PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AUX HORAIRES INDIVIDUALISES -HORAIRES VARIABLES - AU SEIN DE LA CAF DE L’ESSONNE
ENTRE D’UNE PART,
La Caisse d'Allocations Familiales de l’Essonne (CAF de l’Essonne),
ET
Les organisations syndicales signataires du présent accord,
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
PREAMBULE
A travers le présent accord, les partenaires sociaux ainsi que la Direction de la CAF de l’Essonne visent à garantir à la fois la continuité et la qualité de la mission de service public confiée à l’organisme et l’amélioration de la qualité de vie au travail de ses salariés par une gestion des horaires permettant à chacun une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.
Les dispositions relatives aux horaires variables doivent être compatibles avec les objectifs de maintien et de consolidation de la qualité et de la continuité du service rendu aux allocataires et aux partenaires de la CAF de l’Essonne.
A cet égard, leur mise en œuvre devra s’accompagner d’une organisation des services rigoureuse permettant notamment de concilier réduction du temps de travail, souplesse de gestion des horaires de travail et bon fonctionnement de l’organisme.
Le présent accord se substituera définitivement au règlement horaires variables.
ARTICLE 1 LE PRINCIPE DE L’HORAIRE VARIABLE
Le système d’horaires individualisés dit « horaires variables » permet au personnel de choisir lui-même ses heures d’arrivée et de départ à l’intérieur de plages horaires déterminées, dites « plages mobiles », sous réserve qu’il effectue le nombre d’heures contractuel.
ARTICLE 2 LE CHAMP D’APPLICATION
Ces règles de l’horaires variable s’appliquent à l’ensemble du personnel, en CDI ou CDD employés et cadres de la CAF de l’Essonne à l’exception des :
Salariés en période de formation lorsqu’ils se trouvent soumis à des contraintes horaires liées aux impératifs pédagogiques ;
Stagiaires ;
Salariés soumis à une organisation gérée par des planning/permanences pour des raisons de service qui se verront dans l’obligation de respecter les horaires des dits planning ;
Des salariés soumis au forfait jours.
Chaque salarié à temps partiel bénéficiera également des horaires variables.
ARTICLE 3 LE TEMPS DE PRESENCE
3.1 Amplitude de la journée et durée maximale quotidienne du travail
L’amplitude de la journée est la période qui s’étend de l’heure d’ouverture (heure d’accessibilité au site) à l’heure de fermeture des bureaux. Pour la CAF de l’Essonne, elle est de 07h15 à 18h45 soit 11h30.
Une pause minimum obligatoire de 30 minutes pour le déjeuner doit être respectée.
En tout état de cause, la durée maximale journalière du travail effective est fixée à 10h00.
3.2 Plages fixes
Les plages fixes sont les périodes de la journée pendant lesquelles l’ensemble du personnel doit être obligatoirement présent au travail.
Ces plages sont ainsi déterminées :
La première plage : 09h30 à 11h30.
La seconde plage : 14h à 15h30.
3.3 Plages mobiles
Les plages mobiles sont les périodes de la journée pendant lesquelles le personnel peut choisir et modifier chaque jour librement ses heures de repas, d’arrivée et de départ.
Ces plages sont ainsi déterminées :
La première de 07h15 à 09h30.
La deuxième de 11h30 à 14h00.
La troisième de 15h30 à 18h45.
ARTICLE 4 LES PERMANENCES ET PLANNING DE SERVICE
La qualité et la continuité de service public constituent les principes fondateurs de notre organisme.
La mise en œuvre de l’horaire variable ne peut en aucun cas prévaloir sur la réalisation d’une activité planifiée.
Compte tenu des nécessités de service, à l’initiative de l’encadrement, il pourra être demandé aux salariés d’assurer une permanence pendant les plages mobiles. Celle-ci pourra résulter d’une entente entre les salariés, à défaut, être organisée par l’encadrement. S’il ne s’agit pas d’une entente, ces permanences devront être obligatoirement conçues de telle sorte qu’il y ait un roulement parmi les salariés présents. En cas de remplacement d’un salarié absent, l’encadrement devra respecter un délai de prévenance raisonnable.
Au sein des service en contact avec le public, il appartient à l’encadrement de maintenir les effectifs nécessaires et garantir la continuité et la qualité du service rendu aux usagers à l’intérieur des horaires d’ouverture et d’accueil du public.
En outre, le personnel dont la fonction nécessite une présence stricte au cours de la journée devra respecter les horaires prévus à cet effet (exemples : accueil, standard, animation de stage, logistique, informatique …).
