AVENANT N°2 A L’ACCORD RELATIF A L’EXERCICE DU DROIT SYNDICAL ET A LA REPRESENTATION DU PERSONNEL AU SEIN D’AXIMA CONCEPT
Le présent avenant est conclu :
Entre les soussignés :
La Société AXIMA Concept, SA au capital de 11 822 382 €
dont le siège social est situé 49 – 51 rue Louis Blanc – 92400 COURBEVOIE Immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 854 800 745
Représentée par
agissant en qualité de , dûment mandaté ;
D’une part
Et :
Le Syndicat CFDT représenté par
Agissant en qualité de Délégués Syndicaux d’entreprise,
Le Syndicat CFTC représenté par
Agissant en qualité de Délégués Syndicaux d’entreprise,
Le Syndicat CFE-CGC représenté par
Agissant en qualité de Délégués Syndicaux d’entreprise,
Le Syndicat CGT représenté par
Agissant en qualité de Délégués Syndicaux d’entreprise,
D’autre part
Etant précisé que les Organisations Syndicales signataires du présent avenant satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L 2232-12 du Code du travail, pour la validité des accords d’entreprise. .
ARTICLE 2 – MODIFICATION DU TITRE 6 DE L’AVENANT N°1 A L’ACCORD DU 27 FEVRIER 2024 PAGEREF _Toc198202434 \h 4
ARTICLE 3 - DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR PAGEREF _Toc198202435 \h 7
ARTICLE 4 - ADHESION PAGEREF _Toc198202436 \h 8
ARTICLE 6 - FORMALITES DE SIGNATURE, DE DEPOT ET DE PUBLICITE PAGEREF _Toc198202437 \h 8
Annexe – Note Equans - Politique relative aux voyages et frais professionnels PAGEREF _Toc198202438 \h 11
PREAMBULE
Conscientes que le dialogue social constitue un facteur de performance économique et sociale et qu’il contribue à l’engagement des salariés, et afin de réaffirmer leur volonté commune de favoriser un dialogue social de qualité, des accords relatifs à l’exercice du droit syndical et à la représentation du personnel au sein d’AXIMA Concept ont été conclue dès 2019.
Afin d’assurer la bonne articulation entre les dispositions de l’accord de substitution Equans et les dispositions de l’accord relatif à l’exercice du droit syndical et à la représentation du personnel au sein d’AXIMA Concept du 27 février 2024, un avenant n°1 à ce dernier a été signé le 25 février 2025.
Au terme de cet avenant, les parties sont, notamment, convenues des différentes règles régissant la prise en charge des frais de déplacement des Délégués Syndicaux (article 1 du Titre 6), en précisant que « les déplacements hors métropole conduisant à une absence supérieure à 2 jours calendaires feront l’objet d’une demande particulière auprès de la DRH ».
Afin d’assurer une représentation effective et efficiente à l’ensemble des salariés d’AXIMA Concept, y compris ceux affectés hors métropole, les parties ont souhaités se rencontrer afin d’envisager la signature d’un avenant n°2 à l’accord relatif à l’exercice du droit syndical et à la représentation du personnel au sein d’AXIMA Concept du 27 février 2024, ayant pour objet de fixer les règles de déplacement des Délégués Syndicaux hors métropole ou vers la métropole pour les élus non métropolitain.
C’est dans ce contexte que les parties se sont réunies le 22 mai 2025.
Au terme de leurs échanges, les parties sont convenues qu’il convenait de tenir compte des spécificités que peuvent engendrer les déplacements hors métropole des Délégués Syndicaux tant en terme de durée de déplacement en raison de l’éloignement géographique que de l’impact écologique et financier de ces dernier.
ARTICLE 1 - OBJET
Le présent avenant a pour objet de se substituer au Titre 6 de l’avenant n°1 à l’accord relatif à l’exercice du droit syndical et à la représentation du personnel au sein d’AXIMA Concept du 27 février 2024.
ARTICLE 2 – MODIFICATION DU TITRE 6 DE L’AVENANT N°1 A L’ACCORD DU 27 FEVRIER 2024
Le Titre 6 de l’avenant n°1 à l’accord relatif à l’exercice du droit syndical et à la représentation du personnel au sein d’AXIMA Concept du 27 février 2024 est modifié de la manière suivante :
«
TITRE 6 – DEPLACEMENT : MODALITES DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS
Consciente de la nécessité de limiter l’impact environnemental des déplacements, les parties signataires s’engagent à privilégier les transports collectifs et à respecter la politique voyage en vigueur dans l’entreprise en matière de moyens de transport et de remboursement de frais professionnels.
