La Caisse d'assurance retraite et de la santé au travail dont le siège social est situé 36 rue du Doubs – 67011 STRASBOURG CEDEX 1 représentée par
ET
Le syndicat C.F.D.T.
Le syndicat C.F.T.C.
Le syndicat F.O.
Préambule
L’utilisation des technologies de l’information et de la communication, incontournable dans le monde du travail, impacte l’organisation du travail et la vie quotidienne des salariés de manière plus ou moins importante selon les personnes et les fonctions exercées. Si elle peut être facilitante, elle est aussi porteuse de risques pour les salariés : connexion permanente, surcharge cognitive et informationnelle notamment. Il appartient à l’employeur de réguler l’utilisation des outils numériques dans un souci de préservation de la santé des salariés, de respect des dispositions légales sur la durée du travail et les temps de repos, et de respect de la frontière entre vie professionnelle et vie privée. En effet, l’article L2242-17 du code du travail prévoit que la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail aborde les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l'entreprise de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale.
En l’absence de définition légale, le droit à la déconnexion peut être défini comme celui pour le salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel pendant les temps de repos et de congés.
Nul ne peut être sanctionné pour avoir fait usage de son droit à la déconnexion.
Le présent accord vise ainsi à protéger les collaborateurs de la CARSAT-AM et notamment tout salarié qui userait de son droit à la déconnexion, et ce sans réduire les libertés de chacun. En effet, le rapport de chacun au travail et à son organisation reste très personnel, la connexion peut ainsi être subie mais peut également être choisie. La question du droit à la déconnexion se pose lorsque les salariés se connectent avec un sentiment de contrainte. Certains salariés pourraient préférer pouvoir se connecter même en dehors de leur temps de travail afin de mieux concilier leur vie personnelle et leur vie professionnelle.
L’objectif de l’accord est de trouver des actions concrètes pouvant être mises en place pour préserver la santé des salariés, garantir le respect des temps de repos et de congés, et respecter la frontière entre la vie privée et la vie professionnelle.
ARTICLE 1 :CHAMP D’APPLICATION
Les principes établis par le présent accord concernent l’ensemble des salariés de la CARSAT Alsace-Moselle, sous contrat à durée déterminée ou indéterminée.
PARTIE I – ETAT DES LIEUX
Préalablement aux négociations, un état des lieux a été réalisé afin de lister les actions d’ores et déjà mises en œuvre à la CARSAT-AM et pouvant entrer dans le cadre du droit à la déconnexion.
ARTICLE 2 :LE DROIT A LA DECONNEXION EST ABORDE DANS L’ACCORD UCANSS RELATIF A LA PROMOTION DE LA DIVERSITE ET DE L’EGALITE DES CHANCES
Le protocole d’accord UCANSS relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 28 juin 2016 aborde dans la partie dédiée à la conciliation vie privée et vie professionnelle le droit à la déconnexion. L’article 12.2. prévoit ainsi que « l’employeur met en œuvre un droit à la déconnexion du salarié en dehors des horaires habituels de travail. L’usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone en-dehors des horaires de travail doit conserver un caractère exceptionnel […] Le salarié n’est pas tenu de répondre à ces sollicitations en dehors de ses jours et horaires habituels de travail […] Dans le respect de ces principes, l’organisme définit les règles de bonne pratique qui doivent être mises en œuvre […] ».
ARTICLE 3 :LE DROIT A LA DECONNEXION EST ABORDE DANS CERTAINS DE NOS ACCORDS LOCAUX
Des dispositions portant sur des notions ou sur le droit à la déconnexion sont présentes dans plusieurs protocoles de la CARSAT-AM :
Article 3.3.4. de l’accord sur le télétravail
« […] L’effectivité du respect par le salarié des durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance. Dans ce cadre, les parties soulignent que les télétravailleurs ont un droit à la déconnexion en dehors des horaires habituels de travail. Chaque salarié, quel que soit son niveau hiérarchique, veillera à se déconnecter du réseau et à ne pas envoyer de courriel en dehors des heures habituelles de travail. La hiérarchie veillera au respect de ce droit, notamment en s'attachant à ne pas attendre de réponses aux sollicitations pendant la période de repos quotidien. »
Préambule de l’accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances
« Les modalités relatives au droit à la déconnexion seront prévues dans un protocole ou une charte spécifique à ce thème, afin de réguler l'utilisation des outils numériques en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale. »
Article 7.3. de l’accord portant sur la mise en place du dispositif de souplesse organisationnelle
« […] Les parties reconnaissent que les Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication font aujourd'hui partie intégrante de l'environnement de travail. Toutefois, il convient de veiller à ce que leur usage n'empiète pas sur le temps de vie privée des salariés. »
ARTICLE 4 :ACTIONS MISES EN OEUVRE AFIN DE FACILITER L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES
4.1.Supports de communication mis à disposition par le service informatique
Le service informatique de la CARSAT-AM met à disposition des salariés (sur l’intranet) divers guides pratiques afin de faciliter l’utilisation des outils numériques. Peuvent notamment être cités le guide des bonnes pratiques d’utilisation de la messagerie, le guide utilisateur Skype Pro, le guide « bien commencer avec aiR » et le guide permettant de se connecter à distance.