Le fait d’avoir, par période, des horaires stricts à observer, n’oblige pas, en dehors de ces périodes, à exclure les salariés du dispositif.
ARTICLE 5 LA PERIODE DE REFERENCE
La période de référence est celle au cours de laquelle le cumul des heures travaillées doit atteindre la durée conventionnelle.
Elle est fixée sur la période du mois civil.
Il appartient aux salariés de gérer leur temps de travail dans le cadre de la période de référence susvisée. C’est dans ce cadre que s’effectuent des compensations d’heures en plus ou en moins.
En tout état de cause, le total des heures travaillées ne peut être inférieur ou supérieur au total des heures normalement ouvrées de la période considérée, sauf report d’un crédit maximum de 8h et d’un débit maximum de 2h d’une période sur l’autre.
ARTICLE 6 LA GESTION DES HEURES EXCEDENTAIRES ET DEFICITAIRES
Le crédit
Dans le cadre de l’horaire variable, les salariés peuvent gérer leurs horaires sur la période de référence du mois civil.
Le crédit d’heures hebdomadaire ne peut être supérieur à 2 heures et ne sera en aucun cas assimilable à l’exécution d’heures supplémentaires dans la mesure où elles résultent du libre choix du salarié et qu’elles n’ont pas été commandées par l’employeur.
Pour des raisons de santé, les salariés à temps partiel pour motif médical doivent respecter les horaires de travail ou les volumes d’heures prescrits par le médecin du travail, sans pouvoir se constituer de crédit d’heures.
Le débit
Le salarié n’effectuant pas la durée totale quotidienne de travail prévue contractuellement génère un débit de temps.
Le débit d’heures hebdomadaire ne peut être autorisé que dans la limite de 2 heures.
Les heures effectuées en débit devront faire l’objet d’une régularisation au plus tard à la fin de la période de référence suivant la constatation du débit.
ARTICLE 7 LA RECUPERATON HORAIRES VARIABLES (RECUPERATION HV) PAR PERIODE DE REFERENCE
Les excédents de temps accumulés par rapport à la durée théorique journalière de travail peuvent être utilisés sur les plages horaires mobiles.
La possibilité est également donnée à chaque salarié, de bénéficier d’une récupération HV (1 journée ou 2 demi-journées) à l’intérieur de chaque période de référence, sous réserve des contraintes de service et de disposer du crédit suffisant. Cette récupération ne peut conduire à un solde négatif du compteur individuel de l’agent.
Le manager devra s’assurer de l’organisation de la continuité de service et pourra être amené à ne pas accorder une demande de récupération HV si les conditions ne sont pas réunies.
La demande doit être faite par le circuit de gestion des absences.
Au sein du service, la planification et validation de la pose des congés et des RTT sont prioritaires sur la pose des récupérations HV, notamment pour le respect du taux de présentéisme.
Pour valider la demande de récupération HV sur la période de référence concernée, le manager vérifiera les conditions suivantes :
que l’agent dispose du temps nécessaire au compteur ;
que l’agent n’a pas déjà posé une journée de récupération HV sur la période de référence ;
que la situation du service (continuité d’activité, taux de présentéisme) permet cette absence supplémentaire de l’agent.
Le manager pourra donc valider ou refuser les demandes de récupération HV au regard des contraintes de service et notamment de l’absentéisme sur la période concernée.
En cas de refus de pose d’une récupération HV en raison de continuité de service, il sera nécessaire que le manager échange avec l’agent pour trouver une autre date compatible pour la pose de la récupération HV, dans la période de référence en cours ou celle suivante.
Selon les contraintes de service, il pourra être convenu au sein de l'équipe avec le manager du respect d’un délai de prévenance pour faciliter la planification et validation de la pose des récupérations HV.
Dans tous les cas, une demande récupération HV doit être validée au préalable par le manager avant le jour concerné. La récupération HV ne peut être validée que sur la période de référence en cours ou sur la période de référence suivante.
ARTICLE 8 L’ENREGISTREMENT DU TEMPS DE TRAVAIL
L’enregistrement automatique et le décompte du temps de travail sont assurés par un système informatisé fiable et infalsifiable de gestion des temps.
Ce système permet un enregistrement facile du temps de travail et offre la possibilité au salarié ainsi qu’à son responsable de veiller au bon respect du présent accord.
Le salarié doit effectuer 4 badgeages par jour :
à l’arrivée le matin ;
à la fin de la matinée, lors du départ pour déjeuner ;
à la reprise après le déjeuner ;
à la sortie en fin de journée.
