La Caisse d’assurance retraite et de santé au travail d’Aquitaine (CARSAT Aquitaine)
80, Avenue de la Jallère - 33053 BORDEAUX CEDEX N° Siret : 78184744700088 – Code APE : 8430A
Représentée par son Directeur, Monsieur , ayant mandat pour négocier,
Et :
Les Organisations Syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :
CFTC
CGT
FO
SNETOSSA/CFE-CGC
SNFOCOS
il a été conclu le présent accord.
SOMMAIRE
Article 1 - Définitions
Art. 1.1 Principe du droit à la déconnexion
Art. 1.2 Temps de travail
Art. 1.3 Temps de repos quotidien et hebdomadaire
Article 2 - Champ d’application
Article 3 - Modalités d’exercice du droit à la déconnexion
Art. 3.1 Respect des périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail
Art. 3.2 Bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques professionnels
Article 4 – Actions menées par l’employeur
Art. 4.1 Déconnexion des outils métier
Art. 4.2 Actions de sensibilisation
Art. 4.3 Dispositif d’alerte
Art. 4.4 Contrôle des temps de repos
Article 5. Modalités d’application et de suivi de l’accord
Art. 5.1 Conditions de validité de l’accord
Art. 5.2 Entrée en vigueur et durée de l’accord
Art. 5.3 Modalités de révision de l’accord
Art. 5.4 Modalités de suivi de l’accord
Art. 5.5 Formalités de dépôt et de publicité
Préambule
Les outils numériques mis à la disposition des salariés dans le cadre des nécessités de l’activité professionnelle du salarié et de l’organisation du travail avec la généralisation du travail à distance, (utilisation de la messagerie électronique, des ordinateurs portables, smartphones, etc.) ont entrainé une évolution des pratiques de travail et des modes d’échanges professionnels (Intranet, outils collaboratifs type TEAMS, Réseaux sociaux d’entreprise, etc.) permettant une communication instantanée et dématérialisée. L’accessibilité en continu et de manière instantanée aux données professionnelles font désormais partie intégrante des modes d’organisation du travail et sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Il est toutefois indispensable de veiller à ce que chacun en fasse une utilisation raisonnable en vue d’un nécessaire respect des dispositions légales sur la durée du travail et des temps de repos et de congés ainsi que de l’équilibre nécessaire entre la vie professionnelle et la vie personnelle et, dans une démarche de protection de la santé de tous les salariés et ce plus particulièrement avec la généralisation du télétravail. La loi n° 2016-1088 dite Loi Travail du 8 août 2016 a intégré dans le Code du travail un droit à la déconnexion. Ce droit à la déconnexion s’applique quel que soit le lieu de travail du salarié. Pour rappel, le salarié exerçant son activité professionnelle à distance bénéficie des mêmes droits et devoirs qu’un salarié en poste dans les locaux de l’entreprise. Ce mode d’organisation du travail nécessite une vigilance accrue sur l’utilisation des outils numériques dans le respect de la vie privée des salariés. Conformément à l’article L. 2242-17 7° du Code du travail, le thème du droit à la déconnexion s’insère dans la négociation annuelle obligatoire sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail. Elle doit aborder les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l'entreprise de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale. Le droit à la déconnexion est rappelé dans l’accord portant sur la promotion de la diversité et de l’égalité des chances en vigueur au sein de la Carsat Aquitaine. En outre le protocole d’accord national relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 22 février 2022 intègre dans son article 12.3 le droit à la déconnexion dans les organismes de Sécurité Sociale. Compte tenu de l’importance de cette problématique, le choix a été fait de consacrer une négociation spécifique au droit à la déconnexion. Dans ce cadre, les parties réaffirment l’importance d’un bon usage des outils numériques professionnels et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et familiale d’une part, et vie professionnelle des salariés d’autre part et de la préservation de la santé des salariés. L’objet de cet accord est de définir le principe du droit à la déconnexion, les modalités d’exercice par les salariés et les actions mises en place par la Carsat Aquitaine pour assurer son effectivité. Les dispositions du présent protocole d’accord viennent en complément des dispositions de la Charte de Sécurité et de bonne utilisation des technologies de l’information en vigueur à la Carsat Aquitaine et consultable sur l’intranet de l’organisme.
