ACCORD INSTITUANT LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONONOMIQUE
ENTRE LES SOUSSIGNES : la BANQUE POPULAIRE VAL DE FRANCE, dont le siège social est situé à St-Quentin-en-Yvelines, 9 avenue Newton, représentée par *** . d’une part, ET les organisations syndicales représentatives dans l’Entreprise,
CFDT FO SA/UNSA SNB/CFE-CGC d’autre part.
Il est convenu ce qui suit, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique conformément à aux dispositions de l’article L. 2314-26 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Préambule :
La Banque Populaire Val de France et les partenaires sociaux ont décidé, dans le cadre de leurs élections professionnelles, de recourir exclusivement au vote électronique, qui, compte tenu de la configuration de l’entreprise et de ses équipements (accès Internet sur chaque poste informatique et messagerie individuelle) est de nature à faciliter la participation des salariés à ce scrutin.
Cet accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales (articles R2314-16 et R2324-12 du code du travail).
La Banque Populaire Val de France a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet pour lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R. 2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Article 1 : Modalités d’organisation des opérations
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections seront organisées par la société Election-Europe, mandatée pour ce faire par la Direction.
Article 1.1 - Modalités de vote
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet à l’occasion des élections professionnelles 2018.
Article 1.2 - Modalités des élections
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Les salariés seront informés de l’organisation de ces élections dans les conditions définies au sein du protocole d’accord préélectoral. Une information sera donnée à cette occasion sur les modalités d’accès au serveur de vote qui sera un rappel de la note explicative qui sera adressée avec le code identifiant et mot de passe.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant toute la période du scrutin, de n’importe quel terminal Internet de leur lieu de travail, de leur domicile, de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Article 1.3 - Bulletins de vote
Election-Europe assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Election-Europe reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Les listes seront présentées sur une même page selon l’ordre alphabétique de la dénomination de chaque organisation syndicale. En cas de liste commune, il est tenu compte du nom de la première organisation syndicale. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Election-Europe veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Article 2 – Déroulement des opérations de vote
Article 2.1 - Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple et dans la boite de réception de sa messagerie professionnelle :
un code identifiant généré de manière aléatoire, ainsi qu’un mot de passe dont seul Election Europe aura connaissance et qui resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse d’un second tour.
une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera jointe à l’envoi.
Lorsqu’ils sont envoyés sur la messagerie professionnelle, les courriels sont traités en mode « privé » avec la mention « mail confidentiel ».
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que d’une information connue de lui seul, constituant un 3ème niveau de sécurité. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Chaque saisie de code identifiant et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
A l’aide de ce code à usage unique, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par Election-Europe.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège pour l’élection tant des titulaires que des suppléants.
L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret interroger un compteur donnant avec précision le nombre de votants pour chacune des élections (suppléants-titulaires) en vertu de l’article L 57-1 du code électoral.
En cas de perte du code identifiant et du mot de passe, le collaborateur aura la possibilité de s’adresser à la DRH, afin d’obtenir dans le cadre d’une procédure d’urgence, la communication de ces codes. Après un contrôle d’identité effectué par la DRH, les codes seront renvoyés au collaborateur directement par Election-Europe.
Article 2.2 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales
La composition du bureau de vote sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral.
Les membres du bureau de vote pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clé électronique, la liste d’émargement en ligne et suivre l’évolution de la participation électorale. Il est rappelé que le code électoral n’autorise pas la reproduction et la diffusion des listes d’émargement.
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote, sera mise en place au sein de la DRH durant toute la durée des opérations électorales.
Article 2.3 - Délégué de liste
Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste comme scrutateur. Il recevra un code d’accès au site d’administration lui permettant de suivre le bon déroulement du scrutin, l’évolution de la participation et de procéder au contrôle des urnes avant l’ouverture du scrutin.
Article 2.4 - Dépouillement des bulletins de vote électronique
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R. 2314-15 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur). Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.
Article 3 - Durée de validité de l’accord et formalités de publicité et de dépôt
Le présent accord est conclu en vue des seules élections du Comité Social et Economique qui se dérouleront en 2018.
Il entre en vigueur à compter du jour de sa signature.
Le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties et sera déposé en deux exemplaires à Direction Régionale de Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi de Saint-Quentin-en-Yvelines (une version papier et une version électronique) ainsi qu’en un exemplaire auprès du secrétariat greffe du conseil de prud’hommes de Versailles.
Un exemplaire du présent accord sera également transmis à l’adresse numérique de la Branche.
Fait à Saint-Quentin-en-Yvelines,
Le 14 septembre 2018
Pour la Banque Populaire Val de France
Pour la CFDT
Pour FO
Pour le SA /UNSA
Pour le SNB/CFE-CGC
ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGES
CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES DELEGUES DU PERSONNEL ET MEMBRES DU COMITE D’ENTREPRISE
INTRODUCTION
Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, la Banque Populaire Val de France et les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
La Banque Populaire Val de France a pris contact avec un l’entreprise Elections Europe, spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système devra assurer la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (articles R2314-9 et R2324-5).
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (articles R2314-10 alinéa 1 et R2324-6 alinéa 1 du code du travail).
Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.
Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole pré-électoral.
1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES
1.1 Principes de l’élection
La BPVF souhaite introduire un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections des membres du Comité Social et Economique.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne
l’anonymat et le secret du vote: impossibilité de relier un vote émis à un électeur
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
1.2 Modalités de l'élection
Scrutin
Il s’agit d’un scrutin de liste à deux tours avec atteinte du quorum de 50% des votes exprimés au premier tour, sans panachage, ni vote préférentiel mais avec possibilité de raturage, suivant la règle du quotient électoral avec application de la plus forte moyenne pour les sièges restant à pourvoir.
Modalités du vote
La faculté de voter électroniquement est la modalité de vote retenue de façon exclusive.
Vote Electronique :
Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.
Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.
Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.
Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole pré-électoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.
Opérations de dépouillement
A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site. La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :
Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote
Intégration automatisée des résultats du vote internet
Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.
Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote
Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.
La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par le non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote. Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats. Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.
Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :
résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;
contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.
Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :
quotient électoral ;
pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.
Les sièges sont attribués conformément aux règles reprises dans le protocole d’accord pré-électoral.
2 INTERVENANTS
2.1 – Organisation des élections
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction des Ressources Humaines de la BPVF, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.
2.2 Le Prestataire
Références
Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.
Le Prestataire doit s’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les «
Principes Electoraux »).
De façon générale le Prestataire doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.
Coordination, suivi de l’opération et garanties
Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales. Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance. Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.
Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.
Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.
En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux
Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.
Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le «
Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.
Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :
Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;
Le Logiciel ne contient aucune fonction espion ;
Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la «
Recette Interne »).
Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :
Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ;
Le rapport de l’Audit ;
ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.
Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.
3 DEFINITION DU BESOIN
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :
la fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé
la fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection
la disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération
3.1 Fonctionnalités générales attendues
Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :
la coordination de l'opération en relation avec la cellule technique RH
une assistance technique pour les organisateurs de l’élection
la réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs
le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement
le traitement et l’intégration des listes de candidats
la gestion des votes par Internet durant la période du scrutin
le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique
la fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion
la conservation des fichiers pendant les délais de recours, et dans le cas d’un tel recours, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive
la destruction des archives
3.2 Contraintes
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique. Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement. Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.
3.3 La plate-forme de vote électronique
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.
La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.
Il comprend obligatoirement :
un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification
une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires
une séparation stricte des données sera assurée :
pour le fichier des électeurs
pour la réception des votes (urne électronique)
Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …).
Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal. Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation. La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :
la fiabilité de l’ensemble
une protection des accès physiques
un contrôle d'accès logique
une gestion des droits
l’intégrité des données
la protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin
Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés. Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne. Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la cellule technique RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.
Disponibilité de la plateforme
La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau. L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote. Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption. Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la cellule technique RH. Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.
Accessibilité de la plateforme
L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé. En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle. Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente. Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales. Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des prérequis techniques sera clairement indiqué. L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plateforme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.
Accès au système de vote
L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel. L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plateforme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.
Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).
Recette
La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.
Maintenance
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et applicative.
Fonctionnalités du système de vote électronique
Horodatage L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur. L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.
Chiffrement La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.
Vérifiabilité L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.
Procédure de vote Le système de vote devra permettre :
le vote blanc
le raturage dans une liste
à l’électeur de revenir sur son choix avant validation
la confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique
la possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)
Le système de vote devra interdire :
de sélectionner plus d’une liste
de voter plusieurs fois
tout lien entre le nom de l’électeur et son vote
3.4 Mise en place d’un processus électoral
Moyens d’identification et d'authentification
A partir du fichier des électeurs, le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe. Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral. Les codes de vote par internet pourront être ré-édités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la cellule technique.
Écrans de vote
Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra supporter au moins les deux résolutions les plus largement utilisées :
1024 x 768
1280 x 1024
La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité. Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l’application web.
Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place. Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.
Paramétrage de l’élection
La cellule technique RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.
La cellule technique RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 Koctets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 800 kilooctets.
Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.
Interface de contrôle
Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.
L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.
L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.
Tests et recette
Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :
le bon fonctionnement du processus de connexion
la présence de la liste d’émargement
la présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés
la présence et l’exactitude des professions de foi et des logos
le fonctionnement du processus de vote
le fonctionnement du processus de dépouillement
Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.
Après la recette validée, le Prestataire :
détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles
scellera les listes électorales
scellera les listes de candidats
remettra à zéro le compteur des votes
videra et scellera l’urne électronique
Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.
Période de vote
L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole pré-électoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24 7/7.
Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée. La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement
l’émargement dans le fichier des électeurs
l’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique
l’impossibilité de revoter
la présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote
Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.
4 ASSISTANCE
4.1 Aux électeurs
Pendant la phase de vote par internet une permanence sera mise en place par la cellule technique RH, du lundi au vendredi, pour :
répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)
envoyer des demandes de ré-édition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification de l’électeur par la cellule technique RH sans que celle-ci ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.
4.2 A la cellule technique RH
Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :
les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration
l'information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système
les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs
l’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
A titre dérogatoire, en cas d’absence d’adresse électronique de l’électeur, les codes pourront être communiqués oralement après authentification de l’électeur par le Prestataire sur demande de la cellule technique RH
4.3 Documentation
Le Prestataire fournira :
une documentation sur le système de vote
une documentation sur le système de dépouillement
une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes
Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents.
Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.
