à l’utilisation du vote électronique lors de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration
Protocole d’accord RELATIF A L’UTILISATION DU VOTE ELECTRONIQUE lors de l’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Entre d’une part :
La Caf de l’Hérault, représentée par son Directeur,
Et d’autre part :
Les organisations syndicales représentatives soussignées,
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Conformément aux articles L 212-2 et D 231-5 et suivants du Code de la Sécurité sociale, la Caf de l’Hérault est administrée par un Conseil d’administration au sein duquel siègent, avec voix consultative, trois représentants du personnel élus.
En application de l’article D 231-22 du Code de la Sécurité sociale, les représentants du personnel sont élus pour la durée du mandat du conseil d’administration.
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration qui aura lieu au plus tard le 29 mai 2026 dans le cadre des opérations de renouvellement du conseil d’administration de la Caf de l’Hérault.
Article 1 : DISPOSITIONS GENERALES
Le présent accord prévoit l’utilisation du vote électronique pour la désignation des représentants du personnel au Conseil d’administration, sous réserve que ce système de vote soit prévu par le protocole d’accord préélectoral.
Le protocole d’accord préélectoral devra nécessairement comporter une description détaillée du fonctionnement du système de vote retenu, ainsi que du déroulement des opérations électorales.
Le système de vote devra respecter strictement :
Le système de vote et le cahier des charges associé qui sera établi devra strictement respecter : - les dispositions de l’articles R2314-6 et suivants du code du travail ; - la délibération de la CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet ; - le Code de la sécurité sociale ; - le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) actuellement en vigueur ;
Le cahier des charges du système de vote électronique sera tenu à la disposition des salariés auprès du secrétariat de la Direction des ressources et sera également mis à disposition sur l’intranet.
Article 2 : EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE
Par le présent accord, les parties conviennent que l’utilisation du vote électronique est exclusive de tout autre système de vote, y compris de celle du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Article 3 : CHOIX DU PRESTATAIRE
Conformément à l’accord-cadre interbranche 22/AC/09 de mise à disposition d’une solution de vote électronique par internet pour les élections professionnelles au sein des organismes de Sécurité sociale conclu par l’Ucanss, la Caf de l’Hérault a réalisé la sélection du prestataire chargé du scrutin parmi les trois prestataires titulaires de l’accord-cadre.
A l’issue des opérations de mises en concurrence réalisées par la Caf de l’Hérault, l’entreprise LEGAVOTE a été retenue pour assurer l’organisation du vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration.
Le prestataire retenu devra impérativement respecter les éléments de cadrage figurant au présent accord.
De plus, il devra assurer le respect des principes fondamentaux électoraux, notamment la sincérité des opérations électorales, l’accès au vote de l’intégralité des électeurs, le caractère secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, l’intégrité des suffrages exprimés, la surveillance effective du scrutin, ainsi que le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.
Article 4 : PRINCIPES GENERAUX DU DROIT ELECTORAL
Conformément aux articles R 2314-6 et R 2314-7 du Code du travail, le vote électronique peut être mis en œuvre uniquement dans le respect des principes généraux du droit électoral.
4.1 SECURISATION DU VOTE
4.1.1 Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales.
Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement :
le nom et prénom des salariés,
l’âge des salariés,
la date d’embauche et/ou l’ancienneté des salariés dans l’organisme à la date du scrutin en fonction du système retenu,
le collège d’appartenance des salariés.
Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.
Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms et prénoms des salariés, leur collège d’appartenance, ainsi que leur moyen d’authentification. Seuls les électeurs peuvent avoir accès à ce fichier, s’agissant des informations les concernant.
Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège d’appartenance, ainsi que le nom et prénom des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel, à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin.
Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège d’appartenance, le nom et prénom des candidats, ainsi que leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction, préalablement à la tenue du scrutin.
4.1.2 Sécurité de l’adressage des moyens d’authentification
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Conformément aux recommandations de la CNIL, le code d’accès (login) et le mot de passe permettant l’authentification de l’électeur seront envoyés séparément par le biais de deux canaux différents. Les modalités d’adressage seront définies au sein du protocole d’accord préélectoral.
