Protocole d’accord portant modalités d’organisation, par vote électronique, du renouvellement 2024 des représentants du personnel au Comité social et économique de la CAF de Paris
La Caisse d’allocations familiales de Paris dont le siège est situé 50, rue du Docteur Finlay à Paris (75015), représentée par Monsieur ; agissant en qualité de Directeur général, régulièrement mandaté par le Conseil d’administration, dénommée ci-après la CAF de Paris, d’une part, Et
Les organisations syndicales signataires, prises en la personne de leurs représentants respectifs, dûment mandatés d'autre part, Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique, en vue du renouvellement des représentants du personnel au Comité social et économique de la CAF de Paris, dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au long de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.
La CAF de Paris et les organisations syndicales signataires définiront dans le protocole d'accord préélectoral conclu dans les conditions de l’article L 2314-6 du code du travail le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Il est utilement rappelé que toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, depuis n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.
La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera non plus, aucune réduction de salaire.
Article 1er : Principe du recours à un prestataire
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à l’un des prestataires spécialisés dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique retenu dans le cadre du lot 1 du marché national 22AC09 relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique via internet pour les élections professionnelles au sein des organismes de Sécurité Sociale.
Dans ce cadre, un cahier des charges constitué des prescriptions réglementaires prévues pour les élections professionnelles sera établi et tenu à la disposition des salariés qui pourront le consulter auprès du service des Relations sociales (Finlay bureaux 266/267). Il sera également consultable sur le Cafcom de l’entreprise.
Plus précisément, le prestataire s’engage à respecter :
Les exigences de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et les exigences du Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique,
les dispositions du Code du travail relatives aux élections professionnelles, notamment les articles R 2314-10 sur les données relatives aux électeurs inscrits et à leur vote, aussi les articles R 2314-12 et R 2324-8 relatifs aux moyens de vote électronique dans le cadre des élections professionnelles. Les principes généraux du droit électoral devront être strictement respectés à savoir : intégrité du vote, anonymat et sincérité du vote, unicité du vote et confidentialité,
enfin, les recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) applicables aux élections et notamment la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, les parties signataires décident que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la solution technique choisie est celle de la société dont le siège social est, ci-après dénommé le prestataire.
Les parties signataires reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Article 2 : Cadre géographique des élections
Ces élections concernent le Comité social et économique de la CAF de Paris, mis en place au niveau de l’entreprise.
Article 3 : Date et lieu des élections
Le premier tour des élections des membres du Comité social et économique, et le cas échéant le second tour se dérouleront par vote électronique aux dates fixées par le protocole d’accord préélectoral. Les salariés pourront voter selon les horaires fixés par le protocole d’accord préélectoral pour l’ensemble des collèges.
Article 4 : Formation des acteurs
Le prestataire prendra en charge la formation des membres du bureau de vote et autres acteurs concernés.
La formation couvrira les thèmes suivants :
Présentation du processus électoral et des rôles des différents acteurs ;
Conformité, sécurité et accessibilité du système de vote ;
Démonstration du fonctionnement du site de vote ;
Modes opératoires du scellement et du dépouillement.
Un dossier de vote test sera mis en œuvre en préparation des séances de formation.
Parallèlement, une vidéo de démonstration du vote à l’attention des électeurs pourra être mise à la disposition de la CAF de Paris par le prestataire.
Article 5 : Le scellement
A l’issue de la formation des membres des bureaux de vote et des tests effectués, le scellement du système de vote interviendra après une dernière vérification de la bonne préparation du système de vote, sous le contrôle des membres des bureaux de vote.
La verification couvrira notamment :
Le paramétrage du système de vote ;
La plage d’ouverture des scrutins ;
Les droits d’accès des différents utilisateurs ;
Les données et documents définitifs enregistrés (listes électorales, candidatures et documents associés);
La présentation des candidatures et la cinématique du vote pour chaque scrutin ;
Le bon fonctionnement des serveurs de vote ;
L’absence de votes et d’émargement dans les urnes.
