PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
Entre, d’une part,
La
Caisse d’Allocations Familiales de La Réunion, représentée par son Directeur Général, dûment mandaté par le conseil d’administration,
Et d’autre part,
Les organisations syndicales représentatives du personnel, ci-après mentionnées :
-
CFTC,
-
CGTR,
-
CFDT,
-
CFE-CGC,
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u Article 1 – Champ d’application PAGEREF _Toc209162564 \h 3 Article 2 – Modalités d’organisation des opérations PAGEREF _Toc209162565 \h 3 2.1. Vote exclusivement électronique PAGEREF _Toc209162566 \h 3 2.2. Principe de recours à un prestataire extérieur PAGEREF _Toc209162567 \h 3 2.3. Fichier des électeurs PAGEREF _Toc209162568 \h 4 2.4. Listes des candidats et bulletins de vote PAGEREF _Toc209162569 \h 4 2.5. Lieux et durée du scrutin PAGEREF _Toc209162570 \h 5 2.6. Scellement de l’urne et suivi du processus électoral PAGEREF _Toc209162571 \h 5 Article 3 – Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc209162572 \h 5 3.1. Modalités d’accès au serveur de vote PAGEREF _Toc209162573 \h 5 3.2. Plan de communication / formation PAGEREF _Toc209162574 \h 6 3.3. Assistance technique PAGEREF _Toc209162575 \h 6 3.4. Assistance aux personnes ne pouvant voter seule PAGEREF _Toc209162576 \h 7 3.5. Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin PAGEREF _Toc209162577 \h 7 3.6. Dépouillement et conservation des fichiers PAGEREF _Toc209162578 \h 7 Article 4 – Modalité d’application et de suivi de l’accord PAGEREF _Toc209162579 \h 8 4.1. Durée et entrée en vigueur PAGEREF _Toc209162580 \h 8 4.2. Modalité de suivi de l’accord PAGEREF _Toc209162581 \h 8 4.3. Modalité de révision et dénonciation de l’accord PAGEREF _Toc209162582 \h 8 4.5. Publicité du protocole d’accord PAGEREF _Toc209162583 \h 9
Préambule
Dans le cadre de la modernisation du dialogue social et de la volonté commune des parties de favoriser une participation élargie, sécurisée et simplifiée des salariés aux processus électoraux, il a été convenu de mettre en place un dispositif de vote électronique.
Dans ce cadre, et afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles à venir (élection des membres du Comité Social et Economique, des représentants du personnel au Conseil d’Administration), les parties conviennent, par le présent accord, de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles et d’en fixer le cadre général de mise en œuvre.
Les signataires du présent accord souhaitent ainsi instaurer un cadre pérenne permettant l’organisation de scrutins professionnels par voie électronique, dans des conditions garantissant la fiabilité technique, la sécurité des données, et l’intégrité des opérations électorales.
Ce protocole définit les modalités de mise en œuvre du vote électronique, les garanties apportées aux électeurs, ainsi que les engagements des parties pour assurer le bon déroulement des scrutins concernés.
Les modalités pratiques d’organisation du vote électronique seront définies dans les protocoles d’accord préélectoraux afférent à chaque élection. Ils mentionneront également le présent accord.
Article 1 – Champ d’application
Le présent accord s'applique à l'égard de l'ensemble des salariés de la Caisse d’Allocations Familiales de La Réunion ainsi qu'aux salariés mis à sa disposition au sens de l'article L 2314-23 du code du travail ayant fait le choix de voter au sein de l'organisme.
Article 2 – Modalités d’organisation des opérations
2.1. Vote exclusivement électronique
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, les parties signataires ont décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
2.2. Principe de recours à un prestataire extérieur
Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maitriser pour mettre en place un dispositif de vote électronique et des contraintes à respecter en matière de confidentialité des données et de sécurisation de l’ensemble du processus électoral, les parties signataires conviennent de faire appel à un prestataire spécialisé en la matière dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit informatique indépendant.
