PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AUX ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2024 AU SEIN DE BALINEAU
Entre
La société
BALINEAU, société par actions simplifiée immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bordeaux sous le numéro 394 877 021, dont le siège social est situé 3, avenue Paul Langevin, 33600 Pessac, représentée par Monsieur XXX, en sa qualité de Président,
ci-après dénommée la «
Société »,
ET
Le syndicat CFDT, représenté par Monsieur XX,
Le syndicat CFE-CGC BTP, représenté par Madame XX,
Le syndicat CFE-CGC, représenté par Monsieur XX de l’Union Régionale CFE CGC de la Martinique,
Le syndicat des Travailleurs de la Construction de la Martinique (CGTM-FSM) représenté par Messieurs XX et XX,
ci-après dénommés les « Organisations Syndicales »,
ci-après dénommés ensemble les «
Parties »,
Il a été convenu ce qui suit.
PREAMBULE
Le 6 décembre 2022, un Comité Social et Economique (CSE) a été élu au sein de la Société BALINEAU.
Suite à la fusion de BALINEAU et de SBAG, les membres de la délégation du personnel au CSE de la société BALINEAU ont démissionné par lettre du 29 janvier 2024 pour permettre l’organisation d’élections anticipées pour la mise en place d’un nouveau CSE représentatif de la nouvelle configuration de la société BALINEAU.
La Direction de la Société et les Organisations Syndicales se sont rencontrées selon le calendrier suivant :
Le 26 février 2024
Le 1 mars 2024
A l’issue de ces réunions de négociations, les Parties ont convenu des dispositions présentées ci-dessous.
Il est renvoyé aux dispositions légales et conventionnelles, et en particulier aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d’élections professionnelles, concernant les thèmes qui ne seraient pas traités dans le cadre du présent protocole.
ARTICLE 1 – Date des élections
Le premier tour aura lieu du
jeudi 4 avril 2024, 13h (heure de Paris) – 7h (heure de Guadeloupe/Martinique) – 8h (heure de Guyane), au lundi 08 avril 2024 à 16h (heure de Paris) – 10h (heure de Guadeloupe/Martinique) – 11h (heure de Guyane).
Le cas échéant, si un second tour doit être organisé, celui-ci aura lieu du
jeudi 18 avril 2024 à 13h (heure de Paris) – 7h (heure de Guadeloupe/Martinique) – 8h (heure de Guyane), au lundi 22 avril 2024 à 16h (heure de Paris) – 10h (heure de Guadeloupe/Martinique) – 11h (heure de Guyane).
Pendant les périodes d’ouvertures du vote, les salariés pourront voter en tout lieu au moyen d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur connecté à internet.
ARTICLE 2 – Nouvelle configuration de la société
La Société constitue un seul et unique établissement :
-site du siège social : situé 3, avenue Paul Langevin, 33600 Pessac, dont le n°SIRET est 394 877 021 00052
Et comprenant :
Un site en Martinique 43 rue de la Clairière, 97200 Fort-de-France, dont le n°SIRET est 394 877 021 00078 ;
Un site en Guadeloupe 12, rue Nobel, BP 2183, ZI de Jarry, 97122 Baie-Mahault, dont le n° SIRET est 394 877 021 00086 ;
Ainsi que des chantiers en Guyane
En conséquence, la représentation salariale sera assurée par un seul et unique CSE pour les 2 zones identifiées : la zone Métropole et la zone Antilles-Guyane. ARTICLE 3 – Nombre de titulaires et de suppléants à élire et heures de délégation
3.1. Nombre de sièges
Conformément aux articles L. 1111-2 et suivants, l’effectif à prendre en compte, au 4 avril 2024 (date du premier tour des élections), est de 76 salariés ETP (hors intérim), répartis comme suit :
Ouvriers : 31 salariés ETP ;
Employés : 2 salariés ETP ;
Techniciens et agents de maitrise : 16 salariés ETP ;
Cadres : 27 salariés ETP.
Le nombre de représentants au CSE est donc fixé, en application de l’article R. 2314-1 du Code du travail, à 5 titulaires et 5 suppléants.