Article 1 : Définitions
Principe du droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion se définit comme le droit pour chaque salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel et ne pas être contacté y compris sur ses outils de communication personnels lui permettant d’être joignable à distance et dont les coordonnées ont pu être transmises par le salarié à la CARSAT Aquitaine, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail, pendant les temps de repos ou congés. Par ailleurs, aucun salarié n’est tenu d’être joignable pour motif professionnel durant ses horaires de travail sur ses outils numériques personnels sauf accord du salarié. Ce droit à la déconnexion vise l’ensemble des outils numériques nomades physiques : ordinateurs, smartphone, etc. et dématérialisés permettant d’être joignable à distance : messagerie électronique, intranet, réseaux sociaux, etc. qu’ils soient professionnels ou personnels. Plus particulièrement concernant l’utilisation d’outils de messagerie instantanée non professionnelle, outils qui ont pu être utilisés pendant la période COVID pour maintenir le lien avec le collectif de travail en étant un moyen de communication entre les équipes. Des groupes ont ainsi pu se créer nécessitant pour les salariés de communiquer leur numéro de téléphone personnel néanmoins, il n’y a jamais eu aucune obligation pour un salarié de se connecter à ces outils et d’être contacté par ces canaux en dehors de son temps de travail. Aujourd’hui ces outils n’ont plus de raison d’être utilisés par les équipes pour maintenir le collectif de travail grâce au développement des outils collaboratifs professionnels. La Direction a demandé que ces groupes soient supprimés néanmoins, des groupes peuvent encore perdurer. La Direction rappelle que ces outils de messagerie instantanée ne sont pas des outils professionnels. A ce titre, il est interdit d’y partager des informations à caractère professionnel. Par ailleurs, les données personnelles accessibles via ces outils, comme le numéro de téléphone personnel par exemple, ne doivent en aucun cas être utilisées à d’autres fins que celles pour lesquelles le salarié a pu les communiquer sauf accord de ce dernier, ce qui pourrait être considéré comme une atteinte à la vie privée. Par exception, seul le personnel placé en période d’astreinte, conformément aux dispositions issues du Protocole d’Accord d’aménagement et de réduction du temps de travail en vigueur à la CARSAT Aquitaine et consultable sur l’intranet de l’organisme, est tenu de répondre aux sollicitations de l’employeur en dehors des horaires habituels de travail. Par ailleurs, certaines situations d’urgence, de gravité particulière avérées ou d’importance exceptionnelle démontrées peuvent conduire à une sollicitation des salariés en dehors du temps de travail et particulièrement les acteurs du Plan de Continuité d’Activité membres de la cellule de crise.
1.2 Temps de travail
Le temps de travail est le temps durant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.
Le temps de travail comprend les heures normales de travail et les heures supplémentaires (ou complémentaires) à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés, des jours fériés ou tout autre période de suspension du contrat de travail. Le temps de travail à la Carsat Aquitaine et ses différentes modalités sont définis dans le règlement sur le temps de travail annexé au règlement intérieur et consultable sur l’intranet de l’organisme.
1.3 Temps de repos quotidien et hebdomadaire
Chaque salarié bénéficie d’un temps de repos quotidien de 11 heures entre deux périodes de travail effectif et d’un repos hebdomadaire minimum de 24 heures consécutives auquel s’ajoute le repos quotidien de 11 heures soit 35 heures. A la CARSAT Aquitaine, l’organisation des horaires collectifs de travail est fondée sur une répartition hebdomadaire de cinq journées du lundi au vendredi avec deux jours de repos consécutifs le samedi et le dimanche.
