PROTOCOLE LOCAL RELATIF A L’UTILISATION DE L'INTRANET ET DE LA MESSAGERIE PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES A LA CPAM D'ILLE ET VILAINE
Préambule
Ce protocole remplace le protocole local du 2 juin 2015 relatif à l’utilisation de l’intranet et de la messagerie par les organisations syndicales.
Ce protocole s’inscrit également dans les préconisations de l’article 11 du protocole national du 1er février 2008 relatif à l’exercice du droit syndical.
Les dispositions prévues au présent protocole incluent les dispositions légales concernant notamment l’obligation pour l’employeur de mettre à disposition des organisations syndicales des panneaux d’affichage. Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.
Article 1 - Objet
Ce protocole a pour objet de définir, conformément aux textes légaux en vigueur et aux recommandations de la CNIL, les conditions dans lesquelles la direction autorise les organisations syndicales disposant d’un délégué syndical ou d’un représentant de section syndicale dans l’organisme, à utiliser les moyens de communication informatiques de la CPAM : Intranet, Extranet et messagerie.
Il traite également des moyens mis à disposition des organisations syndicales pour utiliser ces outils et de l’incidence de ce dispositif sur la diffusion des tracts syndicaux papier.
Article 2 – La mise à disposition d’une rubrique sous Intranet
La direction met à disposition de chaque organisation syndicale, une sous rubrique de l’Intranet intégrée à la Rubrique « Vie Sociale ». Chaque salarié pourra accéder à l’intégralité des informations syndicales diffusées sous l’Intranet. La direction de la CPAM d’Ille et Vilaine s’engage, dans le cadre du respect de la liberté individuelle, à ne pas chercher à identifier les salariés consultant les pages syndicales.
Les dispositions relatives à l’Intranet s’appliquent de la même façon à l’Extranet
Article 2.1 – Contenu de la rubrique syndicale
L’information syndicale diffusée relève de la responsabilité du délégué syndical ou représentant de section syndicale. Cette mention sera affichée dans la présentation de la rubrique syndicale.
Le contenu des pages Intranet sera librement déterminé par chaque organisation syndicale, sous réserve que ce contenu soit exclusivement de nature syndicale. Ces informations ne pourront être modifiées par l'employeur. La rubrique de chaque organisation syndicale comportera trois parties :
une partie "présentation de l'organisation syndicale"
une partie "ressources documentaires", pouvant comprendre jusqu’à 5 sous-rubriques maximum, dont une rubrique correspondant à l’archivage des tracts par ordre chronologique (le plus récent en 1er, sous réserve de faisabilité technique)
une partie « actualités» : tracts, article, focus
Au niveau de chaque partie, il sera possible d’insérer des liens internet, des documents particuliers.
Chaque information devra être identifiée sous le logo de l'organisation syndicale qui en est à l'origine. Les organisations syndicales ne devront pas utiliser le logo de l'Assurance Maladie que ce soit sous sa forme déposée ou sous une forme modifiée. Les logos syndicaux ne devront pas être utilisés par l'employeur. Les communications syndicales diffusées respecteront les textes légaux en vigueur. Ainsi, il est rappelé que le contenu des pages Intranet ne doit contenir, ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée, et que le contenu des informations diffusées doit, également,
être conforme aux statuts des organisations syndicales ( exclusion des publications de nature politique) et respecter les dispositions réglementaires relatives au secret professionnel.
En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre ou un mail lui précisant la nature exacte du différend. Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.
Article 2.2 – Création et mise à jour de la rubrique syndicale
La rubrique syndicale a été créée en respectant la charte graphique du site Intranet. Les mises à jour ne devront pas modifier cette présentation.
En cas de modification de la structure du site ou de la charte graphique, la direction informera les organisations syndicales des modifications envisagées.
La mise en ligne de l’information syndicale pourra être réalisée, au choix de l’organisation syndicale, par elle-même ou par le secrétariat de la Direction des Ressources.