Parallèlement, des dispositions sont mises en place afin de limiter les déplacements (planification de plusieurs réunions au cours d’une même journée, recours à la visio- conférence…).
Les parties rappellent que les Délégués Syndicaux, les membres titulaires et les Représentants Syndicaux au CSE d’AXIMA Concept bénéficient d’un accès à la plateforme de réservation des déplacements utilisés au sein d’Equans. Dès lors, ils bénéficient d’une autonomie dans la réservation de leurs déplacements au titre de ce/ces mandats – ils s’engagent dans ce cadre au respect de la politique voyage en vigueur dans l’entreprise.
ARTICLE 1 – Déplacements avec frais dans le cadre de l’utilisation des heures de délégation des DS
Pour l’exercice de leur fonction, les Délégués Syndicaux et Délégués Syndicaux supplémentaires peuvent se déplacer au sein et hors de l’entreprise durant les heures de délégation.
Déplacements
Pour tenir compte de l’implantation géographique nationale des établissements d’AXIMA Concept, les parties signataires conviennent de la prise en charge de frais de déplacement directement liés à l’exercice de leurs missions pendant leurs heures de délégation, dans les conditions suivantes :
12 allers/retours par an par Délégué Syndical ou Délégué Syndical supplémentaire occasionnant la prise en charge pour chaque aller/retour :
frais de déjeuner sur justificatif,
des frais de diner et nuitée sur justificatifs,
la prise en charge de deux diners/nuitées, correspond donc au décompte de 2 allers/retours.
Afin de répondre à la demande des organisations syndicales, les parties conviennent qu’une partie de ces déplacements est mutualisable, sans qu’un même élu ne puisse réaliser au cours d’une même année civile plus de 20 allers/retours.
prise en charge de frais de transport pour les trajets sur place
selon la politique voyage en vigueur dans l’entreprise (annexe – synthèse de la politique voyage Groupe).
Afin de répondre à la demande des organisations syndicales, ce droit à déplacement est majoré de 3 déplacements supplémentaires (A/R sans nuitée) par an si au moins 2 déplacements parmi les 12 mentionnés ci-dessus ont été réalisés au cours d’une même journée (A/R sans nuitée).
Spécificités des déplacements hors métropole
Compte tenu des spécificités liées notamment aux durées de déplacement et à l’impact écologique et financier que peuvent représenter les déplacements pour se rendre hors métropole (ou pour y venir pour les salariés non-métropolitains), les parties reconnaissent :
la nécessité de limiter ces déplacements ;
et de privilégier, pour assurer une représentation du personnel efficiente, le recours à un dialogue et à une représentation du personnel en distanciel et/ou par les élus situés sur le territoire concerné.
Afin d’assurer cette dernière, la Direction s’engage à mettre à disposition, sur demande d’une ou plusieurs Organisations Syndicales, les moyens nécessaires à l’organisation de temps d’échange avec les salariés situés hors métropole (salle de réunion, système de visioconférence…), étant précisé que ces derniers bénéficient d’une totale liberté d’assister ou non auxdites réunions syndicales.
Les Organisations Syndicales veilleront à organiser ces temps d’échanges aux heures locales de début, milieu ou fin de journée afin de faciliter l’organisation de l’activité.
Par ailleurs chaque Organisation Syndicale bénéficiera, au cours de la mandature, de la prise en charge, par la Direction, des frais de déplacement selon les conditions suivantes :
la prise en charge pour un (1) Délégué Syndical (ou Délégué Syndical supplémentaire) ;
dans la limite de 3 nuitées ;
les heures passées sur place seront décomptées du crédit d’heure mensuel de délégation du DS concerné dans la limite des heures qu’il aurait dû effectuer s’il avait travaillé ;
le déplacement se décomptera du droit à 12 déplacements selon les modalités suivantes :
le trajet aller/retour (intégrant une nuitée) décomptera 2 déplacements ;
chaque nuitée supplémentaire (hors 1ère nuit) décomptera 1 déplacement complémentaire.
