ACCORD SUR L’UTILISATION DU VOTE ELECTRONIQUE DANS L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
DU GROUPE NEUFLIZE OBC
ENTRE :
BANQUE NEUFLIZE OBC, 3 avenue Hoche – 75008 Paris. Société anonyme à directoire et conseil de surveillance au capital de 383.507.453 euros
RCS PARIS 552 003 261
ABN AMRO INVESTMENT SOLUTIONS, 3 avenue Hoche – 75008 Paris. Société anonyme à directoire et conseil de surveillance au capital de 4.324.048 euros
RCS PARIS 410 204 390
NEUFLIZE VIE, 3 avenue Hoche – 75008 Paris. Société anonyme à conseil d’administration au capital de 23.994.928 euros.
RCS PARIS 377 678 917
Représentant l’UES du Groupe Neuflize OBC,
Représentée par Monsieur ……………….. agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines et Monsieur …………….. agissant en qualité de Responsable des Relations Sociales
D’une part,
Et les Organisations syndicales représentatives :
Le Syndicat Francilien C.F.T.C. des Banques et Établissements Financiers
Représenté par :
Le Syndicat Parisien C.F.D.T. des Banques et Sociétés Financières d’ile de France
Représenté par :
Le Syndicat National de la Banque et du Crédit, S.N.B., affilié à la Confédération Française de l’Encadrement C.G.C.,
Représenté par :
D’autre part.
Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.
Préambule :
Afin de faciliter la logistique et l’organisation des élections professionnelles, le Groupe Neuflize OBC a étudié la solution du vote électronique suggérée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54, modifiant les articles L423-13 et L433-9 du code du travail, qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles dans les conditions définies par le décret et l’arrêté du 25 avril 2007. Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique. La Direction des Ressources Humaines a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de présenter aux organisations syndicales les services offerts par le « fournisseur prestataire », lequel utilise les dernières technologies en matière de chiffrement et de signature électronique assurant ainsi une facilité d'accès à un vote totalement sécurisé. Ce dispositif permet notamment de :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Article I – Modalités d’Organisation des opérations
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges selon les collèges. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.
Article 1.1 : Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de du Groupe Neuflize OBC (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE).
Article 1.2 : Modalités de vote
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet. Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Article 1.3 : Modalités des élections
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. La DRH informera les salariés par mail de l’ouverture du site de vote. Une relance sera faite dans la mâtinée précédant la clôture du scrutin.
Article 1.4 : Bulletins de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Article II – Déroulement des opérations de vote
A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une personne désignée au sein de la DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote et notamment en cas de perte des codes de vote tels que décrits à l’Article II 2.1 De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 2.1 : Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral). Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Chaque saisie du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. A l’aide de ce code à usage unique, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ». Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Article 2.2 Suivi des opérations de Vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Article 2.3 Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 2.2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Article 2.3 : Cellule d’assistance technique de sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 2.4 Expertise indépendante et formalités de déclaration au registre
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au registre de traitement des données personnelles.
Article III- Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord sera déposé en sa version complète à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) de Paris ainsi qu’en sa version anonymisée pour publication sur Légifrance via la procédure de téléAccord et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole d’accord préélectoral par les moyens de communication habituellement utilisé dans le Groupe. Fait à Paris, le 21/10/2019 en 8 exemplaires originaux
Pour le Groupe Neuflize OBC
Pour le Syndicat CFDT du Personnel des Banques & sociétés financières de la région parisienne
Pour le Syndicat Chrétien des Banques et Ets. Financiers CFTC
Pour le Syndicat national de la Banque et du Crédit SNB / CFE-CGC
