ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ACCES ET D’UTILISATION DES MESSAGERIES PROFESSIONNELLES POUR LES COMMUNICATIONS SYNDICALES
ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ACCES ET D’UTILISATION
DES MESSAGERIES PROFESSIONNELLES POUR LES COMMUNICATIONS SYNDICALES
AXIMA CONCEPT
Entre les soussignés :
La société AXIMA Concept, SA au capital de 10 772 190€
dont le siège social est situé Faubourg de l’Arche – 1 Place Samuel Champlain – 92930 PARIS LA DEFENSE Immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 854 800 745 Représentée par
Monsieur agissant en qualité de Président Directeur Général
D’une part
Et :
Le Syndicat CFDT représenté par
Madame Madame Monsieur Monsieur Monsieur Agissant en qualité de Délégués syndicaux d’entreprise,
Le Syndicat CFTC représenté par
Madame Monsieur Monsieur Monsieur Monsieur Agissant en qualité de Délégués syndicaux d’entreprise,
Le Syndicat CFE-CGC représenté par
Madame Monsieur Monsieur Monsieur Agissant en qualité de Délégués syndicaux d’entreprise,
Le Syndicat CGT représenté par
Monsieur Monsieur Monsieur Monsieur Monsieur Agissant en qualité de Délégués syndicaux d’entreprise,
D’autre part
Etant précisé que les organisations syndicales signataires du présent accord satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du Code du Travail, pour la validité des accords d’entreprise.
TOC \o "1-3" \h \z \u Préambule PAGEREF _Toc22300364 \h 5 1.Champs d’application et objet de l’accord PAGEREF _Toc22300365 \h 5 2.Organisations syndicales concernées PAGEREF _Toc22300366 \h 5 3.Dispositions générales PAGEREF _Toc22300367 \h 6 4.Adresse de messagerie électronique de l’organisation syndicale et gestion des habilitations PAGEREF _Toc22300368 \h 6 5.Création et utilisation d’un nom de domaine par une organisation syndicale PAGEREF _Toc22300369 \h 7 6.Création et utilisation d’une liste de diffusion PAGEREF _Toc22300370 \h 7 6.1.Constitution par la Direction de la liste de diffusion PAGEREF _Toc22300371 \h 7 6.2.Communication de la liste aux Organisations syndicales PAGEREF _Toc22300372 \h 8 7.Utilisation de la liste de diffusion PAGEREF _Toc22300373 \h 8 8.Contenu de la diffusion syndicale par messagerie PAGEREF _Toc22300374 \h 9 8.1.Contenu général du message PAGEREF _Toc22300375 \h 9 8.2.Taille maximale des messages PAGEREF _Toc22300376 \h 10 9.Droit de retrait de la liste de diffusion constituées par l’organisation syndicale PAGEREF _Toc22300377 \h 10 10.Confidentialité – Sécurité du traitement – Information des salariés PAGEREF _Toc22300378 \h 10 11.Interlocuteur référent et responsable à la protection des données PAGEREF _Toc22300379 \h 11 12.Sanctions PAGEREF _Toc22300380 \h 11 13.Commission de suivi PAGEREF _Toc22300381 \h 11 14.Durée et entrée en vigueur PAGEREF _Toc22300382 \h 12 15.Révision et dénonciation PAGEREF _Toc22300383 \h 12 16.Formalités de dépôt et de publicité PAGEREF _Toc22300384 \h 12 Annexe 1 : Mail de la Direction – création de la liste de diffusion des communications syndicales PAGEREF _Toc22300385 \h 14 Annexe 2 : Fiche CNIL – L’utilisation de l’intranet et de la messagerie électronique de l’entreprise par les organisations syndicales PAGEREF _Toc22300386 \h 15 Annexe 3 : Charte informatique ENGIE AXIMA 2019 PAGEREF _Toc22300391 \h 16 Annexe 4 : Charte Ethique ENGIE PAGEREF _Toc22300392 \h 16
Préambule
L’accès aux Technologies de l’Information et de Communication (TIC) est, considéré comme un vecteur primordial du développement du dialogue social en ce qu’il facilite la communication entre les organisations syndicales représentatives et non représentatives ayant constitué une section syndicale, et la Direction ainsi que les salariés. La loi Travail du 8 Août 2016 est ainsi venue préciser au travers de l’article L.2142-6 du Code du travail « qu’un accord d'entreprise peut autoriser la mise à disposition des publications et tracts de nature syndicale, soit sur un site syndical mis en place sur l'intranet de l'entreprise, soit par diffusion sur la messagerie électronique de l'entreprise. Dans ce dernier cas, cette diffusion doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l'entreprise et ne pas entraver l'accomplissement du travail. L'accord d'entreprise définit les modalités de cette mise à disposition ou de ce mode de diffusion, en précisant notamment les conditions d'accès des organisations syndicales et les règles techniques visant à préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message ». Dans ce cadre, et conformément à la décision de la DRH Groupe du 29 décembre 2018, la Direction et les organisations syndicales représentatives au sein d’AXIMA Concept ont convenu d’étendre les négociations relatives à l’exercice du droit syndical à la communication. Des réunions de négociation se sont engagées début 2019. Ainsi, dans le respect des recommandations de la CNIL, les parties signataires du présent accord ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication aux organisations syndicales. Le présent accord a pour objet de faciliter l’accès des salariés d’AXIMA Concept à l’information syndicale de son choix, poursuivant ainsi l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale. Le présent accord organise, dans ce cadre, les modalités de mise en place et d’utilisation de la messagerie électronique interne par les organisations syndicales. Cet accord s’inscrit également dans le respect des dispositions prévues dans la Charte Ethique ainsi que dans la Charte Informatique en vigueur pendant toute la durée de l’application du présent accord.
Champs d’application et objet de l’accord
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’AXIMA Concept, auxquels l’entreprise reconnait le droit d’avoir librement accès aux informations syndicales de leur choix. Il vise à créer un cadre négocié pour la mise en place et l’utilisation de la messagerie électronique interne par les organisations syndicales.
Organisations syndicales concernées
Cet accord s’applique à chaque organisation syndicale représentative ainsi qu’à chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise.
Dispositions générales
AXIMA Concept autorise les organisations syndicales mentionnées à l’article 2 à utiliser la messagerie électronique de l’entreprise à des fins de communication syndicale dans les conditions définies au présent accord, et à l’exclusion de toutes autres formes d’utilisation non prévues par celui-ci. Le présent accord concerne exclusivement l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Il ne concerne en aucune façon les conditions d’expression syndicale traditionnelles qui sont expressément prévues et encadrées quant à elles par le Code du travail (affichage sur panneaux et distribution de tracts). Les organisations syndicales représentatives rappellent également qu’elles disposent de sites syndicaux accessibles à tout salarié AXIMA Concept depuis internet. Les parties au présent accord actent que l’utilisation des outils mis à disposition s’inscrit dans le respect des dispositions applicables au sein de l’entreprise, dont, notamment, la Charte Informatique, tout en prenant en compte les impératifs liés à la liberté d’expression dont bénéficient les Organisations Syndicales.
L’utilisation des technologies d’information et de communication (TIC) doit :
être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du système d’information de l’entreprise ;
ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise ;
préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message.
L’utilisation des TIC prévus au présent accord doit se faire dans le respect des lois et règles applicables relatives, notamment à :
Le Règlement Général sur la Protection des Données ;
L’informatique et libertés ainsi qu’aux préconisations de la CNIL ;
La protection des droits d’auteur ;
La confidentialité et la discrétion ;
La politique de sécurité et la Charte Informatique, ainsi que la Charte éthique ;
La protection de la vie privée et du droit à l’image ;
L’exercice du droit syndical ;
Le Règlement Intérieur ;
L’accord sur le droit à la déconnexion.
Adresse de messagerie électronique de l’organisation syndicale et gestion des habilitations
AXIMA Concept met à la disposition de chaque organisation syndicale une adresse de messagerie électronique interne « OS.AXIMAConcept@engie.com ».
La mise à disposition d’une adresse e-mail générique aux organisations syndicales définies à l’article 2 a pour objet de leur permettre d’adresser des communications syndicales aux salariés disposant d’une adresse mail professionnelle.
Afin de permettre à la Direction des systèmes d’information (DSI) d’assurer en toute sécurité la gestion de ces messageries électroniques par les OS, ces dernières devront transmettre à la DSI, à la création de l’adresse de messagerie et en cas de modification, les personnes habilitées et gestionnaire de ces boîtes mail au sein de leurs organisations syndicales.
