Pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de la Carsat Pays de La Loire
SOMMAIRE
PREAMBULE - OBJET ET CHAMP D'APPLICATION
ARTICLE 1 - MODALITES D'ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE
1.1 – Vote exclusivement par internet
1.2 - Choix d'un prestataire extérieur
1.3 – Dispositions réglementaires
1.4 – Traitement des données communiquées par l'employeur
1.5 – Plan de communication
1.6 – Cellule d'assistance
1.7 – Lieux et durée du scrutin
ARTICLE 2 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
2.1 – Modalités d'accès au serveur de vote
2.2 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données
2.3 - Opérations de dépouillement
ARTICLE 3 – FORMALITES ADMINISTRATIVES DE L'ACCORD
3.1 – Validité de l'accord
3.2 – Procédure d'agrément, de dépôt et de publicité de l'accord
3.3 – Entrée en vigueur et durée de l'accord
Entre
La Carsat Pays de la Loire représentée par Monsieur Directeur, en vertu du mandat dont il dispose à cet effet par délibération du Conseil d'Administration en date du 13 décembre 2018 ;
Et
Les organisations syndicales représentatives dans l'organisme au sens de la loi à la date de conclusion du présent accord ;
Il a été convenu ce qui suit, en vue d'établir un accord collectif autorisant le vote électronique pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de la Carsat Pays de La Loire.
Préambule
Considérant les dispositions de l'article L.2314-26 du code du travail qui prévoient que les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par vote électronique ; que le recours à ce mode de scrutin nécessite la conclusion d'un accord d'entreprise ou d'une décision unilatérale de l'employeur en cas d'échec des négociations ; Les parties décident de recourir au vote électronique, ce système ayant donné toute satisfaction en termes de simplification des opérations électorales lors des élections précédentes. Ce processus électoral a, par ailleurs, l'ambition d'augmenter le taux de participation des électeurs en permettant à tout agent de voter de n'importe quel endroit, à tout moment au cours de la période d'ouverture du scrutin. Considérant le marché mutualisé passé par l'Ucanss pour répondre aux besoins de l'ensemble des organismes de sécurité sociale du régime général et des régimes spéciaux en matière de solution électronique et l'accord-cadre 18/AG/22 en date du 25 février 2019 ; La Carsat s'inscrit dans ce dispositif dont les modalités sont définies dans le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) et le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) établis par l'Ucanss.
Article 1 – Modalités d'organisation des opérations
Le présent accord d'entreprise précise le cadre général de la mise en œuvre du vote électronique. Il sera annexé au protocole préélectoral des membres du Comité Social et Economique qui fixera le détail des modalités d'organisation des élections professionnelles.
1.1 – Vote exclusivement par internet
Les parties signataires conviennent d'adopter un processus de vote électronique exclusivement par internet pour le personnel du siège de la Carsat Pays de la Loire et de ses services extérieurs.
1.2 – Choix d'un prestataire extérieur
Dans le cadre de la procédure de l'accord-cadre, la Carsat a retenu un des deux prestataires attributaires du marché national pour la mise en place d’un système de vote électronique.
1.3 – Conformité du système de vote électronique aux dispositions réglementaires
Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (C.C.T.P.), relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique via internet pour les élections au sein des organismes de sécurité sociale, dispose en son article 1.5.1 que le prestataire retenu respecte toutes les dispositions réglementaires en la matière, notamment les articles R.2314-5 à R. 2314-18 du code du travail, la délibération de la CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 :
Accessibilité sur tous les systèmes d’exploitation et navigateurs internet
Confidentialité, sécurité et intégrité des données à tous les stades du processus :
Protection des informations personnelles des électeurs ;
Adressage des moyens d'authentification aux électeurs ;
Vérification de l’identité des électeurs et de l’unicité de son vote ;
Respect du secret du vote et anonymat des bulletins de vote ;
Emargement de la liste électorale ;
Dépouillement du contenu de l’urne électronique.