Le prestataire assurera sans délai toute modification de dernière minute éventuellement nécessaire.
Au cours de la séquence, les clés de déchiffrement seront générées et remises aux membres du bureau de vote électronique.
Après vérification de l’absence de votes et d’émargement, les serveurs de vote seront isolés et scellés, puis le « code de scellement » du système de vote sera affiché en séance.
Ce code correspondra au système expertisé installé et son intégrité sera contrôlée toutes les 30 secondes. Il pourra être contrôlé à tout moment par les membres du bureau de vote.
Article 6 : Déroulement des opérations de vote
Article 6.1 : Envoi du matériel de vote
Le prestataire générera pour chaque électeur un identifiant et un mot de passe aléatoires.
Les identifiants seront adressés aux électeurs par courrier postal.
Les courriers seront constitués des éléments suivants :
Une enveloppe à double fenêtre faisant apparaître le logo de la CAF de Paris ;
Une feuille A4 recto-verso imprimée en couleur comprenant :
au recto, la lettre d’invitation à voter contenant l’adresse du site de vote et l’identifiant personnel de l’électeur ;
au verso, une notice explicative du vote par internet.
Les courriers adressés au domicile de l’électeur seront affranchis au tarif G3 premium (J+3).
Afin de préserver le secret des identifiants des électeurs, les courriers seront produits et mis sous pli sans aucune intervention manuelle, selon un processus certifié.
Au cours des opérations de vote, une procédure de secours sera mise en place à l’attention des électeurs ayant perdu ou n’ayant pas reçu leurs identifiants.
Ces électeur pourront contacter le support électeur, dont le numéro Vert est rappelé sur la page de connexion. Ils pourront également utiliser le « support en ligne », accessible via un lien figurant sur la page de connexion, qui leur permettra de retirer leur identifiant via un formulaire d’authentification.
Dans le respect des recommandations de la CNIL issues de la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019, les mots de passe seront adressés aux électeurs séparément des identifiants, selon la procédure présentée à l’article 6.2.4 ci-après :
Article 6.2 : Déroulement du vote
Article 6.2.1 : Mise en ligne de l’espace de vote
L’espace de vote sera accessible depuis une adresse https sécurisée dès la transmission des codes aux électeurs.
L’espace de vote sera personnalisé aux couleurs de la CAF de Paris et correspondra aux détails des scrutins.
Il sera ouvert 24h/24 pendant la période de vote et accessible via tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels, sans aucune installation (en particulier la présence du logiciel Java sur le terminal utilisé ne sera pas requise).
Il contiendra une page d’aide avec la notice explicative du vote au format PDF, une vidéo tutoriel et les coordonnées du support électeurs.
Il présentera le bureau de vote et les candidatures des scrutins concernant l’électeur ainsi qu’une note d’information sur les élections.
Via le site de vote, le prestataire mettra en œuvre ses technologies spécifiques : authentification avancée, affichage contrôlé, protection du navigateur, offuscation par polymorphisme, anonymisation complète.
Article 6.2.2 : Page de connexion à l’espace de vote
L’espace de vote sera accessible via une connexion sécurisée.
L’électeur se connectera en saisissant son identifiant et une donnée personnelle.
Les mentions obligatoires relatives aux données personnelles seront accessibles via un lien figurant sur la page de connexion.
Les électeurs ayant perdu ou n’ayant pas reçu leur identifiant pourront contacter le Support électeur, dont le numéro Vert est rappelé sur la page de connexion.
Ils pourront également utiliser le « support en ligne », accessible via un lien figurant sur la page de connexion, qui leur permettra de retirer leur identifiant via un formulaire d’authentification.
Article 6.2.3 : Page d’accueil personnalisée de l’électeur
Une fois authentifié, l’électeur accédera à une page d’accueil personnalisée. Un message de bienvenue lui permettra de vérifier qu’il a été identifié et d’accéder aux informations à sa disposition.