Article 2 : Champ d’application
Le droit à la déconnexion s’applique à l’ensemble des salariés de la CARSAT Aquitaine ainsi qu’aux stagiaires, y compris les cadres bénéficiant d’une convention individuelle au forfait, disposant pour l’exercice de leurs activités professionnelles d’un ou plusieurs outils numériques professionnels nomades leur permettant d’être joignables en permanence. Les Cadres au forfait disposent d’une large autonomie dans l’organisation de leur temps de travail de sorte que leur durée du travail ne peut être déterminée à l’avance, pour autant, ils doivent pouvoir exercer leur droit à la déconnexion afin de garantir leur droit à repos quotidien et hebdomadaire et leur droit à congés. Bien que les cadres dirigeants soient exclus des dispositions relatives à la durée du travail et au repos, ils bénéficient toutefois du droit au respect de leur vie personnelle et familiale comme tout salarié ainsi que des congés payés. A ce titre, il est rappelé que cette catégorie de personnel bénéficie également du droit à la déconnexion. Au cœur de la mise en œuvre de ce droit, les cadres dirigeants doivent à la fois montrer l'exemple et respecter le droit à la déconnexion de leurs salariés. Plus particulièrement concernant les agents placés en situation de télétravail, cette modalité d’organisation du travail aujourd’hui généralisée, est encadrée par un protocole d’accord local qui fixe les plages horaires d’accessibilité des télétravailleurs. Il s’agit des plages horaires correspondant aux horaires encadrés par le règlement sur le temps de travail annexé au Règlement Intérieur de l’organisme tout en privilégiant les plages fixes pour les échanges téléphoniques.
Article 3 : Modalités d’exercice du droit à la déconnexion
Les outils numériques professionnels font partie de l’environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l’organisme pour autant ils doivent être utilisés à bon escient, dans le respect des personnes et de leur vie privée.
3.1 Respect des périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail
Afin de respecter le temps de repos quotidien, les périodes de congés et de suspension de contrat et la césure entre la vie professionnelle et la vie privée la Direction de la Carsat Aquitaine rappelle à l’ensemble des salariés que :
Chaque salarié doit se déconnecter du réseau en dehors des heures habituelles de travail,
Aucun courriel, message transmis via des outils de communication ne doit être envoyé pendant une période de suspension de contrat de travail (congés annuels, arrêt maladie, RTT, …) sauf accord du salarié notamment dans le cadre d’échanges avec le service ressources humaines ayant traits au traitement administratif de sa situation personnelle,
Aucun salarié n’est tenu de répondre aux courriels, messages transmis via des outils de communication en dehors de son temps de travail ou aux courriels ou messages qui seraient envoyés par un agent en situation de suspension de contrat,
A l’occasion de toute absence prolongée, la fonctionnalité « réponse automatique » doit être utilisée par les salariés précisant l’interlocuteur à contacter pendant cette période d’absence.
L’usage de la messagerie professionnelle, du smartphone ou de tout autre outil de communication en dehors des horaires de travail doit conserver un caractère exceptionnel et être justifié par la gravité et l’urgence et/ou l’importance exceptionnelle du sujet traité nécessitant la mobilisation d’un collaborateur (incendie, explosion, pandémie, …). En tout état de cause, le salarié n’est pas tenu de répondre à ces sollicitations en dehors de ses jours et horaires habituels de travail. Par exception, seul le personnel placé en période d’astreinte, conformément aux dispositions issues du Protocole d’Accord d’aménagement et de réduction du temps de travail en vigueur à la CARSAT Aquitaine, est tenu de répondre aux sollicitations de l’employeur en dehors des horaires habituels de travail. Il appartient au responsable de s’assurer par son exemplarité du respect du droit à la déconnexion en ne contactant pas,
dans la mesure du possible et, sauf si cela se justifie par la gravité et l’urgence et/ou l’importance exceptionnelle du sujet traité nécessitant leur mobilisation, les agents placés sous leur responsabilité en dehors de leurs horaires de travail soit avant l’horaire de début de la plage variable du matin et après l’horaire de fin de la plage variable du soir en vigueur à la CARSAT Aquitaine.
La connexion sur les outils numériques professionnels pendant les temps de repos ne saurait donner lieu à une quelconque valorisation par l’encadrement.
3.2 Les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques professionnels
Les parties conviennent de définir les règles de bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques professionnels pour permettre un usage raisonnable et efficient. Ces règles viennent compléter les dispositions de la Charte de Sécurité et de bonne utilisation des technologies de l’information et de la communication en vigueur à la CARSAT Aquitaine que chaque salarié est tenu de respecter.
