ACCORD SUR L’UTILISATION DE L’INTRANET ET DE LA MESSAGERIE INTERNE PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES
Entre les soussignés :
La Société BOEHRINGER INGELHEIM FRANCE, dont le siège est situé 100/104 Avenue de France, 75013 Paris,
Représentée par Mme, agissant en qualité de Directrice des Affaires Sociales BI en France
D’une part,
Et :
Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Société :
C.F.D.T. représentée par
C.F.E.-C.G.C. représentée
C.F.T.C. représentée par
F.O. représentée par
U.N.S.A. représentée par
D’autre part,
Préambule
La Direction et les Organisations Syndicales souhaitent continuer à développer un dialogue social de qualité, constructif et responsable. Afin de faciliter l’exercice de leur mission, la Direction met à la disposition des Organisations Syndicales des outils de communication adaptés, à savoir les nouvelles technologies de traitement de l’information et de communication (NTIC) utilisées par la société, en particulier son Intranet.
Le principe de cet accord est que chaque salarié peut avoir librement accès à l'information syndicale de son choix en utilisant des NTIC dans le respect :
des règles de sécurité de fonctionnement du système de communication et de traitement des informations de l’entreprise,
des règles de confidentialité garantissant le respect des libertés individuelles et collectives,.
des bonnes pratiques d’envoi d’emails.
Conformément à l’article L 2142-6 du Code du travail, l’objectif de cet accord est de fixer les conditions d’accès, les modalités d’utilisation d’un panneau d’affichage électronique sur l’Intranet et, dans certaines limites, de la messagerie interne.
Ceci étant rappelé, il a été arrêté ce qui suit :
CHAPITRE 1. SITE INTRANET
Article 1. Principes
Afin de favoriser l’information des salariés de la Société, les parties au présent accord conviennent que l’Intranet, comprenant dans certaines limites l’utilisation de la messagerie électronique (e-mail) sera mis à la disposition de chaque Organisation Syndicale ou Section Syndicale au sein de l’entreprise.
Chaque site Intranet syndical sera considéré comme un panneau d’affichage électronique. A ce titre, il est soumis à la législation en vigueur portant sur les panneaux d’affichage.
Les communications contenues dans le site devront donc respecter les articles L. 2142-3 et suivants du Code du travail qui réglementent l’affichage des communications syndicales et les publications de tracts à l’intérieur de la Société.
Ce moyen de communication ne se substitue pas aux panneaux d’affichages.
Article 2. Contenu du site Intranet
Le panneau d’affichage électronique de chaque Organisation Syndicale a pour objet la diffusion d’informations à caractère exclusivement syndical ainsi que la publication de tracts syndicaux.
Les Organisations Syndicales pourront utiliser la messagerie électronique pour informer les salariés que de nouvelles informations sont disponibles sur leur site Intranet, dans les conditions prévues à l’article 8.2 du présent accord.
Les Organisations Syndicales seront entièrement responsables des communications effectuées sur leur site dont elles auront un accès protégé pour alimenter ou modifier le contenu.
A cet effet, les Organisations Syndicales s’engagent à ne pas utiliser des pratiques prohibées et notamment :
les propos diffamatoires ou injurieux (articles 131-35 et 131-13 du Code pénal) ;
l’atteinte à la vie privée, et notamment au droit à l’image (article 226-1 du Code pénal) ;
le non-respect de l’obligation de confidentialité et de secret professionnel résultant de l’article L. 2325-5 du Code du travail. La diffusion à l’extérieur de données internes ;
l’incitation à la haine (article R625-7 du Code pénal) ;
le non-respect des règles de bonne utilisation des ressources informatiques applicables aux salariés de la Société ;
le renvoi à des liens Internet extérieurs (autres que ceux autorisés ci-dessous) ;
le téléchargement de fichiers ;
la création de forums de discussions.
Les parties conviennent que toute nouvelle information insérée dans l’Intranet soit systématiquement envoyée, par l’Organisation Syndicale concernée, au Directeur des Affaires Sociales et/ou Directeur des Ressources Humaines France au moins 24h (jours ouvrés) avant sa publication avec l’indication que cette information fait l’objet ou non d’un mail d’information d’un nouveau contenu selon l’article 8.2. De façon exceptionnelle, ce délai pourra toutefois être raccourci dès lors que le Directeur des Affaires Sociales et/ou Directeur des Ressources Humaines France aura confirmé à l’Organisation Syndicale concernée avoir eu le temps d’en prendre connaissance avant sa publication.