Quel que soit le moyen retenu, la mise en ligne d’une information devra être précédée d’une information auprès de la direction (Directrice et Directrice Adjointe en charge des Ressources) par remise d’un exemplaire papier ou par messagerie au moins 24 heures avant.
En cas de mise en ligne par l’organisation syndicale, celle-ci devient propriétaire de la rubrique intranet (et extranet). Le délégué syndical (ou le représentant de section syndicale) devra désigner, par écrit, les personnes habilitées à intervenir (4 maximum par syndicat). Ces dernières bénéficieront d’une formation à la publication sur intranet, dans les deux mois maximum suivant la demande.
En cas de mise en ligne par le secrétariat de la Direction des Ressources, l’organisation syndicale devra fournir un exemplaire du document sous forme dématérialisée. Les documents déposés à J, avant 17 heures, seront mis en ligne, sauf difficultés techniques, au plus tard à J + 1 avant 16 heures. Le secrétariat prévient l’organisation syndicale de la mise en ligne.
La mise en ligne des tracts sera signalée dans l’Intranet via une « alerte recommandée » (notification) à l’ensemble du personnel par le délégué syndical (ou le représentant de section syndicale) ou les personnes habilitées par le délégué syndical (ou le représentant de section syndicale). Chaque salarié pourra ensuite consulter l’information et gérer ces « recommandations ». Chaque tract sera identifié dans la recommandation par le nom du syndicat signataire, son titre et un résumé (texte de 3 lignes maximum).
Article 2.3 – Capacité de la rubrique syndicale
La gestion de la rubrique syndicale (classement, suppression…) sera effectuée par les personnes habilitées de chaque organisation syndicale ou par le secrétariat de la Direction des Ressources sur demande du délégué ou représentant syndical.
En cas de dépassement de la capacité de la rubrique, la direction prendra contact avec le délégué concerné.
Article 2.4 – Protection de la rubrique syndicale
Les rubriques des organisations syndicales bénéficient de la même protection que les autres rubriques de l’Intranet de la CPAM d’Ille et Vilaine.
Article 2.5 – Statistiques
Les statistiques de consultation de la rubrique « vie sociale » et des sous-rubriques seront transmises, chaque trimestre, à chaque organisation syndicale.
Article 3 - Utilisation de la messagerie
Dans le cadre de l’exercice de leurs mandats, les élus sont autorisés à utiliser les messageries professionnelles, dans les conditions définies ci-après, pour communiquer entre eux, avec la direction, avec le personnel. Pour des raisons pratiques, les élus peuvent utiliser une adresse de messagerie « externe » spécifique à leur syndicat et identifiée comme telle.
Article 3.1 – Attribution des boîtes génériques
Chaque organisation syndicale se verra attribuer
, à sa demande, une boîte générique identifiée au nom du syndicat.
Le délégué ou représentant syndical est le gestionnaire de cette boîte.
Article 3.2 – Utilisation des boîtes génériques
L’utilisation de cette messagerie devra respecter les dispositions de la charte annexée au Règlement Intérieur. Cette messagerie peut être utilisée par les agents ou la direction pour communiquer avec l’organisation syndicale. Elle peut être utilisée par l’organisation syndicale pour répondre individuellement aux messages envoyés par les agents, pour communiquer avec la direction ou avec les salariés adhérents au syndicat. Sous réserve d’une information préalable de la Direction, il sera possible d’utiliser la messagerie pour échanger avec une catégorie de salariés. Dans ce cas, le syndicat devra être bien identifié et la mention « possibilité de refuser l’information » intégrée au message. En dehors de ces modalités, la boîte syndicale ne peut être utilisée pour l’envoi de messages collectifs à l’ensemble du personnel ou à un groupe d’agents non adhérents. Les échanges réalisés dans ce cadre sont soumis au respect des engagements de la charte de messagerie annexée au règlement intérieur.
