,
Les flux financiers à destination de l'entreprise,
Les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise.
Les parties se sont mises d’accord sur le contenu de ces thèmes légaux. Le détail de ces rubriques est précisé dans un tableau en annexe 1 à cet accord. De plus, conformément à ce même article, les parties s’accordent pour que toutes les informations non retranscrites dans le tableau en annexe 1 soient écartées du champ d’application de la BDESE.
Article 7 : Contenu à venir
Les parties conviennent que des données complémentaires seront intégrées dans la BDESE en application du planning convenu dans le présent accord. La Direction Générale s’engage à prendre attache avec les instances représentatives du personnel si elle se trouvait dans l’impossibilité de répondre à cet engagement de transmission des données.
Article 8 : Confidentialité
Les identifiants d’accès des personnels habilités sont strictement confidentiels. Leur communication est interdite. Les accès ne sont valables que pour la durée du mandat des Instances Représentatives du Personnel. A l’expiration de celui-ci, quelle qu’en soit la cause, l’accès à la BDESE ne sera plus autorisé. Concernant les documents et informations mis à disposition dans la BDESE, ils revêtent un caractère confidentiel s’ils sont identifiés comme tels par la Direction Générale. Ainsi, les documents en provenance de la BDESE qui ne doivent pas être communiqués à l’extérieur de l’instance seront estampillés « Confidentiel ». Toute personne y ayant accès s’engage ainsi à une obligation stricte de confidentialité, en application de l’article L. 2312-36 du Code du travail. Il est convenu que les documents seront mis en ligne sous un format PDF. D’autre part, les informations contenues dans la BDESE ne doivent pas conduire à isoler certaines informations qui pourraient permettre d’identifier la ou les personnes concernées.
Article 9 : RGPD
Le règlement général sur la protection des données (RGPD), texte règlementaire européen entré en application le 25 mai 2018, encadre le traitement des données et établit des règles sur la collecte et l’utilisation de ces dernières. A ce titre, tout outil collectant des données doit répondre à 4 principes :
Le principe de finalité : les informations contenues dans la BDESE sont conservées dans un but précis, légal et légitime d’information des Instances Représentatives du Personnel encadré par la législation du travail.
Le principe de proportionnalité et de pertinence : les informations enregistrées sont nécessaires à la finalité même de la BDESE puisqu’elles ont été adaptées et choisies selon les besoins des parties.
Le principe d’une durée de conservation limitée : les modalités de conservation des données contenues dans la BDESE et prévues au présent accord respectent ce principe. Elles sont précisées à l’article 5 « Mise à jour de la BDESE ».
Le principe de sécurité et de confidentialité : Les personnes autorisées à accéder à ces données sont strictement recensées à l’article 3 « Accès à la BDESE » et sont, comme précisé dans l’article 9, tenues à une stricte confidentialité de ces informations.
FORMALITES ADMINISTRATIVES
Article 1 : Durée et date d’entrée en vigueur – révision, dénonciation
Le présent accord s’appliquera à compter du XXXX. Il prendra effet pour les mandats en cours au jour de son entrée en vigueur mais également pour ceux à venir, sauf révision.
Révision : Une demande de révision peut intervenir à l’initiative de l’employeur ou des organisations syndicales visées à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail ou les IRP en l’absence de délégué syndical. Les parties conviennent que le contenu des rubriques peut évoluer en fonction des dispositions législatives, réglementaires, conventionnelles ou jurisprudentielles. Par ailleurs, des révisions pourront avoir lieu en cas de besoin d’informations complémentaires. Cette mise à jour pourra avoir lieu soit à l’occasion des Négociations Obligatoires d’Entreprise, soit lors d’une réunion convenue avec les Organisations Syndicales Représentatives ou les IRP en l’absence d’Organisations Syndicales Représentatives. Toute modification donnera lieu à l’établissement d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que le présent accord. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.
Suivi : Chaque année, les parties conviennent de se revoir à l’occasion d’une réunion de Négociation Obligatoire d’Entreprise pour mettre à jour si nécessaire cet accord par le biais d’un avenant.
Dénonciation : Il est convenu que chaque partie signataire puisse dénoncer le présent accord à condition de le notifier aux autres parties signataires ainsi qu’à la DIRECCTE par lettre recommandée avec accusé de réception dans le respect des dispositions visées aux articles L2261-9 et L2261-10 du Code du travail. En cas de dénonciation, les parties prenantes s’accordent à respecter un délai de 6 mois avant la fin de cet accord, et particulièrement en cas de souhait des parties à un retour à l’ensemble des rubriques prévues par décret.
Article 2 : Adhésion
Conformément à l’article L2261-3 du Code du Travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au sein de l’association, non signataire du présent accord, peut y adhérer ultérieurement, dans la mesure où elle satisfait aux conditions de représentativité issue de la loi du 20 août 2008 portant rénovation de la démocratie sociale et réforme du temps de travail. L’adhésion sera valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétent. Une notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, aux parties signataires.
Article 3 : Dépôt et publicité
Conformément à l’article L2232-12 du Code du travail, pour être valable : - Le présent accord doit être signé par des organisations syndicales ayant remporté plus de 50 % des suffrages au premier tour des dernières élections et l’employeur. - Si cette condition n’est pas remplie, les syndicats ayant obtenu plus de 30 % des voix peuvent demander validation de l’accord auprès des salariés, dans le mois suivant la signature. Au terme de ce délai, l'employeur peut demander l'organisation de cette consultation, en l'absence d'opposition de l'ensemble de ces organisations. Cet accord sera déposé à la DIRECCTE de XXXX ainsi qu’au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de XXXX conformément aux articles L. 2231-5 et suivants et R. 2231-1-1 et suivants du Code du travail.
