PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE EN VUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023 POUR LE RENOUVELLEMENT DU CSE AU SEIN DE LA CARSAT L-R
Entre, d’une part,
la Caisse d'Assurance Retraite et de la Santé Au Travail du Languedoc-Roussillon ci-dessous désignée Carsat L-R dont le siège est sis 29 cours Gambetta – 34068 MONTPELLIER CEDEX 2, représentée par sa Directrice par intérim, XX et, d’autre part,
les organisations syndicales soussignées :
Le syndicat CGT des Employés et des Cadres,
Le syndicat FO,
Le syndicat SNFOCOS,
Le syndicat CFE-CGC
il a été convenu ce qui suit :
Sommaire
Préambule4 ARTICLE 1 – Modalités d’organisations des opérations4
TOC \o "1-3" \h \z \u Article 1.1 – Vote exclusivement par internet PAGEREF _Toc118968328 \h 4
Article 1.5 – Plan de communication relatif à l’outil de vote en ligne PAGEREF _Toc118968332 \h 5
Article 1.6– Assistance aux électeurs et sécurisation des votes PAGEREF _Toc118968333 \h 5
Article 1.7 – Lieux et durée du scrutin PAGEREF _Toc118968334 \h 6 ARTICLE 2 – Déroulement des opérations de vote6
Article 2.1 – Modalité d’accès au serveur de vote PAGEREF _Toc118968335 \h 6
Article 2.2 – Garantie de confidentialité du vote et du stockage des données pendant la durée du scrutin. PAGEREF _Toc118968336 \h 7 ARTICLE 3 – Suivi et durée de l'accord7 ARTICLE 4 – Entrée en vigueur de l'accord et publicité7 Annexe – Cahier des charges8
PRÉAMBULE
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection professionnelle relative au renouvellement du CSE dans le cadre desdispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles de 2023 au sein de la Carsat L-R, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de recourir au vote électronique.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’économie Numérique du 21 juin 2004, du décret n°2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles, qui impose de suivre un cahier des charges respectant des prescriptions légales minimales inscrites aux articles R.2314-5 et suivants du Code du Travail.
Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre. (Article L2314-26 du Code du Travail).
Le présent accord sera annexé au protocole préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.
Article 1 – Modalité d’organisations des opérations
Article 1.1 – Vote exclusivement par internet
Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour l’ensemble du personnel de la Carsat L-R.
Article 1.2 – Choix d’un prestataire extérieur
Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maitriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.
Le prestataire retenu à la suite d’une consultation relevant de la procédure des marchés publics sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral. Le cahier des charges soumis au prestataire est annexé au présent accord.
Article 1.3 – Listes des électeurs
La Direction établira un fichier « listes électeurs » qui enregistre les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date d’entrée, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale. La Direction déléguée transmettra ce fichier au prestataire et veillera à ne pas faire apparaître les adresses postales et les dates de naissance des salariés dans les listes électorales dans le strict respect de la vie privée des salariés.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Article 1.4 – Listes électorales
Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises à la Direction, qui les transmettra en l’état, au prestataire choisi.
Le prestataire devra assurer la programmation des pages web sur le serveur de vote.
Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire devra veiller à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes. Les modalités de présentation des listes seront déterminées dans le cadre du Protocole d’Accord Préélectoral.
Article 1.5 – Plan de communication relatif à l’outil de vote en ligne
Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’approbation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.
En amont du scrutin :
Information sur les conditions et les règles du vote en ligne
Information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire
Messages ciblés sur l’intranet et à l’aide de supports dématérialisés de communication.
Article 1.6– Assistance aux électeurs et sécurisation des votes
Pendant le scrutin et conformément à l’article R2314-10 du Code du travail :
Les électeurs pourront appeler la Cellule technique d’assistance qui sera mise en œuvre par le prestataire choisi afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote.
La Direction met également à la disposition des salariés une adresse mail générique dédiée aux élections.
Par ailleurs, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. Par ailleurs, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante, prévue par l'article R. 2314-9 du Code du travail, destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.
Article 1.7 – Lieux et durée du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal interne, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.
Article 2 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Article 2.1 – Modalité d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le scrutin par mail sur son adresse professionnelle (et sur sa demande expresse sur l’adresse électronique personnelle), une note récapitulant les opérations à effectuer accompagnée d’un identifiant de vote et dans un second temps d’un code confidentiel, généré de manière aléatoire par le prestataire. Les agents en absence de longue durée recevront leur identifiant par courrier postal.
Afin de sécuriser le vote et la fiabilité des élections, la transmission de ces éléments d’authentification de l’électeur : identifiant et mot de passe, s’effectuera séparément, par deux envois distincts conformément aux recommandations de la CNIL.
A défaut de réception, l’agent pourra en faire la demande auprès de la Direction déléguée via l’adresse mail générique dédiée aux élections.
L’authentification de l’électeur sera assurée par le serveur dédié après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du code confidentiel et de la date de naissance et/ou autres éléments d’identification définis par le protocole d’accord préélectoral qui seront contrôlés avant d’accéder au vote. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
En outre, sur la base d’une procédure sécurisée de réassort, il sera donné la possibilité aux salariés de procéder au vote en cas de perte ou d’oubli du mot de passe.
Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège et à son établissement lui seront présentées. Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote. La saisie de code confidentiel, de mot de passe, de la date de naissance de l’électeur et/ou autres éléments d’identification définis par le protocole d’accord préélectoral vaudront signature de la liste d’émergement dès réception du vote.
De nouveaux codes seront générés pour le deuxième tour éventuel. Pour les deux tours d’élections, lors de la connexion, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin et de mesure du taux de participation.
Article 2.2 – Garantie de confidentialité du vote et du stockage des données pendant la durée du scrutin.
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2314-7 du code du travail, l’expression du vote et des éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.
Le processus mis en œuvre par le prestataire devra garantir ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Article 3 – Suivi et DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections professionnelles de 2023, soit jusqu’à l’expiration du délai de contestation des résultats des élections des représentants du personnel au Comité Social Economique (CSE). A l’arrivée du terme de cet accord, il cessera de produire ses effets.
L’accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales. Dans ce cadre, et à l’initiative de l’une des deux parties, la Direction et les partenaires sociaux s’accordent si nécessaire pour procéder aux éventuels ajustements par un avenant avant l’échéance du présent accord. Les parties signataires conviennent de se rencontrer pour faire un bilan de la mise en œuvre du présent accord.
Article 4 – ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD ET PUBLICITE
Le présent accord entre en application sous réserve de l'agrément ministériel prévu par le Code de la Sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat.
Dans le cadre de la procédure d’agrément prévue par le code de la Sécurité sociale, le protocole sera transmis à la Direction de la Sécurité sociale avec une copie adressée à la Mission Nationale de contrôle. Conformément aux mesures légales de publicité, le présent protocole d’accord fera l’objet d’un dépôt à la DREETS, et un exemplaire sera transmis au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Montpellier.
L’accord sera diffusé dans l’entreprise et porté à la connaissance de l’ensemble des salariés dès agrément par affichage dans l’intranet de la Carsat L-R.
Fait à Montpellier, le 22 novembre 2022
Pour la Carsat L-R
La Directrice par intérim,
XX
Pour les organisations syndicales représentatives :
CGT (Employés)
CGT (Cadres)
FO
SNFOCOS CFE-CGC
XX XX XX XX XX
Annexe :
Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique
