Accord d'entreprise CAISSE ALLOCATIONS FAMILIALES DE PARIS
PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF AUX MODALITES D'ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE LA CAF DE PARIS
Application de l'accord Début : 24/11/2021 Fin : 17/02/2022
PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA CAF DE PARIS
SOMMAIRE
TOC \t "TITRE ACCORD 1;1" ARTICLE 1 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES3 ARTICLE 1.1 - PRINCIPES GENERAUX3 ARTICLE 1.2 - MODALITES DE VOTE3 ARTICLE 1.3 - MODALITES DES ELECTIONS4 ARTICLE 1.3.1 - PARAMETRAGE DU SYSTEME4 ARTICLE 1.3.2 - ETABLISSEMENT DU FICHIER DES ELECTEURS4 ARTICLE 1.3.3 - LISTES DE CANDIDATS ET BULLETINS DE VOTE5 ARTICLE 1.3.4 - SCRUTIN5 ARTICLE 1.3.4.1 - LIEUX ET TEMPS DU SCRUTIN5 ARTICLE 1.3.4.2 - OUVERTURE DU SCRUTIN6 ARTICLE 1.3.4.3 - PARTICIPATION6 ARTICLE 1.3.4.4 - MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE ET LISTES D’EMARGEMENT6 ARTICLE 1.3.4.5 - ASSISTANCE AUX ELECTEURS7 ARTICLE 1.3.4.6 - GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN7 ARTICLE 1.3.4.7 - CLOTURE DU SCRUTIN7 ARTICLE 2 - CONTROLE, INFORMATION ET FORMATION7 ARTICLE 2.1 - CONTROLE7 ARTICLE 2.2 - INFORMATION8 ARTICLE 2.3 - FORMATION8 ARTICLE 3 - DEPOUILLEMENT & PROCES VERBAL8 ARTICLE 4 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES DONNEES8 ARTICLE 5 - EFFET ET DUREE DE L’ACCORD8 ARTICLE 6 - VALIDITE9 ARTICLE 7 - COMMUNICATION DE L’ACCORD9 ARTICLE 8 - DEPOT DE L’ACCORD9 ANNEXE 1 :CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE
Entre d’une part,
- la Caisse d’Allocations Familiales de Paris, représentée par M…, agissant en qualité de Directeur Général,
et, d’autre part,
- les organisations syndicales soussignées,
il a été convenu de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.
PREAMBULE
Dans le cadre de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels et du décret n° 2017-1535 du 3 novembre 2017 modifié relatif à l’élection des représentants du personnel dans les Conseils et Conseils d’administration des caisses nationales, de l’agence centrale et des organismes locaux du régime général de sécurité sociale, les parties signataires du présent accord décident d’aménager le processus des opérations électorales au sein de la Caf de Paris en ayant recours au vote électronique, afin de faciliter les opérations matérielles de vote et de dépouillement.
En conséquence, pour les prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d’administration de la Caf de Paris, les parties conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et des modalités de vote.
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe choisi par l’organisme, dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions réglementaires prévues pour les élections professionnelles énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du code du travail, ainsi que dans le respect des recommandations de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).
ARTICLE 1 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES
ARTICLE 1.1 - PRINCIPES GENERAUX
Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, conclu selon les conditions de l’article L. 2314-6 du code du travail définissant notamment le calendrier, les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales, notamment les conditions d’envoi par la Caf de Paris des documents de propagande et celles du vote électronique. Les négociations de ce protocole d’accord préélectoral réuniront l’ensemble des organisations syndicales mentionnées à l’article L. 2121-1 du Code du travail.
Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d’administration de la Caf de Paris.
Le présent accord sera annexé au protocole d'accord préélectoral.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par, mandaté pour ce faire par la Direction et dénommé ci-après le prestataire.
ARTICLE 1.2 - MODALITES DE VOTE
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration.
Le système de vote électronique devra respecter les principes généraux du droit électoral.
Le vote électronique se déroulera, pour le scrutin des représentants du personnel au Conseil d’administration, pendant une période délimitée qui sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.
La Caf de Paris s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système assure, conformément à l’article R. 2314-6 du code du travail, les prescriptions suivantes :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales et les listes de candidats,
la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification et ce par voie postale,
la confidentialité du vote,
la sécurité de l'émargement,
la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes, conformément aux articles R. 2314-7 et R. 2314-8 du code du travail :
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, à savoir le prestataire,
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
Le traitement dénommé "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL.