Sous la responsabilité d’un Délégué Syndical ou du Représentant de Section Syndicale mandaté à cet effet par l’Organisation syndicale à laquelle il appartient, les Organisations Syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation, pour l’envoi de messages à caractère syndical, à destination des salariés qui ne se sont pas opposés à la diffusion de leurs coordonnées mail professionnel.
Tout envoi de communications ou de tracts syndicaux au niveau de l’entreprise doit intervenir via l’adresse de messagerie générique de l’Organisation syndicale. L’adresse e-mail professionnelle individuelle des représentants du personnel et des délégués syndicaux n’a pas cette vocation.
Création et utilisation d’un nom de domaine par une organisation syndicale
Afin d’accroitre la lisibilité, la clarté et la cohérence des contenus digitaux délivrés à l’ensemble des parties prenantes du Groupe, mais également dans le but de prévenir les contrefaçons et limiter les actions de malveillance de la part de tiers (pishing…), le Groupe a établi une politique en matière de nom de domaine. Ainsi, avant toute création de nom de domaine utilisant la dénomination « ENGIE », chaque Organisation syndicale devra effectuer la réservation dudit nom de domaine auprès de la Direction Juridique Corporate, qui pourra lui conseiller d’utiliser un sous-domaine offrant les mêmes possibilités de création de contenu.
Création et utilisation d’une liste de diffusion
Constitution par la Direction de la liste de diffusion
Les salariés doivent être clairement et préalablement informés de l’utilisation de leur messagerie professionnelle afin de pouvoir manifester leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle. Dans ce cadre, la Direction des Ressources Humaines enverra un e-mail à l’attention des salariés d’AXIMA Concept disposant d’une adresse mail professionnelle nominative, présents au 31 août 2019, afin de les informer du dispositif mis en place pour la diffusion des communications syndicales par les organisations syndicales présentes dans l’entreprise. Ce mail (joint en annexe du présent accord) informera les salariés de la communication de leur adresse mail professionnelle à toutes les organisations syndicales présentes dans l’entreprise, afin que celles-ci puissent leur adresser des communications syndicales par cette voie. Ce mail précisera la faculté pour le salarié de s’opposer à la communication de son adresse mail aux organisations syndicales, en utilisant la fonctionnalité « vote » permise par Outlook. L’absence de réponse du salarié dans les 10 jours ouvrés suivants l’envoi de ce courriel vaudra acceptation de la communication de son adresse mail professionnelle aux organisations syndicales. La Direction adressera ce mail une fois par an à l’ensemble des salariés AXIMA Concept disposant d’une adresse mail professionnelle nominative afin de mettre à jour les listes de diffusion.
Communication de la liste aux Organisations syndicales
La Direction est seule habilitée à communiquer aux Organisations syndicales définies à l’article 2 les adresses mail professionnelles des salariés, leur permettant ainsi de constituer leur liste de diffusion pour l’envoi exclusif des communications syndicales. Le fichier contenant les adresses mail professionnelles comportera le nom, prénom du salarié, son adresse mail professionnelle. Une fois par an, la Direction communiquera aux Organisations syndicales, la liste actualisée des adresses mail professionnelles des salariés qui n’auront pas refusé de mode de diffusion des communications syndicales. Le traitement de la liste de diffusion syndicale ainsi constituée, sera sous la seule responsabilité de l’organisation syndicale concernée, notamment au regard de la loi informatique et liberté dont la CNIL est garante, ainsi que de la règlementation RGPD.