Ainsi, un Délégué Syndical qui se déplacerait sur 4 jours avec 3 nuitées sur place se verrait décompter de son droit à déplacement 4 unités (forfait de 2 déplacements (A/R + 1 nuitée) + 2 nuitées supplémentaires).
ARTICLE 3 – Déplacements sans frais dans le cadre de l’utilisation des heures de délégation
Les parties rappellent qu’aucune indemnisation de déplacement n’est due au salarié mandaté utilisant des heures de délégation au sein de son agence de rattachement ou depuis son domicile.
Le salarié élu ou désigné réalisant un déplacement sans frais (c’est-à-dire sans demande de prise en charge de frais de déplacement, repas, nuitée) bénéficiera dans le cadre de l’utilisation de ses heures de délégation d’un maintien de la prise en charge de ses frais de trajet selon les modalités suivantes :
en cas de déplacement, en dehors du temps de travail habituel du salarié, vers une agence différente de son agence de rattachement :
pour les Ouvriers et les Etam Chantiers, qui bénéficient des dispositions relatives à l’indemnisation des petits déplacements : versement de l’indemnité de trajet correspondant à la distance entre l’agence de rattachement et le lieu d’utilisation des heures de délégation (le versement de cette indemnité est soumis à l’information du lieu de déplacement). Une indemnité de transport sera versée en cas d’utilisation d’un véhicule personnel.
pour les Etam Bureau et les Cadres, comme pour les déplacements professionnels, l’utilisation des transports en commun est à privilégier.
Les parties précisent :
qu’en l’absence de prise en charge des frais de restauration sur justificatif, la pause déjeuner pendant une période de délégation ouvre droit au maintien de l’indemnité repas ou du titre restaurant ;
que les déplacements des Délégués Syndicaux réalisés sans frais (c’est-à-dire sans demande de prise en charge de frais de déplacement, repas, nuitée) dans le cadre de l’utilisation des heures de délégation n’entrent pas dans le cadre des déplacements mentionnés ci-dessus (cf Titre 6 – article 1.1).
ARTICLE 4 – Déplacements dans le cadre des réunions sur convocation de la Direction
Afin d’optimiser les déplacements professionnels, les réunions sur convocation de la Direction sont par principe organisées sur la journée.
Les frais de déplacement liés à la participation aux réunions sur convocation de la Direction sont pris en charge dans les conditions suivantes :
1 aller/retour par réunion par salarié mandaté,
frais de déjeuner (1) sur justificatif,
selon la politique voyage en vigueur dans l’entreprise.
Les parties rappellent qu’en l’absence de prise en charge des frais de restauration sur justificatif, la pause déjeuner pendant une période de délégation ouvre droit au maintien de l’indemnité repas ou du titre restaurant.
ARTICLE 5 – Déplacements dans le cadre des réunions préparatoires la veille des réunions de négociation sur convocation de la Direction
Afin de répondre à la demande des organisations syndicales de :
préparer en présentielle les réunions sur convocation de la Direction et/ou organiser des réunions intersyndicales ;
débuter les réunions de négociation à partir de 9h30 sans générer des amplitudes horaires journalières inhabituelles au regard des temps de trajet ;
la Direction accepte de prendre en charge les frais de déplacement supplémentaires engagés par les Délégués Syndicaux et Délégués Syndicaux supplémentaires liés à l’organisation en présentielle d’une réunion préparatoire (qui occasionne la prise d’heures de délégation) la veille d’une réunion sur convocation de la Direction.
Ces frais supplémentaires sont pris en charge dans les conditions suivantes :
frais de diner (1) et nuitée (1) sur justificatifs,
selon la politique voyage en vigueur dans l’entreprise.
Les parties rappellent qu’en l’absence de prise en charge des frais de restauration sur justificatif, la pause déjeuner pendant une période de délégation ouvre droit au maintien de l’indemnité repas ou du titre restaurant. »
Les autres dispositions de l’accord consolidé du 24 février 2025 demeurent inchangées.
ARTICLE 3 - DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR
Les parties conviennent dans ce cadre de fixer l’entrée en vigueur du présent avenant au terme des formalités de dépôt et de publicité et son terme à l’expiration des mandats des membres du Comité Social et Economique en cours à la date de signature du présent avenant.
ARTICLE 4 - ADHESION
Conformément à l’article L 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au niveau de l’entreprise AXIMA Concept, qui n’est pas signataire de l’accord relatif à l’exercice du droit syndical et à la représentation du personnel au sein d’AXIMA Concept et ses avenants pourra y adhérer ultérieurement.