Les parties conviennent que les Organisations Syndicales pourront rajouter les logos des réseaux sociaux limitativement énumérés (Facebook, Twitter) comprenant des liens hypertextes renvoyant vers les pages de leur Organisation Syndicale. Cette disposition est introduite dans l’accord pour une durée déterminée d’un an à compter de l’entrée en vigueur du présent accord. A l’issue de cette année, les parties feront un bilan de l’utilisation de ces liens afin de définir si cette disposition est reconduite. Sans accord des parties, les liens hypertextes seront supprimés des pages intranet.
Article 3. Règles de fonctionnement du site Intranet
Les Organisations Syndicales devront respecter la charte graphique en vigueur au sein de la société (disponible sous l’intranet) qui offre une large palette de couleur et de style. Elles pourront néanmoins utiliser leurs logos officiels respectifs quand bien même ceux-ci dérogeraient à cette charte graphique.
En tout état de cause, chaque site Intranet syndical devra rester équilibré et harmonieux avec l’ensemble de l’Intranet.
Article 4. Administrateur
Les sites des Organisations Syndicales seront hébergés sur l’Intranet mais seront gérés directement par les Organisations Syndicales. A ce titre, un administrateur sera désigné par Organisation Syndicale.
Les Délégués Syndicaux Centraux ont la qualité d’administrateur suppléant. En cas d’absence de Délégué Syndical Central, il s’agira du Représentant de la section syndicale.
Article 5. Accès au site
Chaque site sera accessible aux salariés inscrits à l’effectif de la société.
Article 6. Position et dénomination du site
Le site Intranet des Organisations Syndicales sera référencé sous l’Intranet RH sous la dénomination « Intranet Syndical ».
Au sein de ce site, chaque Organisation Syndicale sera identifiée par son nom.
Article 7. Confidentialité
L’entreprise s’engage à assurer la confidentialité des consultations de ce site. C’est pourquoi, elle s’engage à ne pas rechercher l'identification des salariés consultant ce site, ni à mesurer les fréquences d’utilisation de chaque site et de chaque page.
CHAPITRE 2. MESSAGERIE ELECTRONIQUE
Article 8. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique
8.1. Communications individuelles
Afin de tenir compte des pratiques actuelles de communications individuelles des Organisations Syndicales par la messagerie électronique, les communications sont autorisées dans les limites suivantes :
La communication entre une Organisation Syndicale et ses membres au sein de la société, des Organisations Syndicales entre elles au sein de la société, et avec les membres de leur confédération ;
La communication avec les adhérents de leur Organisation Syndicale ;
Les échanges avec leurs interlocuteurs au sein de la Direction ;
Les échanges avec un salarié de la société.
Toutes les communications et/ou informations électroniques collectives (notes d’information, compte-rendu, tracts…) à l’égard de tous les salariés de la société sont donc expressément exclues.
8.2. Information d’un nouveau contenu de l’Intranet
La messagerie pourra être utilisée pour les communications destinées à informer les salariés que de nouvelles informations sont disponibles sur l’Intranet de l’Organisation Syndicale. Dans ce cadre, chaque Organisation Syndicale aura la possibilité d’adresser, dans la limite de 14 fois par an, un message électronique aux salariés de la Société afin de les informer d’un nouveau contenu sur leur Intranet.
Le caractère syndical du message doit être systématiquement mentionné en objet du message électronique, de façon à informer les salariés quant à l’origine et à la nature du message.
Du fait de ce dispositif, aucun salarié ne doit se trouver en situation de recevoir de l’information syndicale s’il ne l’a pas explicitement souhaité. Les salariés doivent être informés de la possibilité d’accepter ou de refuser un tel message syndical sur leur messagerie professionnelle. Dans ce but, les Organisations Syndicales s’engagent à respecter le format d’e-mail fournit en annexe du présent accord.
La Direction pourra prendre toute mesure nécessaire en cas de non respect de ces dispositions.
8.3. Information de la tenue d’une réunion d’information syndicale
La Direction et les Organisations Syndicales conviennent, en outre, de la possibilité d’utiliser la messagerie électronique (e-mail) afin d’informer les salariés d’un établissement de la tenue d’une réunion d’information syndicale, dès lors que cette réunion aura fait l’objet de l’information préalable de la Direction d’établissement prévue dans l’accord de droit syndical.