Le prestataire retenu, suite à une consultation relevant de la procédure de mise en œuvre du marché public conclu par l’UCANSS, sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral afférent à chaque élection.
Le prestataire choisi devra respecter le cahier des charges établi dans le respect des dispositions des articles R.2314-5 et suivants du code du travail et prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En tout état de cause, le système de vote électronique conçu et mis en place par le prestataire devra garantir la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le prestataire devra, en outre, garantir, le respect des principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
2.3. Fichier des électeurs
Un fichier des électeurs est produit par le Département des ressources humaines à partir des listes électorales établies conformément aux critères fixés par les dispositions légales applicables régissant le scrutin concerné.
Le fichier des électeurs permet l’envoi à chaque électeur, par le prestataire retenu, du matériel de vote électronique selon les modalités qui seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral afférent à chaque élection et dans le respect des recommandations de la CNIL concernant notamment les règles d’authentification multi-facteurs.
Hormis le Département des ressources humaines et le prestataire, les données personnelles sensibles contenues dans ce fichier ne seront accessibles aux électeurs que pour les informations les concernant.
Conformément à l’article R.2314-7 alinéa 2 du code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts.
2.4. Listes des candidats et bulletins de vote
La période, les modalités de dépôt (format, taille maximum des documents, adresse de dépôt …) et de présentation (ordre alphabétique ou aléatoire) des listes de candidats et professions de foi devront être fixées dans les protocoles d’accord préélectoraux afférent à chaque élection.
Le prestataire devra assurer la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats, logos et professions de foi conformes à ceux présentés par leurs auteurs et à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral afférent à chaque élection.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.
2.5. Lieux et durée du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant la durée d’ouverture du scrutin, depuis n’importe quel outil permettant un accès à internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix offrant un accès à internet, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour chaque tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours consécutifs, et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral afférent à chaque élection.
2.6. Scellement de l’urne et suivi du processus électoral
Une fois le site de vote paramétré par le prestataire conformément aux données transmises par le Département des ressources humaines, le prestataire devra procéder à un test à blanc du système de vote et de dépouillement en application de l’article R. 2314-15 du code du travail à l'issue duquel :
Le système sera scellé,
Les membres du bureau de vote se verront remettre des clés de chiffrement délivrées à cet effet.
Ce test à blanc sera réalisé dans le cadre d’une réunion en distanciel organisée notamment avec la Direction et les membres du bureau de vote.
Il aura lieu avant l’ouverture du scrutin, et à une date fixée dans le protocole d'accord préélectoral afférent à chaque élection.
Le Département des ressources humaines ainsi que les membres du bureau de vote, dont la composition sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral afférent à chaque élection, assurent le suivi du bon déroulement du processus électoral et pourront, en ce sens, consulter sur le site de vote :
Les listes électorales
Les listes de candidats et professions de foi
La composition du bureau de vote
L’évolution en temps réel, et pour chaque scrutin, du taux de participation sachant qu'aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin
Le journal des événements
Article 3 – Déroulement des opérations de vote
3.1. Modalités d’accès au serveur de vote
Afin de réduire les risques d’usurpation d’identité et conformément aux recommandations de la CNIL, un processus renforcé d’authentification de l’électeur devra être respecté.
Ainsi, pour pouvoir accéder au service de vote, chaque électeur devra accomplir la procédure suivante :
Renseigner l’identifiant et le mot de passe personnels et confidentiels qui lui auront été envoyés par le prestataire avant le premier tour des élections via deux canaux de communication distincts définis dans le protocole d’accord préélectoral afférent à chaque élection.
Renseigner un 3ème identifiant consistant en une question dont il sera le seul à connaître la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance ou tout élément facilement décelable par un tiers).
La connexion au site de vote se fera par des liaisons sécurisées qui rendent impossible l’accès aux serveurs à toute personne non reconnue par le système.