L’électeur sera invité à retirer son mot de passe avant d’exprimer son vote.
Article 6.2.4 : Retrait du mot de passe
En cliquant sur « Mot de passe », l’électeur devra saisir un numéro de téléphone mobile, ou une adresse email, ou encore un numéro de téléphone fixe afin de recevoir son mot de passe par sms, par email, ou via un serveur vocal, selon les canaux autorisés.
Le mot de passe sera immédiatement généré et adressé à l’électeur par le serveur de vote, via le canal choisi par l’électeur.
Les électeurs pourront retirer à plusieurs reprises leur mot de passe. Si un retrait est effectué plus de 5 minutes avant le précédent, un nouveau mot de passe est généré, annulant et remplaçant le précédent.
Article 6.2.5 : Page de présentation des scrutins
Ayant retiré son mot de passe, l’électeur accèdera à la page de présentation des scrutins le concernant.
Il sera invité à cliquer sur le lien « Vote à exprimer » successivement pour chacun des scrutins.
Article 6.2.6 : Page de présentation des scrutins
Ayant cliqué sur « Vote à exprimer » pour le premier scrutin, l’électeur sera invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc). L’électeur pourra raturer certains candidats de la liste choisie.
Des informations et photographies pourront être attachées aux candidats. Aucune trace de l’intention de vote de l’électeur ne sera transmise aux serveurs ni conservée sur le terminal.
Article 6.2.7 : Page de validation de l’intention de vote
L’électeur confirmera ou modifiera son vote avant de le valider en saisissant son mot de passe à l’aide du clavier aléatoire chiffré. Le site sera intégralement accessible aux malvoyants et sécurisera la lecture sonore du Captcha.
Article 6.2.8 : Accusé de réception
Ayant validé son vote, l’électeur aura la possibilité de consulter l’accusé de réception de son vote. Il pourra également le télécharger, l’imprimer ou l’envoyer à l’adresse email de son choix.
L’électeur disposera également d’un code (« preuve de vote ») lui permettant de vérifier à l’issue du dépouillement que son bulletin a été pris en compte dans l’urne.
L’électeur sera invité à exprimer son vote suivant.
Article 6.2.9 : Retour à la page d’accueil
À tout moment, y compris après l’expression de ses votes, l’électeur pourra se connecter à l’Espace de vote et consulter les informations à sa disposition.
Article 7 : Assistance utilisateurs
Dès la transmission des codes d’accès aux électeurs, et pendant toute la période de vote, le prestataire mettra en place une assistance utilisateurs de niveau 1 à l’attention des électeurs et des membres du bureau de vote.
Cette assistance sera accessible selon deux canaux :
Un canal téléphonique : l’équipe de télésecrétaires mobilisée sera joignable 7J/7 et 24h/24 ; elle traitera de toutes les difficultés rencontrées dans la connexion ou l’utilisation de la solution de vote ; cette équipe sera en mesure de déclencher, selon la procédure d’authentification et les canaux de transmission autorisés, le réassort des codes à l’attention des électeurs / membres du bureau de vote ayant perdu ou n’ayant pas reçu leurs identifiants et/ou mots de passe ;
Un canal internet : via un formulaire, accessible au moyen d’un lien figurant sur la page de connexion du site de vote, mais également via une adresse URL communiquées sur la notice explicative du vote et sur les courriers / courriels de communication avec les électeurs et les membres du bureau de vote, l’utilisateur pourra d’une part soumettre une question ou solliciter l’aide du service support, d’autre part déclencher le réassort de ses codes d’accès, selon les règles d’authentification et de transmission prévues (identiques à celles appliquées par l’assistance téléphonique).
Via un script dédié aux élections de la CAF proposant des réponses adaptées aux questions et demandes habituelles des électeurs, l’assistance téléphonique sera en mesure de répondre à la grande majorité des demandes d’assistance des électeurs (questions de portée générale, connexion au portail, navigation dans le portail de vote, expression du vote...).
