- la Caisse d’allocations familiales de la Haute-Saône, représentée par sa Directrice, ,
Et d’autre part,
- l’organisation syndicale CGT, représentée par son délégué syndical, , - l’organisation syndicale CFDT, représentée par sa déléguée syndicale, - l’organisation syndicale FO, représentée par sa déléguée syndicale,
Il a été convenu ce qui suit.
Préambule
La Caf de la Haute-Saône, qui cultive au fil des ans, une ambiance sociale de qualité intégrant le respect mutuel, la protection de la vie personnelle et familiale et l’équilibre entre vie professionnelle et vie familiale et personnelle, entend intégrer les dispositions de la Loi du 8 août 2016 qui consacre le droit à la déconnexion numérique notamment.
Depuis le 1er janvier 2017, la négociation annuelle « égalité professionnelle et qualité de vie au travail » doit aborder les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale (C. trav., art. L. 2242-8, 7º).
Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l’entreprise.
En application de l’article L. 2242-8 7° du code du travail, des négociations annuelles obligatoires se sont déroulées du 03/03/2018 au 05/06/2018 et se sont soldées par un accord. Le protocole d’accord signé le 03/07/2018 dans son titre IV article 6.1 favorise la conciliation vie professionnelle et vie personnelle en prévoyant que 100 % des salariés sont informés des modalités d’application du droit à la déconnexion par le biais d’une charte de bon usage des outils de communication.
C’est pourquoi et en parallèle, les partenaires sociaux sont convenus de définir les règles d’usage des outils numériques ainsi que les modalités d’exercice du droit à la déconnexion en application de l’article du code du travail précité et de l’accord du 03/07/2018. Il est ici rappelé que le CHSCT ainsi que la DUP ont été informés et consultés sur le présent dispositif au cours de la réunion du 29/11/2018.
CHAPITRE I : DISPOSITIONS GENERALES
Article 1 : Dispositions générales
1.1 Objet
Le présent dispositif a pour objet d’intégrer les modalités de bon usage et de déconnexion numérique au sein de la Caf de la Haute-Saône.
1.2 Cadre juridique
Le présent accord s’inscrit dans le cadre du dispositif légal et du protocole d’accord du 03/07/2018, tout en intégrant les dispositions de la Loi Travail du 8 août 2016.
En outre, il s’inscrit également dans le cadre de tout accord de branche étendu qui pourrait être applicable à la Caf de la Haute-Saône concernant ce dispositif, dès lors qu’il ne contrevient pas aux présentes dispositions.
1.3 Date d'effet – Durée
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans et prendra effet à compter du 1er jour suivant son agrément par les autorités de tutelles. Six mois avant l’échéance de celui-ci, les parties se rencontreront afin de définir les paramètres du nouvel accord se substituant au présent dispositif.
1.4 Champ d’application
Les dispositions du présent accord et le droit à la déconnexion, en particulier, s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise, cadres et non-cadres et quels que soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail.
1.5 Clauses d'adaptation – Révision
Les dispositions du présent accord seraient caduques en cas de disparition des dispositions législatives et réglementaires ayant présidé à sa conclusion. Conformément au dispositif légal et en cas de changement de cet accord interférant sur l’une ou l’autre des clauses du présent accord, les parties prenantes au présent accord pourront procéder à la signature d’un avenant portant révision en tant que de besoin. Pour ce faire, la Direction convoquera les Délégués Syndicaux en vue de conclure un accord cohérent adapté aux nouvelles exigences légales et conventionnelles.
1.6 Interprétation
Le présent accord fait loi entre les parties qui l'ont signé. Toutefois, s'il s'avérait que l'une des clauses du présent accord pose une difficulté d'interprétation, les parties conviennent de soumettre ladite clause à interprétation. A cet effet, sous réserve que la difficulté porte sur un litige d'ordre collectif, la Direction convoquera, dans un délai maximum d'un mois suivant la date à laquelle elle aura connaissance du différend, une commission composée des représentants du personnel titulaires et suppléants, des Délégués Syndicaux de la Caf de la Haute-Saône. L'interprétation sera donnée sous forme d'une note explicative adoptée par toutes les parties signataires du présent accord, accord auquel elle sera annexée.