Utilisation de la liste de diffusion
Les adresses de messagerie électronique des salariés ne peuvent être utilisées que dans le cadre prévu au présent accord pour la communication de publications et de tracts de nature syndicale. Au regard de l’objet du présent accord, les parties signataires conviennent de la possibilité pour chaque organisation syndicale d’adresser 12 communications par an aux salariés via la messagerie électronique. Compte tenu de la date d’entrée en vigueur du présent accord, les parties signataires conviennent de la possibilité d’adresser 4 communications aux salariés via la messagerie électronique en 2019. Au regard de la périodicité d’actualisation des listes de diffusion, les parties signataires conviennent que chaque organisation syndicale pourra ajouter les adresses mail professionnelles nominatives de salariés AXIMA Concept qui en feraient expressément la demande. L’organisation syndicale, par l’intermédiaire du délégué à la protection des données (cf article 11 du présent accord), conserve la preuve de la demande de ces nouveaux destinataires. Afin de garantir l’anonymat des salariés ayant souhaité recevoir des communications syndicales par voie de messagerie électronique, mais également pour éviter des réponses « en cascade », les Organisations syndicales s’engagent à adresser tous leurs messages électroniques à destination des salariés en mettant les destinataires en « copie cachée ». Afin d’éviter toute possibilité d’utilisation détournée, l’entreprise n’exercera pas de contrôle sur les listes de diffusion ainsi constituées. En effet, celles-ci sont susceptibles de révéler l’opinion favorable d’un salarié à l’égard d’une organisation, voire son appartenance à un syndicat déterminé, sur la base du choix opéré par ce salarié quant à son acceptation ou son refus de recevoir des messages à caractère syndical. Afin de faciliter l’envoi de messages électroniques, la Direction s’engage à intervenir techniquement afin que les listes de diffusion n’aient pas à être scindées en groupe de 500 utilisateurs maximum.
Contenu de la diffusion syndicale par messagerie
Contenu général du message
L’indication du caractère syndical du message devra systématiquement être mentionné dans l’objet du message électronique, de façon à informer clairement les salariés quant à l’origine et à la nature du message. L’envoi ou la réception de messages électroniques individuels (c’est-à-dire hors premier envoi de masse à l’ensemble des salariés concernés) bénéficient de la protection du secret des correspondances privées, dès lors que leur objet mentionne expressément leur caractère personnel et/ ou confidentiel. Il est ainsi fortement recommandé aux organisations syndicales d’apposer dans l’objet du message la mention : « Personnel - Message syndical – Nom de l’OS – Thème abordé ». Les syndicats sont seuls responsables des publications et communication effectuées par le biais des technologies de l’information et de la communication mis à leur disposition dans le cadre du présent accord. Le contenu des messages doit respecter les dispositions sur le droit à l’image, de la presse et ne doit à ce titre contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée, ni contenir de données à caractère personnel dans le respect de la Loi du 6 janvier 1978 relative à l’Informatique, aux fichiers et aux libertés. Le contenu des informations diffusées doit également respecter les dispositions relatives au secret professionnel. Les communications seront sous l’entière responsabilité de l’Organisation Syndicale concernée. Les organisations syndicales engagent donc leur responsabilité :
en cas de non-respect de dispositions de nature pénale et notamment celles relatives à l’injure et à la diffamation publiques, à la contrefaçon, aux obligations de la loi informatique et libertés, à la diffusion de fausses nouvelles ou à la provocation.
en cas de non-respect de dispositions statutaires et notamment la violation de l’obligation de discrétion professionnelle.
L’entreprise n’exercera pas de contrôle a priori sur les communications syndicales. La Direction des Relations sociales sera destinataire des communications syndicales au plus tard simultanément à leur envoi par messagerie électronique. Elle ne peut s’opposer à une publication ni procéder ou faire procéder à son retrait. Si elle estime que la publication ou son contenu est litigieux, elle pourra saisir les tribunaux compétents à cette fin. Les organisations syndicales s’engagent également à ne pas diffuser par voie de messagerie électronique :
les informations classées confidentielles par la loi : documents comptables notamment,
les informations à caractère confidentiel désignées comme telles par le groupe ENGIE ou par AXIMA Concept, présentant objectivement ce caractère, et dont la divulgation pourrait porter atteinte aux intérêts légitimes du Groupe et/ou d’AXIMA Concept.
Par ailleurs, les identités visuelles et logos ENGIE AXIMA ainsi que du Groupe ENGIE ne peuvent être utilisés sans l’autorisation expresse et préalable de la Direction, sauf s’il s’agit de procéder à la diffusion de documents émanant de la Direction, dans le respect des principes précités.