4.2.Actions de formation proposées aux salariés
Pour permettre une utilisation efficiente des outils numériques, des actions de formation sont également organisées pour les salariés.
Des formations « flash » sont proposées afin d’expliquer aux salariés volontaires comment utiliser Skype Pro.
Les télétravailleurs bénéficient d’une formation aux outils de connexion à distance et à Skype Pro également.
Des vidéos et tutoriels sont mis à disposition pour expliquer les nouveaux outils mis en place, comme par exemple SIRHIUS.
Enfin, des modules de formation sont proposés en e-learning.
ARTICLE 5 :ENQUÊTES REALISEES AUPRES DES SALARIES
Certaines enquêtes réalisées auprès des salariés, bien que n’ayant pas toutes été spécifiquement mises en œuvre dans le cadre du droit à la déconnexion, sont une source d’information pour la définition des actions à inscrire dans le protocole.
5.1.Inscription de la CARSAT-AM au Baromètre social institutionnel (BSI)
La CARSAT-AM s’inscrit régulièrement au BSI afin de pouvoir recueillir le ressenti des salariés sur leur environnement de travail, leur charge de travail, les outils informatiques dont ils disposent, leur accès à l’information, leur degré de satisfaction par rapport à l’équilibre vie privée/vie professionnelle, leur niveau de stress au travail, … Les salariés ont ainsi participé à l’enquête entre le 12 mars et le 6 avril 2018.
5.2.Evaluation des risques psycho-sociaux
Une démarche participative et collective d’évaluation des risques psychosociaux, associant CHSCT, CE et médecins du travail a été initiée entre 2013 et 2017 (campagne bien-être au travail). L’évaluation a été réalisée à l’aide d’un outil de l’INRS, par 40 unités de travail (correspondant au découpage par service de notre organisme). Ces évaluations ont permis d’identifier le niveau d’exposition de chaque unité de travail à 26 facteurs de risques psychosociaux, regroupés en 7 thématiques définies par l’INRS : intensité au travail, temps de travail, exigences émotionnelles, autonomie, rapports sociaux, conflits de valeur et insécurité de la situation de travail.
Les résultats des évaluations réalisées peuvent être utilisés dans le cadre du droit à la déconnexion (comparaison des niveaux d’exposition aux facteurs de risques liés à l’intensité et à la complexité du travail et aux horaires de travail difficiles pour les salariés équipés de matériel professionnel nomade).
5.3.Questionnaire sur les usages numériques des managers
Dans la vie privée, mais également dans la vie professionnelle, les salariés ont l’occasion d’utiliser certains outils numériques (Skype, Yammer, Facebook, Linkedin…). A la CARSAT, plusieurs outils sont mis à disposition et une enquête a ainsi été réalisée auprès des managers en mars 2018 afin d’avoir un aperçu de leurs usages. Les résultats de cette enquête ont été présentés aux managers lors du séminaire de juin 2018 sur le thème « Numérique et intergénération : quels impacts sur les pratiques managériales ? ».
5.4.Autodiagnostic portant sur les pratiques d’utilisation des technologies d’information et de communication
Afin de permettre la définition d’actions pertinentes dans le présent protocole d’accord, un état des lieux des pratiques internes en termes d’utilisation du matériel nomade a été réalisé par le biais d’un autodiagnostic.
Cet autodiagnostic s’est présenté sous la forme d’un questionnaire anonyme adressé en juin 2018 aux salariés équipés de matériel nomade (ordinateur portable et/ou tablette et/ou smartphone). Il était construit en cinq rubriques :
Votre équipement
Vos pratiques
Les pratiques au sein de l’entreprise
Votre ressenti
Vous
Les résultats des autodiagnostics ont été analysés puis présentés à la délégation syndicale dans le cadre des négociations sur le droit à la déconnexion. Ils sont également mis à disposition des salariés sur l’intranet, dans la rubrique RH\Responsabilité sociale de l’entreprise.