3.2. Heures de délégation
Conformément aux dispositions de l’article R.2314-1 du Code du travail, les membres titulaires disposent théoriquement d’un crédit de 19 heures par mois pour l’exercice de leur mandat pour un total mensuel de 95 heures.
Les Parties conviennent de fixer le nombre d’heures à 22 heures par mois pour l’exercice du mandat de titulaire pour un total mensuel de 110 heures.
Les Parties conviennent de fixer le nombre d’heures à 10 heures par mois pour l’exercice du mandat de suppléant pour un total mensuel de 50 heures.
ARTICLE 4 – Nombre et composition des collèges électoraux
Le personnel est réparti en 2 collèges électoraux correspondant aux catégories suivantes :
Collège 1 : ouvriers, employés, techniciens et agents de maitrise (OUVRIERS ETAM)
Collège 3 : CADRES
Compte tenu des effectifs recensés, les Parties sont convenues du nombre de sièges et de la répartition ci-après :
Collèges
Nombre de sièges
Collège 1 3 Collège 3 2
ARTICLE 5 – Représentativité hommes / femmes
Conformément l’article L. 2314-13 du Code du travail, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 4 est indiquée dans le tableau suivant :
Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il sera procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Si l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut, ne serait pas représenté. Ce candidat ne pourra être en première position sur la liste.
ARTICLE 6 – Electorat, éligibilité et listes électorales
6.1. Electorat et éligibilité des salariés de la Société
Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections, soit le 4 avril 2024 :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,
Avoir la capacité électorale,
Ne pas représenter l’employeur.
Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections, soit le 4 avril 2024 :
Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,
Être âgé de 18 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise,
Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.
6.2. Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de la Société
Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections soit le 4 avril 2024 :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir la capacité électorale,
Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 moins continus,
Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.
En revanche, conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l’entreprise utilisatrice.
6.3. Mandats successifs
Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus pour 4 ans.
Par dérogation à l’article L.2314-33 du Code du travail, les Parties conviennent de ne pas faire application du nombre maximum de 3 mandats successifs pour permettre à l’ensemble des élus actuels du CSE de la Société de se porter candidats.
6.4. Listes électorales
Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur et affichée sur les panneaux d’information au plus tard le 07 mars 2024.
Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, son âge, son ancienneté, son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité.
Les conditions d’électorat et d’éligibilité devant être remplies étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, la liste électorale reste inchangée entre les deux tours de scrutin.
ARTICLE 7 – Candidatures Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées aux 1er et 2ème alinéas de l’article L. 2314-5 du Code du travail et que les candidatures sont libres au 2nd tour.
Compte tenu des différentes localisations géographiques des sites de la Société, et afin de favoriser la présence d’élus du CSE au sein de chaque site, les organisations syndicales concernées s’engagent dans la mesure du possible, de présenter à minima :
1 candidat titulaire dans le collège 1 issu de chacune des zones
1 candidat titulaire dans le collège 3 issu de de chacune des zones
7.1. Dépôt des candidatures
1er tourLa date limite du dépôt des candidatures pour le 1er tour est fixé au 21 mars 2024 à 17h (heure de Paris) – 12h (heure de Guadeloupe/Martinique) – 13h (heure de Guyane).
Ce dépôt sera effectué auprès de Madame XX par voie électronique à l’adresse suivante : XXXX.
2nd tourSi un 2nd tour était nécessaire, les candidatures devront être déposées au plus tard le 15 avril 2024 à 17h (heure de Paris) - 11h (heure de Guadeloupe/Martinique) – 12h (heure de Guyane) auprès de Madame XX par voie électronique à l’adresse suivante : XXXX.
Lors de ce 2nd tour, les électeurs pourront voter pour des listes autres que celles présentées par les organisations syndicales.
Les listes de candidatures déposées en perspective du 1er tour seront considérées comme maintenues pour le 2nd tour.
Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1er tour.
Les listes de candidats doivent être établies par collège et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège et établissement d’appartenance, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée.
En cas de listes communes (au 1er comme au 2nd tour), les organisations syndicales concernées devront déposer, avec la liste de leur candidat, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’établissement de leur représentativité. Ces modalités seront portées à la connaissance du personnel en même temps que les listes de candidats.