Taille maximale des messages
Le volume de communications syndicales diffusées par la messagerie ainsi que les pièces jointes doivent respecter les limites des messageries de l’entreprise (10 MO). Seules les pièces jointes compatibles avec les paliers techniques en vigueur dans les entreprises sont autorisées. En cas de constat de « surcharge réseau », la DSI AXIMA Concept pourra indiquer aux Organisation syndicales de nouvelles dispositions en matière d’utilisation de la messagerie professionnelle.
Droit de retrait de la liste de diffusion constituées par l’organisation syndicale
Les salariés qui ne se sont pas opposés à la communication et l’utilisation de leur messagerie électronique professionnelle doivent pouvoir se retirer d’une liste de diffusion et sur simple demande lors de chaque communication syndicale. Ce droit ainsi que ses modalités d’exercice devront être systématiquement rappelés dans tout message émanant de l’organisation syndicale, afin que les salariés puissent à tout moment manifester leur volonté de s’opposer à la réception de messages à caractère syndical. Un lien de désinscription devra être accessible depuis chaque communication adressée par les OS.
Confidentialité – Sécurité du traitement – Information des salariés
La confidentialité des échanges mails intervenant entre les organisations syndicales et les salariés de l’entreprise doit être préservée et garantie tant par les syndicats que par l’entreprise. L’organisation syndicale en tant que responsable de traitement au sens RGPD (Règlement Général de la protection de la donnée), est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elle entretient avec les salariés, et de sécurité des données personnelles recueillies. Les organisations syndicales devront également se conformer aux obligations d’information des salariés, et rajouter au sein de leur message, la mention légale se rapportant à leur traitement, le droit d’information des salariés sur ce traitement, et mentionner les coordonnées de leur responsable à la protection des données à caractère personnel. A titre d’exemple, la mention suivante peut être intégrée aux communications : « Toutes les données personnelles contenues dans ce mail sont traitées par [OS] en tant que responsable de traitement, et sont à destination de [OS gérant l’information] afin de procéder aux communications syndicales dans les conditions prévues à l’accord du…. Dans ce contexte et conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, vous avez la possibilité de faire une demande d'accès, de rectification, de suppression de vos données personnelles et d'opposition au traitement auprès du responsable à la protection des données à caractère personnel à l'adresse suivante : ADRESSE MAIL DU responsable à la protection des données de l’OS + adresse postale. Vous avez également la possibilité d'introduire un recours auprès de la CNIL. »
Interlocuteur référent et responsable à la protection des données
Chaque organisation syndicale définie à l’article 2 devra désigner un interlocuteur TIC (délégué syndical ou représentant section syndicale), identifié auprès de l’entreprise, qui sera en charge de s’assurer du respect des conditions générales d’utilisation des TIC telles que régies par le présent accord.
Chaque Organisation Syndicale définie à l’article 2 devra en outre désigner un responsable à la protection des données à caractère personnel (délégué syndical ou représentant section syndicale), qui aura la charge de mettre en œuvre la conformité au règlement européen sur la protection des données au sein de l’organisation syndicale qui l’a désigné s’agissant de l’ensemble des traitements mis en œuvre par celle-ci. Le responsable à la protection des données à caractère personnel choisi devra disposer de qualités professionnelles et de connaissances spécifiques sur ce sujet. Pour l’exercice de cette mission, le responsable à la protection des données à caractère personnel disposera d’une heure de délégation par mois.
Les parties conviennent qu’un même interlocuteur peut porter les deux responsabilités.
La Direction s’engage à assurer une formation interne aux interlocuteurs TIC et délégués à la protection des données désignés par les organisations syndicales ; ces formations seront animées par la DSI AXIMA Concept. Afin de sécuriser la mise en œuvre de ce dispositif de communication syndicale, la Direction répond favorablement à la demande des organisations syndicales de faire participer jusqu’à deux personnes par fonction de référent/délégué et par organisation syndicale à ces sessions de formation.
Sanctions
Les parties sont convenues des enjeux et responsabilités associées à l’utilisation des messageries professionnelles pour les communications syndicales. Dans ce cadre, elles s’accordent sur les points suivants :
Toute utilisation non conforme aux dispositions du présent accord ainsi qu’aux règles en vigueur au sein d’AXIMA Concept, relatives à l’utilisation des outils informatiques et à la protection des données, fera l’objet d’un rappel.
En cas de récidive, la suspension des connexions réseaux de l’organisation syndicale sera effectuée pour une durée de trois mois.