L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra le dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétent et de l’unité territoriale des Hauts de Seine de la DRIEETS Ile-de-France. Une notification devra également être adressée, dans le délai de 8 jours, par lettre recommandée, aux Parties signataires.
ARTICLE 5 - DENONCIATION ET REVISION
Le présent avenant pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des Parties signataires sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.
Toute dénonciation devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire et devra donner lieu à dépôt auprès de la DRIEETS - Unité Territoriale des Hauts de Seine.
Il pourra être révisé à tout moment, par accord conclu entre la Direction et les organisations syndicales de salariés signataires, ou qui y auront adhéré, ceci dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des Parties signataires de l’accord ou y ayant adhéré.
Une telle demande devra être motivée et préciser son objet.
Dans un délai d’un mois à compter de la réception d’une telle demande, la Direction prendra l’initiative d’inviter l’ensemble des organisations syndicales représentatives des salariés présentes dans l’entreprise à la négociation d’un accord de révision.
ARTICLE 6 - FORMALITES DE SIGNATURE, DE DEPOT ET DE PUBLICITE
Les Parties conviennent que le présent accord sera signé par signature électronique conformément aux dispositions du protocole d’accord relatif au recours à la signature électronique des accords collectifs AXIMA Concept par les Délégués Syndicaux du 27 octobre 2021.
La Direction des Relations sociales notifiera sans délai, le présent avenant à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise.
Il sera déposé auprès de la DRIEETS sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail « TéléAccords » (sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
Conformément aux dispositions de l’article L 2231-5-1 du Code du travail, le présent avenant sera rendu public et versé dans une base de données nationale.
En outre, un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.
Un exemplaire sera remis au Comité Social et Economique AXIMA Concept et enregistré, par ses soins, sur le site internet du CSE.
Il donnera en outre lieu à publication sur le réseau intranet d’AXIMA Concept.
Fait à Courbevoie, Le 10 juillet 2025
Pour la Société AXIMA Concept
Pour la CFDT
Pour la CFTC
Pour la CFE-CGC
Pour la CGT Annexe – Note Equans - Politique relative aux voyages et frais professionnels
Politique voyages EQUANS FRANCE 1er juillet 2025 Guide des déplacements professionnels
Politique voyages EQUANS FRANCE 1er juillet 2025 Guide des déplacements professionnels
Principes généraux et périmètre d’application
Une destination peut être accessible par différents moyens de transport.
La présente politique voyages vise à trouver un juste équilibre entre impératifs budgétaires et réduction des émissions de carbone, tout en préservant la sécurité et le confort des voyageurs. Elle vient compléter les dispositions de la politique voyages Groupe EQUANS.
Ce guide définit les principes généraux liés à la Politique voyages et des déplacements professionnels des collaborateurs sur l’ensemble du périmètre EQUANS FRANCE. Les collaborateurs de la MBU Europe Centrale affectés en France se voient appliquer les mêmes règles.
Il a pour but d’accompagner le collaborateur dans sa démarche de recherche et de réservation, tout en garantissant un budget optimal et en veillant à réduire ses émissions carbones.
En effet, la Politique voyages & déplacements professionnels s’inscrit dans le cadre du Plan Climat d’EQUANS qui vise à réduire son empreinte carbone de 30% à 40% d’ici 2030. Pour y répondre, EQUANS s’est engagé à promouvoir les modes de transport à faible émission de carbone, à limiter les vols internationaux et à exclure tous vols depuis la France pour lesquels un itinéraire ferroviaire ≤ à 3h30 existe. A cet égard, avant d’envisager un déplacement professionnel, il convient de s’interroger sur les autres options possibles en privilégiant les réunions virtuelles. Si le déplacement apparait comme indispensable, il est recommandé d’en limiter le nombre de participants et d’opter pour des modes de transport qui minimisent l’impact carbone (train).
Avant toute approbation, chaque manager doit s’assurer de l’application de ces principes par les collaborateurs de son périmètre, tout en veillant à la sécurité de ces derniers. La gestion des risques voyageurs est plus que jamais un point crucial dans la Politique voyages.