Les candidatures seront diffusées par mail et affichées le 22 mars 2024 pour le 1er tour et le 16 avril 2024 en vue du 2nd tour.
7.2. Campagne électorale – Professions de foi
Une propagande électorale pourra être effectuée par les organisations syndicales dans le respect des règles légales.
Les candidats pourront, s’ils le souhaitent :
utiliser les panneaux d’affichage installés dans les locaux de la Société.
diffuser leur tract et/ou profession de foi via les moyens de communication mis à leur disposition
ARTICLE 8 – Vote électronique
Le recours au vote électronique pour les élections du CSE au sein de la Société est prévu par décision unilatérale figurant en annexe n°2 du protocole.
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées au prestataire suivant : XXX.
Un cahier des charges annexé au présent protocole d'accord comporte la description détaillée du fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales en annexe n°3 du protocole.
Concernant l’envoi des identifiants et des codes d’accès, les parties conviennent d’un envoi :
par défaut par courriel pour les électeurs disposant d’une adresse mail connue
par courrier postal pour les électeurs n’ayant pas d’adresse mail
Les Parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer l’identité des électeurs, ainsi que la sincérité et le secret du vote.
Le vote électronique se déroulera :
pour le 1er tour : le jeudi 4 avril 2024 à 13h (heure de Paris) – 7h (heure de Guadeloupe/Martinique) – 8h (heure de Guyane), au lundi 08 avril 2024 à 16h (heure de Paris) – 10h (heure de Guadeloupe/Martinique) – 11h (heure de Guyane).
en cas de 2nd tour : le jeudi 18 avril 2024 à 13h (heure de Paris) – 7h (heure de Guadeloupe/Martinique) – 8h (heure de Guyane), au lundi 22 avril 2024 à 16h (heure de Paris) – 10h (heure de Guadeloupe/Martinique) – 11h (heure de Guyane)
Avant l’ouverture du vote, l'urne électronique sera scellée et chiffrée par des mots de passe choisis par chaque membre du bureau. La réunion d'au moins deux de ces mots de passe sera nécessaire pour permettre le dépouillement.
ARTICLE 9 – Bureau de vote Un bureau de vote immatériel et unique sera chargé de veiller au bon déroulement des opérations électorales. Le bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.
Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la Direction parmi les électeurs volontaires.
Le bureau de vote est composé :
des deux salariés électeurs les plus âgés de l’entreprise (1 de chaque zone géographique) ;
du salarié électeur le plus jeune de l’entreprise ;
La présidence appartient au salarié le plus âgé.
L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions.
ARTICLE 10 – Dépouillement et proclamation des résultats Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le dépouillement des élections des membres élus du CSE sera effectué par le bureau de vote conformément aux dispositions prévues par la décision unilatérale et la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales figurant en annexes n°2 et 3.
Il aura lieu le lundi 8 avril 2024 à partir de 16h (heure de Paris) – 10h (heure de Guadeloupe/Martinique) – 11h (heure de Guyane). Dans l’éventualité d’un 2nd tour il se tiendra le lundi 22 avril 2024 à partir de 16h (heure de Paris) – 10h (heure de Guadeloupe/Martinique) – 11h (heure de Guyane).
Le bureau de vote proclame les résultats.
Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 4 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur. Chaque liste ayant présentée des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.
Dès le 8 avril, ou le 22 avril en cas de 2nd tour, les résultats sont diffusés et affichés sur les sites prévus à cet effet.
Communication de deux exemplaires en est faite à l’Inspecteur du travail territorialement compétent dans les 15 jours suivant la fin des élections. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), ainsi qu’aux organisations syndicales ayant participé à la négociation.
ARTICLE 11 – Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral
Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée : il vaut uniquement pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui seront élus, soit pour une durée de 4 ans, ainsi que pour les éventuelles élections partielles qui pourraient intervenir ultérieurement.
Il est établi est signé en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation, et remis à chaque organisation syndicale signataire.
Le présent protocole fera l’objet d’une note qui sera diffusée et affichée sur les sites prévus à cet effet.