Lorsqu’une assistance de niveau 2 sera nécessaire, l’équipe support transférera la demande de l’électeur à l’équipe support de niveau 2 (prestation assurée par des ressources dédiées au sein de la Direction des opérations du prestataire). L’utilisateur sera contacté par un technicien ou un ingénieur.
L’assistance téléphonique de niveau 1 est accessible via un numéro Vert dédié gratuit à l’attention des électeurs, permettant de joindre l’équipe d’assistance. Pendant sa période d’ouverture, l’assistance téléphonique est accessible 7j/7 et 24h/24.
L’assistance de niveau 2 est disponible de 8h00 à 20h00 tous les jours ouvrés.
Les demandes de niveau 1 sont traitées sans délai. Les demandes de niveau 2 sont traitées dans l’heure suivant l’appel de l’assistance téléphonique de niveau 1.
La procédure d’authentification des appels ou des demandes formulées via le support en ligne convenue avec la CAF de Paris, s’appuiera sur une ou plusieurs questions défis précisées dans le PAP ou la décision unilatérale portant organisation des élections.
Article 8 : Assistance aux personnes ne pouvant voter seules
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix, autre qu’un candidat à l’élection.
Le vote par procuration n’est pas autorisé pour les élections professionnelles. Le vote est individuel, libre et secret.
Article 9 : Supervision
Pendant toute la durée des opérations électorales, le prestataire assurera une supervision 24h/24 du bon fonctionnement du système de vote.
Article 10 : Informations à l’attention des membres du bureau de vote
Via l’espace de vote, les membres du bureau de vote auront accès aux informations leur permettant de suivre le déroulement des opérations électorales et de s’assurer de leur intégrité, notamment aux compteurs des votes et des émargements et aux listes d’émargement.
A partir de la page d’accueil du site de vote, les membres du bureau de vote accèderont à toutes les informations publiées dans le périmètre les concernant et à un tableau de bord sur le fonctionnement du système de vote et le déroulement des opérations de vote, accessible via le bouton « Vérifier les urnes ».
Le tableau de bord les renseignera pour chaque scrutin dans leur périmètre sur :
le fonctionnement du système principal et du système de secours ;
les taux de participation ;
les nombres d’émargements et de votes enregistrés.
En cliquant sur les icônes en forme de graphiques, les membres des bureaux de vote pourront consulter la courbe d’évolution du taux de participation de chaque scrutin depuis l’ouverture du vote.
En cliquant sur les liens « Consulter » dans la colonne « Liste d’émargement », les membres du bureaux de vote pourront consulter la liste d’émargement pour chaque scrutin dans le périmètre de scrutins les concernant.
Le journal des événements à l’attention des membres du bureau de vote retracera tout événement devant être porté à leur connaissance, c’est-à-dire :
les évènements liés au cycle de vie du scrutin (ex : isolement du serveur, scellement, ouverture du vote, clôture de l’accès au vote, clôture de la réception des votes, dépouillement du scrutin) ;
les tâches automatisées (ex : synchronisation de l’horloge serveur, contrôle du code de scellement) ;
les régénérations de codes d’accès à l’attention des électeurs ; les alertes éventuelles au cours du cycle du scrutin (ex : interruption du vote pour un scrutin, reprise du vote pour un scrutin, connexion d’un administrateur au serveur de vote, blacklisting temporaire d’un accès par suite d’erreurs de saisie successives).
Enfin, à tout moment, les membres des bureaux de vote pourront vérifier l’intégrité du scellement du système, démontrant l’absence de modification des serveurs de vote.
Article 11 : Informations à l’attention des observateurs
Les observateurs, qu’ils soient ou non électeurs, accèderont aux informations qui leur sont réservées.
Via le bouton « Participation » et les onglets présentés, les observateurs accèdent au taux de participation et à sa courbe d’évolution pour chaque scrutin.
