Accord d’entreprise relatif à la mise en œuvre du Télétravail
à la CARSAT Aquitaine
Entre :
La Caisse d’assurance retraite et de santé au travail d’Aquitaine (CARSAT Aquitaine)
80, Avenue de la Jallère 33053 BORDEAUX CEDEX N° Siret : 78184744700088 – Code APE : 8430A
Représentée par son Directeur, ayant mandat pour négocier,
Et :
Les Organisations Syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :
CFTC
CGT
FO
SNETOSSA/CFE-CGC
SNFOCOS
Il a été conclu le présent accord.
SOMMAIRE
ARTICLE 1 : DEFINITIONS
1.1 Définition du télétravail au sens de l’art. L1222-9 du Code du Travail .......................P5 1.2 Définition du télétravailleur ........................................................................................P5 1.3 Définition du lieu de télétravail ..................................................................................P6
ARTICLE 2 : MODALITES D’ORGANISATON DU TELETRAVAIL
2.1 Conditions de mise en œuvre du Télétravail 2.1.1 Critères d’éligibilité du salarié .....................................................................P7 2.1.2 Critères d’éligibilité du domicile ..................................................................P8 2.2 Les Différents Forfaits ...............................................................................................P8 2.3 Principe de l’organisation du Télétravail forfaitaire : Préservation du lien avec le collectif de travail ........................................................................................................P9 2.4 Procédure d’accès ...................................................................................................P10 - Demande du salarié, document à fournir et examen de la demande - Refus sur l’entrée du salarié dans le dispositif - Accord de principe sur l’entrée du salarié dans le dispositif et formalisation - Accord préalable à chaque planification de journée de télétravail - Modification des jours de télétravail planifiés et validés
ARTICLE 3 : SUIVI INDIVIDUEL DE LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL ......................P13
ARTICLE 4 : DUREE DU TRAVAIL APPLICABLE
4.1 Modalités de contrôle du temps de travail ...............................................................P13 4.2 Fixation des plages horaires d’accessibilité ............................................................P13
ARTICLE 5 : GESTION DES ABSENCES ..............................................................................P14
ARTICLE 6 : DROIT A LA DECONNEXION ET CHARGE DE TRAVAIL ...............................P14
ARTICLE 7 : REVERSIBILITE, CHANGEMENT DE LIEU DE TELETRAVAIL
7.2.2 Reprise après absence ............................................................................P16
7.2.3 Défaut de transmission de l’attestation d’assurance ................................P16 7.3 Changement de lieu de télétravail ...........................................................................P17
ARTICLE 8 : SUSPENSION PROVISOIRE DU TELETRAVAIL .............................................P17
ARTICLE 10 : PRISE EN COMPTE DE SITUATIONS INDIVIDUELLES SPECIFIQUES ET TEMPORAIRES
10.1 Salariés en situation de handicap, adaptation aux préconisations de la médecine du travail ............................................................................................................................P17 10.2 Salariées enceintes ..............................................................................................P18 10.3 Salariés proches aidants ......................................................................................P19 10.4 Elus locaux ...........................................................................................................P19
ARTICLE 11 : EQUIPEMENTS TECHNIQUES
11.1 Equipements de travail ...............................................................................P19 11.2 Mobilier de bureau ......................................................................................P20 11.3 Assurances .................................................................................................P20 11.4 Utilisation des équipements et protection des données ..............................P21 11.5 Panne(s) du matériel informatique et du réseau .........................................P21 11.6 Vol du matériel informatique .......................................................................P22
ARTICLE 13 : EGALITE DE TRAITEMENT ET RESPECT DES DROITS INDIVIDUELS ET COLLECTIFS
13.1 Respect des droits individuels .....................................................................P22 13.2 Respect des droits collectifs ........................................................................P23
ARTICLE 14 : SANTE AU TRAVAIL, HYGIENE, SECURITE ET PREVENTION DES RISQUES
ARTICLE 15 : ACCOMPAGNEMENT : SENSIBILISATION ET FORMATION AU TELETRAVAIL ................................................................................................................P24
ARTICLE 16 : CONSULTATION DU CSE ......................................................................P25
ARTICLE 17 : MODALITES D’APPLICATION ET DE SUIVI DE L’ACCORD
17.1 Conditions de validité de l’accord .................................................................P25
17.2 Entrée en vigueur et durée de l’accord .........................................................P25 17.3 Modalités de révision de l’accord ..................................................................P25 17.4 Modalités de suivi de l’accord .......................................................................P26 17.5 Formalités de dépôt et de publicité de l’accord .............................................P26
PREAMBULE
Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail selon des modalités diversifiées et notamment le télétravail. Le télétravail est un des axes de la politique de développement durable de la Carsat Aquitaine, il s’inscrit dans le cadre de son Plan de Déplacement Entreprise et constitue un levier visant à favoriser la qualité de vie des salariés au travail et la bonne articulation des temps professionnel et personnel. En effet, le télétravail :
Contribue à limiter les risques environnementaux (émission de gaz polluants) et routiers par une réduction des trajets domicile / lieu de travail,
Est un des axes d’amélioration de la qualité de vie au travail créant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle notamment au profit du salarié ayant une durée de transport quotidienne importante,
Facilite le maintien dans l’emploi des personnes fragilisées et améliore les conditions d’exercice de l’activité professionnelle,
A vocation à donner aussi aux salariés une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches,
Constitue un levier en faveur de la modernisation des relations managériales, fondé sur le volontariat réciproque et sur une relation de confiance mutuelle entre le collaborateur, son responsable hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines.
Sur la base du bilan du précédent accord du 13 août 2021 et de son avenant du 17 octobre 2022, arrivant à échéance le 26 septembre prochain, une nouvelle négociation s’est engagée dès le mois de mai 2024 avec les organisations syndicales représentatives et a conduit à l’adoption des présentes dispositions. Cet accord reprend les principales dispositions du précédent accord et de son avenant, intègre l’évolution des dispositions législatives relatives aux proches aidants, adapte certaines modalités pratiques tout en s’inscrivant dans le cadre de l’accord national sur le travail à distance conclu le 11 juillet 2022. Une attention particulière sera portée pour que le télétravail continue à répondre aux différents enjeux devant être conciliés dans la recherche d’un équilibre en vue de garantir :
Le maintien de la qualité du service rendu à nos publics et la continuité de service,
Les performances collectives,
La souplesse d’organisation permettant d’améliorer la qualité de vie au travail grâce à des meilleures conditions de travail et à une bonne articulation des temps de vie contribuant ainsi à la motivation des salariés,
La préservation du lien de chaque salarié avec l’organisme et le collectif de travail afin d’éviter tout phénomène d’isolement et la perte de sens au travail,
La préservation de la vie privée et de la santé.
Les signataires du présent accord rappellent que les conditions d’exercice de son activité professionnelle par le télétravailleur doivent s’inscrire dans le respect du droit à la déconnexion édicté par le Code du Travail et rappelé dans l’accord local portant sur la mise en œuvre du Droit à la déconnexion à la Carsat Aquitaine du 22 mai 2024 applicable en particulier aux salariés en télétravail. Le terme de télétravail ou de travail à distance est utilisé de façon indifférenciée dans le présent accord. Les parties conviennent que les dispositions du présent accord pourront être adaptées en cas d’évolution des dispositions conventionnelles portant sur l’organisation du temps de travail au sein de la Carsat Aquitaine.
ARTICLE 1 – DEFINITIONS
DEFINITION DU TELETRAVAIL AU SENS DE L’ARTICLE L.1222-9 DU CODEDU TRAVAIL
Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Le présent accord vise :
Les situations de travail à distance volontaire s’exerçant au domicile du salarié ou dans un autre lieu au sens de l’article 1.3 du présent accord, en utilisant les technologies de l’information et de la communication selon les modalités définies dans le présent accord,
Les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.
Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. Le télétravail ne peut être imposé au salarié. Le refus par celui-ci ne peut donc être, par définition, un motif de rupture de son contrat de travail. Il appartient donc au salarié occupant un emploi éligible répondant aux définitions des articles 1.1 et 1.2 de solliciter l’accès au télétravail selon les modalités définies dans le présent accord. Le manager peut accepter ou refuser cette demande selon les modalités prévues à l’article 2.4 du présent accord. Cette modalité d’exercice du contrat de travail est mise en œuvre d’un commun accord pour une durée ne pouvant dépasser la durée du présent accord. L’organisation du télétravail dans le cadre d’un plan de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles telles que définies à l’article L1222-11 du Code du Travail n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. En effet, conformément aux dispositions légales en vigueur, l’exercice du télétravail peut être décidé unilatéralement par l’employeur dans des situations telles que :
Toute alerte déclenchée par les pouvoirs publics ou déclaration d’état d’urgence restreignant la circulation des salariés (pandémie, …),
La force majeure (évènement extérieur, imprévisible).
DEFINITION D’UN TELETRAVAILLEUR
On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée de la Carsat Aquitaine quelle que soit la durée de son temps de travail et la nature de son contrat de travail, qui travaille à domicile ou dans un autre lieu au sens de l’article 1.3 du présent accord, dans les conditions définies à l’article 1.1 ci-dessus et dont tout ou partie des activités exercées est compatible avec la mise en place du télétravail. Les dispositions du présent accord ne s’appliquent pas aux stagiaires pour maintenir la dimension pédagogique de l’immersion en entreprise. Ne sont pas considérées comme du télétravail :
Les périodes d’astreintes pendant lesquelles les salariés se tiennent à disposition de l’employeur depuis leur domicile,
Les activités réalisées en itinérance qui par nature impliquent des déplacements des salariés hors des locaux de l’employeur.
DEFINITION DU LIEU DE TELETRAVAIL
Le télétravail s’exerce au domicile du salarié (résidence principale renseignée sur le bulletin de salaire). Le télétravail peut s’exercer également dans un autre lieu privé différent du domicile (résidence secondaire, domicile du conjoint, …), dès lors que l’adresse est déclarée à l’employeur, qu’elle est stable, se trouve en France Métropolitaine et que le salarié atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l’activité professionnelle. Dans ce cas, si le salarié est dans l’impossibilité de télétravailler et empêché de revenir sur le lieu de travail, il doit couvrir son absence par la prise de journée de congé, RTT ou d’un congé sans solde. Le salarié s’engage par ailleurs à informer le service des Ressources Humaines de tout changement d’adresse impliquant un changement de lieu d’exécution du télétravail. Le lieu de télétravail doit en tout état de cause :
Être le domicile principal du salarié et/ou une autre résidence privée différente du domicile dès lors que l’adresse de cet autre lieu privé est déclarée à l’employeur, est stable et se trouve en France Métropolitaine,
Garantir la sécurité du salarié (doit notamment être doté d’installations électriques conformes) et celle de ses équipements (le lieu d’exécution du télétravail doit être compatible avec les recommandations d’hygiène et de sécurité préconisées par l’exercice du télétravail (Cf. fiche pratique),
Constituer un espace de travail adapté pour le télétravailleur, être propice à la concentration et à la réalisation de l’activité du salarié. Il peut s’agir d’un espace de travail aménagé dans une pièce ayant un autre usage, dès lors que cet espace est dédié au travail et permet l’installation du matériel informatique nécessaire le temps de l’exercice de l’activité professionnelle en télétravail,
Permettre d’assurer la discrétion et l’intégrité des informations, documents et données qui sont confiées ou auxquels le télétravailleur a accès,
Disposer d’une connexion internet de qualité suffisante pour exercer les activités dans des conditions analogues à celles obtenues sur site avec un débit suffisant : Débit montant émission minimum : 256 KbPS et Débit descendant réception minimum : 2 MbPS. Le salarié peut s’en assurer en suivant le mode opératoire fourni par l’employeur et à sa disposition sur l’intranet de l’organisme. Il est précisé que la connexion internet peut être établie via un partage de connexion avec un smartphone à la condition que ce mode de connexion remplisse les conditions de débit suffisant.
Être couvert par une assurance couvrant l’activité professionnelle de télétravail.
ARTICLE 2 – MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL
Le travail à distance est organisé sous la forme d’une enveloppe forfaitaire annuelle de jours de télétravail. Cette modalité d’organisation de télétravail se caractérise par une mise en œuvre souple afin de faciliter une planification des journées limitée en nombre de jours par année sans périodicité fixe étroitement liée à la nature des missions à exécuter et au bon fonctionnement du service.
Par principe tous les emplois sont éligibles au dispositif du télétravail forfaitaire à l’exception de ceux définis comme non télétravaillables par la Direction. La liste des emplois non télétravaillables est communiquée aux représentants du personnel et syndicaux et diffusée sur l’intranet de l’organisme.
Cette modalité de travail à distance permet de s’adapter à tous les métiers télétravaillables notamment aux métiers dont les emplois du temps sont fluctuants, dont certaines activités peuvent être exercées ponctuellement à distance. Elle permet ainsi de répondre aux besoins spécifiques de certains emploi. L’employeur définit et met à jour la liste des emplois non télétravaillables au regard des critères de présence nécessaire sur site ou de dématérialisation insuffisante du poste de travail. Le bilan annuel relatif à l’application de l’accord pourra faire ressortir la nécessité de revoir l’éligibilité d’un emploi. L’éligibilité d’un emploi sera définie lors de chaque création ou modification d’emploi.
2.1 CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL FORFAITAIRE
2.1.1. CRITERES D’ELIGIBILITE DU SALARIE
La Direction rappelle que l’agent souhaitant télétravailler doit disposer de l’autonomie suffisante pour exercer son emploi à distance ceci dans le cadre de la préservation de la continuité de service.
Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, son manager examine cette demande, qu’il peut accepter ou refuser selon les modalités définies à l’article 2.4 du présent accord.
Une attention particulière est portée aux situations d’aidant familiaux.
Les demandes sont examinées au regard du poste de travail considéré et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.
Le salarié a la capacité de travailler en autonomie de façon régulière et à distance, ladite capacité étant appréciée au regard de sa productivité et de la qualité de sa production. L’EAEA permet au manager d’apprécier ces éléments.
- Il doit avoir un bon niveau de maîtrise des tâches confiées, la capacité d’exécuter ces tâches avec un minimum de supervision et ne pas avoir besoin de s’appuyer sur l’aide régulière de ses collègues pour les réaliser. - Il doit être capable de « bien vivre » le détachement du collectif de travail tout en maintenant un lien social.
2. Le salarié a une bonne gestion de son temps et des horaires de travail. Le manager veille et accompagne si besoin le salarié pour qu’il ait une bonne organisation de son temps de travail dans le cadre de l’autonomie et de la conciliation vie privée et vie professionnelle. Le salarié en télétravail s’engage à respecter l’ensemble des dispositions prévues dans le règlement sur le temps de travail annexé au Règlement Intérieur, au même titre que lorsqu’il exerce son activité sur site.
En cas d’embauche et afin de s’assurer dans les meilleures conditions possibles de l’adéquation du salarié au poste de travail et de son intégration dans l’équipe, le manager peut différer la mise en place du télétravail dans un délai de 3 mois à compter de l’évènement. Il est précisé que le manager a la faculté d’accéder à la demande de télétravail du nouveau salarié avant ce délai de 3 mois si ce dernier satisfait aux critères d’éligibilité pour accéder au dispositif.
2.1.2. CRITERES D’ELIGIBILITE DU DOMICILE AU SENS DE L’ARTICLE 1.3 DU PRESENT ACCORD
1. Le salarié atteste sur l’honneur, préalablement à la mise en place, au renouvellement du télétravail, en cas de changement de lieu de télétravail, que son ou ses lieux de télétravail déclaré(s) répondent à l’ensemble des conditions posées à l’article 1.3 du présent accord.
Cette attestation sur l’honneur est jointe au formulaire de demande du télétravail. Une fiche pratique sur les recommandations d’hygiène et de sécurité préconisées par l’exercice du télétravail est mise à disposition du personnel sur l’intranet de l’organisme. Sur demande argumentée notamment en cas de vétusté de l’installation électrique ou de transformation notoire de l’installation électrique durant l’exercice du télétravail, le salarié peut solliciter auprès de la Carsat Aquitaine la réalisation d’un diagnostic électrique de l’espace dédié au télétravail par un prestataire habilité par l’organisme concernant sa seule résidence principale. Le résultat du diagnostic est porté à la connaissance de l’employeur. En cas de non-conformité des locaux, le télétravail ne pourra pas être mis en œuvre. Les travaux de conformité sont à la charge du salarié. Dès lors que le salarié fait une demande de prise en charge d’un diagnostic électrique, l’organisation de travail à distance ne peut être mise en œuvre ou maintenue et ce, jusqu’à la prise de connaissance par l’employeur du résultat du diagnostic ou du résultat de la contre visite si des travaux de conformité ont dû être réalisés.
Le salarié doit informer l’assureur de chaque lieu de télétravail qu’il y exerce une activité professionnelle et s’assure que l’assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ces journées de travail. Il doit fournir une attestation de l’assureur en ce sens avant la validation du démarrage en télétravail puis chaque année au moment de l’ouverture de la campagne annuelle et en tout état de cause avant le 1er septembre de chaque année.
Cette attestation mentionne l’adresse du lieu assuré, son nom et qu’il y exerce une activité professionnelle en télétravail.
2.2 LES DIFFERENTS FORFAITS
Trois formules de forfait annuel de jours télétravaillables sont proposées :
Un forfait de 45 jours maximum de télétravail,
Un forfait de 90 jours maximum de télétravail,
Un forfait de 120 jours maximum de télétravail.
La période d’utilisation du forfait annuel s’étend du 1er septembre N au 31 août de l’année N+1. Le choix du
nombre de jours relève du salarié. Il est soumis à l’accord du manager en fonction de l’emploi, des quantités d’activité dématérialisées disponibles sur l’emploi visé, de l’organisation du service, du temps de travail du salarié.
Il est précisé que :
le forfait de 45 jours de télétravail par an, équivalent à 1 jour de télétravail par semaine en moyenne permet notamment aux salariés exerçant leur activité sur 3 jours par semaine, aux salariés dont l’emploi est peu télétravaillable ou aux salariés en cours de montée en compétence d’accéder au dispositif du télétravail,
le forfait de 120 jours de télétravail nécessite une autonomie renforcée du salarié c’est-à-dire que l’utilisation du forfait de 120 jours de télétravail ne doit pas avoir pour effet notamment de remettre en cause sa productivité et la qualité de sa production, et ne peut être accordé par l’encadrement que sous condition que la continuité de service soit garantie.
Nombre de jours de travail hebdomadaire du salarié Nombre de jour de présence sur site minimum par semaine Nombre de jours maximum en télétravail par semaine Forfaits éligibles 5 2 3 45, 90 et 120 jrs 4 2 2 45,90 jrs 3 2 1 45 jrs 2 2 0 -
Les forfaits sont proratisés en cas d’entrée dans le dispositif du télétravail en cours d’année.
Le nombre de jours du forfait ne constitue pas un droit acquis. Il est à utiliser avec l’accord du manager, en fonction de l’activité du service. Le télétravail est par principe exercé par journée entière. Il est toutefois admis dans des situations permettant de préserver l’efficience d’organisation de cumuler :
Une demi-journée en télétravail et une demi-journée d’absence telle que du congé annuel, RTT, dérogation, etc. ou de déplacement professionnel.
A titre exceptionnel, une demi-journée en télétravail et une demi-journée de travail sur site habituel de travail.
Dans ces situations, une journée de télétravail est décomptée du forfait.
L’objectif est bien d’optimiser l’utilisation du forfait. Dans le cas où le salarié n’a pu utiliser l’intégralité de son forfait jour il ne peut prétendre à aucune compensation. Les jours non utilisés au cours d’une année de référence ne sont pas reportables sur l’année suivante.
Une note d’information au personnel diffusée sur l’intranet de l’organisme en détaille les modalités.
Il est précisé que le temps de formation dispensé en présentiel hors site habituel de travail ainsi que les déplacements professionnels sont pris en compte comme temps de présence sur site. Le temps passé par les représentants du personnel et/ou titulaires de mandats syndicaux à l’exercice de leurs missions est assimilé à de la présence sur site sauf si celles-ci s’exécutent en télétravail.
2.3 PRINCIPE DE L’ORGANISATION DU TELETRAVAIL FORFAITAIRE : PRESERVATION DU LIEN AVEC LE COLLECTIF DE TRAVAIL
Le bénéfice de ce dispositif ne doit pas empêcher le salarié de maintenir un lien suffisant avec son service. A cet effet, le nombre de journées pouvant être télétravaillées ne peut en aucun cas dépasser le nombre de jours du forfait choisi par année dans la limite de 3 jours de télétravail par semaine soit une présence sur site du télétravailleur 2 jours au moins par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail. Il peut y être dérogé dans les conditions visées aux articles 9 et 10 du présent accord. Le suivi des jours utilisés est assuré par le Service RH et visualisable par le salarié télétravailleur dans le module télétravail du système d’information RH. Pour permettre de garantir une bonne organisation du collectif de travail, chaque équipe de travail élabore collectivement des règles de bon fonctionnement en télétravail et notamment des règles de partage des plannings présentiel/distanciel. Une vigilance particulière sera portée sur les situations d’aidants familiaux. Les temps en présentiel sont notamment dédiés plus particulièrement aux activités non télétravaillables et à des temps individuels et collectifs d’échanges. Le manager organise obligatoirement de façon régulière un regroupement de l’ensemble du collectif de travail sur le site habituel de travail nécessaire au bon fonctionnement des équipes de travail. Ce regroupement physique du collectif de travail est organisé plusieurs fois par mois et en tout état de cause sans excéder le délai d’un mois maximum. Cette organisation du regroupement de l’ensemble du collectif de travail par le manager peut aussi être initiée sur demande du collectif de travail. La Direction s’en assure par l’administration d’un questionnaire auprès des managers. Le manager assure un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et s’assure de la participation de l’ensemble des salariés aux réunions d’équipe. Les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service. Cette participation peut rendre obligatoire une présence sur site. La planification des jours de télétravail doit être compatible avec l’organisation des permanences de service. Par ailleurs, le manager s’assure que la planification des jours de télétravail ne conduise pas à l’isolement sur site d’un stagiaire, d’un salarié de son équipe notamment un salarié nouvellement recruté, de retour de longue absence, en formation ou en situation de montée en compétences à la suite d’un changement d’emploi ou de la mise en place d’un plan d’accompagnement spécifique.
2.4 PROCEDURE D’ACCES
Une note d’information au personnel est diffusée chaque année sur l’intranet de l’organisme précisant les modalités d’accès au télétravail dans le cadre d’une campagne annuelle.
- Demande du salarié, document à fournir et examen de la demande :
Tout salarié souhaitant bénéficier de ce dispositif doit exprimer sa demande par écrit et l’adresser à son manager N+1 et/ou N+2 via un formulaire dédié mis à disposition sur l’intranet de l’organisme auquel est jointe l’attestation sur l’honneur de conformité du lieu de télétravail mentionnée à l’article 2.1.2 du présent accord.
Le choix du forfait est réalisé par le salarié en respectant les dispositions de l’article 2.2 du présent accord. Il est soumis à la validation de son manager.
Les suites à donner sont appréciées par le responsable hiérarchique qui s’assure que les critères de validation sont remplis (Art. 2.1 du présent accord).
Le manager doit veiller à ce que l’organisation du télétravail au sein de l’équipe soit compatible avec le maintien de l’offre de service et du collectif de travail.
L’exercice du télétravail au forfait est soumis à un double accord.
La décision prise à la suite de la demande formulée par le salarié, qu’il s’agisse d’un accord ou d’un refus est formalisée par écrit émanant du SRH après avis du manager (N+1 et/ou N+2) dans un délai maximum de 30 jours, sauf circonstances exceptionnelles, à compter de la réception de la demande.
- Refus sur l’entrée du salarié dans le dispositif :
En cas de rejet de la demande par l’employeur, celle-ci fait l’objet d’une notification motivée au salarié concerné et repose sur des motifs objectifs. Elle est transmise par courriel dans un délai maximum de 30 jours, sauf circonstances exceptionnelles, à compter de la réception de la demande.
Tout refus fait l’objet d’un entretien avec le responsable N+1 afin d’en expliquer les motifs.
Dans cette situation l’agent a la possibilité de demander un entretien avec un représentant de la Direction ressources et de se faire accompagner par un représentant du personnel.
En cas de refus du télétravail au motif que le salarié manque d’autonomie sur son poste de travail, le manager définit un plan d’accompagnement lui permettant d’accroitre cette dernière afin de pouvoir accéder ultérieurement au télétravail :
- Il observe la problématique rencontrée et l’objective par des analyses quantitatives et qualitatives,
- Il organise des entretiens réguliers de suivis avec le salarié concerné pour lui expliquer la problématique, échange avec lui et établissent ensemble un plan d’actions permettant d’accroitre l’autonomie du salarié. Ce plan d’actions fait l’objet d’un suivi régulier.
Le rejet d’une demande de télétravail ne fait pas obstacle à la formulation d’une nouvelle demande de télétravail par le salarié.
- Accord de principe sur l’entrée du salarié dans le dispositif et formalisation :
L’accord de principe fait l’objet d’une notification transmise par courriel au salarié dans un délai maximum de 30 jours, sauf circonstances exceptionnelles, à compter de la réception de la demande.
Cette décision est prise sous réserve de la fourniture des attestations prévue à l’article 2.1.2 du présent accord.
Et dans le cas de situations médicales particulières sous réserve des préconisations de l’avis d’aptitude du Médecin du Travail.