Ainsi, dans le cadre de déplacements professionnels ou de mobilité à l’international, les collaborateurs peuvent être exposés à des risques parfois méconnus ou sous-estimés. C’est pourquoi, ces déplacements professionnels sont soumis à l’application de règles strictes fixées par la Direction Sûreté EQUANS. Cette dernière définit le niveau de risque d’un pays et les obligations associées. Les règles de sûreté applicables aux personnes en mission et en mobilité à l’international sont disponibles dans la note référencée GM EQU 10 V01 FR annexée à ce guide.
Les dispositions d’assistance, de soutien et de secours des collaborateurs en cas de crise, sont directement liées au respect de cette politique (I. Règles générales : a. modalités de réservation, en particulier).
Table des matières
REGLES GENERALES A L’ENSEMBLE DES COLLABORATEURS4
Modalités de réservation4
Avion4
Hôtel5
Validation et Paiement des voyages5 Remboursement des autres frais de déplacement5 Infractions6
REGLES SPECIFIQUES AUX DEPLACEMENTS EN FRANCE ET A L’INTERNATIONAL6
Déplacements en France6
Nuit d’hôtel6 Location de véhicule de courte durée6 Train7 Frais de repas7
Missions ponctuelles à l’étranger7
Nuit d’hôtel7 Fonctionnement de l'indemnisation des missions à l'étranger7 Mission en Europe ou hors Europe8 Récupération des temps de voyages et du travail exceptionnel8
REGLES SPECIFIQUES AUX COLLABORATEURS EN SITUATION D’EXPATRIATION9
Avion9
Location de véhicules de courte durée9
Missions en France ou hors du pays d’affectation9
ANNEXES9
Règles générales à l’ensemble des collaborateurs
IMPORTANT
Certains modes de transport sont interdits pour les déplacements professionnels :
L’utilisation de véhicules à 2 ou 3 roues motorisés ou non (scooter, motos, motos taxi, trottinettes, vélos,...)
L’usage d’une plateforme de covoiturage payante ou de l’auto-stop.
Modalités de réservation
Toutes les structures d’EQUANS doivent passer par l’Agence de Voyages EGENCIA. Cette Agence est chargée du traitement des réservations (avion, train, hôtel, location de véhicules*), des émissions de billets et du reporting consolidé qui englobe les émissions carbones. L’outil de l’agence est automatiquement connecté à la base de données d’International SOS pour assurer la sécurité des voyageurs.
Tous les tarifs négociés EQUANS sont accessibles uniquement via ce mode de réservation.
L’outil de réservation en ligne proposé par l’Agence doit être privilégié pour toute réservation de déplacement professionnel (avion, train, hôtel, location de véhicules de courte durée*).
Le recours aux agents de voyages disponibles par téléphone doit être exceptionnel et réservé aux dossiers très complexes qui ne peuvent être traités en ligne.
* En complément de la plateforme Res@car si déployée dans l’entité
Avion
Classes autorisées :
Par principe, la réservation est effectuée en classe Economique
Pour un trajet total dont la durée est supérieure à 6h, la classe affaires est autorisée avec l’accord du manager (N+1). Recommandations : vols de nuit, travail immédiat du collaborateur à l’arrivée dans le pays d’accueil.
La classe First est strictement interdite.
Pour des raisons de sécurité, il est demandé de ne pas faire voyager, sur un même vol, plus de la moitié des membres du Comex / des Comités de Direction de Division ou plus de 20 personnes d’une même organisation.
Les usages à adopter et le comportement voyageur sont les suivants :
Le tarif du billet en vol direct (s’il existe) le plus compétitif doit être réservé, y compris pour les voyageurs abonnés. Si un autre vol est choisi pour une question d’horaires par exemple, la différence tarifaire par rapport au billet le plus compétitif ne doit pas excéder une marge de :
10% pour le domestique ;
15% pour le continental et l’intercontinental ;
Les réservations doivent être impérativement anticipées à :
J-14 pour les vols domestiques et continentaux ;
J-24 pour les vols intercontinentaux.
Privilégier les billets restrictifs avec flexibilité limitée : modifiables et/ou remboursables avec une faible pénalité.
Eviter le « full flex » modifiable/remboursable sans frais car très onéreux
N.B : l’outil prendra en compte les billets disponibles dans la tranche horaire demandée.
Aucun billet d’un montant supérieur à 6 000 € ne pourra être sélectionné via l’outil de réservation. Les vols complexes ou itinérants sur plusieurs pays devront faire l’objet d’une analyse par le Service Achats pour optimiser le coût de la prestation lorsque cela est possible.