Dans ce cadre, l’e-mail ne devra comporter aucune prise de position, mais contenir seulement la date, l’heure, le lieu et le sujet de la réunion.
Article 9. Règles de fonctionnement de la messagerie
Les Organisations Syndicales devront utiliser la messagerie électronique selon les règles en vigueur au sein de la société.
Article 10. Confidentialité
L’entreprise s’engage, dans le cadre du respect de la liberté individuelle, à assurer la confidentialité des communications prévues à l’article 8.1 du présent accord.
CHAPITRE 3. RESPONSABILITES & SANCTIONS
Article 11. Responsabilités
Le Délégué Syndical Central ou représentant de la Section Syndicale en tant que représentant de l’Organisation Syndicale sera responsable des conditions d’utilisation et du contenu du site Intranet et de la messagerie électronique qui lui sont confiés par l’entreprise.
Il devra s’assurer que les membres de son Organisation Syndicale respectent les modalités d’utilisation définies dans le présent accord ainsi que les consignes générales d’utilisation de l’e-mail.
En outre, l’administrateur sera responsable de la diffusion du mot de passe.
Article 12. Sanctions
Le non respect des règles énoncées dans le présent accord sera considéré comme une faute pouvant entraîner la fermeture du site pour une durée de 2 mois et la remise en cause immédiate de l’utilisation de la messagerie informatique dans le cadre de l’activité syndicale et/ou sociale au sein de la société. En tout état de cause, la fermeture du site sera précédée d’un entretien contradictoire avec le représentant de l’Organisation Syndicale en question afin de recueillir les explications sur le non respect des règles de cet accord.
Par ailleurs, la société se réserve la possibilité d’agir en référé devant la juridiction compétente en cas d’infraction aux règles énoncées dans le présent accord.
CHAPITRE 4. ORGANISATION MATERIELLE
Article 13. Moyens
La Direction veillera à ce que chaque Organisation Syndicale dispose d’un ordinateur et d’une imprimante par site où l’Organisation Syndicale est présente.
Elle équipera les ordinateurs d’une adresse e-mail propre à chaque Organisation Syndicale.
Article 14. Modalités pratiques
A compter de l’entrée en vigueur du présent accord, sa mise en œuvre sera réalisée de la manière suivante :
Construction des sites
Les Organisations Syndicales seront invitées à travailler avec les Systèmes d’Information afin de construire leur site.
Formation
Afin de favoriser l’utilisation de cet outil informatique avant l’alimentation de leur site, une formation adaptée sera organisée à l’intention des administrateurs à raison d’un représentant par Organisation Syndicale. Cette formation sera également proposée à l’ensemble des Délégués Syndicaux Centraux et des représentants de Sections Syndicales.
Alimentation des sites
Dès lors que le site sera construit et que leurs membres auront bénéficié de la formation, il sera possible à chaque Organisation Syndicale d’alimenter son site.
Article 15. Entrée en vigueur & durée de l'accord
Le présent accord prendra effet à la date de sa signature. Il est conclu pour une durée indéterminée.
Il pourra faire l’objet de révision par l’employeur et les organisations syndicales du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement sans réserve et en totalité, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.
Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.
Le présent accord peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires. La dénonciation doit être notifiée à chacun des signataires par lettre recommandée avec accusé de réception, elle prend effet à l’expiration d’un délai de préavis d’une durée de trois mois.
La dénonciation ne peut porter que sur l’ensemble de l’accord.
Si la dénonciation émane de la totalité des signataires, employeur ou salariés, l’accord dénoncé continue de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant un an à compter de l’expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation doit s’engager à la demande de l’une quelconque des parties, dans les trois mois suivant la dénonciation.
Article 16. Formalités de dépôt
Le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives.
Il sera ensuite déposé :
sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail,
ainsi qu’auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Paris.
Article 17. Publication de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant ni les noms ni les prénoms des négociateurs et des signataires.
Fait à Paris, le 28 novembre 2019
Pour BIF Directrice des Affaires Sociales Pour les SYNDICATS :
Le délégué syndical CFDT
Le délégué syndical CFE CGC
Le délégué syndical CFTC
Le délégué syndical FO
Le délégué syndical UNSA
MODELE D’EMAIL A UTILISER PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES DANS LE CADRE DE CET ACCORD
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