Une fois connectée, l’électeur pourra procéder au vote. Seules les listes correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants, lui seront proposées.
Il pourra alors procéder à son choix.
La liste d’émargement enregistrera une empreinte technique permettant de confirmer l’émission du vote. Conformément à l’article R.2314-16 du Code du Travail, elle ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
La transmission du vote et l’émargement devront faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur devra conserver.
3.2. Plan de communication / formation
Chaque salarié recevra une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales mentionnant notamment :
la date d’envoi des identifiants de connexion
la procédure de vote
les dates, jours et heure d’ouverture et de clôture des scrutins
Afin de garantir un taux de participation optimal, un plan de communication sera mis en œuvre avant et pendant l’ouverture du scrutin et sera diffusé sur l’intranet de l’organisme.
Le protocole d’accord préélectoral afférent à chaque élection fixera en détail le contenu dudit plan de communication
Par ailleurs, une campagne de mise à jour des coordonnées des agents sera lancée préalablement à l’établissement du fichier des électeurs pour mise à jour.
Les membres de la Direction, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote nommément désignés dans le protocole d’accord préélectoral afférent à chaque élection bénéficieront, quant à eux, d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
3.3. Assistance technique
Une cellule d’assistance technique sera mise en place par le prestataire afin de :
veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet,
prendre en charge les problèmes rencontrés par les utilisateurs
Les électeurs auront ainsi la possibilité de contacter les membres de cette cellule pendant toute la durée du scrutin.
Les membres du bureau de vote seront alertés par cette même cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile.
3.4. Assistance aux personnes ne pouvant voter seule
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’interface de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
Cette assistance doit être volontaire, discrète et ne doit en aucun cas porter atteinte au secret du vote. L’électeur assisté reste seul responsable de la validation finale de son vote.
3.5. Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Conformément aux articles R.2314-6 et R.2314-7 du code du travail, le système de vote électronique mis en œuvre par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement ainsi que le contenu de l’urne électronique ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
L’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’émargement des votants.
Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit ainsi l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
3.6. Dépouillement et conservation des fichiers
Au jour et à l’heure fixés dans le protocole d’accord préélectoral afférent à chaque élection, le scrutin sera clos automatiquement.
L’urne ne pourra être descellée et le scrutin dépouillé que par l’activation conjointe d’au moins deux des clés de chiffrement préalablement remises aux membres du bureau de vote.
Après le dépouillement, le système de vote électronique devra à nouveau être scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats. En cas de second tour, les modalités d’organisation et de déroulement du vote devront être respectées à l’identique.
Enfin, le prestataire devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions fixées par le code du travail. Article 4 – Modalité d’application et de suivi de l’accord
4.1. Durée et entrée en vigueur
Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le premier ouvré suivant son agrément ministériel.
4.2. Modalité de suivi de l’accord
Afin de veiller à une bonne application du présent accord, les parties conviennent de constituer une commission de suivi paritaire composée de la Direction et des délégués syndicaux.
La commission paritaire se réunira :
Trois mois après la clôture de chaque opération de vote, afin d’établir un bilan du scrutin et de l’application du présent accord,
Neuf mois avant chaque nouvelle élection, afin d’anticiper les évolutions légales, réglementaires ou techniques en matière de vote électronique et d’adapter le présent protocole si nécessaire.
4.3. Modalité de révision et dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées à l’article L2232-12 du Code du Travail.
Etant à durée indéterminée, le présent accord pourra également être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception.
La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.
Le courrier de dénonciation sera déposé sur la plateforme TéléAccords et auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Saint Denis de La Réunion.
4.5. Publicité du protocole d’accord
Le présent protocole d’accord sera déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Saint Denis de La Réunion.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme TéléAccords du Ministère du travail.
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.
Le présent protocole fera l’objet d’une publication sur CAFCOM.
