relatif aux élections des représentants du personnel au conseil d’administration
Entre d’une part,
La caisse d’allocations familiales de la Haute-Garonne, représentée par son directeur, M. XX, dûment mandaté à cet effet par le conseil d’administration de l’organisme le 31 mars 2022,
Et d’autre part,
Les organisations syndicales soussignées,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Les articles L.212-2, L.213-2, L.215-2, L.222-5 du Code de la sécurité sociale prévoient la présence, à titre consultatif, au sein des conseils d’administration des organismes locaux du régime général ainsi que de la Cnaf, de la Cnav et de l’Urssaf Caisse nationale, de trois représentants du personnel qui sont élus dans des conditions fixées aux articles D.231-5 à D.231-23 du même Code.
En conséquence, dans la perspective du renouvellement du conseil d’administration de la Caf de la Haute-Garonne, des élections doivent être organisées pour procéder à la désignation de ces représentants du personnel.
Il est rappelé que les représentants du personnel n’ont pas le statut d’administrateurs. Aussi, le nouveau conseil d’administration pourra être installé et se réunir en leur absence, le temps de l’organisation des élections.
Conformément au décret n°2017-1535 du 3 novembre 2017, les élections des représentants du personnel au conseil d’administration peuvent avoir lieu par vote électronique, selon les modalités prévues à l’article L.2314-26 du Code du travail.
Les organisations syndicales et la direction de la Caf de la Haute Garonne ayant conclu un accord relatif à la mise en place du vote électronique le 22 novembre 2021, cette modalité de vote exclusive sera mise en œuvre lors de ces présentes élections et sera confiée à la société LegaVote – RCS Lyon N° 878 188 176, prestataire de vote électronique, dont le siège social est situé 27 rue Saint Simon – 69009 Lyon. Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet, le vote par correspondance postale est exclu.
Le vote électronique permettra notamment :
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),
de pallier les aléas postaux,
d’augmenter la participation des électeurs.
Article 1 - Période électorale
La date des élections des représentants du personnel au conseil d’administration de la Caisse d'allocations familiales de la Haute-Garonne est fixée au
17 mars 2026 (date de clôture du vote électronique, dépouillement et proclamation des résultats). Compte tenu de la mise en place du vote électronique, les élections se dérouleront du jeudi 12 mars 2026 à 8h00 au mardi 17 mars 2026 à 15h00.
Article 2 – Nombre de sièges
Le nombre de représentants à élire est de trois titulaires, deux sont élus par les employés et un est élu par les cadres. Le nombre de suppléants est identique au nombre de titulaires.
Deux collèges électoraux sont donc constitués.
Article 3 - Durée du mandat
Les représentants du personnel sont élus pour la durée de mandat du conseil d’administration, conformément à l’article D.231-21 du Code de la sécurité sociale.
Article 4 - Nombre et composition des collèges électoraux
Les salariés ont été informés par la direction, de l’organisation des élections le
29 décembre 2025. Ils seront informés des modalités relatives au déroulement des opérations de vote le 28 janvier 2026.
Il est précisé que le personnel de la Caf de la Haute-Garonne sera réparti dans les collèges électoraux de la manière suivante :
1er collège : Employés 2ème collège : Cadres
Par accord exprès, les parties conviennent que :
les salariés ne cotisant pas à l’Apec voteront dans le collège « Employés »,
les salariés cotisant à l’Apec voteront dans le collège « Cadres ».
S’agissant des salariés en situation d’indemnité différentielle du fait du remplacement d’un salarié de l’organisme, il est convenu que ces salariés appartiendront au collège de leur emploi d’origine.
De plus, en cas de changement de statut (non-cadre à cadre) au cours de la préparation des élections, il est convenu que le salarié concerné procèdera au vote dans le collège correspondant à son collège d’appartenance au jour de l’établissement de la liste électorale.
A titre d’information et conformément à l’article L.2314-13 du Code du travail, la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral est la suivante :
Sont électeurs les salariés de l’organisme, travaillant depuis trois mois au moins
(en continu ou en discontinu) dans un organisme du régime général de Sécurité sociale au jour du scrutin, âgés à cette même date de 16 ans accomplis et n'ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques. Le temps de présence dans un organisme est évalué dans les mêmes conditions que l’ancienneté.