PARTIE II – DEFINITION DES ACTIONS A METTRE EN ŒUVRE
Afin de répondre aux objectifs fixés dans le présent protocole d’accord, à savoir la préservation de la santé des salariés, la garantie des temps de repos et de congés, et le respect de la frontière entre la vie privée et la vie professionnelle, des actions de régulation, de prévention et de bon usage des outils numériques ont été définies.
Remarque préalable
Les éléments chiffrés indiqués dans les articles suivants sont issus des résultats des enquêtes réalisées auprès des salariés (cf article 5) :
Autodiagnostic complété en juin 2018 par 153 salariés,
Questionnaire sur les usages numériques des managers complété en mars 2018 par 100 managers,
Baromètre social institutionnel complété en mars-avril 2018 par 498 salariés.
ARTICLE 6 :DISPOSITIFS DE REGULATION
Constat : 51,6 % des répondants à l’autodiagnostic ont déclaré utiliser leur matériel professionnel en dehors de leurs heures de travail de temps en temps ou exceptionnellement et 5,2 % ont indiqué le faire chaque jour. 35,95 % des répondants à l’autodiagnostic ont également déclaré utiliser des outils numériques personnels de manière professionnelle.
Par ailleurs :
29,4 % des répondants ont indiqué contacter parfois leurs collègues et/ou collaborateurs en dehors du temps de travail pour des raisons professionnelles
1,3 % des répondants ont déclaré être contactés souvent hors du temps de travail et 39,2 % être parfois contactés hors du temps de travail
8,7 % des répondants pensent qu’ils doivent maintenir leur mobile allumé en dehors de leur temps de travail pour des raisons professionnelles
Enfin, à la question « quels sont les principaux aspects négatifs de l’utilisation des outils informatiques et médias de communication dans votre travail », les trois aspects négatifs ayant été les plus cités sont la génération d’une augmentation de la pression (répondre rapidement, généralisation de l’urgence), l’augmentation de la charge de travail/du rythme de travail et la génération d’une difficulté à se concentrer/à se reconcentrer.
Objectifs :Rappeler que nul ne peut être sanctionné pour avoir fait usage de son droit à la déconnexion. Les salariés qui seraient sollicités pendant leur temps de repos ou de congés n’ont pas l’obligation de lire ou de répondre aux mails.
Rappeler que s’il s’agit d’une connexion « choisie », c’est-à-dire si le salarié décide de se connecter en dehors du temps de travail, il faut utiliser la fonction d’envoi différé des messages ou mentionner que le message ne requiert pas de réponse immédiate.
Laisser le temps nécessaire aux salariés de retour d’une absence pour prendre connaissance de leurs mails et autres informations utiles à leur reprise d’activité.
Sensibiliser les salariés sur les notions de traitement de l’urgent/de l’important.
Actions permettant de les atteindre :
Communiquer sur le droit à la déconnexion
Expliquer comment utiliser la fonction d’envoi différé des messages
Communiquer la mention pouvant être ajoutée dans les mails indiquant que le message réceptionné en dehors du temps de travail ne nécessite pas de réponse immédiate, ainsi que ses modalités d’insertion.
Lors de la formation des salariés à l’usage des outils numériques et collaboratifs (cf article 8.1), les sensibiliser :
aux risques psychosociaux liés à la non déconnexion
aux notions de traitement de l’urgent/de l’important
Indicateurs de suivi :
Diffusion d’un message par an portant sur le droit à la déconnexion
Communication de la mention pouvant être insérée dans les mails
ARTICLE 7 :DISPOSITIFS DE PREVENTION
7.1.Evaluation des risques professionnels
Constat : La non déconnexion expose les salariés à des risques psychosociaux notamment aux facteurs de risques liés à l’intensité et à la complexité du travail et aux horaires de travail difficiles.
Le bilan de la campagne Bien-être au travail met en exergue que les facteurs de risques liés aux horaires de travail difficiles sont peu exposants aux risques psychosociaux pour les salariés de la Carsat (moyenne de 0.19/5), alors que les facteurs de risques liés à l’intensité et à la complexité du travail le sont davantage (moyenne de 1.33/5).
Objectif : Favoriser / renforcer les conditions de la déconnexion pour éviter l’émergence de risques psychosociaux.
Action permettant de l’atteindre :
Intégrer
et évaluer l’exposition des salariés qui disposent d’un outil numérique professionnel nomade.