La mise en place du télétravail est formalisée par une notification d’acception transmise par courriel sous réserve de la réception par le Service RH de l’attestation d’assurance couvrant le(s) lieu(x) de télétravail. Le passage en télétravail ne deviendra donc effectif qu’à réception par le salarié, de cette notification d’acceptation transmise par le service Ressources Humaines.
Cette notification mentionnera notamment le(s) lieu(x) d’exercice du télétravail, le forfait choisi, la période d’autorisation du télétravail, le matériel mis à disposition, les frais pris en charge, les horaires de travail et plages horaires, les principes de l’organisation du télétravail forfaitaire avec la préservation du lien avec le collectif de travail, les règles de suivi individuel de la mise en place du télétravail incluant une période d’adaptation de 3 mois, les règles de suspension et de réversibilité, le rappel des règles de sécurité et de confidentialité, le rappel des règles d’exercice du droit à la déconnexion.
La durée de validité de cette notification est d’une année puis reconduite par tacite reconduction dans la limite de la durée de l’accord.
Toute demande de télétravail acceptée et notifiée vaut acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail définies dans le cadre du présent accord à compter de son entrée en vigueur.
En cas de modification du nombre de jours du forfait à l’échéance de la notification d’acceptation en cours, une nouvelle notification est transmise.
Il est précisé qu’en cas d’accord d’une demande de télétravail formulée en cours d’année soit hors campagne annuelle (recrutement, reprise de travail à la suite d’une longue absence), un délai de 2 semaines au moins est nécessaire au service RH pour sa mise en œuvre effective qui en tout état de cause débute un lundi.
Accord préalable à chaque planification de journée de télétravail
A la suite de la demande initiale du salarié et à l’accord de principe l’autorisant à recourir au dispositif de télétravail forfaitaire, le salarié échange avec son responsable sur les modalités d’organisation du dispositif.
Le salarié planifie ses jours de télétravail dans l’outil de planification au moins
deux mois à l’avance.
Pour répondre à l’objectif d’optimisation de l’utilisation du forfait, le manager veille à ce que le salarié réalise une planification régulière et équilibrée de ses jours de télétravail chaque semaine ainsi que sur les différents jours de la semaine.
Le manager s’assure avant de valider les jours planifiés par le télétravailleur que les principes de l’organisation du télétravail reposant sur la préservation du lien avec le collectif de travail posés à l’article 2.3 du présent accord sont respectés.
En cas de refus régulier par le manager ou de difficultés de planification rencontrées par le salarié ce dernier pourra solliciter un entretien auprès d’un représentant de la Direction Ressources avec la possibilité, s’il le souhaite, de se faire accompagner par un représentant du personnel.
Modification des jours de télétravail planifiés et validés :
Il est possible, en cas de besoin avéré, à titre exceptionnel et sous réserve d’un délai de prévenance de 7 jours calendaires, que les journées de télétravail préalablement planifiées et validées puissent être effectuées sur le lieu de travail habituel. Cette modification peut se faire à la demande du télétravailleur ou à la demande du manager. Cette modification est formalisée par courriel.
Le salarié peut demander à modifier ponctuellement un jour de télétravail dans la semaine sous réserve de l’accord de son manager et d’un délai de prévenance de 7 jours calendaires sauf si cette modification est motivée pour se rendre aux visites médicales légalement obligatoires (visite périodique, visite de reprise, visites médicales de surveillance particulière propres à sa catégorie d’emploi).
Afin d’éviter tout risque ou sentiment d’isolement, et pour assurer la continuité du service, les jours télétravaillés ne peuvent avoir pour effet d’écarter le salarié des réunions de travail, des réunions d’équipe, des rencontres ou rendez-vous dans le cadre des différents projets/missions ou encore actions de formations professionnelles ou de formation relatives à l’exercice du droit syndical. Dans ces hypothèses, les jours de télétravail planifiés et validés peuvent être modifiés dans la semaine concernée ou reportés dans la limite de la période de référence, du respect des 3 jours de télétravail par semaine et du forfait choisi.
ARTICLE 3 – SUIVI INDIVIDUEL DE LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL
Trois mois après la mise en place du télétravail, un échange sur l’exercice du télétravail est organisé entre le salarié et son manager, afin, le cas échéant, de partager les difficultés d’organisation et prévoir des ajustements.
Cette période de 3 mois équivaut à une période d’adaptation durant laquelle le manager ou le télétravailleur est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours pouvant être réduit par accord des parties.
Dans tous les cas, le manager porte une attention renforcée au suivi du salarié lorsqu’il débute le télétravail, afin d’accompagner sa prise d’autonomie et la maitrise des outils de travail et de communication à distance. Cette période d’adaptation est effective une seule fois et ne s’applique pas en cas de renouvellement du dispositif lorsque le salarié conserve le même poste. Au moins une fois par an, un bilan spécifique des conditions d’activité en télétravail est réalisé systématiquement lors de l’entretien annuel d’évaluation ou d’un autre entretien organisé à la demande du manager ou du salarié pour évoquer notamment les conditions d’activité et la charge de travail, le fonctionnement au sein de l’équipe et identifier les ajustements nécessaires.
ARTICLE 4 - DUREE DU TRAVAIL APPLICABLE
S’agissant de télétravailleurs soumis aux horaires collectifs, l’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail prévus dans le règlement de l’horaire variable et dans le respect des règles légales en vigueur dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'organisme.
Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de son employeur.
Concernant les cadres au forfait jours, en situation de télétravail l’organisation de leur temps de travail s’effectue dans les mêmes conditions qu’au sein de l’organisme.
4.1 MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL
Le télétravailleur déclare ses horaires en temps réel par un badgeage sur ordinateur lorsqu’il est en situation de télétravail.
4.2 FIXATION DES PLAGES HORAIRES D’ACCESSIBILITE
La notification d’acceptation fixe, en tenant compte d’une pause-déjeuner, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable par l’organisme.
Il s’agit des plages horaires correspondant aux horaires encadrés par le règlement de l’horaire variable en vigueur à la Carsat Aquitaine tout en privilégiant les plages fixes pour les échanges téléphoniques (9h30 – 11h30 et 13h30 – 15h30).
Les échanges entre le salarié en télétravail et sa hiérarchie ou ses collègues de travail ont lieu dans l’intervalle des horaires de travail badgés par le salarié, en privilégiant les plages fixes.
Dans le cadre du respect de la vie privée du salarié, l’employeur est tenu de respecter les horaires badgés par le salarié et ne peut donc contacter le télétravailleur en dehors de ceux-ci.
Le télétravail ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.
ARTICLE 5 - GESTION DES ABSENCES
Les règles légales et conventionnelles, le Règlement sur le temps de travail annexé au Règlement Intérieur régissant les absences pour congés, dérogation, maladie ou accident de travail sont applicables aux télétravailleurs. En cas d’accident du télétravailleur survenu du fait ou à l’occasion du travail au domicile du salarié, il est fait application du même régime que si l’accident était intervenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail. A cet effet, le télétravailleur informe le service Ressources Humaines de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée au cours de laquelle l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).
ARTICLE 6 - DROIT A LA DECONNEXION ET CHARGE DE TRAVAIL
La Carsat Aquitaine réaffirme l’importance du bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise sur le droit à la déconnexion en vigueur à la Carsat Aquitaine, le droit à la déconnexion qui s’applique à l’ensemble des salariés de l’organisme revêt une importance particulière pour les salariés télétravailleurs.
Ainsi la Direction rappelle que le télétravailleur dispose d’un droit à la déconnexion en dehors des horaires et des jours habituels de travail, ainsi que pendant la durée légale de repos quotidien et hebdomadaire, et durant les congés.
Il est rappelé l’obligation pour les salariés de respecter les dispositions du Règlement sur le temps de travail annexé au Règlement Intérieur en vigueur à la Carsat Aquitaine. Ce dispositif de l’horaire variable doit permettre à chacun de choisir quotidiennement, dans la limite des règles fixées, ses heures d’arrivée et de départ afin d’assurer au mieux l’articulation entre vie professionnelle et vie privée.
La Direction s’engage à veiller de façon extrêmement rigoureuse au respect de ces dispositions par l’ensemble des salariés de l’organisme quel que soit l’emploi occupé.
Le système d’information RH permet un suivi du temps de travail des salariés réalisé par l’encadrement du salarié et par le service Ressources Humaines. A cet effet, le Service Ressources Humaines peut être amené à faire un signalement à l’encadrement sur des situations de salariés qui ne respecteraient pas les règles du dispositif de l’horaire variable. Le manager veille à assurer une répartition équivalente de la charge de travail entre les salariés travaillant à distance et les salariés en situation comparable travaillant en présentiel. Aucun déport de charge sur les collègues en présentiel ne doit avoir lieu.
L’activité de travail à distance fera l’objet d’un échange spécifique dans le cadre de l’entretien annuel. Cet échange permettra au salarié d’alerter son manager sur sa charge de travail lors des journées télétravaillées.
Par ailleurs, il est rappelé qu’un salarié qui se trouve confronté à une situation l’amenant à utiliser ses outils numériques professionnels nomades en dehors de ses horaires habituels de travail a la possibilité de solliciter un entretien avec son responsable hiérarchique afin d’échanger sur les problématiques d’organisation de travail et de trouver si nécessaire une solution de rééquilibrage raisonnable de la charge de travail. Le salarié a aussi la possibilité de demander un entretien auprès d’un représentant de la fonction Ressources Humaines.
ARTICLE 7 - REVERSIBILITE, CHANGEMENT DE LIEU DE TELETRAVAIL
7.1 REVERSIBILITE PERMANENTE
La mise en œuvre du dispositif est réversible à tout moment. Il peut être mis fin au télétravail, par chacune des parties, l’employeur et le télétravailleur, avant le terme initialement prévu dans la notification d’acceptation sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des parties, est de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié. Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures. Le salarié exécute ses activités sur son lieu habituel de travail. Lorsque la réversibilité est à l’initiative du responsable hiérarchique, elle doit faire l’objet d’une notification motivée. Le salarié pourra mettre fin au dispositif sur simple demande écrite. La faculté de réversibilité peut être utilisée par le manager pour les raisons suivantes :
Un manque constaté d’autonomie,
Des problématiques techniques trop fréquentes,
Un engagement trop faible, la non-atteinte des objectifs individuels ou la participation insuffisante aux objectifs collectifs sans explication exogène,
Un risque pour la santé du salarié (déconnexion non marquée),
Des difficultés relationnelles ou un manque de communication faisant courir le risque d’une désinsertion professionnelle,
Des difficultés de gestion du temps et des horaires de travail,
Des difficultés récurrentes du manager à contacter un salarié placé sous sa responsabilité.