Le code d’accès et le mot passe sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.
Conformément aux recommandations de la CNIL, lors de la connexion au système de vote électronique, un troisième identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse sera demandé au salarié. Ce troisième identifiant sera défini au sein du protocole d’accord préélectoral.
En cas de perte ou de non-réception du code d’accès et/ou du mot de passe, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire afin que ses moyens d’authentification lui soient adressés sur son adresse électronique professionnelle figurant dans le fichier des électeurs transmis au prestataire. La procédure complète de récupération sera définie dans le protocole d’accord préélectoral.
Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique, notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement, devront être conformes aux dispositions des articles R 2314-6 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.
4.2 SEPARATION DES SYSTEMES ET APPLICATIONS
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et les données relatives à leur vote doivent être traitées par des systèmes distincts, dédiés et isolés. Ces deux systèmes informatiques seront dénommés fichier « listes électorales » pour le premier et fichier « contenu de l’urne électronique » pour le second.
Article 5 : CAHIER DES CHARGES
5.1 MISE EN œuvre DU VOTE
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.
La procédure de récupération de ses codes personnels sera définie dans le protocole d’accord préélectoral.
Une cellule d’assistance téléphonique sera mise à la disposition par le prestataire dès l’envoi des identifiants de connexion et jusqu’à l’issue du scrutin pour aider les électeurs dans leur processus de connexion et de vote. Elle sera accessible gratuitement aux électeurs.
Ces informations seront précisées dans la note explicative relative aux modalités pratiques d’organisation du vote électronique, qui sera diffusée à l’ensemble des salariés préalablement à l’ouverture du vote.
5.2 DEROULEMENT DU VOTE
Le vote électronique pourra être mis en œuvre par les électeurs à tout moment pendant la période du scrutin définie au sein du protocole d’accord préélectoral depuis tout support muni d’un accès à internet (ordinateur, smartphone, tablette), sur le lieu habituel de travail ou sur tout autre lieu.
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur Internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.
Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès, son mot de passe ainsi que le troisième identifiant. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix.
Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation.
À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.
Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.
Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
5.3 CONTRoLE DU FONCTIONNEMENT DU système DE VOTE ELECTRONIQUE
Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect du Code du travail. Cette formalité a été accomplie par l’Ucanss dans le cadre de la passation de l’accord-cadre interbranche 22/AC/09 de mise à disposition d’une solution de vote électronique par internet pour les élections professionnelles au sein des organismes de Sécurité sociale.
Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique. Le prestataire devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.
5.4 DEPOUILLEMENT
L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux modalités de vote par voie électronique.
Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
5.5 CONSERVATION DES FICHIERS APRES LE SCRUTIN
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, le prestataire retenu devra conserver les fichiers supports sous scellés, puis procéder à leur destruction dans les conditions prévues par l’article R 2314-17 du Code du travail.
Article 6 : INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS
Chaque salarié, y compris ceux en absence longue durée, disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 7 : FORMALITES
L’employeur s’engage à réaliser toutes les formalités nécessaires en matière de protection des données personnelles.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Article 8 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DU PROTOCOLE D’ACCORD
Le présent accord est conclu à durée déterminée, pour le déroulement de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration, dont le scrutin est prévu au plus tard le 29 mai 2026.
Le présent protocole entrera en vigueur le jour suivant son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale.
Article 9 : REVISION
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. À la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Article 10 : NOTIFICATION, DEPOT ET PUBLICITE DU PROTOCOLE D’ACCORD
Un exemplaire signé du présent accord sera remis à chaque organisation syndicale représentative signataire, ainsi qu’aux organisations syndicales représentatives non-signataires.
Conformément aux articles D 2231-2 et suivants du Code du travail, un exemplaire du Protocole d’accord est déposé auprès du Secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Montpellier.
Conformément au Décret n° 2018-362 en date du 18 mai 2018, ce Protocole d’accord sera mis en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
Ces formalités de publicité et de dépôt sont réalisées par l’employeur.