Fiabilité des résultats (intégrité du système, scellement du dispositif de vote électronique à l’ouverture et à la clôture du scrutin).
Dispositif de secours pouvant prendre le relais en cas de panne du système.
Traçabilité de toutes les opérations réalisées sur la plateforme de vote, conservation sous scellés de l’ensemble des fichiers et programmes pendant le délai de recours.
Rapport d’expertise du système au moment de sa mise en place, lors de toute modification substantielle de sa conception et avant le scrutin.
Le Cahier des Clauses Techniques Particulières sera mis à la disposition des salariés sur l’intranet de la Carsat. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire et de la Carsat, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Une cellule d'assistance technique, comprenant des représentants du prestataire, sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique ; elle sera chargée de : - procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote, notamment : vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; réaliser un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; - contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système. Les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une information sur le système de vote électronique retenu. Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin (R.2314-16).
1.4 – Le traitement par le prestataire des données communiquées par l'employeur
Listes électorales, fichier des électeurs et liste d’émargement
Les listes électorales établies par la Carsat seront fournies au prestataire sur un support numérique sécurisé afin de permettre la constitution d'un fichier des électeurs. Le contrôle de la conformité aux listes électorales des listes transmises au prestataire et importées sur le système de vote électronique est effectué par l'employeur. Elles comporteront les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'organisme, âge, collège électoral. Le fichier des électeurs, établi par le prestataire, a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification pour voter, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. Les données de vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur et ne comportent aucun lien permettant l’identification de l’électeur et l’expression de son vote. L'émargement indique le collège, le nom et les prénoms de l’électeur, la date et l'heure de son vote. Les listes d'émargement sont enregistrées par le prestataire sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Listes des candidats, professions de foi
Les listes des candidats et les professions de foi seront établies par les représentants des organisations syndicales dans le respect des caractéristiques imposées et seront importées dans le système de vote électronique. Elles comporteront les données suivantes : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale. A l'issue du vote, le prestataire éditera les résultats comprenant : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.
1.5 – Information et plan de communication
Les délégués syndicaux, les membres du bureau de vote et les représentants de la direction dédiés à l'opération bénéficieront d'une information sur le vote électronique. Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre pour faciliter l'appropriation par les électeurs de cette technique de vote. En amont du scrutin, les électeurs disposeront : - d'une démonstration pédagogique des modalités du vote électronique qui sera déposée sur l'intranet de l'organisme et d'informations sur les conditions et règles du vote en ligne fournies par le prestataire ; - d'informations relatives à la date d'envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire et de messages ciblés sur l'intranet de l’employeur rappelant à un rythme régulier l'échéance de clôture du scrutin.
1.6 - La cellule d'assistance technique
La cellule d'assistante technique sera pilotée pendant toute la durée du processus de vote par le chef de projet du prestataire. Cette cellule a pour vocation de garantir le bon fonctionnement et la surveillance du système de vote électronique.
Pendant le scrutin, elle fournit aux électeurs toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l'expression de leur vote. Un numéro de téléphone fourni par le prestataire sera dédié aux électeurs.
1.7 – Lieux et durée du scrutin
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour, que les élections auront lieu sur une semaine environ, conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture du scrutin, de n'importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Des ordinateurs en libre-service seront mis à disposition dans une salle de la Carsat pour les électeurs qui notamment ne disposeraient pas d'un micro-ordinateur personnel ou qui souhaiteraient pouvoir s'isoler plus facilement.
Article 2 – Deroulement des opérations de vote
Avant l'ouverture du vote, des tests seront effectués par le prestataire, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote pour s'assurer que l'urne est vide, scellée et chiffrée avant le vote et vérifier que le dépouillement fonctionne.