*****
Fait à Pessac, le 1er mars 2024 en 6 exemplaires
Pour la Société BALINEAU, Monsieur XX
Pour le syndicat CFDT, Monsieur XX,
Pour le syndicat CFE CGC BTP, Madame XX,
Pour le syndicat CFE CGC représentée par Monsieur XX pour l’UNION RÉGIONALE CFE-CGC DE LA MARTINIQUE,
Pour le syndicat des Travailleurs de la Construction de la Martinique (CGTM-FSM), Messieurs XX et XX,
ANNEXES :
Calendrier prévisionnel des élections
Décision unilatérale sur le vote électronique
Cahier des charges sur le vote électronique
ANNEXE 1 : Calendrier des élections
Etapes
Dates et heures
Heure de Paris
Dates et heures
Heure de
Martinique Guadeloupe
Dates et heures
Heure de Guyane
Annonce de l'élection 8 février 2024 Invitation des organisations syndicales 8 février 2024 1ère réunion de négociation du PAP 26 février 2024 2ème réunion de négociation du PAP 01 mars 2024 Information des salariés sur les modalités du scrutin 4 mars 2024 Affichage des listes électorales 7 mars 2024 1er tour Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées 21 mars 2024 17h 21 mars 2024 12h 21 mars 2024 13h
Publication des listes des candidats et pièces attachées 22 mars 2024
Envoi des codes d'accès aux électeurs 22 mars 2024
Formation, test et scellement du système de vote 2 avril 2024
Ouverture du vote 4 avril 2024 - 13h 4 avril 2024 – 7h 4 avril 2024 – 8h
Clôture du vote 8 avril 2024 – 16h 8 avril 2024 – 10h 8 avril 2024 – 11h
Dépouillement et proclamation des résultats 8 avril 2024 – à partir de 16h 8 avril 2024 – à partir de 10h 8 avril 2024 – à partir de 11h 2eme tour Information des salariés sur le second tour et appel à candidatures 8 avril 2024
Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées 15 avril 2024 – 17h 15 avril 2024 – 11h 15 avril 2024 – 12h
Publication des listes des candidats et pièces attachées 16 avril 2024
Formation, test et scellement du système de vote 16 avril 2024
Ouverture du vote 18 avril 2024 – 13h 18 avril 2024 – 7h 18 avril 2024 – 8h
Clôture du vote 22 avril 2024 – 16h 22 avril 2024 – 10h 22 avril 2024 – 11h
Dépouillement et proclamation des résultats 22 avril 2024 – à partir de 16h 22 avril 2024 – à partir de 10h 22 avril 2024 – à partir de 11h
ANNEXE 2 : Décision unilatérale sur le vote électronique
ANNEXE 3 : Cahier des charges
Relatif à l’organisation matérielle et technique
Des élections professionnelles par vote électronique
(Prestataire AGRUME)
CAHIER DES CHARGES
RELATIF À L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE
DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES PAR VOTE ELECTRONIQUE
1.1 Cadre de la mission 1.2 Mission du prestataire 1.3 Expertise indépendante 1.4 Confidentialité des données transmises 1.5 Contenu des fichiers 1.6 Accessibilité des données 1.7 Assistance technique
Article 2 : Préparation des élections
2.1 Constitution des fichiers électeurs 2.2 Transmission des moyens d'authentification aux électeurs 2.3 Constitution du fichier candidats 2.4 Propagande électorale 2.5 Formation 2.6 Calendrier prévisionnel
Article 3 : Déroulement du vote
3.1 Hébergement du dispositif de vote 3.2 Etapes de vote pour les électeurs 3.3 Interface spécifique pour les membres du bureau
Article 4 : Clôture du scrutin et dépouillement
4.1 Dépouillement 4.2 Edition des listes d'émargement 4.3 Dépouillement 4.4 Procès-verbaux 4.5 Conservation des données
Article 1 : Présentation de la mission
1.1 Cadre de la mission
Dans le cadre de l’organisation de ses élections professionnelles, la société BALINEAU souhaite recourir à un système de vote électronique par Internet.
Sont concernés 75 salariés.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra s'inscrire dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales : le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection.