Indicateur de suivi : Evaluation des facteurs de risque
7.2.Gestion des situations singulières
Objectif : Sensibiliser les managers aux risques potentiels liés à la non déconnexion
Action permettant de l’atteindre :
Intégrer la non déconnexion aux typologies de situations pouvant être traitées par le biais de la procédure de gestion des situations singulières.
Indicateur de suivi :
Mise à jour de la fiche pratique « gestion des situations singulières »
ARTICLE 8 :DISPOSITIFS FAVORISANT LE BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES
La maîtrise des outils numériques est nécessaire à leur utilisation efficiente. Former les salariés au bon usage de ces outils et leur communiquer les règles d’utilisation peuvent permettre de limiter les risques de dépassement des durées de travail et de non déconnexion.
8.1.Formation des salariés à l’usage des outils numériques
Constat :46,4 % des répondants à l’autodiagnostic ont indiqué ne pas avoir bénéficié d’une formation à l’utilisation des médias de communication (mail, Skype, Yammer, …). 43,7 % de ces derniers pensent qu’une formation leur serait nécessaire. De plus, parmi les 53,6 % répondants ayant déclaré avoir bénéficié d’une formation à ces outils, 24 % auraient besoin d’une formation complémentaire.
Par ailleurs, 17 % des managers ont déclaré dans le
questionnaire sur les usages numériques ne pas connaître le « Cloud », 42 % ont indiqué le connaître mais ne pas l’utiliser et 41 % l’utilisent. 37 % des managers ont également déclaré ne pas utiliser Yammer.
Parmi les 63 % utilisant Yammer :
11,1 % l’utilisent quotidiennement,
31,7 % l’utilisent régulièrement,
57,2 % l’utilisent occasionnellement,
63,5 % le consultent uniquement (36,5 % y contribuent).
Enfin, dans le
Baromètre social institutionnel (BSI), 60 % des répondants ont indiqué ne pas connaître les outils collaboratifs (Air, Skype, base de partage escapade) et 70 % ont indiqué ne pas utiliser les outils collaboratifs. Parmi les salariés ayant déclaré ne pas utiliser les outils collaboratifs, 69 % ont déclaré ne pas en avoir l’utilité dans leur travail et 57 % ne pas avoir été accompagné dans leur appropriation.
En revanche, parmi les salariés ayant déclaré utiliser les outils collaboratifs, 75 % estiment qu’ils facilitent les échanges au sein de la branche, 68 % qu’ils facilitent les échanges au sein de l’organisme et 60 % qu’ils facilitent le travail.
Objectif :Former les salariés à l’usage des outils numériques et collaboratifs afin que ces outils soient davantage utilisés et de manière plus performante.
Actions permettant de l’atteindre :
Poursuivre l’organisation des formations sur Skype et développer ces formations sur d’autres outils (ex : Yammer, Beep, Teams).
Mettre à disposition des salariés des tutoriels et encourager les actions de formation sur les outils collaboratifs notamment
Indicateurs de suivi :Nombre de tutoriels mis à disposition
Nombre de salariés ayant bénéficié de formations
8.2.Définition des règles d’utilisation des courriers électroniques
Constat :54,9 % des répondants à l’autodiagnostic ont déclaré que les courriers électroniques rythment et organisent le déroulement de la journée de travail.
A la question « à quel moment de la journée et de quelle façon traitez-vous généralement vos mails », il a pu être observé que les mails sont traités principalement à réception de chaque nouveau message. Par ailleurs :
Seul un quart des répondants a déclaré recevoir plus de 75 % de mails pertinents
38,6 % des répondants ont indiqué qu’il serait utile de redéfinir les usages pratiqués dans notre organisme
43,3 % des répondants ayant déclaré qu’il serait pertinent de modifier le rapport de l’entreprise à l’information et à la communication ont indiqué qu’il faudrait (re)préciser les règles d’utilisation de la messagerie
56,7 % des répondants expriment le fait d’avoir parfois le sentiment de recevoir plus de mails qu’ils ne peuvent en traiter
Enfin, 36 % des répondants estiment recevoir trop de mails en étant en copie du message et 68,7 % déclarent interrompre souvent leur tâche en cours à réception d’un mail.
Objectifs :Former et sensibiliser les managers et les utilisateurs à la gestion des mails (dont les modalités de recherche, de classement et d’archivage).
Encourager une utilisation raisonnée des mails, en particulier sur la gestion du volume (limiter le nombre de destinataires, s’interroger sur la pertinence du média à utiliser, ne pas utiliser systématiquement la fonction « répondre à tous », transférer les messages à bon escient …) et la gestion de l’urgence (ne pas consulter ses messages en réunion, choisir le moment opportun pour lire sa messagerie ou envoyer des messages).