ARTICLE 1.3 - MODALITES DES ELECTIONS
ARTICLE 1.3.1 - PARAMETRAGE DU SYSTEME Le système sera paramétré par le prestataire pour les élections des représentants au Conseil d’administration de la Caf de Paris et comprendra, conformément au protocole d’accord préélectoral ultérieur, le nombre de sièges à pourvoir ainsi que leur répartition par collège (employés et cadres).
ARTICLE 1.3.2 - ETABLISSEMENT DU FICHIER DES ELECTEURS
A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.
Le fichier des électeurs enregistrera les données suivantes :
noms et prénoms des inscrits,
Numéro d’agent
date d’entrée dans l’entreprise (institution),
date et lieu de naissance,
collège d’appartenance,
adresse postale,
adresse mail professionnelle au format : nom.prénom@cafparis.cnafmail.fr
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
ARTICLE 1.3.3 - LISTES DE CANDIDATS ET BULLETINS DE VOTE Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages du site internet de vote et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote.
Les listes de candidats et bulletins de vote devront mentionner les données suivantes :
collège d'appartenance,
noms et prénoms des candidats,
l'appartenance syndicale, le cas échéant, accompagnée du logo correspondant.
Les listes de candidats et les bulletins de vote seront présentés sur un seul et même écran.
Les listes de candidats seront présentées dans l’ordre alphabétique des organisations syndicales. Les candidats au sein de chaque liste seront présentés dans l’ordre d’éligibilité, tel que transmis par chaque organisation syndicale. Les bulletins de vote blancs seront présentés en dernière position.
Les professions de foi des listes seront intégrées sur le site internet de vote.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
ARTICLE 1.3.4 - SCRUTIN ARTICLE 1.3.4.1 - LIEUX ET TEMPS DU SCRUTIN Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le scrutin à venir, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des scrutins, de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal Internet, en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections.
Le dernier jour du scrutin, des postes informatiques dédiés au vote seront mis en place dans des salles réservées au vote sur les centres de gestion de :
Finlay,
Nationale
Laumière,
La Chapelle,
permettant ainsi aux électeurs qui le souhaitent, et notamment aux salariés travaillant en open space, de voter en toute confidentialité.
Afin d’accompagner les éventuels électeurs en difficulté tout en garantissant le respect de la confidentialité, une équipe d’accompagnateurs sera présente dans chaque salle de vote.
Ces équipes seront composées d’un membre de chaque organisation syndicale représentée aux élections et d’un membre de la Direction des Ressources Humaines.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
ARTICLE 1.3.4.2 - OUVERTURE DU SCRUTIN
Le système de vote électronique aura préalablement été scellé par les membres du bureau de vote.
Le scrutin sera ouvert automatiquement, le jour et à l’heure prévue par le protocole d’accord préélectoral.
ARTICLE 1.3.4.3 - PARTICIPATION Le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Pour ce faire, les membres du bureau de vote désignés par le protocole d’accord préélectoral auront un accès à une interface, accessible avec login et mot de passe, leur permettant de visualiser le taux de participation et la liste des seuls électeurs ayant voté, en temps réel.
En fonction du taux de participation, la Direction des Ressources Humaines pourra relancer les électeurs pendant le scrutin.
Pendant le scrutin, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert. Elles sont ensuite conservées par la Direction des Ressources Humaines.
En aucun cas des résultats partiels en cours de scrutin ne pourront être fournis par le système de vote électronique.
ARTICLE 1.3.4.4 - MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE ET LISTES D’EMARGEMENT
La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.
Chaque électeur recevra, avant le scrutin, sur sa messagerie professionnelle et par deux envois distincts, un code d’accès (login) puis un mot de passe.
Chaque électeur recevra également à son domicile, avant le scrutin, par courrier simple précisant l’adresse électronique du site internet de vote, un code d’accès (login) généré de manière aléatoire par le prestataire. Il recevra dans les mêmes conditions, son mot de passe confidentiel, également généré de manière aléatoire par le prestataire.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de 3 éléments :
code d’accès (login)
mot de passe confidentiel,
numéro d’agent.
La connexion au site internet de vote se fait à travers des liaisons sécurisées par cryptage et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site internet de vote.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Seules les listes correspondant à son collège lui seront proposées.
Les opérations de vote devant conduire à l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration de la Caf de Paris, le prestataire sera garant de la ventilation des personnels dans les collèges conformément au fichier électeur transmis.
La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique. La liste d’émargement enregistre les données suivantes :
collège d’appartenance,
nom et prénom des électeurs ayant voté,
heure et date du vote.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Le code d’accès (login) et le mot de passe confidentiel fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.
Un récépissé pourra être téléchargé directement sur la plateforme de vote ou être envoyé à l’adresse mail professionnelle de l’électeur.
