AUX TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION
ACCORD RELATIF
A L’ACCES DES ORGANISATIONS SYNDICALES
AUX TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION
Entre les soussignés :
La Caisse d’Allocations Familiales de HAUTE-SAVOIE, représentée par, et, d’une part
et
les Organisations syndicales, d’autre part,
CFDT, représentée par,
CFTC, représentée par,
FO, représentée par,
il a été conclu le présent accord :
PREAMBULE
Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
L’accès à ces technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
L’utilisation des nouvelles technologies de l’information s’exerce dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.
Les parties constatent que l’accord précédent relatif à l’utilisation des technologies, signé le 15 juin 2012 a produit des effets positifs. Ce dernier était réservé aux informations syndicales nationales. Les parties pensent désormais nécessaire et possible d’élargir cet accord à la diffusion d’informations syndicales de nature locale.
CHAPITRE 1 – L’UTILISATION DES TECHNOLOGIES
Article 1 : L’accès à Intranet et à Internet
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès aux technologies de l’information et de la communication.
Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
Article 2 : La mise à disposition d’un site syndical sur l’Intranet
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.
Article 2-1. La liberté d’accès à l’information syndicale.
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.
Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.
L’accès à l’information électronique ne se substitue pas obligatoirement aux canaux existants : la diffusion de tracts sous une forme papier, l’affichage sur les panneaux réservés à cet usage demeurent en vigueur dans les conditions légales de leur exercice.
Article 2-2. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet
Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.
Article 2-3. Le contenu du site syndical
Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.
La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.
Le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, et assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image. Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.
Article 2-4. Les conditions de mise en ligne
Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme.
Les mises à jour du site sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.
Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum 2 salariés de l’organisme habilités à opérer la mise à jour du site.
Le portail donnant accès à chaque site syndical intranet est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme.
Article 3 : Messagerie
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou de représentant de la section syndicale de l’organisme.
Article 3-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales.
Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.
Les organisations syndicales veillent à diffuser les messages aux salariés ou à la Direction au travers de leur messagerie d’organisation syndicale, et non depuis des messageries individuelles
La messagerie peut être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur le site.
De même, pour permettre aux salariés d’exercer leur choix de ne pas lire les informations et garantir la neutralité, les dispositions suivantes s’appliquent aux messages syndicaux :
ils sont diffusés depuis la boite syndicale,
ils ne doivent pas mentionner un autre objet que « Votre organisation syndicale + nom du syndicat + vous informe »,
Lorsqu’ils sont ouverts, ils doivent basculer vers des pièces jointes ou des liens aux titres neutres et non pas vers des contenus rédigés.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales, à la charte informatique et aux règlements en vigueur.
Article 3-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.
L’obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.
L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.
Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.
L’employeur doit proposer les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.
CHAPITRE 2 – LE CADRE TECHNIQUE D’UTILISATION
Article 4 : La capacité des sites et de la messagerie
La capacité de chaque site syndical doit être cohérente avec les standards en vigueur.
La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon, fonctionnement du réseau informatique :
Les messages envoyés doivent comporter des liens vers le site de l’organisation et non des pièces jointes,
La messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre,
Le nombre d’envois en une même journée également.
Article 5 : Les règles de maintenance
Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …).
En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.
CHAPITRE 3 – DISPOSITIONS DIVERSES
Article 6 : Formation
Afin de faciliter l’usage des moyens de communication mis à leur disposition, les représentants du personnel/délégués syndicaux pourront bénéficier des formations proposées à tout salarié utilisateur.
Les bénéficiaires de cette formation seront des salariés élus ou désignés au niveau de l’entreprise.
Ces journées de formation seront considérées et payées comme temps de travail effectif. Les frais éventuellement occasionnés par ces formations seront pris en charge selon les règles de remboursement de frais en vigueur dans l’entreprise
.
Article 7 : Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.
Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.
Article 8 : Durée de l'accord – Révision - Dénonciation
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être révisé ou dénoncé sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. Il annule et remplace et tous points l’accord conclu le 15 juin 2012 sur la même thématique
Article 9 : Publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et aux instances représentatives du personnel. Il sera porté à la connaissance des salariés par une information sur le portail de l’entreprise et mis en ligne dans les rubriques habituelles.
Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L 123-2-1 du Code de la sécurité sociale. L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale et à l’Ucanss dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale et dans un délai d’une semaine suivant sa signature. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et du greffe du conseil des prud’hommes.