Rappeler les règles de rédaction des mails (indiquer de manière explicite l’objet du mail afin de faciliter son traitement puis le cas échéant son archivage, s’obliger à une rigueur formelle dans la rédaction du message, ne pas abuser des pièces jointes, …).
Mettre en œuvre des dispositifs permettant de limiter les interruptions dans le travail (supprimer le pop-up d’arrivée de mail, supprimer le signal sonore).
Rappeler que l’usage du mail est un mode de communication parmi d’autres et qu’il ne peut se substituer au dialogue et aux échanges oraux (échange verbal, téléphone, réunion, …).
Aider à la bonne utilisation des outils numériques en fonction du besoin (définir la notion d’urgence et ses modalités de traitement par téléphone, par messagerie instantanée, par mail, …) en mettant à disposition des salariés un tableau récapitulatif indiquant quel outil utiliser pour quelle communication.
Systématiser la réponse automatique en cas d’absence avec envoi d’un mail comportant les coordonnées d’un collègue pouvant assurer le remplacement.
Action permettant de les atteindre :
Création d’un groupe de travail transversal qui définira les règles d’utilisation des outils numériques, qui listera les bonnes pratiques à mettre en œuvre et qui préparera les supports de communication
Indicateurs de suivi :Création d’un groupe de travail
Diffusion d’un guide de bonnes pratiques et/ou d’autres supports de communication dans l’organisme
PARTIE III – COMMUNICATION
ARTICLE 9 :AUX REPRESENTANTS DU PERSONNEL
Après un an d’application de l’accord, un état des lieux des pratiques sera réalisé afin d’évaluer les actions mises en œuvre. Les résultats seront présentés à la délégation syndicale et des mesures complémentaires pourront le cas échéant être définies.
ARTICLE 10 :AUX MANAGERS
Une communication sur le droit à la déconnexion sera effectuée auprès des managers afin que ceux-ci soient porteurs de la démarche.
ARTICLE 11 :AU PERSONNEL
Les salariés seront destinataires des fiches pratiques sur les possibilités de déconnexion et un rappel régulier sera fait quant aux chartes et guides mis à disposition.
PARTIE IV – DISPOSITIONS GENERALES
ARTICLE 12 : CLAUSE RELATIVE A LA MODIFICATION DE LA PERIODICITE DES NEGOCIATIONS
L’article L2242-17 du code du travail prévoit que la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail aborde les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l'entreprise de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale.
Toutefois, l’article L2242-1 du même code permet d’adapter la périodicité des négociations obligatoires en prévoyant notamment la possibilité d’engager une fois tous les quatre ans une négociation sur les mesures visant à supprimer les écarts de rémunération et la qualité de vie au travail. Ainsi, à la CARSAT-AM la direction et les partenaires sociaux conviennent de porter la périodicité des négociations sur le thème du droit à la déconnexion à trois ans.
ARTICLE 13 : CONSULTATION DES INSTANCES REPRESENTATIVES
Le présent accord a été soumis à avis du CHSCT et du CE lors de la séance commune du 18 octobre 2018.
ARTICLE 14 : DATE D’EFFET ET DUREE DE L’ACCORD
La date d’application de l’accord, conclu pour une durée déterminée de trois ans conformément à l’article 12, se situera le premier lundi du mois civil suivant l’agrément des autorités de tutelle.
ARTICLE 15 : CLAUSE DE RENDEZ-VOUS
Six mois avant la fin de validité du présent protocole d’accord une rencontre sera organisée avec la délégation syndicale et un bilan de la réalisation des objectifs sera présenté.
Ce bilan sera également présenté au futur Comité social et économique.
ARTICLE 16 : REVISION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales prévues aux articles L2261-7 et suivants du code du travail.
ARTICLE 17 : DEPOT ET PUBLICITE
Dans le cadre de la procédure d’agrément prévue par le code de la sécurité sociale, le protocole sera transmis à la Direction de la Sécurité sociale avec une copie adressée à la Mission Nationale de Contrôle.
Après agrément, le présent accord fera l’objet d’un dépôt en deux versions auprès de la DIRECCTE sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail : une version intégrale avec signature des parties et une version anonymisée au format .docx afin de permettre sa publication.
Un exemplaire de l’accord sera également remis au Greffe du Conseil des prud’hommes compétent.
ARTICLE 18 : COMMUNICATION DE L’ACCORD
L’accord sera diffusé sur l’intranet et porté à la connaissance de l’ensemble des salariés dès agrément.