L’envoi de messages par les personnes habilitées ne peut se faire que pendant les heures de délégation, ou sur le temps de pause, ou en dehors du temps de travail sur le lieu du travail La boîte peut être consultée à partir du local syndical ou à distance, par les personnes habilitées sur leur poste de travail. L’utilisation de la messagerie ne devra pas perturber l’activité professionnelle des personnes envoyant ou recevant des messages et devra rester compatible avec le bon fonctionnement des services.
Article 4 - Moyens matériels mis à disposition des organisations syndicales
En fonction des autorisations budgétaires de la CNAM, la direction met à disposition de chaque organisation syndicale représentative dans l’organisme, dans le local qui lui est affecté, un matériel informatique, équipé d’un pack de logiciels bureautiques, permettant d’accéder aux sites Intranet et
Extranet de la caisse, à Internet et aux outils permettant de communiquer à distance.
Chaque organisation syndicale disposera à sa demande d’un poste fixe et éventuellement d’un matériel d’impression en fonction des possibilités de la caisse. Chaque organisation syndicale disposera des habilitations nécessaires et si nécessaire d’une carte permettant d’accéder à l’Intranet et l’Extranet en consultation et de mettre à jour la rubrique syndicale. Les matériels et la carte sont placés sous la responsabilité du délégué syndical de chaque organisation syndicale pour leur utilisation et leur conservation. En cas de dysfonctionnement ou de question technique, l’organisation syndicale devra s’adresser à la hot line de la Direction Informatique, qui assure la maintenance du matériel et des logiciels, dans les mêmes conditions que pour les services de la caisse.
Article 5 - Diffusion des tracts papier
Compte tenu des moyens de communication mis à disposition des organisations syndicales par ce protocole, la diffusion des tracts papier s’effectuera de façon conforme aux textes en vigueur, sur les lieux de passage des salariés, de pause, dans les bureaux collectifs ou secrétariats. Cette diffusion ne doit pas provoquer un trouble injustifié à l’exécution normale du travail (pas d’interruption du travail des salariés).
Article 6 – Les panneaux d’affichage
L’article L 2142-3 du Code du Travail dispose que :
« L’affichage de communications syndicales s’effectue librement sur des panneaux réservés à cet usage, distincts de ceux affectés aux communications des délégués du personnel et du comité d’entreprise.
Un exemplaire des communications syndicales est transmis à l’employeur, simultanément à l’affichage.
Les panneaux sont mis à la disposition de chaque section syndicale suivant des modalités fixées par accord avec l’employeur. »
Il est rappelé que ces affichages sont faits sous la responsabilité des représentants syndicaux qui sont seuls habilités à effectuer des mises à jour (ajout, suppression de documents).
Il est convenu que les panneaux d’affichage syndical, de taille suffisante, sont installés selon les principes suivants, à adapter selon les spécificités de chaque site:
A la Tour, l’affichage est fait dans les couloirs des sanitaires
En dehors de la Tour, les panneaux sont a minima en principe installés dans les locaux de pause lorsqu’ils existent et permettent l’accès à l’information.
Sur chaque panneau, l’affichage est réservé aux organisations syndicales représentatives et à celles ayant constitué une section syndicale, les informations relatives aux Délégués du Personnel et au Comité d’Entreprise (puis au Comité Social et Economique) étant publiées dans l’Intranet (et sur le site internet pour le CE)
Le Pôle Logistique assurera l’installation ou la mise à jour sur les différents sites.
Article 7 - Durée de l’accord et publicité
Article 7-1 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du 1er jour du mois suivant son agrément. Il peut être dénoncé dans les conditions légales par chacun des signataires sous réserve du respect d’un préavis de deux mois.
Article 7-2– Publicité
Il sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale pour obtention de l’agrément, avec copie à la Mission Nationale de Contrôle, ainsi qu’à la CNAM.
Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et au greffe du Conseil des prud’hommes.
