RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES ET LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Entre
L’entreprise xxxxx représentée par xxxxx, xxxx, d’une part ;
et
les Organisations syndicales représentatives du personnel mentionnées ciaprès d’autre part :
xx, représentée par xxx,
xx, représentée par xxx,
xx, représentée par xxx.
PREAMBULE
La Direction et le Comité Social et Economique (CSE) de l’organisme ont souhaité définir ensemble les modalités d’accès et les règles d’utilisation des technologies d’information et de communication par les instances représentatives du personnel de l’organisme pour ses activités sociales et culturelles.
Le présent protocole pose pour principe que chaque salarié de l’organisme peut librement avoir accès à l’information en utilisant les moyens informatiques installés dans l’organisme, dans le respect des règles énoncées par la « charte nationale de sécurité du système d’information », annexée au règlement intérieur et des règles de confidentialité garantissant le respect des libertés individuelles et collectives.
Lors des précédents mandats, le Comité d’Entreprise avait été doté de moyens de diffusion électroniques lui permettant de communiquer sur les activités sociales et culturelles qu’il propose, et la Direction assurait la diffusion des comptes-rendus d’instance. Les parties constatent le bon fonctionnement de ces dispositions et souhaitent donc les renouveler au format du CSE mis en place au début 2019.
CHAPITRE 1 – CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord concerne :
L’ensemble des salariés de la Caf, quel que soit le lieu d’exercice de leur activité, dès lors qu’ils disposent d’un accès à la messagerie interne et à l’espace intranet. La Caf permet ainsi à chaque salarié d’avoir librement accès, à partir de son poste de travail à l’information concernant les activités du CSE,
Le Comité Social et Economique.
CHAPITRE 2 – L’ACCES AUX TIC POUR LE CSE
1/ Mise à disposition d’une messagerie électronique et règles d’utilisation
Le CSE dispose d’un accès à la messagerie grâce à une adresse électronique spécifique lui permettant de communique en interne de manière collective avec chaque salarié et en externe pour les besoins liés à la gestion des activités sociales et culturelles.
Cet accès doit se faire dans le respect des règles de sécurité, de confidentialité et d’utilisation définies dans le présent protocole soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail après avoir débadgé.
Le droit d’émettre et de recevoir est réservé aux membres titulaires et suppléants du CSE. Ils devront être personnellement identifiés en tant qu’émetteurs des messages qu’ils délivreront au nom du CSE, et seront les seuls à relever les messages destinés à cette instance, à partir de leur propre poste de travail.
Les fonctions de messagerie ne peuvent être utilisées pour diffuser directement des informations autres que celles correspondant aux activités sociales et culturelles du CSE.
Le CSE est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’il entretient avec les salariés et s’interdit toute communication du message vers un tiers.
La messagerie électronique ne devra pas être utilisée comme moyen de diffusion directe de l’information, celle-ci devant être publiée dans les espaces dédiés à cet usage.
Chaque message diffusé par le CSE devra comporter une mention précisant que le récepteur a la possibilité de s’opposer à la réception de messages en suivant la procédure d’identification des « courriers indésirables » au sens de l’outil de la messagerie électronique Lotus Notes.
2/ Mise à disposition et contenu de l’espace Intranet
Une base documentaire destinée à faciliter la conservation des documents relatifs au fonctionnement est mise à la disposition du CSE.
Une rubrique spécifique du portail interne de l’organisme relative à la gestion des activités sociales et culturelles est également mise à la disposition du CSE. Elle n’est accessible en enregistrement, qu’aux membres du CSE.
Les mises à jour de cette rubrique sont effectuées par les membres du CSE pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail après avoir débadgé, ou par la salariée du CSE.
Chaque membre du CSE s’engage à respecte la charte nationale de sécurité du système d’information.
Il est rappelé que les membres du CSE sont soumis au secret professionnel et à une obligation de discrétion vis-à-vis des informations présentant un caractère confidentiel.
3/ Mise à disposition d’une messagerie électronique et règles d’utilisation
Le CSE dispose d’un accès illimité à Internet dans le local dédié.
