Accord d’entreprise relatif aux modalités d’accès et d’utilisation des outils numériques par les organisations syndicales à la Carsat Aquitaine
Entre :
La Caisse d’assurance retraite et de santé au travail d’Aquitaine (Carsat Aquitaine)
80, Avenue de la Jallère 33053 BORDEAUX CEDEX
Représentée par son Directeur, Monsieur ayant mandat pour négocier,
Et : Les Organisations Syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :
CFTC
CGT
FO
SNETOSSA/CFE-CGC
SNFOCOS
D’autre part.
Il a été conclu le présent accord.
PREAMBULE
Le présent accord s’inscrit : Dans le cadre des dispositions de l’article L2142-6 du Code du Travail disposant qu’un accord d’entreprise peut définir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l’entreprise. L’utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l’ensemble des conditions suivantes : 1° Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique, 2° Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise, 3° Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message. Et, de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical. Les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des outils numériques d’information et de communication pour les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme. Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix. L’accès à ces outils numériques poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale. L’utilisation de ces outils doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte de sécurité et de bonne utilisation des technologies de l’information et de la communication (TIC) en vigueur à la Carsat Aquitaine annexée au Règlement Intérieur de l’organisme ainsi que dans le respect des textes légaux en vigueur. En outre, il est précisé que les modalités définies ci-après seront adaptées en accord avec la Direction en cas de situation exceptionnelle justifiant la mise en œuvre du PCA. Les modalités d’utilisation des moyens d’information et de communication concernant les membres du Comité Social et Economique sont définies dans le cadre de son règlement intérieur.
SOMMAIRE
Chapitre 1 - Utilisation des outils numériques d’information et de communication
Article 1. Accès à l’Intranet et à Internet
Article 2. Accès aux outils de communication collaboratifs
Article 2.1 Le réseau social d’entreprise
Article 2.2 TEAM’S
Modalités d’utilisation
Garanties apportées en matière de confidentialité
Article 3. Accès à la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE)
Article 4. Mise à disposition d’une rubrique syndicale sur l’Intranet
Article 4-1 La liberté d’accès à l’information syndicale Article 4-2 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet Article 4-3 Le contenu du site syndical Article 4-4 Les conditions de mise en ligne
Article 5. Mise à disposition de la messagerie
Article 5.1 Les modalités d’utilisation Article 5.2 La capacité de la messagerie électronique Article 5.3 La confidentialité des échanges entre les salariés et les organisations syndicales
Chapitre 2 - Le cadre technique d’utilisation
Article 6. Le matériel mis à disposition
Article 7. Le compte utilisateur
Article 8. La capacité des sites et de la messagerie
Article 9. Les règles de maintenance
Chapitre 3 - Les autres outils de communication
Article 10. L’affichage
Article 11. La distribution de tracts
Chapitre 4 - Stipulations diverses
Article 12. Utilisation abusive
Article 13. Modalités d’application et de suivi de l’accord
Article 13.1 Conditions de validité de l’accord Article 13.2 Durée de l’accord et modalités de révision Article 13.3 Modalités de suivi de l’accord Article 13.4 Formalités de dépôt et de publicité
Chapitre 1 – Utilisation des outils numériques d’information et de communication
L’usage des outils numériques d’information et de communication définis par le présent accord et utilisés par les organisations syndicales doit respecter la législation en vigueur, le règlement intérieur de la Carsat Aquitaine et ses annexes.
Article 1. Accès à l’Intranet et à Internet
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet de la Carsat Aquitaine et Internet, à partir d’un ordinateur mis à sa disposition. Pour rappel chaque agent mandaté se connecte, dans la mesure du possible, sur le portable mis à la disposition de son organisation syndicale avec l’identifiant dédié pour exercer ses activités syndicales. Toutefois, en situation de télétravail, le matériel mis à disposition pour effectuer le travail à distance peut être utilisé dans le cadre de l’activité syndicale. Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail. La Direction de la Carsat Aquitaine donne son accord pour que chaque Organisation Syndicale ayant constitué une section syndicale accède à l’internet selon les mêmes modalités que l’ensemble des salariés de l’organisme (A savoir Profil 4 étendu). L’utilisation de ce profil et plus généralement l’utilisation d’Internet est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de chaque organisation syndicale étant entendu que la connexion à Internet se fait avec l’identifiant générique propre à chaque organisation syndicale.
Article 2. Modalités d’utilisation des outils collaboratifs
Afin de faciliter les échanges entre les élus, chaque local syndical est équipé d’un ordinateur sur lequel est installé TEAMS permettant notamment les réunions en visio-conférence.
Article 2.1 Le réseau social d’entreprise
Concernant l’utilisation des outils de communication collaboratifs et plus spécifiquement l’utilisation du réseau social d’entreprise, la Charte d’utilisation doit être respectée. La Carsat Aquitaine rappelle notamment que l’usage de ce réseau social est destiné à des fins professionnelles et que la participation à ce réseau suppose la création d’un compte nominatif personnel. Néanmoins, la Direction autorise la création par les organisations syndicales de l’organisme d’une communauté privée en leur nom. Cependant, elles n’ont ni le droit de commenter en leur nom, ni de publier dans un groupe d’actualité de l’organisme. Ces actions ne peuvent être réalisées qu’au sein de leur communauté privée. Chaque publication mise en ligne dans la communauté privée de l’organisation syndicale est clairement identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.
Chaque organisation syndicale désigne ses propres administrateurs, à minima deux, qui prendront connaissance du guide de l’administrateur mis à disposition dans l’outil précisant le rôle d’administrateur et visant à formaliser les modalités de modération s’agissant des contenus publiés ou de l’objet même des communautés.
Il est rappelé que la Direction comme les organisations syndicales sont tenues à une obligation de confidentialité. Ainsi l’organisation syndicale sera vigilante et veillera au respect de cette obligation de confidentialité du ou des participants et de leurs échanges au sein des conversations via la communauté privée du réseau social afin de ne pas permettre à l’employeur et aux autres salariés de les identifier et de porter atteinte à leur liberté syndicale.
Article 2.2 TEAMS
La généralisation du télétravail a eu des conséquences sur les modalités d’exercice des missions des représentants syndicaux. Pour en tenir compte et faciliter l’exercice de leur mission, la Direction de la Carsat Aquitaine donne son accord pour que chaque Organisation Syndicale ayant constitué une section syndicale puisse utiliser l’outil collaboratif TEAMS avec les identifiants du syndicat. Cette possibilité est offerte aux organisations syndicales sous réserve que cela n’apporte pas une gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés, qu’il ne s’en suive ni trouble, ni perturbation dans le travail. Par ailleurs il est rappelé que l’outil collaboratif TEAMS ne doit pas être utilisé pour créer des équipes publiques.
Modalités d’utilisation
Cet outil peut permettre d’échanger entre les représentants eux-mêmes ou avec un salarié à son poste de travail. TEAMS peut permettre aux salariés, y compris pendant leur temps de travail, d’interroger l’organisation syndicale de leur choix et aux organisations syndicales de répondre aux sollicitations des salariés de façon confidentielle et individuelle. Les organisations syndicales peuvent utiliser TEAMS afin d’échanger collectivement avec des salariés souhaitant y participer en dehors du temps de travail pour les salariés. Les organisations syndicales peuvent également, dans le cadre des heures de fonctionnement syndical ou d’heures de délégation, utiliser cet outil pour organiser un temps d’échange de courte durée en distanciel avec des salariés d’une même équipe, à leur poste de travail et sous réserve de leur accord. Dans ce cadre, l’organisation syndicale devra en informer préalablement le manager de l’équipe concernée qui sera libre d’y participer ou non.
Garanties apportées en matière de confidentialité
La Direction et les organisations syndicales sont tenues à une obligation de confidentialité. La confidentialité du ou des participants et de leurs échanges au sein des conversations TEAMS doit être garantie afin de ne pas permettre à l’employeur et aux autres salariés de les identifier et de porter atteinte à leur liberté syndicale. Pour répondre à ce principe, les mesures de sécurité suivantes devront être appliquées :
Utilisation exclusive de la boite mail du syndicat pour transmettre l’invitation à une réunion portant indication du caractère syndical de l’invitation de façon à informer clairement les salariés,
Précision dans le mail d’invitation qu’il s’agit d’une invitation de participation facultative,
Afin de préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message, chaque salarié doit avoir la possibilité de s’opposer à la réception de messages syndicaux, le message d’invitation devra préciser : « si vous ne souhaitez plus recevoir ce type de message, nous en informer par retour de mail »,
Chaque participant sera invité à ne pas transférer les invitations TEAMS qui seront adressées à titre personnel,
Si l’invitation fait l’objet d’un envoi groupé par courriel, le nom des destinataires devra figurer en copie cachée pour éviter toute possibilité d’identification des destinataires entre eux,
Exercer une vigilance particulière sur la bonne identification des destinataires des échanges et des participants aux réunions,
Chaque participant sera invité à utiliser son matériel audio (casque) et vidéo afin de garantir la confidentialité des échanges,
Interdiction d’enregistrer la réunion,
Interdiction d’échanger et/ou de stocker des documents confidentiels ou comportant des données à caractère personnel via l’outil collaboratif TEAMS.
Article 3. Accès à la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE)
Conformément à l’obligation posée par la loi du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi, la Carsat Aquitaine met à disposition des membres du Comité Social et Economique et des Délégués syndicaux une BDESE informatique. La BDESE est accessible de façon permanente aux personnes bénéficiant d’une habilitation informatique nominative. La connexion se faisant à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe personnel. Les personnes habilitées sont tenues à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur. Son utilisation est soumise au respect des règles en vigueur à la Carsat Aquitaine posées par la Charte de Sécurité et de bonne utilisation des technologies de l’information et de la communication.
Article 4. La mise à disposition d’une rubrique syndicale sur l’Intranet
En complément des modes de communication et d’information traditionnels légaux tels que les panneaux d’affichage et la distribution de tracts, chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de la Carsat Aquitaine utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale. Le service communication de la Carsat Aquitaine procède une fois par an à un archivage automatique des publications ou tracts de nature syndicale de plus de 4 ans diffusés dans l’espace dédié sur l’Intranet de la Carsat Aquitaine. Par ailleurs, chaque organisation syndicale s’engage à demander tous les 2 ans la suppression de certaines de ses publications ou tracts de nature syndicale, laissés à son appréciation, diffusés dans l’espace dédié sur l’Intranet de la Carsat Aquitaine. Pour ce faire, chaque organisation syndicale transmet sa demande via la boite mail « BordeauxMascaret » afin que le Service Communication procède à la suppression des publications et tracts de la rubrique.
Article 4-1 La liberté d’accès à l’information syndicale
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de la Carsat Aquitaine à partir de son poste de travail. Dans ce cadre, la Carsat Aquitaine s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.
Article 4-2 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet
Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme. Les organisations syndicales s’engagent à ce que les informations et/ou documents professionnels identifiés comme restreint, confidentiel ou secret par l’employeur, ne soient pas diffusés à l’intérieur et/ou à l’extérieur de l’organisme.
Article 4-3 Le contenu du site syndical
Le contenu du site syndical est librement déterminé par l’organisation syndicale, sous réserve qu’il revêt un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité. La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, la rubrique réservée à chaque organisation syndicale ne doit contenir notamment ni injure, ni diffamation ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image. Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale émettrice sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de la Carsat Aquitaine.
Article 4-4 Les conditions de mise en ligne
Les organisations syndicales s’engagent à respecter la Charte de Sécurité et de bonne utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication en vigueur à la Carsat Aquitaine. Chaque mise à jour de la rubrique est transmise au Service Communication qui se charge de la mise en ligne et doit être communiquée simultanément sur la messagerie du Directeur de la Carsat Aquitaine avec en copie la Directrice Ressources. Le portail donnant accès à chaque site syndical intranet est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme onglet « Dialogue Social ».
Article 5. La mise à disposition de la messagerie
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse de messagerie électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe. A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale. La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de chaque organisation syndicale.
Article 5.1 Les modalités d’utilisation
Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou collectif, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.
Conformément à la règlementation, chaque salarié doit avoir la possibilité de s’opposer à la réception de messages syndicaux. A cet effet, chaque message devra comporter la mention suivante : « Si vous ne souhaitez plus recevoir ce type de message, nous en informer par retour de mail ».
Chaque salarié consultant le site d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié. La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales de la CARSAT Aquitaine.
Article 5.2 La capacité de la messagerie électronique
La capacité de la messagerie de chacune des organisations syndicales est de 20 Giga-octets. Les messages envoyés par les organisations syndicales en interne ainsi que ceux envoyés vers l’extérieur ne doivent pas excéder 35 Méga-octets.
Article 5.3 La confidentialité des échanges entre les salariés et les organisations syndicales
Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur les organisations syndicales. Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale sont tenues à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elles entretiennent avec les salariés. Lorsqu’un courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi. La Carsat Aquitaine met en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.