Hôtel
Des Accords-Cadres sont régulièrement conclus par EQUANS avec les principaux acteurs du marché et permettent d’accéder à un nombre important d’établissements dans le monde. Il est donc indispensable d’utiliser les outils de réservation de nos agences de voyages pour avoir accès à ces tarifs, pour toute réservation de nuits d’hôtel.
Validation et Paiement des voyages
Pour rappel, il relève de la responsabilité du manager de s’assurer de la pertinence du déplacement par rapport à l’utilisation des outils de travail à distance et de veiller au respect de la Politique voyages.
Ainsi, toute demande de déplacement professionnel doit faire l’objet d’une validation par la hiérarchie.
Remboursement des autres frais de déplacement
Pour tout remboursement des frais qui ne peuvent être pris en charge par l’Agence de voyages via le paiement centralisé, il convient d’utiliser l’outil de notes de frais déployé dans l’entité d’appartenance du collaborateur (ex : taxe de séjour dans les hôtels, carburant véhicule location courte durée).
Infractions
Toutes les infractions routières commises lors de l’utilisation d’un véhicule de location dans le cadre de déplacements professionnels restent à la charge du collaborateur.
Règles spécifiques aux déplacements en France et à l’international
Déplacements en France
Nuit d’hôtel
Des plafonds déterminés par zone géographique / typologie d’agglomération s’appliquent de la manière suivante :
200 € pour Paris intra-muros ;
180 € pour les villes limitrophes de Paris ;
150 € pour les autres villes d’Île de France, les grandes villes de province > 150 000 habitants ainsi que Aix-en-Provence
110 € pour les villes de province < à 150 000 habitants
Seuls la nuit d’hôtel, le petit-déjeuner et la taxe de séjour sont intégrés dans ce montant. Les frais annexes tels que les frais de minibar, bar, téléphone personnel, télévision payante ne sont pas pris en charge par l’entreprise.
Pour bénéficier des meilleurs tarifs, il convient d’anticiper les réservations des nuits d’hôtel.
Location de véhicule de courte durée
La catégorie de véhicule autorisée dépend du nombre de passagers :
1 à 3 passagers : mini ou économique (M ou E) (= A/B)
4 passagers : Catégorie Compacte (C) sans contrainte de km.
5 passagers : Catégorie Intermédiaire (I)
La location de voiture seule doit se faire via la plateforme Res@car. Associée à un billet de transport ou une nuitée d'hôtel, la location doit se faire via EGENCIA, sous réserve que le compte de facturation centralisée soit implémenté (entités BYES). Dans tous les cas, la réservation doit être anticipée afin de bénéficier des meilleurs tarifs.
Les déplacements en taxis ou VTC sont autorisés, sous réserve d’être plus économiques que les locations de véhicules de courte durée en coût et en temps.
Train
En lien avec nos objectifs de réduction d’émission carbone de notre stratégie climat et selon la pertinence des trajets, le train doit être privilégié et notamment pour les trajets dont la durée est inférieure ou égale à 3h30.
Les meilleurs tarifs étant accessibles plusieurs semaines avant le départ, il convient d’anticiper la réservation des déplacements.
Les voyages dont la durée est ≤ à 3h30 s’effectuent en 2nde classe (la 1ère classe pourra être soumise à autorisation du manager selon les conditions/contexte du déplacement – Par exemple : A/R dans la journée).
Les voyages dont la durée est > à 3h30 peuvent être éligibles à la 1ère classe sur autorisation du manager (N+1)
Choisissez le bon tarif : billet restrictif si votre horaire est figé, échangeable si votre date de départ peut changer.
La souscription à la carte abonnement SNCF Liberté est recommandée pour les voyageurs réguliers en France quelles que soient les destinations (dès 3 allers/retours par an).
Frais de repas
Les frais de repas individuels lors des déplacements professionnels sont plafonnés à 35 € par repas. Ils sont remboursés sur note de frais sur présentation des justificatifs.
Missions ponctuelles à l’étranger
Une mission ponctuelle est une mission dont la durée est comprise entre 1 jour et 30 jours continus.
Nuit d’hôtel
Des montants plafonds sont déterminés par chaque pays en fonction de la zone géographique.