Le CSE utilise son accès à Internet sous la responsabilité de ses membres titulaires et suppléants, dans le respect des dispositions légales et réglementaires applicables à tout utilisateur.
CHAPITRE 3 – DISPOSITIONS COMMUNES
A. Cadre technique d’utilisation
1/ Matériel
Le CSE s’équipe en matériel et consommables en utilisant sa dotation de fonctionnement.
Les matériels ou logiciels reliés au réseau de l’organisme, mis à disposition par l’employeur, ne doivent pas être mis en place sans accord donné par la Direction après avis des services concernés sur la compatibilité dudit matériel ou des logiciels avec le système de l’organisme.
2/ Capacité de la messagerie
La diffusion des messages doit être compatible avec les exigences du bon fonctionnement du réseau informatique conforme à la charte nationale de sécurité du système d’information. Il convient de privilégier les moyens techniques permettant d’alléger le poids des messages selon les règles et standards en vigueur.
Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les instances représentatives du personnel s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre, et à adopter une fréquence d’envoi maîtrisée.
3/ Règles de maintenance
Les instances représentatives du personnel seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation du système d’information (service, délai de résolution des pannes…). En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.
B. Développement durable
Dans une démarche de développement durable et compte tenu des technologies mises à leur disposition, les instances représentatives du personnel s’engagent à réduire au maximum leurs informations sous support papier. Dans ce cadre, les instances représentatives du personnel veilleront à ce que les informations qui seront mises à disposition des salariés le soient dans un format pdf. non imprimable en dehors des formulaires dédiés aux œuvres sociales.
C.Engagement de la Direction et des instances représentatives du personnel
Conformément aux dispositions de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, la Direction de la Caf de la Haute-Savoie et les instances représentatives du personnel s’engagent à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant ces bases d’information par aucun moyen.
Les instances représentatives du personnel sont tenues à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elles entretiennent avec les salariés.
L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.
En cas de traitement nominatif des données, toutes les déclarations nécessaires devront être faites auprès de la CNIL par les différentes instances représentatives du personnel.
La Direction de l’organisme ne peut en aucun cas être tenue responsable de l’utilisation faite par les instances représentatives du personnel de leur compte utilisateur d’accès aux outils informatiques et de communication électronique.
A travers les outils mis à leur disposition, les instances représentatives du personnel ne sont pas autorisées à mettre en oeuvre les techniques suivantes :
La création de liens hypertextes vers des sites Internet ou toute autre forme de renvoi vers des sources d’information externes,
La mise en place de forums de discussion ou de chats ou toute autre forme de communication instantanée,
Le téléchargement de vidéos et/ou de bandes/son.
D. Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord et dans un premier temps, la Direction adresse au secrétaire du CSE une lettre lui précisant la nature exacte du différend.
Si, après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance de l’ensemble des membres de l’instance qui n’a pas respecté le présent accord. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.
Si, à l’issue de cette rencontre et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.
CHAPITRE 4 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DE L’ACCORD
A. Entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord prendra effet à compter du premier jour du mois civil suivant son agrément par les autorités de tutelles.
Il est applicable au CSA après signature d’un formulaire par chacun de ses membres.
B. Durée, dénonciation et révision de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sous réserve de l’agrément ministériel.
Un bilan d’application sera effectué à l’issue d’une période d’un an de mise en œuvre.
Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions prévues par les articles L2222-5 à 8 et L 2261-9 à 10 du code du travail.
C. Dépôt et publicité
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et aux instances représentatives du personnel. Il sera porté à la connaissance des salariés par une information sur le portail de l’entreprise et mis en ligne dans les rubriques habituelles.
Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L 123-2-1 du Code de la sécurité sociale. L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale et à l’Ucanss dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale et dans un délai d’une semaine suivant sa signature. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et du greffe du conseil des prud’hommes.
Fait à Annecy, en autant d’exemplaires originaux que de parties signataires, dont un exemplaire remis à chacune des parties.
