PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A l’UTILISATION DES OUTILS COLLABORATIFS PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES ET LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
DE LA CAF DU CALVADOS
Entre d’une part,
La Caisse d’Allocations Familiales du Calvados, représentée par sa directrice,
Et d’autre part,
Les organisations syndicales soussignées.
Préambule
Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme et au comité social et économique.
Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte de sécurité informatique de l’organisme.
Article 1 : Champ d’application
Le présent protocole d'accord est applicable :
- à l’ensemble des salariés de la Caf du Calvados, quel que soit le lieu d’exercice de leur activité, puisqu’ils disposent d’un accès à la messagerie interne et à l’espace Cafcom. La Caf du Calvados permet ainsi à chaque salarié d’avoir librement accès, à partir de son poste de travail, à l’information des représentants du personnel de l’organisme, à l'ensemble des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme. - aux organisations syndicales représentatives ou non au sein de la Caf du Calvados, et ayant constitué une section syndicale. - aux élus du Cse.
Article 2 : Périmètre d’utilisation
L’utilisation des nouvelles technologies, doit être faite dans le respect du règlement intérieur de l’organisme incluant la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information. Elle doit également :
•Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du système informatique de l’organisme, •Ne pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’organisme, •Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser une publication quel qu’en soit le support, •Préserver le secret de l’appartenance syndicale.
Article 3 : Outils collaboratifs mis à disposition selon la nature des échanges
Les outils numériques mentionnés dans cet accord sont issus de l’offre collaborative nationale applicable au moment de la conclusion du présent accord, et nécessitent l’usage d’une licence Office 365 de type E1.
Leur utilisation est obligatoire. Tout autre outil numérique ou autre usage que ceux décrits dans cet accord ne sont pas autorisés. Cet accès doit se faire dans le respect des règles de sécurité, de confidentialité et d’utilisation définies dans le présent protocole, uniquement avec du matériel fourni par la Caf du Calvados.
Article 4 : Mise à disposition d’un espace intranet syndical et Cse et de l’outil Teams
Chaque organisation syndicale, dès lors qu'elle a constitué une section syndicale dans l'organisme, dispose d'un espace dédié sur l'intranet de la Caf du Calvados, utilisé pour la mise à disposition de communications collectives ou de tracts de nature syndicale.
Chaque organisation syndicale doit respecter les règles d’utilisation de ce type d’espaces afin de préserver le bon fonctionnement du réseau local, via notamment un usage raisonnable des flux d’échange et des supports de communication.
Les espaces syndicaux sont accessibles à partir de la page d’accueil du portail intranet (dénommé Cafcom), via l’onglet « Vie sociale » dans lequel chaque organisation syndicale est représentée par son sigle.
L’organisme met à disposition de chaque organisation syndicale, un espace d’informations numériques avec les salariés selon les modalités suivantes : -Un espace dédié est créé dans le portail intranet Cafcom, -Un sharepoint est créé pour le partage documentaire.
Article 4.1 - Le contenu de l’espace intranet syndical et Cse sous Cafcom
Pour rappel, Cafcom est un outil national soumis à habilitations. La gestion des espaces principaux est restreinte.
Pour les organisations syndicales :
Le contenu des pages de l’intranet est géré spécifiquement dans un « sous espace », accessible par Cafcom / Vie sociale : Espace syndicats
Il est placé sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale et est librement déterminé par cette dernière, dans les limites suivantes :
- A ce titre, ils ne doivent contenir ni injure, ni diffamation, et assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image. - De même, le contenu du site doit également être conforme aux règles édictées par le Décret n°2017-1230 du 3 aout 2017 relatif aux provocations, diffamations et injures non publiques présentant un caractère raciste, discriminatoire, sexiste, homophobe. - Le contenu revêt un caractère exclusivement syndical. - L’espace intranet syndical ne doit pas contenir des moyens de communication interactive tels que Tchat, forums, consultations, … - Les liens vers des sites extérieurs sont autorisés sous la condition que ceux-ci soient sécurisés https et conformes à la charte d’utilisation du Système d’information (paragraphes : 4.2, 8.1 et 8.2).
Les organisations syndicales devront respecter les règles de la charte d’utilisation du SI sur les fichiers diffusés via le Sharepoint afin de ne pas saturer le réseau informatique local.
Par ailleurs, chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale émettrice. Celle-ci ne peut ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme.
Pour le Cse :
Deux espaces intranet Cse sont accessibles par Cafcom / Vie sociale / Comité social et économique (Cse) et Œuvres sociales.
L’ensemble des documents est publié à la demande de la secrétaire du CSE par la direction au regard des règles d’habilitation.
Par ailleurs un lien accessible par Cafcom/Vie sociale/Œuvres sociales permet d’accéder au site externe du Cse.
Le contenu des informations et documents publiés est placé sous l’entière responsabilité du Cse et est librement déterminé par ce dernier, dans les limites suivantes :
- A ce titre, ils ne doivent contenir ni injure, ni diffamation, et assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image. - De même, le contenu du site doit également être conforme aux règles édictées par le Décret n°2017-1230 du 3 aout 2017 relatif aux provocations, diffamations et injures non publiques présentant un caractère raciste, discriminatoire, sexiste, homophobe. - L’espace intranet ne doit pas contenir des moyens de communication interactive tels que Tchat, forums, consultations, … - Les liens vers des sites extérieurs sont autorisés sous la condition que ceux-ci soient sécurisés https et conformes à la charte d’utilisation du Système d’information (paragraphes : 4.2, 8.1 et 8.2).
Le Cse devra respecter les règles de la charte d’utilisation du SI sur les fichiers diffusés via le Sharepoint afin de ne pas saturer le réseau informatique local.
Par ailleurs, chaque information est identifiée sous le logo du Cse. Celui-ci ne peut ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme.
Article 4.2 - Un espace d’échanges entre adhérents d’une même Organisation Syndicale et un espace pour les membres du Cse via l’outil Teams
Toute création d’espace doit respecter la procédure de création de site collaboratif (NS_OUTILS_COLLABORATIFS_2020), afin de s’assurer qu’il est créé dans le respect des règles en vigueur au moment de sa constitution. Son utilisation est limitée à du partage entre les responsables du syndicat et/ou les membres du Cse et/ou les représentants syndicaux et à du stockage de documents internes qui leur sont propres. Pour rappel, tout propriétaire d’unTeams peut :
Ajouter et supprimer des membres
Ajouter et supprimer des canaux
Positionner des droits d’accès sur les canaux
Des propriétaires représentants des organisations syndicales et du Cse et un propriétaire administrateur technique du service informatique doivent être positionnés et doivent respecter les règles de conformités O365-Rgpd : modalités de conservation, de stockages et d'effacement qui sont à mettre en lien avec la finalité de l'information diffusée.
Pour les organisations syndicales :
La direction autorise chaque organisation syndicale ayant constitué une section, à utiliser un espace d’échanges via Teams. Le canal partagé de Teams permet ce type d’échanges, complété si besoin par des messages individuels sur des sujets confidentiels.
L'accès à cet espace se fait sur validation des organisations syndicales.
Cet espace peut être ouvert à des salariés désignés par l’organisation syndicale, mais en tout état de cause il n’a pas vocation à être utilisé comme outil de communication avec les salariés.
Pour le Cse :
La direction autorise le CSE, à utiliser un espace d’échanges via Teams.
Le canal partagé de Teams permet ce type d’échanges, complété si besoin par des messages individuels sur des sujets confidentiels.
L'accès à cet espace est autorisé pour tous les membres du Cse (élus) et les représentants syndicaux. Cet espace peut être ouvert à des salariés autorisés par le Cse, mais en tout état de cause il n’a pas vocation à être utilisé comme outil de communication avec les salariés.
Article 4.3 - La liberté d’accès à l’information syndicale
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme, à partir de son poste de travail.
Dans ce cadre, la direction de l'organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales
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Article 4.4 - Les conditions de mise en ligne
Pour les organisations syndicales :
Les informations mises à disposition sur les espaces syndicaux ne sont pas publiées dans les actualités du site intranet de l’organisme (pages d’accueil). Les organisations syndicales s’engagent à ne pas utiliser cette fonctionnalité lors de la publication des mises à jour de leur espace dédié.
Afin d’informer les salariés qu’une nouvelle actualité est à leur disposition, les organisations syndicales peuvent envoyer à l’ensemble des salariés, via leur boite mail partagée (BP), un message informant de la mise à jour de leur espace, sous réserve de garantir le choix des salariés d’accepter ou de refuser les messages syndicaux. A cet effet, le nom du syndicat et le sujet traité figurent explicitement en objet et le corps du message comporte la seule indication de la mise à disposition d’une nouvelle information sous l’espace syndical. Les organisations syndicales ont la possibilité d’ajouter un lien permettant de retrouver la dernière information sur leur espace syndical.