Article 2 : Les outils numériques concernés
Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de la Caf de la Haute-Saône.
Sont ainsi visés :
- les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones… - et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet…
Article 3 : Règles de bon usage des outils numériques
L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.
En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l’entreprise.
Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).
Pour l’ensemble de ces raisons, les partenaires sociaux ont décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.
Ainsi qu’il l’a été rappelé dans le préambule ci-dessus, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).
Lors de son activité professionnelle, chaque salarié s’engage à se conformer aux règles de bon usage des outils numériques suivantes :
Règles de bon usage :
- Désactiver les alertes sonores et visuelles lors de l’arrivée des nouveaux messages (mail, sms…) afin de limiter le nombre d’interruptions dans l’exécution des tâches ; - Se réserver des plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des messages ; - Actionner le « gestionnaire d’absences du bureau » et indiquer si possible le nom d’une personne à contacter dans le message d’absence du bureau ; - Favoriser les échanges directs (téléphone, réunion physique) lorsque les sujets à aborder sont complexes ou susceptibles de situations conflictuelles ou urgents ; - Cibler avec précision le ou les destinataires et utiliser avec modération les fonctions de mise en copie ; - Limiter au strict nécessaire l’insertion des pièces jointes ; - Préciser si le dossier est urgent et indiquer son délai maximal de traitement ; - Ne pas écrire en majuscules car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur
Gérer l’addiction aux outils numériques
Limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation des outils numériques
- Désactiver les alertes sonores et visuelles signalant l’arrivée de nouveaux messages - Gérer son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrant.
Gérer et encadrer l’accessibilité
- Utiliser le « gestionnaire d’absences » en cas d’absence du bureau (congé, formation, …) - Préciser, si possible, dans le message d’absence le nom d’une personne à contacter - Déléguer dans la mesure du possible sa messagerie afin d’éviter les relances pour non réponse - Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive - Laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages
Gérer l’information
Etre rigoureux et précis dans la communication
Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message
Traiter d’un sujet par message
Eviter la multiplication des messages sur le même sujet
S’identifier clairement dans la signature du message et utiliser le modèle proposé (notamment nom, prénom, fonction, coordonnées) afin d’être identifié rapidement
S’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé
- La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier, fax…
Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque :
les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés,
il existe un risque de mauvaise interprétation,
le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel,
il peut s’agir d’une remise en cause du travail.
S’interroger sur le(s) destinataires(s) principal(aux) du message
Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message
N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés
Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages
Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable
4) Gérer les pièces jointes
Limiter l’envoi de pièces jointes. S’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message
S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe
Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux
Limiter les sources de stress
Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message
Eviter l’envoi de messages en dehors des horaires de travail
Eviter d’y répondre en dehors des horaires de travail
Eviter de créer un sentiment d’urgence
Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement
Eviter les réponses « réflexes »
Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire
Utiliser l’accusé réception si nécessaire
Laisser aux autres le temps de répondre aux messages
Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges
S’identifier et identifier son destinataire
S’identifier avec clarté notamment avec le modèle de signature
Respecter les formes de politesse
Personnaliser l’échange
Faciliter les échanges informels
Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur
Limiter les risques d’incompréhension et de conflit
Etre vigilant sur le contenu du message
Ne pas écrire en majuscule car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur
Eviter de traiter les situations ou sujets potentiellement conflictuels par messagerie ou le cas échéant désamorcer la tension par un contact direct
Adapter la forme du message en ayant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un tiers
Article 4 : Modalités de déconnexion
4.1 Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion
Le présent accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de la Caf de la Haute-Saône.
Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les techniques d’information et de communication mis à sa disposition par l’entreprise ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :
des périodes de repos quotidien,
des périodes de repos hebdomadaire,
des absences justifiées pour maladie ou accident,
et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, JRTT,…).
Ainsi, en dehors des périodes de travail, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés. De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.
En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, la Direction et/ou l’encadrement, pourra tenter de joindre un agent en dehors de son temps de travail, par exemple, dans le cas de la cellule de crise du Pca (plan de continuité de l’activité).
4.2 Mesures de contrôle
Afin d’assurer le respect par les salariés de ce droit à la déconnexion, il est décidé de mettre en place une action de sensibilisation sur l’envoi des mails et leur réception, voire leur répartition en dehors des périodes habituelles de travail et le week-end.
Ainsi, chacun s’engage à ne pas utiliser les outils informatiques et donc l’envoi de mails, voire la lecture de mails en dehors des plages habituelles de connexion.
En tout état de cause, les managers ne peuvent contacter par aucun moyen (professionnel et personnel) leurs collaborateurs entre 20 heures et 7 heures ainsi que pendant les week-ends.
La réception répétée de message en dehors de ces horaires doit déclencher une alerte du manager responsable du salarié afin de déboucher sur un entretien d’analyse portant sur sa charge individuelle de travail.
4.3 Dispositifs de formation et de sensibilisation
Seront organisées des actions de sensibilisations relatives à l’utilisation des TIC afin que les collaborateurs et les managers puissent mieux appréhender les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de ces outils et les risques liés à leur usage.
4.4 Sanctions
Le cas échéant, en cas de non-respect des principes énoncés et de manière répétée dans le présent accord, des sanctions pourront être prononcées conformément aux dispositions du règlement intérieur.
Article 5 : Suivi de l’accord de la CAF DE LA HAUTE-SAONE
5.1 La base de données économiques et sociales
La base de données économiques et sociales servira de base au suivi du présent accord d’entreprise.
Chaque année, Caf de la Haute-Saône entend présenter un point particulier aux Institutions Représentatives du Personnel, et notamment aux membres de la DUP, puis du Comité Social et Economique (CSE) lors de mise en place, dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi, sur les mesures mises en place et destinées à renforcer les conditions de travail au travers de la déconnexion numérique.
5.2 Commission de suivi
Une commission de suivi est en place dans le cadre du présent accord d’entreprise et est composée :
du représentant Légal de Caf de la Haute-Saône, assisté au plus de deux collaborateurs,
des Délégués Syndicaux.
Cette Commission sera réunie chaque année à l’initiative de Caf de la Haute-Saône.
Elle pourra se réunir de manière exceptionnelle à la demande de la majorité de ses membres.
Lors de sa première réunion, elle établira un questionnaire à diffuser à l’ensemble du personnel sur l’évolution des pratiques et des difficultés éventuellement rencontrées dans le cadre du droit à la déconnexion et de l’usage des outils numériques.
Article 5 : Dispositions finales
6.1 Règlement des litiges
Les Parties conviennent d'appliquer le présent accord dans le même esprit de loyauté et d'ouverture que celui qui a présidé aux négociations et à la conclusion de celui-ci.
Dans cet esprit, en cas d'apparition d'un litige sur la mise en œuvre du présent accord, les Parties s'engagent à se rencontrer dans les meilleurs délais, afin de rechercher la ou les solutions nécessaires au règlement amiable de leur différend.
6.2 Information-consultation de la Délégation Unique du Personnel
Le texte du présent accord a été transmis préalablement à sa signature à l’information et à la consultation des membres de la Délégation Unique du Personnel.
6.3 Formalités de dépôt et de publicité
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L123-1 et L123-2 du code de la Sécurité Sociale). L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D.224-7.3 du code de la Sécurité Sociale. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de cette dernière, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et à la Délégation Unique du Personnel.
Fait à Vesoul, en 4 exemplaires originaux Le 24/10/2018