En cas d’oubli ou d’impossibilité de badger, le salarié devra faire une demande de régularisation via l’outil de suivi des temps de travail pour validation par son encadrement.
Pendant une durée d’expérimentation de 6 mois, le CAF de l’Essonne élargit la possibilité pour chaque salarié de badger jusqu’à 6 fois dans la journée. Ainsi une entrée et une sortie supplémentaire pourront être réalisées sur l’une des trois plages mobiles de la journée (7h15 – 9h30 ; 11h30 – 14h00 ; 15h30 – 18h45).
Le salarié qui souhaite s’absenter temporairement au cours de la plage mobile devra impérativement débadger.
La possibilité de badger 6 fois, ne peut se faire que sur un même lieu de travail, c’est-à-dire, soit sur le site d’affection soit au domicile pour les salariés en télétravail.
Un premier bilan de cette expérimentation sera réalisé à 3 mois et un second bilan à l’issue des 6 mois.
Cette expérimentation prendra effet à compter de l’entrée en vigueur du présent accord et prendra fin 6 mois plus tard sauf communication expresse de la Direction pérennisant cette pratique.
En cas de dysfonctionnements avérés ou d’une désorganisation importante des services, la Direction pourra décider de la cessation de cette expérimentation après information au CSE.
ARTICLE 9 LES MESURES APPLICABLES EN CAS DE NON-RESPECT DES HORAIRES VARIABLES
Le manager est associé à la gestion automatisée des horaires variables. Dans ce cadre, il devra prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la qualité et la continuité du service rendu aux allocataires et aux partenaires.
Dans le cadre de ses attributions, le manager procède aux régularisations des compteurs nécessaires en cas de contestation d’une anomalie de badgeage.
Toute utilisation frauduleuse du dispositif relatif aux horaires variables serait constitutive d’une faute.
Les salariés qui se soustrairaient de manière intentionnelle à l’obligation de badger, s’exposeraient à des sanctions disciplinaires.
En cas de dépassement ou de débit réitéré et afin de préserver la santé du salarié et d’identifier les causes du non-respect des horaires variables, une analyse des causes (charges de travail, priorisation des activités…) sera réalisée par le manager dans le cadre d’un entretien avec le salarié et un plan d’action visant à mettre fin aux dépassements pourra être mis en œuvre.
Dans le cas où la situation persisterait, un courrier de rappel des règles sera adressé au salarié avant une éventuelle convocation par le service des ressources humaines.
Pour les collaborateurs dont le travail est inférieur à 39 heures hebdomadaires, celui-ci pourra être revu à la hausse ou à la baisse avec l’accord du salarié.
Un retour aux horaires fixes pourra être décidé sur décision du Directeur de branche en lien avec le manager. Cette mesure constitue une mesure de gestion sans aucune connotation disciplinaire.
ARTICLE 10 LA TENUE DES REUNIONS
L’encadrement se doit de veiller à dégager du temps pour l’organisation de réunions de travail et de service en s’assurant de disposer d’un maximum de collaborateurs à cette occasion et en respectant un délai de prévenance raisonnable.
Les réunions de service ont lieu entre 09h30 et 17h00. Dans la mesure du possible, chacun s’engage à éviter la clôture des réunions au-delà de 16h00.
ARTICLE 11 LES HORAIRES FIXES
Les salariés qui souhaiteraient bénéficier des heures fixes pourront le faire dans le cadre des horaires suivants :
12.1 Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord
En vue du suivi de l’application et de l’effet des dispositions du présent accord, les parties conviennent de se revoir tous les ans.
12.2 Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
12.3 Révision et dénonciation
Le présent accord pourra être révisé à tout moment par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.
Les organisations syndicales habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L 2261-7-1 du Code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge remise à l’employeur ou à son représentant ainsi qu’à chaque organisation syndicale habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révisions sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Cet accord pourra également être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux article L 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.
12.4 Validité de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur à compter du lendemain de l’agrément prévu aux article L 123-1 et L 123-2 du Code de la sécurité sociale et de la réalisation des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux article L 2231-5 et suivants du Code du travail.
12.5 Communication de l’accord
La Direction s’engage, dès l’entrée en vigueur du présent accord, à communiquer sur son existence et ses dispositions notamment via l’intranet.
Fait à Evry, le 22 décembre 2023, en autant d’exemplaires originaux que de parties signataires, dont un exemplaire remis à chacune des parties.