Corps électoral
Tous les salariés de la Caf de la Haute-Garonne, y compris le directeur, la directrice comptable et financière et les agents de direction doivent figurer sur les listes électorales pour l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration.
Les salariés dont le contrat de travail est suspendu sont également électeurs.
Article 6 - Établissement des listes électorales
Il appartient à l’employeur d’établir les listes électorales. Une liste doit être établie par collège.
Conformément à la jurisprudence, les mentions qui doivent figurer à la suite des noms inscrits sur la liste électorale doivent permettre l'identification des inscrits et, éventuellement, la vérification des conditions d'électorat. Ainsi, les listes électorales comporteront le nom, le prénom, l’âge, l’appartenance à l’organisme et l’ancienneté de chaque électeur dans l’institution.
Les listes électorales, établies par la direction pour chaque collège, seront datées et affichées au sein du secteur Administration du personnel, au plus tard le
4 février 2026.
Dans les trois jours ouvrés qui suivent l'affichage de la liste, tout électeur peut réclamer l'inscription ou la radiation d'un électeur omis ou indûment inscrit, par déclaration orale ou écrite, faite, remise ou adressée au secrétariat-greffe du tribunal judiciaire du siège de l'organisme. En parallèle, la direction sera informée par courriel.
Si les listes électorales venaient à être modifiées, une mise à jour de celles-ci sera adressée aux organisations syndicales ayant participé à la négociation collective, par voie de courriel.
Article 7 - Les conditions d’éligibilité
Eligibilité
Sont éligibles les électeurs âgés de 18 ans accomplis au jour du scrutin et ayant travaillé
sans interruption depuis six mois au moins dans un organisme de Sécurité sociale du régime général. Un salarié n'est éligible que dans le collège auquel il appartient.
Inéligibilité
Ne peuvent faire acte de candidature, le directeur, la directrice comptable et financière et les autres agents de direction, y compris les agents chargés de l'intérim des emplois de direction.
Article 8 – Liste des candidats
Candidatures
Les candidats aux fonctions de représentants du personnel au conseil d’administration sont exclusivement présentés par les organisations syndicales invitées à présenter le présent protocole.
Présentation des candidats
Les listes présentées par les organisations syndicales peuvent éventuellement être des listes communes à plusieurs syndicats. Conformément à l’article D.231-11 du Code de la sécurité sociale et au décret n°2017-1535, chaque liste comprend, au maximum, un nombre de candidats égal au triple du nombre de postes de représentants du personnel à pourvoir dans le collège concerné, soit des listes de :
six noms au plus pour le collège des employés,
trois noms au plus pour le collège des cadres.
La déclaration de candidature est faite collectivement pour chaque liste par le candidat tête de liste ou par un mandataire muni d’une procuration écrite signée de chaque candidat figurant sur la liste. Elles sont établies par collège électoral et comportent les mentions suivantes :
le collège électoral ;
le titre de la liste (appartenance syndicale) ;
l’ordre de présentation des candidats figurant sur la liste ;
les noms et prénoms des candidats.
A cette déclaration collective sont jointes les déclarations individuelles de chacun des candidats de liste. Chaque déclaration individuelle est signée par le candidat. La jurisprudence considère comme valides des listes incomplètes. Les candidats venant immédiatement après le dernier candidat élu de la liste sont appelés à assurer les fonctions de suppléant.
Modalités de dépôt des listes
Les candidatures sont déposées par le candidat tête de liste auprès de la direction. Elles seront remises en main propre contre récépissé et adressées également par courrier électronique en format PDF à l’adresse suivante : direction@caf31.caf.fr pour le
jeudi 5 février 2026 à 15h00 au plus tard.
Les listes de candidats seront mises à disposition sur le portail interne sans délai.
Litiges
Les contestations portant sur la régularité d'une liste de candidats doivent être portées, dans les trois jours ouvrés qui suivent l'affichage de la liste, devant le tribunal judicaire du siège de l'organisme (art. D.231-14 du Code de la sécurité sociale).
En parallèle, la direction sera informée par courriel.
Article 9 - Représentants des listes de candidats
Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l’élection par un candidat de la liste.