Pour le Cse :
Les informations mises à disposition sur cet espace ne sont pas publiées dans les actualités du site intranet de l’organisme (pages d’accueil). Le Cse s’engage à ne pas utiliser cette fonctionnalité lors de la publication des mises à jour de leur espace dédié.
Afin d’informer les salariés qu’une nouvelle actualité est à leur disposition, le Cse peut envoyer à l’ensemble des salariés, via sa boite mail partagée (BP), un message informant de la mise à jour de son espace.
Le Cse a la possibilité d’ajouter un lien permettant de retrouver la dernière information sur son site.
Article 5 : Utilisation de la messagerie
Article 5.1 - L’attribution d’une adresse électronique spécifique
Pour les organisations syndicales :
Chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de son organisation et permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
A cette fin, une boîte partagée distincte de celles réservées à un usage professionnel est ouverte aux coordonnées de chaque organisation syndicale. Celle-ci doit être seulement utilisée pour l’exercice du mandat.
La gestion de la boîte partagée est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale. Celui-ci désigne les personnes autorisées à accéder à cette boîte partagée en écriture et/ou en lecture et transmet la liste au Service Informatique qui crée lesdites boîtes et attribue les habilitations correspondantes.
Pour le Cse :
Le Cse bénéficie d’une adresse électronique spécifique accessible aux membres du Cse permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
A cette fin, une boîte partagée distincte de celles réservées à un usage professionnel est ouverte aux coordonnées du Cse : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Une boîte partagée est réservée pour la communication sur les œuvres sociales entre les agents et le (la) salarié(e) du Cse : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX La gestion de ces boîtes partagées est placée sous la responsabilité des membres du Cse. Le Cse désigne les personnes autorisées à accéder à ces boîtes partagées en écriture et/ou en lecture et transmet la liste au Service Informatique qui crée lesdites boîtes et attribue les habilitations correspondantes.
Article 5.2 - Les modalités d’utilisation de la messagerie
Pour les organisations syndicales :
Les organisations syndicales peuvent utiliser cette messagerie exclusivement à partir du matériel professionnel mis à disposition par la Caf, pour communiquer avec la direction, les adhérents du syndicat, les autres syndicats et, avec les salariés de la Caf, ainsi qu’en externe.
La boîte partagée permet aux salariés d’interroger l’organisation syndicale de leur choix, et aux organisations syndicales de répondre aux sollicitations des salariés de façon confidentielle et individuelle. Conformément à la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information, les messages adressés à un salarié portent expressément la mention « privé ou prive » en objet. Les salariés ont accès aux messageries électroniques des organisations syndicales directement depuis leur messagerie professionnelle.
La boîte partagée peut être utilisée pour diffuser des informations collectives de la section syndicale aux salariés adhérents du syndicat considéré. La fonction « copie cachée » (mode cci) doit impérativement être utilisée de façon à préserver la confidentialité de l’appartenance syndicale de chaque destinataire.
Les messageries électroniques des syndicats ne doivent pas être utilisées pour diffuser en masse, via la messagerie professionnelle des salariés, des informations syndicales telles que des tracts ou des publications, dans la mesure où les portails syndicaux sont prévus à cet effet.
Par ailleurs, en conformité avec l’article 4.4- les conditions de mise en ligne, les organisations syndicales peuvent utiliser leur boîte partagée pour notifier les salariés de la mise à disposition d’une publication dans leur espace dédié sur l’intranet de la Caf du Calvados.
Tout message diffusé par une organisation syndicale comporte une mention précisant que le destinataire a la possibilité de s’opposer à la réception de messages syndicaux en suivant la procédure d’identification des « courriers indésirables » au sens de l’outil de la messagerie électronique.
Pour le Cse :
Les membres du Cse peuvent utiliser la messagerie exclusivement à partir du matériel professionnel mis à disposition par la Caf, pour communiquer avec la direction, les syndicats de manière confidentielle et individuelle, avec les salariés de la Caf.
Conformément à la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information, les messages adressés à un salarié portent expressément la mention « privé ou prive » en objet.
La boîte partagée peut être utilisée pour diffuser des informations collectives du Cse au titre des œuvres sociales.
Article 6 : Conditions générales d’utilisation des outils numériques
Article 6.1 - Les obligations
Les usages des outils numériques renvoient à des obligations et interdictions, dont la méconnaissance peut engager la responsabilité des représentants du personnel. Elles sont les suivantes :
Obligation de confidentialité : Comme tout salarié, les instances représentatives du personnel sont tenues à une obligation de discrétion et de secret professionnel vis-à-vis des tiers pour toutes les informations confidentielles dont elles pourraient avoir connaissance dans le cadre de leurs missions. Ainsi, la divulgation d’informations confidentielles est interdite au regard des intérêts légitimes de l’entreprise.
Interdiction des propos diffamatoires, injurieux ou des incitations à la haine : Les contenus diffusés ne peuvent pas faire l’objet d’une qualification au sens des dispositions de la loi de 1881 relative au droit de la presse, y compris lorsqu’ils sont portés à l’égard de l’employeur.
Respect de la vie privée : la liberté d’expression syndicale ne doit pas porter atteinte à la vie privée des personnes telle que protégée par l’article 9 du Code civil.
Respect des consignes de sécurité informatique : Les atteintes à un système automatisé de traitement des données sont sanctionnées par l’article 323-1 du Code pénal. Ces atteintes peuvent consister en un accès frauduleux dans le Système d’Informations de la branche ou une introduction frauduleuse de données. De telles infractions sont susceptibles d’être commises en cas d’utilisation frauduleuse des moyens de communication électroniques.
Au même titre que l’ensemble des messages véhiculés sur le réseau de l’organisme, la confidentialité des échanges électroniques des salariés avec l’organisation syndicale est garantie par l’employeur qui s’engage à n’exercer aucun contrôle.
Article 6.2 - L’obligation de discrétion et de secret professionnel
Les organisations syndicales et les élus du Cse s'engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels mis à disposition par l’employeur ne soient utilisés qu'à des usages internes à l'organisme, dans le respect de l’obligation de discrétion et du secret professionnel.
A ce titre, un accès à la Base de données économiques, sociales et environnementales (Bdese) est autorisé au bénéfice des élus du Cse, des représentants syndicaux au Cse et aux délégués syndicaux, en application de l’article L.2312-36 du Code du Travail. Elle est mise régulièrement à jour par le service ressources humaines.
En vertu de l’article L2312-18 du Code du Travail, « une base de données économiques et sociales rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du comité social et économique. Ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les écarts de rémunération et les informations sur la méthodologie et le contenu des indicateurs prévus à l'article L. 1142-8. Les éléments d'information transmis de manière récurrente au comité sont mis à la disposition de leurs membres dans la base de données et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au comité, dans les conditions et limites fixées par un décret en Conseil d'Etat. »
En vertu de l’article R2312-14 du Code du Travail, « en l'absence d'accord prévu à l'article L. 2312-21, la mise à disposition actualisée dans la base de données des éléments d'information contenus dans les rapports et des informations transmis de manière récurrente au comité social et économique vaut communication à celui-ci des rapports et informations lorsque les conditions cumulatives suivantes sont remplies : 1° La condition fixée au second alinéa de l'article R. 2312-11 est remplie ; 2° L'employeur met à disposition des membres du comité social et économique les éléments d'analyse ou d'explication lorsqu'ils sont prévus par le présent code. »
Une notification par message est transmise aux membres afin de les informer du dépôt du document sur cette base.
Conformément à l’article L2312-36 du Code du Travail, « les membres de la délégation du personnel du comité social et économique, du comité social et économique central d'entreprise et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur. »
Conformément à l’article R2312-13 du Code du Travail, « les informations figurant dans la base de données qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l'employeur qui indique la durée du caractère confidentiel de ces informations que les personnes mentionnées au dernier alinéa de l'article L. 2312-36 sont tenues de respecter.
Article 6.3 - Le matériel mis à disposition
L'organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale dans l'organisme et du Cse le matériel informatique nécessaire à l'exercice de leurs fonctions, dans le local qui leur est affecté : ordinateur, double écran dans chaque local syndical, une micro-pieuvre et une caméra pour le Cse, téléphonie administrative, accès à internet et intranet, accès à une imprimante multifonctions partagée située à proximité dudit local.
Les élus peuvent utiliser leur matériel professionnel pour l’exercice de leurs fonctions.
