Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Economique et Social
Entre les soussignés :
La société BARILLA FRANCE S.A.S. Société par Actions Simplifiée au capital de 126.683.296 € Dont le siège social est situé Immeuble Horizons - 30, cours de l’île Seguin 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de NANTERRE Sous le n° 433 225 356 Représentée par son Président et sa Directrice des Ressources Humaines, dûment habilités à l'effet des présentes
D’une part,
ET
Les Organisations Syndicales représentées par :
- pour la CFE/CGC : - pour la C.G.T : - pour la FGA/CFDT : - pour F.O :
D’autre part,
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social et Economique, la Direction de la société Barilla France en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.
C’est dans ce cadre que la société Barilla France a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
OBJET DU PRESENT ACCORD ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord a pour objet de prévoir le recours au vote électronique pour les élections professionnelles au sein de la Société BARILLA France.
ARTICLE 1 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES
Parallèlement au présent accord, il sera établi un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.
Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du Comité Social et Economique. Le présent accord sera annexé au dit protocole préélectoral.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », dont le cahier des charges est annexé à titre informatif au présent accord.
La conception et la mise en place du système de vote électronique est confié à un prestataire dont le cahier des charges est annexé au présent accord.
1.1 MODALITES DE VOTE
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par un site Internet dédié sécurisé pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles du Comité Social et Economique de la Société Barilla France. Il est précisé que ce nouveau processus respecte :
Les principes fondamentaux électoraux, notamment la sincérité des opérations électorales, l’accès au vote de tous les électeurs, le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, l’intégrité des suffrages exprimés, la surveillance effective du scrutin et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection
Les dispositions légales Décret du 25 avril 2007 autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles (loi N° 2004-575, 21 juin 2004, JO 22 juin) et décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique et sa mise en œuvre.
La délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 via une matrice de conformité.
1.2 MODALITES DES ELECTIONS
Etablissement du fichier des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.
Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale (ou email).
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification selon les modalités définies ci-après et de lui faire parvenir selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Lieux et Temps du Scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole pré-électoral. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole pré-électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Des lieux de vote comprenant un ordinateur permettant d’accéder au site sécurisé de vote seront disponibles sur les sites concernés par le vote et accessibles à toutes les équipes et tous les salariés pendant leur temps de présence. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Consultation du nombre de votants :
Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
Liste d’émargement :
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
1.3 BULLETINS DE VOTE
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
1.4 LISTE DES CANDIDATS
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote. En parallèle un envoi papier des professions de foi sera réalisé au domicile de chaque collaborateur.
ARTICLE 2 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote notamment via une information sur les écrans électroniques.
Assistance aux électeurs
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote et assistance physique ou assistance à distance sur un temps très réduit, lors de l’ouverture du bureau de vote par un membre de la société prestataire.
Un site de supervision et une assistance aux électeurs seront mis en place.
Le site de supervision est réservé aux administrateurs ainsi qu’aux personnes habilitées à contrôler le bon déroulement du scrutin (membres du bureau de vote, représentants syndicaux…). Les administrateurs peuvent ainsi vérifier le taux de participation ou les contrôles d’intégrité réalisés par le système. Le chef de projet forme les administrateurs au site de supervision afin de présenter les différents modules (Arrêtés des listes électorales, participation, dépouillement…). Ce système de supervision permet une complète transparence vis-à-vis de la solution de vote.
La cellule d’assistance est disponible par mail et par téléphone. L’appel est gratuit pour les électeurs grâce au numéro vert mis à disposition. Les électeurs seront renseignés par des experts en élections qui répondront à l’ensemble de leurs questions et problématiques. En fin d’élections, un reporting sera établit afin de donner toute la visibilité nécessaire quant à l’utilisation de ces supports. Une rubrique d’aide et d’explications est aussi disponible en ligne sur le site de vote.
2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote (code confidentiel) et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.
2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
ARTICLE 3 DISPOSITIONS FINALES
3.1 DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entre en vigueur à compter de sa signature.
3.2 Révision
Le présent accord pourra être révisé, en tout ou partie à la demande de chaque partie signataire ou adhérente selon les modalités suivantes :
Toute demande devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à chacune des parties signataires et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement,
Les parties ouvriront les négociations dans le délai de trois mois suivant réception de la demande de révision,
Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.
Les dispositions de l’accord portant révision se substituent de plein droit à celles qu’elles modifient soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.
3.3 dénonciation
Le présent accord peut être dénoncé par l‘une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes selon les modalités suivantes :
La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée auprès de la DIRECCTE et au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes.
Une nouvelle négociation doit être envisagée à la demande de l’une des parties le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation.
Durant les négociations, le présent accord reste applicable sans aucun changement.
A l’issue de ces dernières, est établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.
Ces documents signés selon le cas par les parties en présence, font l’objet de formalités de dépôt dans les conditions prévues dessous.
Les dispositions du nouvel accord se substituent intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet soit la date qui a été expressément convenue, soit à défaut, le jour qui suit son dépôt auprès du service compétent.
3.4 formalités de dépôt et de publicité
Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt prévues par la loi, à la diligence de la Direction. Il sera ainsi déposé dans une version anonymisée sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail en vue des formalités de dépôt et de publication sur la base de données nationale.
De plus, le présent accord sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes de Boulogne-Billancourt.
Il sera communiqué à l’ensemble du personnel via les moyens de communication en vigueur dans l’entreprise.
Une copie sera remise aux représentants du personnel.
Une notification du présent accord sera également réalisée, dans les plus brefs délais, par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Fait à Boulogne-Billancourt, le 29/04/2019, en 6 exemplaires.