Les organisations syndicales transmettront, par écrit, l’identité du représentant au plus tard le
jeudi 5 février 2026, à 15h00.
Cette désignation sera notifiée au secrétariat de direction avec remise en main propre contre décharge et adressée également par courrier électronique en format PDF à l’adresse suivante : direction@caf31.caf.fr.
Elles seront invitées par les gestionnaires de l’élection à assister :
au scellement du système de vote,
au dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats.
Article 10 - Profession de foi ou propagande électorale
Chaque organisation syndicale présentant des candidats pourra établir un document de propagande, au format 21 x 29,7 cm (deux pages maximum = une feuille), en PDF (moins de 5 MO).
Les informations diffusées auront uniquement trait aux élections des représentants du personnel au conseil d’administration.
Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées par courrier à la direction, sous la forme d’un fichier PDF, au plus tard le
jeudi 5 février 2026, à 15h00.
Les professions de foi seront mises en ligne sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Elles feront également l’objet d’un envoi par la direction sur l’adresse courriel professionnelle de chaque salarié le
vendredi 6 février 2026.
Article 11 – Modalités d’organisation des élections
Rôle du gestionnaire de l’élection :
Le gestionnaire de l’élection est l’interlocuteur de la Caf de la Haute-Garonne dédié au prestataire pendant les opérations électorales. À ce titre :
il prend en charge le contrôle et l’importation des paramètres et fichiers de l’élection au sein du système de vote,
il organise les séances de test et scellement du système de vote, et en lien avec les partenaires sociaux, il contrôle :
le scellement du système de vote,
le dépouillement des urnes,
la lecture et la proclamation des résultats en présence des membres du bureau de vote réunis dans une salle mise à disposition par l’entreprise,
il veille, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Caf de la Haute-Garonne, à l’efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.
De plus, il est le point de contact du prestataire et sollicite ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l’utilisation du système de vote.
Le statut de gestionnaire au sein du système de vote a pour seul objet de permettre à ce dernier d’exercer son rôle dans le cadre de l’élection. Il ne donne aucun droit d’accès à des informations confidentielles dans le cadre de l’élection, telles que les identifiants et mots de passe des utilisateurs.
Sont gestionnaires de l’élection le directeur adjoint en charge des ressources et des transformations ou son délégataire et son secrétariat.
Composition du bureau de vote :
Deux bureaux de vote, soit un par collège électoral, seront organisés. Chaque bureau de vote sera composé d’autant de membres que de listes, à raison d’un membre désigné par liste. Il est rappelé qu’un bureau de vote doit être constitué d’un président et d’au moins deux assesseurs, électeurs dans le collège considéré. En cas de nombre de listes inférieur à trois, deux assesseurs pourront être désignés par une même liste. Le bureau de vote a un rôle de surveillance du scrutin et doit disposer des outils nécessaires pour s’assurer de la bonne mise en œuvre de la plateforme électronique. La CNIL précise aussi que le bureau de vote doit pouvoir agir sur le déroulement du scrutin en cas d’anomalie constatée.
A ce titre, il sera formé et dispose des codes d’accès spécifiques à l’interface gestionnaire lui permettant de :
procéder au scellement du système et des urnes électroniques,
suivre le taux de participation des scrutins en cours de vote et son évolution graphique dans le temps,
mettre en pause le scrutin si une irrégularité est constatée,
contrôler l’intégrité du scrutin en déclenchant une prise empreinte de la solution. Cette action permet de s’assurer que rien n’a été modifié en cours de vote,
suivre en temps réel les alertes techniques et applicatives à la suite d’éventuelles interventions sur la solution de vote. Après scellement, tout est historisé dans un journal des interventions sécurisé, non modifiable, et accessible uniquement par les seules personnes habilitées,
procéder au descellement des urnes électroniques et déchiffrer les expressions de vote pour accéder aux résultats de l’élection et aux listes d’émargement. Ces fichiers sont non modifiables, horodatés et archivés à valeur probante dans un coffre-fort électronique.
Le président du bureau de vote s'assure de la régularité du vote et proclame les résultats. A défaut d’accord entre les organisations syndicales quant à la désignation du président, le membre du bureau de vote le plus âgé sera désigné comme président, conformément au droit électoral.