Article 12 : Dépouillement des urnes
Article 12.1 : Procédure de dépouillement
Les opérations de dépouillement se dérouleront sous le contrôle des membres du bureau de vote, en présence des participants prévus dans le protocole.
Le système de vote proposera d’abord la vérification de l’intégrité du code de scellement et de l’absence d’alerte dans le journal des événements.
Puis le dépouillement sera déclenché par la saisie du nombre minimum de clés de déchiffrement prévu.
Pour chaque élection, le système de vote restituera les données suivantes :
nombre d’inscrits,
nombre de votes,
nombre d’émargements,
taux de participation,
nombre de votes blancs,
nombre de suffrages recueillis par chaque liste de candidats,
nombre de ratures portées sur chaque candidat,
nombre de voix recueillies par chaque candidat.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
Article 12.2 : Calcul et édition des résultats
Le système proposera l’attribution de sièges aux candidats, en justifiant son calcul.
Après vérification, le président du bureau de vote pourra proclamer les résultats, en présence des autres membres du bureau de vote et des observateurs.
Les observations éventuelles pourront être consignées dans le système de vote.
A l’issue des étapes précédentes, les documents suivants seront édités et imprimés :
Les listes d’émargement, pour signature par les membres du bureau de vote ;
Les procès-verbaux remplis (CERFA), pour signature par les membres du bureau de vote ;
Les comptes rendus de dépouillement consignant les étapes de calcul détaillées ;
Le tableau de calcul de la représentativité syndicale ;
L’état des observations incluant les régénérations de codes effectuées ;
La liste des élus.
La validation des résultats par le bureau de vote déclenchera leur publication sur le site de vote.
De plus des statistiques seront disponibles via un fichier Excel et le cas échéant via des extractions et analyses menées par la Direction des opérations du prestataire. Ces statistiques incluent notamment les données suivantes pour chaque scrutin :
nombre de sièges à pourvoir,
nombre d’inscrits,
nombre de suffrages exprimés,
taux de participation,
nombre et taux de bulletins blancs,
nombre et taux de bulletins nuls,
nombre et taux de suffrages valablement exprimés,
nombre et % des suffrages valablement exprimés recueillis par chaque organisation syndicale,
nombre de sièges obtenus par chaque organisation syndicale.
Via l’interface hébergée sous le contrôle d’un Huissier de Justice prévue à cet effet, les électeurs pourront vérifier la présence de leurs bulletins de vote dans les urnes dépouillées.
Article 12.3 : Archivage des données
Dès la clôture des scrutins, le prestataire assurera l’archivage des données électorales dans un coffre-fort électronique répondant aux normes légales.
A l’issue de la période de recours, ou de la dernière décisions juridictionnelle en cas de recours, les données enregistrées au sein du coffre-fort électronique du prestataire seront détruites, en accord avec la CAF de Paris.
Un certificat de destruction des données sera transmis à la CAF de Paris.
Article 13 : Durée du protocole d’accord
Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du protocole d’accord préélectoral négocié en vue des élections des membres du Comité social et économique de la CAF de Paris prévues en 2024.
Il cessera immédiatement de produire tout effet dès que les résultats de l’élection réalisée desdits représentants seront fermes et définitifs.
Article 14 : Validité et effet du protocole d’accord
L’accord n’aura vocation à s’appliquer à la CAF de Paris que sous réserve de l’agrément prévu aux articles L123-1 et L123-2 du Code de la Sécurité sociale.
Sous cette réserve, la date d’application du présent protocole d’accord est fixée au 1er novembre 2023.
Article 15 : Rendez-vous et suivi du présent accord
En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir toutes avant la tenue des élections.
Article 16 : Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.
Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L2232-12 du code du travail.
Article 17 : Publicité
Il sera déposé un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes. Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale. Le présent protocole fera l’objet d’une publication dans les rubriques « Relations sociales » et « Elections » du CafCom.
Fait à Paris, le, en autant d’exemplaires originaux que de parties,
