Accord d'entreprise CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DES PYRENEES ATLANTIQUES

Accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections du CSE et des représentants du personnel au CA

18 accords de la société CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DES PYRENEES ATLANTIQUES

Le 20/11/2025

• Elections professionnelles, prorogations de mandat et vote électronique

• CGT
• CFDT

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE ET DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

A LA CAF DES PYRENEES ATLANTIQUES

Entre,

La Caf des Pyrénées-Atlantiques

dont le siège social est situé 10 avenue du Maréchal Foch-CS 70602-64106 Bayonne Cedex

Représentée par XXXXXXXXXX,

d’une part, et

Les organisations syndicales représentatives définies ci-dessous :

• la CFDT représentée par XXXXXXXXXX,

• la CGT représentée par XXXXXXXXXXX.

d’autre part,

il a été conclu le présent accord :

Préambule

Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, l’article L. 2314-26 du Code du Travail prévoit que les élections professionnelles peuvent se tenir par vote électronique. L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales précisent les modalités de mise en œuvre.

Dans ce cadre, afin de faciliter l’organisation des prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Caf des Pyrénées Atlantiques et des représentants du personnel au sein du Comité Social et Economique de la Caf, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par internet. Ce recours au vote électronique s’inscrit dans une volonté de renforcer et de moderniser le dialogue social et contribue aussi à la démarche de développement durable de l’organisme.

Le vote électronique permettra notamment de 

• faciliter l’organisation des élections professionnelles, supprimant notamment l’incertitude liée aux supports papier et aux acheminements postaux,

• favoriser la participation des salariés, l’électeur n’ayant plus d’obligation de se déplacer jusqu’aux urnes,

• augmenter la sécurisation des résultats, avec la suppression des urnes et des tâches liées au dépouillement papier,

• s’inscrire dans une logique de développement durable, avec une réduction des envois papier.

Dans ce contexte, le présent accord a pour objet de fixer le cadre général de la mise en œuvre de cette modalité dématérialisée de vote.

Article 1 – Principe du recours à un prestataire

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à une société spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique, sur la base du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l’UCANSS.

Dans ce cadre, un cahier des charges est établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail. Il est tenu à la disposition des salariés sur le lieu du travail, au service des Relations Humaines et est également mis à disposition sur l’intranet de l’organisme.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction décide que tous les électeurs de l’organisme votent de manière électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe n’est organisé.

La solution technique choisie pour ce vote est dénommée ci-après le « prestataire ».

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 2 – Cadre géographique des élections

Ces élections concernent l’ensemble des salariés de la CAF des Pyrénées Atlantiques étant mises en place au niveau de l’organisme.

Article 3 – Date et lieu des élections

Les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Caf se dérouleront par vote électronique.

Les élections des membres du Comité Social et Economique de la Caf se dérouleront par vote électronique. 

Ces élections se mettront en place conformément au calendrier défini dans chaque protocole d’accord pré-électoral.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

Article 4.1 Transmission d’une notice d’information

Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Toute facilité est accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entraîne aucune réduction de salaire.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

Article 4.2 Matériel de vote – codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile ou sur une adresse mail, selon les modalités définies dans le cadre du protocole d’accord pré-électoral, un moyen d’authentification confidentiel.

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot de passe, sont générés de manière aléatoire par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’organisme.

L’envoi de ce matériel sera réalisé pour chaque scrutin à l’adresse personnelle du salarié ou sur une adresse mail fournie par le salarié, en fonction du calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par deux envois séparés, selon les modalités déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral.

De nouveaux codes seront générés en cas de deuxième tour. 

Pour les deux tours d’élections, lors de la connexion, un troisième identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.

Article 4.3 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception du mail ou du courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix :

- son département de naissance,

- une partie du numéro de sécurité sociale,

- son code postal de résidence,

- son matricule.

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.

Article 4.4 Modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Article 4.5 Déroulement du vote

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.

Il pourra alors procéder à son choix :

- choisir une liste complète,

- raturer des candidats,

- voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale.

À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.

Article 5 – Consultation de la participation

Le prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique.

Il les consulte sur demande de la Direction de la Caf, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser cette information à toutes les listes en présence.

Article 6 – Le scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote, des représentants de la Direction (des salariés du service des Relations Humaines), les représentants du personnel (à minima un représentant par organisation syndicale) et les membres du bureau de vote.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),

• remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

• créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Article 7 – Assistance aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

Article 8 – Matériel à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur

Durant chaque tour de scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à disposition des électeurs ne disposant pas de matériel informatique pour procéder au vote électronique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information locale sera effectuée sur ces emplacements.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

Article 9 – Assistance aux personnes ne pouvant pas voter seules

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix. 

Article 10 – Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.

A ce titre,

- ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,

- ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,

- ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront tout décision utile,

- ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

• ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement ;

• ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• les listes électorales,

• les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),

• la composition du bureau de vote,

• l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,

• le journal des événements,

• le code de scellement du système de vote.

Article 11 – Dépouillement

Article 11.1 Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants des listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, trois clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Pour les élections du CSE, le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

 Article 11.2 Signature et conservation des listes d’émargement

A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la procédure de recours.

 Article 12– Formalités

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

Article 13 – Durée d’application du protocole d’accord

Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par les articles L123-1 et R123-1 du Code de la Sécurité Sociale.

Il prend effet à compter du lendemain suivant l’agrément ministériel.

Article 14 – Rendez-vous de suivi de l’application du protocole d’accord

Pour garantir le suivi de l’accord, les parties conviennent de se réunir six mois avant chaque élection professionnelle afin d’identifier les éventuelles difficultés d’application qu’elles auront constatées et dialoguer sur les réponses à y apporter.

Article 15 – Révision de l’accord

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.

Article 16 – Dénonciation de l’accord

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du Code du travail, le présent accord peut être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception. La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.

Le courrier de dénonciation sera déposé sur la plateforme TéléAccords et auprès du greffe du conseil de prud’hommes.

Article 17 – Publicité de l’accord

Une fois agréé, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, et du Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes.

Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.

Cet accord fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel sur l’intranet de l’organisme.

Fait à Bayonne, le

Le Directeur,

XXXXXXXX

La Déléguée Syndicale, Le Délégué Syndical,

CFDT CGT

XXXXXXXX      XXXXXXXX