Rôle des membres des bureaux de vote :
L’identité et le rôle de chaque membre d’un bureau de vote (président ou assesseur) seront enregistrés au sein du système de vote.
Les organisations syndicales transmettront, par écrit, l’identité des assesseurs et des présidents au plus tard le
jeudi 5 février 2026, à 15h00.
Compte tenu de la mise en place du vote électronique, il est convenu que les listes des membres des bureaux de vote seront mises à disposition sur le portail interne, le
13 février 2026. Chaque électeur pourra également consulter la liste des membres du bureau de son collège sur le système de vote en ligne.
Article 12 - Déroulement du vote électronique
Scellement du système d’information
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales (articles R. 2314-15 du Code du travail), le prestataire formera les membres du bureau de vote et le gestionnaire de l’élection le
9 mars 2026 à 14h30.
Cette formation sera assurée sur site et consiste à :
procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,
générer les clés de scellement (autant de clés que de listes) destinées aux assesseurs.
La réunion de scellement sera animée par le prestataire et sera l’occasion d’expliquer à chaque intervenant son rôle tout au long du scrutin.
Accès au système de vote
Chaque électeur est identifié dans le système de vote grâce aux données communiquées par l’organisme au prestataire.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le système de vote sans qu’ils soient communiqués à l’organisme. À aucun moment et quel que soit le mode de transmission, les identifiants ne seront connus des personnels en charge du système de vote. Ils sont strictement individuels et confidentiels.
Ces codes permettront à l’électeur de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.
Ainsi, chaque électeur recevra, à son domicile par courrier simple, un document précisant les conditions et la procédure de vote électronique. Ce courrier, envoyé le
2 mars 2026 par le prestataire contiendra également l’identifiant pour se connecter. Il sera doublé par un envoi sur les courriels professionnels des agents le 5 mars 2026.
Pour s’authentifier sur la plateforme de vote, l’électeur devra saisir :
son identifiant votant envoyé par courriel professionnel et courrier postal,
les quatre chiffres de son numéro de matricule agent.
Une fois que l’électeur aura passé la première étape d’authentification, il devra renseigner son numéro de téléphone, afin de recevoir un code à usage unique par SMS (téléphone portable) ou par serveur vocal (téléphone fixe) pour confirmer son identité.
Une fois formellement identifié, il pourra accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège. Les identifiants seront adressés aux électeurs avant l’ouverture du scrutin, afin qu’ils puissent s’approprier le système et naviguer sur les différentes pages du serveur de vote. Les électeurs pourront, à cette occasion, consulter librement les propagandes électorales publiées sur le site du vote.
En cas d’oubli ou de perte des identifiants et du mot de passe, une procédure de secours existe. Un système sécurisé de réattribution permettra au salarié de procéder au vote :
Le salarié concerné devra cliquer sur « Mot de passe oublié » et suivre la procédure, uniquement pendant la période du scrutin.
Un numéro vert d’assistance (04 28 29 19 09), sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin. L’assistance vérifiera son nom, prénom, numéro agent, date de naissance, et lui transmettra un nouvel identifiant et mot de passe pour procéder au vote, par courriel personnel.
Ainsi, tout électeur disposant d’un identifiant et d’un mot de passe personnels fournis par le prestataire, complété d’un code défi dont il a connaissance, pourra voter par voie électronique à partir de tout poste informatique connecté à Internet, tant professionnel que personnel, pendant la durée d’ouverture du scrutin.
Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.
Les données saisies par l’électeur au cours de sa connexion au système de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le poste de travail utilisé.
En outre, pour les sites extérieurs, les personnes souhaitant s’isoler devront pouvoir voter depuis le poste du responsable de site. Pour le siège, un poste informatique sera également mis à disposition des agents, au département RH.
D’une manière générale, la direction s’engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l’appropriation du vote électronique par les salariés.
Ordre de présentation des listes
Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter les listes des candidats pour lesquelles il est appelé à voter dans son collège d’appartenance.
Sur la plateforme de vote, les candidatures seront affichées par ordre aléatoire (chaque consultation pouvant générer un ordre d’affichage différent).
