SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE A LA CAF DU GARD
ENTRE :
La Caisse d’allocations familiales du Gard, dont le siège social est établi 321 rue Maurice Schumann 30922 NIMES CEDEX 9, en la personne de son représentant légal en exercice.
d'une part ;
ET :
délégué syndical C.G.T
délégué syndical F.O
délégué syndical C.F.D.T
d'autre part ;
Il a été préalablement exposé ce qui suit :
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection des Représentants du Personnel au Conseil d’Administration de la Caf du Gard, dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales. De plus, le dispositif de vote électronique déployé dans le cadre du marché national UCANSS, s’inscrit dans le respect des recommandations de la CNIL.
Les modalités d’organisation détaillées de l’élection figureront au sein du protocole préélectoral qui mentionnera, conformément à l’article R.2314-13 du code du travail, la conclusion du présent accord sur le recours au vote électronique.
PRINCIPES GÉNÉRAUX
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Caf du Gard remplissant les conditions d’âge et d’ancienneté, et en pleine possession de leurs droits civiques.
ARTICLE 2 – DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
ARTICLE 3 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
Article 3.1 – Recours à un prestataire extérieur
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à l’opérateur « LEGAVOTE », prestataire spécialisé dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique et retenus dans le cadre du marché public mutualisé mis à disposition au sein du Régime général par l’UCANSS. Dans ce cadre, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés au service Ressources Humaines et sera également mis à disposition sur l’intranet. Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.
Article 3.2 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux ainsi que la sécurité des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu’à l’épuisement des délais de recours. À l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits et le prestataire remettra un procès-verbal de destruction à l’organisme et à la commission électorale.
Article 3.3 – Transmission d’une notice d’information
Une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera transmise à chaque salarié dans les conditions définies par le protocole préélectoral. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin définie au sein du protocole préélectoral, à partir de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.
Article 3.4 – Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, un représentant de chaque organisation syndicale, un représentant de l’employeur et un agent du service informatique local sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé.
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 3.5 – Expertise et déclaration auprès de la Cnil
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le prestataire devra fournir le rapport et l’attestation d’expertise du dispositif.
L’organisme veille au respect de l’intégralité des exigences de sécurité figurant dans l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres du CSE, et au respect des recommandations de la Cnil posées dans la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010.
Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Cnil.
Article 3.6 – Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 4 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Article 4.1 – Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Par ailleurs, ce protocole d’accord prévoira :
En cas de perte ou de non-réception des codes d’accès personnels, la délivrance aux agents de nouveaux codes selon une procédure sécurisée.
La durée des opérations de vote fixée par le protocole d’accord devra s’inscrire dans le délai d’une semaine avec le week-end compris.
Article 4.2 – Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.
Article 4.3 – Caractéristiques du matériel du vote
Conformément aux recommandations de la CNIL, le code d’accès et le mot de passe permettant l’authentification de l’électeur seront envoyés séparément par le biais de deux canaux différents. Ces canaux seront définis dans le cadre du protocole préélectoral. Le code d’accès et le mot de passe sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Conformément aux recommandations de la CNIL, lors de la connexion au système de vote électronique, un troisième identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse sera demandé au salarié.
En cas de perte ou de non-réception du code d’accès et/ou du mot de passe, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne. La procédure de récupération sera définie dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 4.4 – Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le début de l’élection :
L’adresse du serveur de vote.
Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire.
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
Une fois connecté, pour l’élection l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Article 4.5 – Scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire assurera, avant l’ouverture du scrutin, une formation sur le système de vote électronique auprès des membres de la délégation du personnel et du bureau de vote. Le scellement des urnes électronique a pour effet de :
Figer les données de l’élection
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote
Article 4.6 – Opérations de dépouillement
À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement sous le contrôle de la cellule d’assistance technique et sécurité.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (président, assesseurs).
Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.
A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote. Les liste d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.
L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
ARTICLE 5 – Formalités
L’élection sera organisée dans le respect de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version en vigueur actuellement. L’employeur s’engage à réaliser toutes les formalités nécessaires en matière de protection des données personnelles. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 6 - Entrée en vigueur et durée du protocole d’accord
Le présent protocole entrera en vigueur le jour suivant son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale. Le présent protocole est conclu pour les prochaines élections professionnelles des Représentants du Personnel au Conseil d’Administration de la Caf du Gard prévue en mars 2026 (la date sera précisée dans le protocole pré-électoral).
ARTICLE 7 - Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord
En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir tous les deux mois.
ARTICLE 8 - Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. À la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
ARTICLE 9 - Publicité
Il sera déposé un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud’hommes du Gard.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. Une copie sera remise à chaque organisation syndicale. Le présent protocole fera l’objet d’une publication sur le CAFCOM (intranet local).