Seuls la nuit d’hôtel, le petit-déjeuner et la taxe de séjour sont intégrés dans ce montant. Les frais annexes tels que les frais de minibar, bar, téléphone personnel, télévision payante ne sont pas pris en charge par l’entreprise.
Fonctionnement de l'indemnisation des missions à l'étranger
L'indemnisation des missions ponctuelles à l'étranger est définie en fonction du lieu de la mission (Europe / hors Europe).
Sont prises en compte les différences suivantes :
Missions en Europe ;
Missions hors Europe avec location allowance < ou = à 10% ;
Missions hors Europe avec location allowance > à 10%
Les samedis, dimanches, et jours fériés non travaillés au cours de la période ne doivent pas être pointés pour les collaborateurs Bouygues Energies & Services.
Mission en Europe ou hors Europe
Sont considérées comme missions en Europe, les séjours professionnels au sein des 27 pays de l’Union Européenne, des 4 pays de l’Association Economique de Libre Echange (Islande, Lichtenstein, Norvège, Suisse), auxquels s’ajoutent le Royaume Uni, Monaco, Andorre, Saint-Marin, Le Vatican.
Pour toutes les destinations au-delà, les missions sont considérées hors Europe.
Remarque : les missions dans les départements et régions d’Outre-mer (DROM) ne peuvent être assimilées à des missions à l’étranger au sens de la réglementation fiscale.
Récupération des temps de voyages et du travail exceptionnel
Temps de voyage et droit à récupération
Il est recommandé d’éviter d’organiser des déplacements de nuit ou durant le weekend. A titre exceptionnel, la hiérarchie pourra autoriser un voyage de nuit ou de week-end, dans les conditions suivantes :
Voyage de nuit : Un voyage effectué de nuit n’est pas récupérable.
Voyage le weekend : Pour tous les collaborateurs (hors cadres dirigeants), un samedi ou dimanche voyagé donne droit à un jour de récupération, sauf vol arrivant le samedi avant 10h ou partant le dimanche après 19h.
Travail exceptionnel et droit à récupération :
Les règles ci-dessous concernent tous les collaborateurs EQUANS,
hors cadres dirigeants.
En cas de travail exceptionnel des missionnaires le samedi, dimanche et jour férié, les règles à appliquer sont les suivantes :
Application des règles de récupération existantes dans l’entité d’appartenance du collaborateur dans le cadre d’un travail exceptionnel effectif lors de la mission.
Ce travail effectif le week-end/JF lors de la mission se traduit par l’utilisation du dispositif de travail exceptionnel en vigueur dans l’entité d’appartenance du collaborateur.
Nota : les samedis, dimanches et fériés ne peuvent être travaillés qu’à la demande expresse de la hiérarchie. Le travail des dimanches et jours fériés est soumis à un accord RH préalable.
Règles spécifiques aux collaborateurs en situation d’expatriation
Avion
La classe économique doit être systématiquement utilisée pour :
La mise en place ;
Le retour définitif ;
Les rotations ;
Les congés des collaborateurs.
Location de véhicules de courte durée
Les collaborateurs éligibles à un droit à véhicule de fonction bénéficient, durant leur période de congés, d’une indemnité journalière calendaire destinée à couvrir les frais de location d’un véhicule courte durée. Cette indemnité forfaitaire ne peut se cumuler avec la prise en charge directe par l’entreprise d’une location de véhicule de courte durée.
Cette indemnité forfaitaire est versée par jour calendaire, dès le jour de leur arrivée à l’aéroport / la gare de destination, et jusqu’à la date du billet retour. Elle n’est pas versée dans le cadre des périodes de missions. (Cf. Missions). La grille de ces indemnités est définie au niveau de EQUANS. Pour la connaitre, rapprochez-vous de votre RH.
La période estivale présentant souvent des problématiques de disponibilité, il est fortement recommandé d’anticiper les réservations d’au moins 2 mois.
Missions en France ou hors du pays d’affectation
Selon les contraintes liées à la mission, l’entreprise pourra louer un véhicule sur la base d’une catégorie mini ou économique (M ou E) (= A/B) quel que soit le statut du collaborateur.
Annexes
Note GM EQU 10 V01 FR : Règles de sûreté applicables aux personnes en missions et en mobilité à l’international
Synthèse Procédure déplacement international EQUANS
L’ensemble des dispositions du présent document est applicable au 1er juillet 2025.