Lors de la remise du matériel numérique professionnel, l’employeur veille à rappeler les règles de bonne utilisation définies dans le présent protocole d’accord qui sera mis à disposition de l’ensemble du personnel sur l’Intranet de l’organisme. Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport à un autre outil de communication disponible notamment l’outil collaboratif TEAMS. Il s’agit en fonction de la nature des éléments professionnels à transmettre, d’utiliser à bon escient les outils professionnels mis à disposition ;
Veiller à ce que l’usage de la messagerie ne puisse se substituer au dialogue et aux échanges physiques ou oraux qui contribuent au lien social dans les équipes ;
Rédiger des messages courts et clairs ;
Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel ;
S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel, d’éviter l’envoi de copies à un nombre injustifié de destinataires, d’utiliser à bon escient les fonctionnalités : copie conforme (CC) et copie cachée (Cci) ;
Limiter la consultation de la messagerie à certaines plages horaires pour limiter le nombre d’interruptions journalières ;
S’interroger sur le moment le plus opportun pour envoyer un message (courriel, SMS) ou pour contacter par téléphone et de ne pas procéder à des envois en dehors des horaires habituels de travail soit avant l’horaire de début de la plage variable du matin et après l’horaire de fin de la plage variable du soir en vigueur à la CARSAT Aquitaine ;
Utiliser de façon adaptée et à bon escient la fonctionnalité « envoi différé » pour éviter l’envoi de mails en masse ;
Eviter de solliciter une réponse immédiate et de laisser un délai raisonnable pour la réponse ;
Eviter d’utiliser successivement tous les outils numériques disponibles en cas de non-réponse du destinataire.
Article 4 : Actions mises en œuvre par l’employeur
4.1 Déconnexion des outils métiers
Afin de favoriser le droit à la déconnexion des salariés de la Carsat Aquitaine, les applicatifs métiers sont inaccessibles les jours ouvrés avant 7h00 et après 19h30. Pour rappel, l’utilisation des applicatifs métiers doit se faire dans le cadre des règles de l’horaire variable en vigueur à la Carsat Aquitaine. De plus, le service ressources humaines informe le gestionnaire des habilitations des absences supérieures à 30 jours (hors congés annuels et jours de RTT) afin que ce dernier procède à une désactivation des personnes concernées de leurs outils métiers ainsi qu’aux outils numériques (messagerie, téléphonie, outils collaboratifs) pendant la durée de leur absence. Le service ressources humaines procède de son côté à une désactivation dans le système d’information.
Il est précisé que des contrôles ponctuels du respect du droit à la déconnexion peuvent être réalisés par l’employeur.
4.2 Actions de sensibilisation
La Direction s’engage à poursuivre les actions mises en œuvre afin de réguler l’utilisation des outils numériques en proposant tout au long de l’année à tous les salariés qui le souhaitent, un accompagnement sous la forme d’ateliers du numérique. Une information de l’organisation de ces ateliers est réalisée régulièrement sur l’intranet de l’organisme permettant à chacun de s’y inscrire. Des fiches pratiques, des tutos sous forme de vidéos, trucs et astuces sont aussi mis à disposition du personnel sur l’intranet de l’organisme. Des actions de sensibilisation à l’utilisation des outils numériques sont également intégrées dans l’accompagnement proposé pour le travail à distance, ainsi que dans le cadre de la politique de la sobriété énergétique de la caisse qui s’inscrit dans son engagement RSO. Ces actions sont à destination des managers et de tous les utilisateurs d’outils numériques en vue de les informer sur le droit à la déconnexion et de les accompagner dans une utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques.
4.3 Dispositif d’alerte
La Direction réaffirme le principe selon lequel un salarié qui se trouve confronté à une situation l’amenant à utiliser ses outils numériques professionnels nomades en dehors de ses horaires habituels de travail a la possibilité de solliciter un entretien avec son responsable hiérarchique afin d’échanger sur les problématiques d’organisation de travail et de trouver si nécessaire une solution de rééquilibrage raisonnable de la charge de travail. Le salarié a aussi la possibilité de demander un entretien auprès d’un représentant de la fonction Ressources Humaines. De la même façon, dans l’hypothèse d’un constat ou d’une alerte de connexions professionnelles en dehors des horaires de travail par le manager ou le service Ressources Humaines, le manager organise un entretien avec le salarié afin d’échanger sur les problématiques d’organisation de travail et de trouver si nécessaire une solution de rééquilibrage raisonnable de la charge de travail. Par ailleurs, la charge de travail est un point devant être abordée dans le cadre de l’Entretien Annuel d’Evaluation et d’Accompagnement, ce qui peut permettre en cas de déséquilibre de faire le lien avec le droit à la déconnexion. En effet, le droit à la déconnexion est d’autant plus effectif quand les salariés ont une charge de travail équilibrée.