2.1 – Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par voie postale ses identifiant et mot de passe qui seront adressés par le prestataire selon des modalités garantissant la sécurité de la transmission. Cet identifiant de vote personnel est généré de manière aléatoire par le prestataire et le code confidentiel est à usage unique. Les heures d'ouverture du scrutin seront contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucune personne non reconnue par le système n'aura accès aux pages du serveur de vote. L'authentification de l'électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l'utilisateur de l'identifiant de vote et du code confidentiel. De plus, une autre question de sécurité sera demandée à la connexion pour renforcer l'authentification de l'utilisateur. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier l'identité de l'électeur et garantira l'unicité de son vote. Une fois connecté, l'électeur pourra voter ; seules les listes des candidats correspondant à son collège lui seront présentées. La validation du vote le rend définitif et entraîne l'émargement de la liste électorale. Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l'issue des deux votes distincts (titulaires et suppléants des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique). Le système de vote électronique est accessible aux électeurs malvoyants. Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. Cette possibilité ne remet pas en cause l'exercice personnel du droit de vote qui constitue un principe général du droit électoral et qui interdit à un salarié de confier ses identifiants et mot de passe à un autre salarié afin qu'il vote pour lui. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique".
2.2 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux prescriptions de l'article R.2314-7 du code du travail, les éléments d'identification de l'électeur et l'expression de son vote seront séparés. Par conséquent, le vote émis par l'électeur est crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier des électeurs. Ce processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Les membres du bureau de vote auront la possibilité de connaître les taux de participation des votants. Préalablement à la mise en place des opérations électorales, le prestataire soumettra le système de vote électronique à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions du Code du travail. Le rapport de l'expert tiendra compte de la recommandation de la CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010. Ce rapport sera communiqué aux délégués syndicaux signataires de l'accord.
2.3 – Opérations de dépouillement
A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôleront les dates et heures d'ouverture et de fermeture du système de vote. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargement électroniques et les états courants gérés par les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Au moins deux assesseurs nominativement identifiés ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités qui garantissent la confidentialité. Ces clés leur permettent d'accéder au fichier dénommé "contenu de l'urne électronique". Le dépouillement sera opéré par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote sur les trois qui doivent être éditées. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté aux procès-verbaux qui seront édités et transmis aux organisations syndicales. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Les membres des bureaux de vote proclament les résultats.
Article 3 – formalites administratives de l'accord
3.1 – Validité de l'accord
La validité de l'accord d'entreprise est subordonnée à sa signature par l'employeur et une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli au moins 50% des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au 1er tour des dernières élections des titulaires au Comité d'Entreprise, quel que soit le nombre de votants (L.2232-12 C. Trav.).
3.2 – Procédure d'agrément, de dépôt et de publicité de l'accord
L'accord d'entreprise est soumis à l’agrément de la Direction de la Sécurité Sociale (L.123-1 Code de la Sécurité Sociale), après avis du Comité Exécutif de l’Ucanss. En l'absence de réponse de la Direction de la Sécurité Sociale dans le délai d'un mois suivant l'avis du Comex, l'accord d'entreprise sera réputé agréé implicitement (R.123-1-1 Code de la Sécurité Sociale). En application des dispositions des articles L.2231-6, D.2231-4 et L.2231-5-1 du Code du Travail, les formalités de dépôt et de publicité du présent accord seront effectuées par la direction. Les parties acceptent la publication sur la base de données nationales de l'intégralité de l'accord dans une version rendue anonyme. Un exemplaire de l'accord sera remis au greffe du Conseil des Prud'hommes de Nantes (D.2231-2 Code du Travail).
3.3 Entrée en vigueur et durée de l'accord
Après avoir obtenu l'agrément, le présent accord entrera en vigueur après la réalisation des formalités de dépôt. Il est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire à l'organisation des élections du Comité Social et Economique en 2019. A l'arrivée du terme, il cessera de produire ses effets. Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives dans l'organisme ainsi qu'aux Institutions Représentatives du personnel. En outre, il fera l'objet d'une diffusion au personnel, via le portail intranet de la Carsat Pays de la Loire. Il pourra faire l'objet d'une révision selon les dispositions prévues à l'article L.2261-3 du Code du travail.