Les membres des syndicats sont autorisés à utiliser leur matériel professionnel pour les usages susmentionnés.
Article 6.4 - La maintenance
Les organisations syndicales et élus du Cse sont soumis, comme l'ensemble des utilisateurs, aux règles associées à l'utilisation du système (service, délais de résolution des pannes...).
Les matériels mis à disposition par la Caf du Calvados sont maintenus dans les mêmes conditions que les autres postes de l'organisme et respectent les règles de mise à jour.
En cas de dysfonctionnement technique ou d'incident, les organisations syndicales et élus du Cse bénéficient, comme l'ensemble des utilisateurs, de l'assistance assurée par le service informatique de l'organisme.
Les demandes d'intervention sont formulées auprès du service Informatique selon la procédure en vigueur à la Caf du Calvados.
Article 6.5 – L’accompagnement à la prise en main et à l’usage des outils et espaces collaboratifs
L’employeur propose une information/formation régulière, notamment selon les évolutions et en cas de modification de la liste initiale des membres, sur les fonctionnalités des outils mis à disposition (l’intranet, la messagerie, Office 365…).
Article 7 : Règlement Général sur le Protection des Données RGPD et respect de la vie privée
Chaque organisation syndicale et élu du Cse est responsable des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre et à ce titre doit se conformer strictement au « Règlement Général sur la Protection des Données ».
Le Délégué à la Protection des Données national pour la Caf (DPO) et le Référent Informatique et Libertés de la Caf du Calvados (RIL) ne sont pas compétents pour les traitements émanant des organisations syndicales et du Cse.
Article 8 : Engagements de la Direction, des organisation syndicales et du Cse
Conformément aux dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, la Direction de la Caf du Calvados, les organisations syndicales et le Cse s’engagent à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant des bases d’information par quelque moyen que ce soit.
L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité. L’employeur n’a aucun accès aux contenus des échanges, mais se réserve le droit de faire vérifier par les personnes habilitées le respect des règles liées à l’accès.
En cas de traitement nominatif des données, le Responsable Informatique et Libertés de la Caf du calvados évaluera la compatibilité entre le traitement envisagé et les exigences européennes et nationales.
La direction de l’organisme ne peut en aucun cas être tenue responsable de l’utilisation faite par les délégués syndicaux de leur compte utilisateur d’accès aux outils informatiques et de communication électronique.
Article 9 : Utilisation abusive
Les parties conviennent d’un commun accord que tous litiges ou désaccords ayant trait à l’appréciation du présent accord seront communiquées par l’une à l’autre des parties, par courrier expliquant la nature des difficultés.
En cas de nécessité, des réunions de mise au point seront organisées, pour rechercher des solutions amiables aux difficultés rencontrées.
Si le différend persiste à l’issue de ces rencontres, les signataires ayant fait part de leur point de vue, l'organisme ou les organisations syndicales peuvent décider de saisir la juridiction compétente si nécessaire.
Le recours en justice n’interviendra qu’en dernier ressort.
Article 10 : Durée, dépôt, publicité, suivi et évaluation de l'accord
Article 10.1- Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée de 4 ans, dès sa signature, sous réserve de l’agrément prévu par le code de la sécurité sociale.
Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales. La demande de révision est adressée par courrier en recommandé avec accusé de réception. La demande de révision est inscrite d’office à l’ordre du jour de la réunion suivante de négociations avec les organisations syndicales, si elle est programmée. A défaut, les syndicats représentatifs sont convoqués dans un délai maximal de 2 mois.
Article 10.2 - Dépôt et publicité de l'accord
Le présent protocole d’accord s’applique dès sa signature, sous réserve de l’agrément prévu par le code de la sécurité sociale. Il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Il sera déposé dans les conditions prévues aux articles L 2231-5-1 et L2231-6 du Code du travail, à savoir : -Dépôt d’un exemplaire signé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail accompagné d’une copie de la notification de l’accord aux organisations syndicales, d’une version anonymisée du présent accord et de l’éventuel acte de publication partielle. -Remise d’un exemplaire au greffe du Conseil des Prud’hommes.
Il sera porté à la connaissance des salariés et mis en ligne sur l’intranet Cafcom.
Article 10.3 - Modalités de suivi et évaluation de l'accord
Le présent protocole d’accord fera l’objet d’un bilan avant échéance de ce protocole avec les organisations syndicales.