L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui donne accès ensuite au bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
Consultation du taux de participation
Les membres du bureau de vote et le gestionnaire de l’élection sont autorisés à consulter les taux de participation pendant l'ouverture du vote électronique.
Règles de vote
Les électeurs ont la possibilité de voter blanc.
Les électeurs ont la possibilité de rayer un ou plusieurs noms de la liste mais ne peuvent en ajouter. Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation. Dans le cadre du vote en ligne, tous les candidats d’une même liste sont cochés par défaut. Pour raturer un nom, il conviendra de décocher celui-ci.
En tout état de cause, la validation finale du vote et la prise en compte de son émargement, ne se feront qu’après une double confirmation, conformément aux recommandations de la CNIL. L’électeur pourra télécharger et conserver un récépissé de vote à valeur probante. Ce document sera également envoyé automatiquement par courriel après avoir voté.
L'élection a lieu au scrutin de liste, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, sans panachage.
Il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueilli par elle contient de fois le quotient électoral. Le quotient électoral est égal au nombre total des suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir.
Au cas où aucun siège n’a été pourvu ou s'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne.
A cet effet, le nombre de voix obtenu par chaque liste est divisé par le nombre augmenté d'une unité des sièges attribués à la liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège non pourvu est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne.
Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges non pourvus.
Dans le cas où deux listes ont la même moyenne et où il ne reste qu'un siège à pourvoir, ledit siège est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.
Si deux listes ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats susceptibles d'être élus.
Résultats partiels
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.
Gestion des clés de scellement
Dans le cadre des obligations relatives au vote électronique, trois clés de scellement minimum doivent être émises. Conformément à l’article 11.2 du présent accord, autant de clés de scellement que de listes seront activées pour ce scrutin.
Chaque président et chaque assesseur détiennent une clé de scellement. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote.
Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l’activation simultanée des clés générées lors de la phase de scellement. Ce nombre de clés peut être réduit d’une unité en cas d’absence de l’un des porteurs et de son suppléant. Ce dépouillement aura lieu sur site, en présence de l’ensemble des membres des bureaux de vote et du gestionnaire de l’élection.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Des procès-verbaux seront établis, faisant état des éventuels incidents de vote et des résultats. Ils seront signés par les membres des bureaux de vote concernés.
Le procès-verbal de résultats est standardisé :
nombre d’inscrits,
nombre de votants,
nombre de votes blancs,
nombre de votes nuls,
nombre de Suffrages valablement exprimés (= votants – blancs – nuls),
le taux de participation (votants / inscrits ; en %),
nom de l’élection,
date de l’élection,
nombre de voix recueillies par chaque liste,
nombre de voix recueillies par chaque candidat (ratures),
attribution des sièges au quotient puis à la plus forte moyenne.
Les résultats de vote seront communiqués sur le portail interne.
Article 13 - Assistance aux électeurs
Un numéro vert d’assistance (04 28 29 19 09), sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin. Il permettra une mise en relation gratuite avec le prestataire, d’un poste fixe ou d’un téléphone portable.
Article 14 - Contestations
Les contestations relatives à l'électorat, à l'éligibilité des candidats et à la régularité des opérations électorales sont portées dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats devant le tribunal judiciaire du siège de l'organisme dans les formes prévues à l'article D. 231- 10 du Code de la sécurité sociale.
En parallèle, la direction sera informée par courriel.
Article 15 – Fichiers supports
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.
Article 16 – Durée
Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée liée aux élections des représentants du personnel au conseil d’administration de la Caf de la Haute-Garonne dans le cadre du renouvellement du conseil d’administration prévu en mars 2026.
Article 17 - Formalités administratives et publicité
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale et le présent protocole fera l’objet d’une publication sur le portail interne. Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail et des Solidarités.
Toulouse, le 13 janvier 2026
M. XX - Directeur ,
M. XX – Représentant de la section syndicale CFE-CGC
Mme. XX –
Représentante de la section syndicale CFDT
M. XX – Représentant de la section syndicale CFTC
Mme. XX –
Déléguée syndicale CGT Mme. XX – Déléguée syndicale CGT
Mme. XX –
Déléguée syndicale CGT-FO M. XX – Délégué syndical CGT-FO