4.4 Contrôle des temps de repos
Il est rappelé l’obligation pour les salariés de respecter les dispositions du Règlement sur le temps de travail annexé au Règlement Intérieur en vigueur à la CARSAT Aquitaine. Le dispositif de l’horaire variable en vigueur à la CARSAT Aquitaine doit permettre à chacun de choisir quotidiennement, dans la limite des règles fixées, ses heures d’arrivée et de départ afin d’assurer au mieux l’articulation entre vie professionnelle et vie privée. La Direction s’engage à veiller de façon extrêmement rigoureuse au respect de ces dispositions par l’ensemble des salariés de l’organisme.
Le système d’information RH permet un suivi du temps de travail des salariés réalisé par l’encadrement du salarié et par le service Ressources Humaines. A cet effet, le Service Ressources Humaines peut être amené à faire un signalement à l’encadrement sur des situations de salariés qui ne respecteraient pas les règles du dispositif de l’horaire variable. Ce suivi donne lieu de la part du service Ressources Humaines et/ou de l’encadrement à : - un questionnement du salarié sur le ou les motifs justifiant cette situation, - un rappel des règles en vigueur, - une proposition d’entretien pour échanger, s’il y a lieu, sur des difficultés éventuelles (charge de travail, problématique d’organisation ou de gestion du temps de travail, …) afin de définir les actions nécessaires. L’encadrement bénéficie si besoin d’un accompagnement par le service Ressources Humaines.
Article 5. Modalités d’application et de suivi de l’accord
5.1 Conditions de validité de l’accord
Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.
5.2 Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent protocole entrera en vigueur le 1er jour du mois suivant son agrément. Il est conclu pour une durée déterminée de 4 ans. La négociation sur le droit à la déconnexion relevant de la thématique sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail la périodicité de cette négociation est portée à 4 ans.
5.3 Modalités de révision de l’accord
Conformément aux dispositions prévues à l’article L2261-7-1 du Code du Travail, le présent avenant pourra être révisé pendant sa durée d’application. Sont habilitées à engager la procédure de révision :
Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application du présent accord, à condition qu’elles soient signataires ou adhérentes de cet accord, ainsi que la Direction de la Carsat Aquitaine,
A l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application du présent accord, ainsi que la Direction de la Carsat Aquitaine.
Chacune des parties susvisées pourra solliciter la révision du présent accord selon les modalités suivantes : Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires. Le plus rapidement possible, et au plus tard dans un délai de deux mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un
avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion éventuelle d’un tel avenant et après son agrément.
5.4 Modalités de suivi de l’accord
Afin de s’assurer de l’effectivité de ce droit à la déconnexion réalisation et communication aux élus du CSE et aux délégués syndicaux d’un bilan réalisé sur la durée de l’accord :
Du nombre de signalements réalisés par le Service Ressources Humaines auprès de l’encadrement,
Du nombre de situations ayant donné lieu à un rappel des règles par le Service Ressources Humaines,
Du nombre de situations ayant donné lieu à un entretien auprès du Service Ressources Humaines,
Nombre de formations/ateliers organisés sur les outils numériques, nombre de participants.
Dans le cas où ce bilan ferait apparaitre des difficultés identifiées, l’organisme s’engage à mettre en œuvre toutes les actions de prévention et d’accompagnement nécessaires pour mettre fin au risque. Un questionnaire personnel et anonyme pourra être administré auprès du personnel. Le Document Unique d’évaluation des risques, consultable sur l’intranet de l’organisme, fera l’objet d’une mise à jour en conséquence. En cas de situation exceptionnelle nécessitant la mobilisation de collaborateur en dehors des horaires de travail (incendie, explosion, pandémie, …) un suivi adapté du dispositif sera mis en œuvre.
5.5 Formalités de dépôt et de publicité
Une fois signé, le présent avenant sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives. L’avenant sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale et à l’UCANSS pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7 du Code de la Sécurité sociale. L’agrément sera réputé, accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Après agrément et conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet avenant sera déposé : - auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent, - sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Le présent avenant fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel sur l’intranet de l’organisme. Fait à Bordeaux, le 22 mai 2024
