PROTOCOLE D’ACCORDRELATIF A L’UTILISATION DES NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES
ENTRE
La Caisse d’allocations familiales de la Vendée, représentée par :
Directrice
ET
Les organisations syndicales représentées par :
CFDT
Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales, représentatives ou non, ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme.
L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
Depuis plusieurs années, la direction de la Caf de la Vendée a ouvert son intranet aux organisations syndicales, permettant à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
Cet accord a pour objet de définir les modalités de cet accès et les règles techniques tout en rappelant les droits et les devoirs de chacun, parmi lesquels se trouve la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message conformément à l’article L 2142-3 et suivants du code du travail.
L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles de sécurité informatique énoncées par la charte de sécurité du système d’information et la politique générale de la sécurité des systèmes d’information.
Ce protocole d’accord pourra être adapté en fonction des évolutions techniques relatives la transformation numérique interne (TNI).
Article 1 – Principe
Chaque organisation syndicale, représentative ou non au sein de l’organisme, ayant désigné un délégué syndical ou un représentant de la section syndicale pour la représenter auprès de la direction peut disposer d’un accès sur l’intranet de la Caf. Cet accès permet la consultation de l’intranet mais aussi la mise à jour et l’alimentation d’un espace d’information dédié à chaque organisation syndicale.
L’accès se fait à partir de la page d’accueil, sous la rubrique « vie sociale », sous la catégorie « syndicat X » du portail Cafcom.
Article 2 – Contenu
Le contenu de l’espace d’information est librement déterminé par chaque organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical (article L.2131-1 du code du travail).
Il est placé sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale.
L’espace d’information ne doit contenir ni injure, ni diffamation, conformément aux dispositions législatives et réglementaires relatives à la presse. La protection de la vie privée et le droit à l’image doivent être respectés.
Un exemplaire des communications syndicales est transmis à l’employeur et à l’ensemble du personnel par la messagerie électronique, simultanément à l’affichage électronique.
Article 3 – Messagerie
Article 3-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales
La messagerie ne peut être utilisée que pour l’envoi et la réception d’informations à caractère exclusivement syndical.
Les organisations syndicales utilisent la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la direction et des salariés.
Dans tous les cas, les salariés peuvent s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un lien de désabonnement inséré au bas du message.
Les messages collectifs relatifs à une nouvelle publication syndicale de base sont rédigés de la manière suivante : « nom du syndicat : information syndicale » et le message : « A la date du XX/XX/XXXX, une nouvelle information a été enregistrée dans le site syndical X ».
Les délégués ou représentants syndicaux ne peuvent utiliser leur messagerie professionnelle pour une communication à caractère syndical.
Article 3-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.
Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.
L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.
Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.
Article 4 – Accès à internet
Un accès à internet est accordé aux organisations syndicales.
Article 5 – Organisation matérielle
L’accès à l’intranet, à l’espace d’information et à la messagerie peut se faire à partir des postes mis à disposition par la direction de la Caf ou du poste de travail sous condition que les délégués syndicaux ou les représentants de la section syndicale soient en mandat syndical.
La capacité de chaque rubrique est limitée à un maximum de 20 pages par syndicat.
Un poste installé dans le local syndical est mis à la disposition des délégués syndicaux ou des représentants de la section syndicale par la direction de la Caf.
Les matériels restent la propriété de l’employeur. Ils sont sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui apportent la plus grande attention à leur condition d’utilisation et à leur conservation.
L’entretien courant et la fourniture des consommables sont assurés par la Caf de la Vendée, propriétaire du matériel.
Article 6 – Architecture des rubriques « organisations syndicales »
Les diverses informations des organisations syndicales sont disponibles pour l’ensemble des salariés sur l’intranet à partir de la rubrique « vie sociale » accessible depuis la page d’accueil du portail Cafcom.
Chaque organisation syndicale y dispose d’un accès.
Article 7 – Protection des sites
Les sites intranet décrits dans ce protocole sont hébergés sur l'architecture informatique de la Caf. Ils disposent du même niveau de sécurité, que la Caf maintient dans le cadre des normes et standard techniques imposées par la caisse nationale.
Les dispositions internes relatives à la sécurité informatique s’imposent à l’ensemble des utilisateurs (charte de sécurité du système d’information et politique générale de la sécurité des systèmes d’information).
De même, les organisations syndicales doivent veiller au respect du Règlement Général de Protection des Données Personnelles. Celles-ci sont responsables vis à vis de la CNIL des données qu'elles utilisent. Ces recommandations sont accessibles via le site www.cnil.fr.
Article 8– Engagement de la Direction de la Caf
Dans le cadre du respect de la liberté individuelle, la direction de la Caf s’engage à ne pas chercher à identifier les salariés consultant les différentes bases décrites par le présent accord.
Article 9 – Engagements des syndicats
Les publications des organisations syndicales visées par le présent accord respectent les textes légaux en vigueur ainsi que la charte de sécurité du système d’information et la politique générale de la sécurité des systèmes d’information.
Le système de messagerie mis à la disposition des organisations syndicales ne peut faire l’objet des pratiques suivantes :
Mises à disposition et visualisation de vidéos, d’images animées, de bande son,
Téléchargement,
Interactivité (forum, chat…),
Diffusion de tracts par messagerie,
Diffusion collective démultipliée (chaines de message),
Envoi abusif en nombre de mails.
Article 10 – Non-respect des règles d’utilisation des TIC par les organisations syndicales
En cas de non-respect du présent accord dans un premier temps, la direction de la Caf adresse selon le cas à l’organisation syndicale concernée une lettre précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires qui n’a pas respecté le présent accord.
Une réunion est alors tenue entre les parties en vue de régler le différend.
Si à l’issue de cette rencontre, le différend persiste, la direction de la Caf saisira la juridiction compétente pour statuer sur le litige. En l’espèce, il s’agit du Tribunal judiciaire.
La procédure ci-dessus décrite s’applique en cas de récidive.
Article 11 – Entrée en vigueur
Le présent protocole est applicable au jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du code de la Sécurité sociale) et se substitue de plein à droit à compter de cette date à l’ensemble des dispositions, usages et décisions unilatérales en vigueur.
Article 12 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans.
Un bilan de l’application du présent accord sera établi annuellement et présenté à l’occasion de la négociation annuelle obligatoire.
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Article 13 – Modalités de publicité
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme.
L’accord sera transmis à la direction de la Sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D 224-7-3 du code de la sécurité sociale. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la direction de la Sécurité sociale, et, en l’absence d’un retour de la direction de la Sécurité sociale, à l’issue d’un mois après avis du COMEX.
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L123-1 et L123-2 du code de la Sécurité sociale).
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et du secrétariat du greffe des prud’hommes.
Par ailleurs, il sera publié sur le portail interne de l’organisme une fois agréé.