En cas de nouvelle récidive, il est procédé à la fermeture définitive des connexions réseaux de l’organisation syndicale.
Commission de suivi
Une commission de suivi composée d’un représentant de chaque organisation syndicale représentative signataire de l’accord et de 2 représentants de la Direction sera mise en place. Elle se réunira, un an après la date de signature de l’accord pour dresser le bilan de la mise en œuvre de l’accord et examiner les éventuelles adaptations à apporter, au regard de l’évolution des technologies de l’information au sein de l’entreprise. Par ailleurs, elle sera également réunie en cas de constat de nouvelle récidive d’utilisation non conforme aux dispositions du présent accord occasionnant la fermeture définitive des connexions réseaux de l’organisation syndicale en cause.
Durée et entrée en vigueur
La Direction et les organisations syndicales réaffirment leur volonté d’inscrire cet accord dans la durée et partagent les enjeux de la communication dans l’exercice du droit syndical. Le présent accord est donc conclu pour une durée indéterminée.
Révision et dénonciation
Conformément aux articles L 2261-7 et 2261-8 du code du travail, les parties signataires du présent accord ont la faculté de le modifier. La demande de révision qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires. La Direction et les Organisations syndicales se réuniront alors dans un délai de 2 mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions de présent accord qu’il modifiera.
La dénonciation du présent accord par la direction ou par l’ensemble des organisations syndicales signataires peut intervenir à tout moment, au terme d’un préavis de 3 mois, dans les conditions prévues à l’article L2261-9 du Code du Travail.
Formalités de dépôt et de publicité
La Direction des Ressources Humaines de la société AXIMA Concept notifiera sans délai, par courrier recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre récépissé de remise, le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Conformément aux dispositions de l’article L 2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE – Unité Territoriale des Hauts de Seine et versé sur la plateforme nationale « TéléAccords » à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
En outre, un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre. Un exemplaire en sera remis au Comité Social et Economique. Il donnera en outre lieu à publication sur le réseau intranet d’AXIMA Concept.
Fait à La Défense, le 7 novembre 2019 En 6 exemplaires originaux revêtus de signatures originales, dont un pour chacune des parties signataires
Pour la société AXIMA Concept
Monsieur, Président Directeur Général
Pour la CFDT
Monsieur (mandaté par la CFDT pour la signature des accords d’entreprise)
Madame (mandatée par la CFDT pour la signature des accords d’entreprise, en cas d’absence de M )
Pour la CFTC
MadameMonsieur
MonsieurMonsieur
Monsieur
Pour la CFE-CGC
MadameMonsieur
MonsieurMonsieur
Pour la CGT
Monsieur (mandaté par la CGT pour la signature des accords d’entreprise)
Annexe 1 : Mail de la Direction – création de la liste de diffusion des communications syndicales
Information préalable des salariés d’AXIMA Concept sur la communication
de données personnelles aux organisations syndicales
La Direction et les organisations syndicales représentatives au sein d’AXIMA Concept (liste OS signataires) ont signé, le 7 novembre 2019, un accord relatif à l’utilisation des messageries professionnelles par les organisations syndicales pour la diffusion des communications syndicales.
En application de cet accord, et dans le respect des recommandations de la CNIL, la Direction des Ressources Humaines va communiquer la liste des salariés aux organisations syndicales, afin que ces dernières puissent diffuser par mail des publications et tracts de nature syndicale (dans la limite de 12 communications par an et par organisation syndicale). Les données concernées sont le
nom, prénom, adresse mail professionnelle nominative.
Les salariés qui souhaitent
s’opposer de manière globale (c’est-à-dire ne recevoir aucun mail de la part d’aucune organisation syndicale) à la communication de ces données aux organisations syndicales peuvent le faire en [procédure] avant le …. [Période de 10 jours ouvrés] 2019.
Par ailleurs, les salariés qui souhaitent
s’opposer à l’utilisation de ces données par seulement certaines organisations syndicales (une ou plusieurs) pourront toujours le faire via le lien de désabonnement figurant dans les publications et tracts syndicaux envoyés par mail par chacune des organisations syndicales. La faculté de demander à être retiré de la liste de diffusion d’une organisation syndicale sera rappelée dans chaque courriel d’envoi d’informations syndicales.