ARTICLE 1.3.4.5 - ASSISTANCE AUX ELECTEURS
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
Avant même l’ouverture du scrutin, une notice explicative sera disponible sur l’intranet de la Caf de Paris.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de la Direction des Ressources Humaines, pour toute information et particulièrement en cas de perte ou non réception des identifiants de vote.
Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.
Enfin, une plateforme téléphonique sera joignable 24h/24 et 7j/7.
Par ailleurs, durant toute la durée du scrutin, le service informatique de la Caf de Paris sera particulièrement mobilisé pour répondre aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail, qui empêcheraient l’accès au site internet de vote.
ARTICLE 1.3.4.6 - GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
ARTICLE 1.3.4.7 - CLOTURE DU SCRUTIN Le scrutin sera clôturé automatiquement, à la date et à l’heure prévue par le protocole d’accord préélectoral. Le site internet de vote sera alors rendu inaccessible aux électeurs.
ARTICLE 2 - CONTROLE, INFORMATION ET FORMATION
ARTICLE 2.1 - CONTROLE
L'employeur met en place une commission électorale (dénommée « cellule d’assistance technique » à l’article R 2314-10 du code du travail) chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle dispose des outils nécessaires pour s’assurer de la bonne mise en œuvre de la plateforme de vote électronique. A ce titre, elle dispose de codes d’accès spécifiques lui permettant de :
Procéder au scellement/descellement des urnes électroniques,
Suivre le taux de participation en temps réel des scrutins en cours de vote,
Mettre en pause le scrutin si une irrégularité est constatée,
Contrôler l’intégrité du scrutin en déclenchant une prise d’empreinte de la solution, permettant de s’assurer que rien n’a été modifié en cours de vote,
Suivre en temps réel des alertes techniques, applicatives et les interventions éventuelles sur la solution de vote après le scellement dans un journal des interventions sécurisé, non modifiable et accessible uniquement par les seules personnes habilitées.
Desceller les urnes électroniques et déchiffrer les expressions de vote pour accéder aux résultats de l’élection et aux listes d’émargement.
Elle est composée des personnes suivantes :
le chef de projet dédié par le prestataire,
les membres du bureau de vote,
un représentant de la Direction,
une représentation de la Direction des Ressources Humaines.
ARTICLE 2.2 - INFORMATION
Conformément à l’article R. 2314-11 du code de la sécurité sociale, les organisations syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
Chaque salarié, en amont du scrutin, disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique.
Elle sera transmise à tous les salariés par courrier et disponible dans le Cafcom dans la rubrique « Elections » créée pour l’occasion.
ARTICLE 2.3 - FORMATION
Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation a lieu à l’occasion du scellement de l’urne, en amont de l’ouverture du scrutin.
ARTICLE 3 - DEPOUILLEMENT ET PROCES VERBAL
Après descellement de l’urne par la saisie de codes confidentiels détenus par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle de la commission électorale prévue à l’article 2.1 du présent protocole.
Le système pré-remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux adaptés à la présente élection.
ARTICLE 4 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES DONNEES
Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours prévu à l’article D. 231-21 du code de la sécurité sociale et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 5 - EFFET ET DUREE DE L’ACCORD
Le présent protocole d’accord est applicable à compter de la date de sa signature sous réserve de l’obtention de l’agrément visé à l’article 6.
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du protocole d’accord préélectoral lié aux prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d’administration de la Caf de Paris.
Il cessera immédiatement de produire tout effet dès que les résultats de l’élection réalisée desdits représentants seront fermes et définitifs.
ARTICLE 6 - VALIDITE
L’accord n’aura vocation à s’appliquer à la Caf de Paris que sous réserve de l’agrément prévu aux articles L. 123-1 et L. 123-2 du code de la sécurité sociale.
ARTICLE 7 - COMMUNICATION DE L’ACCORD
Le texte du présent accord, une fois signé, est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
La Direction s’engage, après agrément du Ministère, à faire connaître l’existence de cet accord et l’ensemble de ses dispositions aux salariés par tous les moyens de communication dont elle dispose.
Le texte intégral de l’accord sera notamment disponible dans l’espace « Les accords, règlementation et affichages obligatoires » du Cafcom de la Caf de Paris, dans sa rubrique « Vie au travail ».
ARTICLE 8 - DEPOT DE L’ACCORD
Le présent accord, est déposé dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5-1, L. 2231-6, D. 2231-2, D. 2231-4 et D. 2231-7 du code du travail, à savoir :
dépôt de la version signée par les parties, sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail accompagné d’une copie du courrier de notification du texte à l’ensemble des organisations représentatives à l’issue de la procédure de signature et d’une version publiable ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et signataires.
remise d’un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes.