En cela, il devra être conforme en tous points aux prescriptions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique ainsi qu'aux prescriptions des délibérations n° 2010-371 du 21 octobre 2010 et n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Les données personnelles collectées pour le fonctionnement du système de vote électronique ne devront être utilisées qu’aux fins d’établir la liste électorale, adresser le matériel de vote et réaliser les émargements. Le prestataire devra également respecter les obligations d’information des personnes dont les données personnelles sont collectées telles qu’elles figurent aux articles 13 et 14 du règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD).
1.2 Mission du prestataire
Le prestataire aura pour mission :
de préparer les élections en tenant compte du protocole d'accord préélectoral,
de former les membres du bureau,
d'acheminer ou d'assurer l'acheminement des moyens d'authentification aux électeurs,
de mettre en œuvre le système de vote par Internet,
d'émettre les listes d'émargement,
de procéder au dépouillement des bulletins électroniques,
de mettre en place une cellule d'assistance téléphonique pendant le vote,
de remplir les procès-verbaux des élections,
de détruire les données et les fichiers à l’issue des délais de recours.
1.3 Expertise indépendante
Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales et réglementaires préalablement à sa mise en place.
L'expert ne doit avoir aucun lien d'intérêt avec le prestataire et doit répondre aux conditions fixées par la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Le rapport de l'expert doit être tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
1.4 Confidentialité des données transmises
Le dispositif de vote doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges.
Il doit également garantir la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote doit être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
1.5 Contenu des fichiers
Le traitement "fichier des électeurs" sera établi à partir des listes électorales. Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote, à l'organisateur et à l'équipe technique à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote feront l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement sans comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Enregistrement des données
Les données enregistrées sont les suivantes :
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège, moyens d'authentification ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms et sexe, titulaires ou suppléants, syndicat ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.
Destinataires des données
Les destinataires ou catégories de destinataires des données sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
1.6 Accessibilité des données
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront cryptés de telle sorte que le prestataire ne puisse pas en prendre connaissance de quelque manière que ce soit.
1.7 Assistance technique
Une cellule d’assistance technique sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Avant l’ouverture du vote, elle devra procéder à un test du système de vote électronique et du système de dépouillement et vérifier que l'urne électronique est vide avant de sceller le système.
A l’issue des opérations de vote et avant l’opération de dépouillement, elle devra contrôler le scellement du système.
Une hotline téléphonique sera ouverte pendant la durée des scrutins.
Il est rappelé qu'en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
En cas de perte des identifiants par un électeur, celui-ci pourra demander la génération d'un nouveau code qui lui sera communiqué selon le mode d'acheminement mis en place conformément aux prescriptions du paragraphe 2.2.
Si une donnée erronée d’un électeur a été importée empêchant celui-ci de voter, le prestataire devra prévoir un dispositif lui permettant de demande la rectification de ses données sous le contrôle des membres du bureau.
Article 2 : Préparation des élections
2.1 Constitution du fichier électeurs
Les listes électorales par collège seront transmises par l’employeur sur un support numérique aux fins d’intégration dans le système.
Il est rappelé que ces listes devront comporter les mentions suivantes :
noms et prénoms ;
date d'entrée ;
date de naissance ;
collège d’appartenance.
Les listes transmises au prestataire devront également mentionner certains des éléments suivants, en fonction du choix d'envoi et de vérification des identifiants :
adresse postale ;
adresse électronique personnelle ou professionnelle ;
numéro de téléphone portable personnel ;
numéro de sécurité sociale ;
date et département de naissance.
Ces données permettront d’attribuer des codes d’accès aux électeurs et constituer les listes d’émargement.
La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par l'employeur.
2.2 Transmission des moyens d’authentification aux électeurs
Chaque électeur recevra un identifiant et un mot de passe personnel par courrier postal à son domicile ou par email personnel et confidentiel, dans les jours précédant l'ouverture du vote.
L'adresse du site de vote, les dates et heures d'ouverture seront précisées dans cette communication.
Les identifiants et mots de passe doivent pouvoir être utilisés pour les deux tours des élections.
Le mot de passe doit être généré de manière aléatoire et l’anonymat est garanti. Le prestataire ne doit pas pouvoir accéder à ces données.