La gestion de la liste de salariés transmise aux organisations syndicales dans le cadre de l’accord du 7 novembre 2019, est un traitement de données personnelles placé sous la responsabilité de AXIMA Concept. Une fois la liste transmise aux organisations syndicales, son utilisation devient un traitement de données personnelles placée directement sous leur responsabilité.
La liste des salariés (hors les oppositions globales exprimées) sera transmise aux organisations syndicales d’ici le 9 décembre 2019.
Annexe 2 : Fiche CNIL – L’utilisation de l’intranet et de la messagerie électronique de l’entreprise par les organisations syndicales 22 mars 2017
L’article L.2142-6 du Code du travail officialise la possibilité pour les organisations syndicales d’utiliser l’intranet et la messagerie électronique de leur employeur par voie d’accord d’entreprise. L’article L.2142-6 du Code du travail dispose qu'« Un accord d'entreprise peut autoriser la mise à disposition des publications et tracts de nature syndicale, soit sur un site syndical mis en place sur l'intranet de l'entreprise, soit par diffusion sur la messagerie électronique de l'entreprise. Dans ce dernier cas, cette diffusion doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l'entreprise et ne pas entraver l'accomplissement du travail. L'accord d'entreprise définit les modalités de cette mise à disposition ou de ce mode de diffusion, en précisant notamment les conditions d'accès des organisations syndicales et les règles techniques visant à préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message. » Ces dispositions rejoignent les recommandations formulées par la CNIL dès mars 2001 dans son rapport sur la « cybersurveillance des salariés dans l’entreprise » concernant la définition des conditions internes d’utilisation des moyens informatiques par la négociation interne. Certaines règles et principes peuvent ainsi être utilement rappelés :
La nécessité d’une négociation préalable
L’accès par les organisations syndicales à l’intranet et à la messagerie électronique de l’entreprise ne peut être considéré comme légitime que si sa mise en œuvre résulte d’une négociation, désormais rendue obligatoire par la loi.
Le respect du principe de finalité
Si la diffusion d’informations syndicales par voie électronique peut ainsi être autorisée par accord d’entreprise, les adresses de messagerie électronique des salariés ne peuvent être utilisées dans le cadre de celui-ci par les organisations syndicales ou par l’employeur pour d’autres raisons que la mise à disposition de publications et tracts de nature syndicale.
Le respect des droits d’information et d’opposition préalable
Les salariés doivent être clairement et préalablement informés de cette utilisation afin de pouvoir manifester leur accord ou leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle. L’accord conclu doit donc préciser les modalités selon lesquelles les employés peuvent s’opposer à recevoir des messages électroniques émanant d’organisations syndicales. En tout état de cause, ce droit ainsi que ses modalités d’exercice devraient être systématiquement rappelés dans tout message ultérieur afin que les salariés puissent, à tout moment, manifester leur volonté de s’opposer à la réception de messages syndicaux. Il apparaît par ailleurs utile de prévoir que l’indication du caractère syndical du message soit systématiquement mentionnée en objet du message électronique adressé, de façon à informer clairement les employés quant à l’origine et à la nature du message.
Assurer la confidentialité des échanges avec les organisations syndicales
L’accord conclu devrait également rappeler l’obligation de confidentialité à laquelle employeurs et organisations syndicales sont tenus. En particulier, toute mesure de sécurité devrait être prise afin d’assurer la confidentialité des échanges électroniques éventuels des salariés avec les organisations syndicales. Afin d’éviter toute possibilité d’utilisation détournée, l’employeur ne devrait pas pouvoir exercer de contrôle sur les listes de diffusion ainsi constituées. En effet, celles-ci sont susceptibles de révéler l’opinion favorable d’un salarié à l’égard d’une organisation, voire son appartenance à un syndicat déterminé, sur la base du choix opéré par ce salarié quant à son acceptation ou son refus de recevoir des messages à caractère syndical. Enfin, le texte nouveau ne concerne pas l’accès par les instances représentatives du personnel (Membres du comité d’entreprise, du CHSCT, de comités techniques paritaires, délégués du personnel) aux moyens informatiques de l’entreprise. Conformément, à ses précédentes recommandations, la CNIL considère qu’un tel accès devrait être reconnu et organisé selon les mêmes modalités.