Chapitre 2 - Le cadre technique d’utilisation
Article 6. Le matériel mis à disposition
La Carsat Aquitaine met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale, dans le local qui lui est dédié : - un ordinateur aux normes de l’organisme, - un accès à l’offre de service Informatique d’ISI Support BR DoIT (prêt d’un PC portable) sous réserve d’une utilisation raisonnée de ce service par chacune des organisations syndicales,
un pack office bureautique,
un accès à la messagerie et à l’intranet de la CARSAT Aquitaine,
un accès à Internet via le réseau de la CARSAT Aquitaine.
une ligne téléphonique via outil installé sur l’ordinateur.
Le matériel reste la propriété de la Carsat Aquitaine. Il est interdit d’utiliser un autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme. Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation. Lorsqu’une section syndicale cesse d’être représentée au sein de l’organisme, elle s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vider le local mis à sa disposition du matériel lui appartenant.
Article 7. Le compte utilisateur
Chaque organisation syndicale dispose d’un compte utilisateur spécifique pour mener à bien sa mission. Ainsi, chacun des membres d’une section syndicale, lorsqu’il agit pour le compte de celle-ci, se connecte, dans la mesure du possible, avec l’identifiant et le mot de passe du compte de son organisation syndicale.
Article 8. La capacité des sites et de la messagerie
La diffusion des messages doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau et être conforme à la Charte de Sécurité et de bonne utilisation des Technologies de l'Information et de la Communication en vigueur à la Carsat Aquitaine annexée au Règlement Intérieur.
Article 9. Les règles de maintenance
Les organisations syndicales sont soumises, comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes…).
En cas d’incident, elles bénéficieront, comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service Informatique de la Carsat Aquitaine.
Chapitre 3 – Les autres outils de communication
Article 10. L’affichage
L’affichage des communications syndicales s’effectue librement sur des panneaux réservés à cet usage au siège de la CARSAT Aquitaine et dans les établissements. Ils sont distincts de ceux qui sont affectés aux communications du Comité Social et Economique. Les documents affichés doivent avoir un contenu syndical et sont soumis au respect du droit de la presse. Ils ne doivent notamment contenir aucune injure ou diffamation ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image. Un exemplaire de tout document affiché doit être simultanément transmis à la Direction de la Carsat Aquitaine.
Article 11. La distribution de tracts
Les organisations syndicales de la Carsat Aquitaine peuvent diffuser des publications et des tracts de nature syndicale. Ces diffusions sont soumises au respect du droit de la presse. Elles ne doivent notamment contenir aucune injure ou diffamation ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image. La Direction donne la possibilité aux organisations syndicales d’accéder à l’offre de la reprographie de la Carsat Aquitaine pour l’édition des tracts via Cervoprint. L’outil ne prenant en compte que les demandes nominatives cela suppose que chaque demandeur soit identifié au préalable. Le délai de réalisation des travaux sera celui en vigueur pour tous les usagers de la Carsat. Il est convenu que les frais correspondants aux coûts de la reproduction sont à la charge de l’organisation syndicale.
Chapitre 4 - Stipulations diverses
Article 12. Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend. Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. Si à l’issue de cette rencontre, une fois que les signataires ont fait part de leur point de vue, le différend persiste, la Direction peut décider de saisir la juridiction compétente.
Article 13. Modalités d’application et de suivi de l’accord
Article 13.1 Conditions de validité de l’accord
Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.
Article 13.2 Durée de l’accord et modalités de révision
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans et sera applicable à effet du 1er jour du mois suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale). Conformément aux dispositions prévues à l’article L2261-7-1 du Code du Travail, le présent accord pourra être révisé pendant sa durée d’application. Sont habilitées à engager la procédure de révision :
Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application du présent accord, à condition qu’elles soient signataires ou adhérentes de cet accord, ainsi que la Direction de la Carsat Aquitaine,
A l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application du présent accord, ainsi que la Direction de la Carsat Aquitaine.
Chacune des parties susvisées pourra solliciter la révision du présent accord selon les modalités suivantes : Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires. Le plus rapidement possible, et au plus tard dans un délai de deux mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion éventuelle d’un tel avenant et après son agrément.
Article 13.3 Modalités de suivi de l’accord
Le présent accord pourra faire l’objet d’un bilan ponctuel à la demande de l’une des parties. La direction et les partenaires sociaux étudieront annuellement la nécessité de revoir les dispositions du présent accord au moment de la définition du calendrier des négociations.
Article 13.4 Formalités de dépôt et de publicité
Une fois signé, le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives.
L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale et à l’UCANSS pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7 du Code de la Sécurité sociale. L’agrément sera réputé, accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Après agrément et conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera déposé : - auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent, - sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. Le présent protocole fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel sur l’intranet de l’organisme.