2.3 Constitution du fichier candidats
Les données suivantes doivent être transmises au prestataire :
nom de la liste,
noms, prénoms et sexe des candidats,
collège,
titulaires ou suppléants,
appartenance syndicale le cas échéant,
ordre des candidats par liste,
ordre de présentation des listes.
2.4 Propagande électorale
Les professions de foi et les logos seront transmis pour importation et intégration dans le système de vote électronique.
Ils devront expressément préciser à quelle liste ils se rapportent.
Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. La taille du logo sera identique pour toutes les organisations syndicales.
Les professions de foi qui apparaîtront en ligne, devront être transmises au format PDF d'un poids maximum égal à 2 Mo.
Les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes.
2.5 Formation
Le prestataire fournira une formation aux membres du bureau sur le système de vote électronique, soit par téléphone, soit par visio-conférence.
Une notice d'utilisation leur sera également transmise.
2.6 Calendrier prévisionnel
Le dispositif de vote devra permettre le respect du calendrier prévu dans le protocole d'accord préélectoral ou, le cas échéant, les dispositions unilatéralement arrêtées par l'employeur.
A titre indicatif, ce calendrier est le suivant :
Communication de la liste électorale J-15 Communication des listes de candidats et des professions de foi J-10 Envoi des codes aux électeurs par courrier postal J-7 Envoi des codes aux électeurs par mail J-3 Formation des membres du bureau J-2 Cérémonie de scellement du premier tour J-2 Premier tour J Dépouillement et résultats J Communication des listes de candidats et des professions de foi J+10 Cérémonie de scellement du second tour J+13 Second tour éventuel J+15 Dépouillement et résultats J+15 Destruction des données A l'expiration des délais de recours
Article 3 : Déroulement du vote
3.1 Hébergement du dispositif de vote électronique
Les serveurs de vote devront être hautement sécurisés et situés dans un centre de données situé en France.
L’application de vote devra être accessible sur tout support informatique (ordinateur PC ou Mac, Smartphone, tablette) et sur tout type de navigateur à jour (Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Mozilla Firefox).
Elle devra garantir la confidentialité du vote.
Une charte graphique pourra être définie avec la société.
3.2 Étapes de vote pour les électeurs
Lorsque l’électeur accèdera au site internet, il sera amené à suivre les étapes suivantes :
s’identifier : identifiant et code secret ;
confirmer son identité : information personnelle ou code SMS ;
prendre connaissance des listes de candidatures ;
choisir une liste ou voter blanc ;
rayer s’il le souhaite certains candidats présents sur la liste ;
relire son choix qui apparaîtra clairement à l’écran avec possibilité de le modifier avant validation ;
confirmer son choix ;
télécharger et imprimer un accusé de réception confirmant qu’il a bien participé au vote.
La validation entraîne transmission du vote et émargement.
3.3 Interface spécifique pour les membres du bureau
Les membres du bureau doivent disposer d'une interface dédiée leur permettant de suivre les votes (sans pouvoir accéder aux résultats partiels), d'éditer les listes d'émargement, de consulter le nombre de bulletins dans l'urne et de vérifier l'intégrité du système.
Ils devront également pouvoir décider toute mesure d'information et de sauvegarde, notamment pour décider la suspension des opérations de vote sans l'intervention du prestataire, en application des dispositions légales.
L'accès à l'interface sera sécurisé et limité aux utilisateurs habilités.
Article 4 : Clôture du scrutin et dépouillement
4.1 Scellement
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
4.2 Edition des listes d'émargement
L'émargement électronique doit permettre d'assurer l'unicité de vote, empêchant ainsi toute tentative de double vote.
Les listes d'émargement pourront être éditées par les membres du bureau.
4.3 Dépouillement
Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes provenant des membres du bureau.
Les clés seront remises aux membres du bureau désignés par l'organisateur du vote selon des modalités en garantissant la confidentialité.
La génération des clés doit être publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les membres du bureau de vote ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
4.4 Procès-verbaux
A la suite du dépouillement, les membres du bureau devront être en mesure de télécharger les procès-verbaux dûment remplis afin qu’ils puissent directement les signer.
4.5 Conservation des données
Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours en matière d’élections professionnelles ou, le cas échéant, jusqu'à ce que la décision de justice acquière un caractère définitif.