La décision de réversibilité est précédée d’une alerte écrite du manager assortie de leviers de compréhension en vue de remédier aux difficultés ou insuffisances rencontrées par le salarié en situation de télétravail. En l’absence d’amélioration suffisante, le manager peut exercer la faculté de réversibilité. Les motifs de cette décision font l’objet d’un entretien avec la ligne managériale et sont portés à la connaissance du service RH.
En cas de divergence d’appréciation avec la ligne managériale le salarié peut demander un entretien en vue d’un examen attentionné de la situation auprès d’un représentant de la Direction Ressources avec la possibilité, s’il le souhaite, de se faire accompagner par un représentant du personnel.
Pour rappel le débit insuffisant de la ligne internet installée dans le lieu de télétravail occasionnant des problématiques récurrentes de connexion est une cause de réversibilité du télétravail. La réversibilité du télétravail à l’initiative du salarié comme de l’employeur ne fait pas obstacle à la formulation d’une nouvelle demande de télétravail par le salarié.
CAS DE REVERSIBILITE TEMPORAIRE
7.2.1 CHANGEMENT D’EMPLOI
En cas de changement d’emploi du salarié télétravailleur, le manager peut décider de suspendre temporairement le télétravail afin de s’assurer dans les meilleures conditions possibles de son adéquation au poste de travail, de son intégration dans l’équipe, qu’il réponde aux critères d’éligibilité listés à l’article 2.1.1 du présent accord. En effet, le changement d’emploi peut nécessiter notamment un besoin d’accompagnement, une formation impliquant une présence régulière sur site. A cet effet, un entretien est organisé par le manager sur l’organisation du télétravail au moment de la prise de poste. La mise en œuvre de cette réversibilité temporaire peut conduire le manager à suspendre le télétravail pour une durée pouvant aller jusqu’à 3 mois à compter de l’évènement renouvelable une fois. Un entretien de suivi sera organisé à l’initiative du manager. Une planification adaptée des jours de télétravail avec une présence sur site plus importante pourra aussi être envisagée. La décision motivée est notifiée au salarié par courriel. Cette circonstance implique une organisation particulière de la présence sur site de membres de l’équipe par le manager pour accompagner le salarié dans sa prise de poste.
7.2.2 REPRISE APRES ABSENCE
Au retour d’une absence continue supérieure à un mois consécutif, le manager organise un entretien avec le salarié télétravailleur. Cet entretien porte notamment sur l’organisation du télétravail. Un besoin d’accompagnement ou de formation du salarié télétravailleur impliquant une présence régulière sur site peut conduire le manager à suspendre temporairement le télétravail pour lui permettre de reprendre son activité professionnelle dans de bonnes conditions et de répondre aux critères d’éligibilité listés à l’article 2.1.1 du présent accord. Cette réversibilité temporaire peut s’exercer pour une durée pouvant aller jusqu’à 3 mois renouvelable une fois. Un entretien de suivi sera organisé à l’initiative du manager. Une planification adaptée des jours de télétravail avec une présence sur site plus importante pourra aussi être envisagée. La décision motivée est notifiée au salarié par courriel. Cette circonstance implique une organisation particulière de la présence sur site de membres de l’équipe par le manager pour accompagner le salarié dans sa reprise d’activité.
7.2.3 DEFAUT DE TRANSMISSION DE L’ATTESTATION D’ASSURANCE
Pour rappel, le défaut de transmission de l’attestation d’assurance empêche la mise en œuvre du télétravail ou conduit à la suspension temporaire du télétravail et ce jusqu’à réception du document par le service Ressources Humaines.
CHANGEMENT DE LIEU DE TELETRAVAIL
En cas de changement de lieu de télétravail, le télétravail est maintenu jusqu’au terme fixé par la notification d’acceptation sous réserve que le salarié en informe le service RH, communique la nouvelle adresse et produise de nouvelles attestations telles que prévues à l’article 2.1.2 du présent accord.
ARTICLE 8 – SUSPENSION PROVISOIRE DU TELETRAVAIL
Le télétravailleur peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (exemples : incendie ou inondation du lieu de télétravail). Dans ces hypothèses, le télétravailleur ou le manager du salarié peut demander, dès qu’il a connaissance de ces évènements, la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail. De la même manière, dans des situations liées à des contraintes spécifiques de nature professionnelle (exemple : clôture des comptes exigeant une présence sur site, densification conjoncturelle des rendez-vous, opérations sur site relevant de fonctions support, etc.) le manager peut recourir à la suspension temporaire du télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 7 jours.
ARTICLE 9 - CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES
Le télétravailleur peut être confronté de manière exceptionnelle, à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher de poursuivre son activité selon les conditions définies à son contrat de travail (exemples : conditions météorologiques exceptionnelles qu’elles soient liées à des intempéries ou à une situation caniculaire qui nuirait aux bonnes conditions de travail des salariés au regard de leur site de travail, pics de pollution faisant l’objet de mesures prises par le Préfet telles que notamment des restrictions de circulation en voiture selon les critères fixés par le Code de l’environnement, évènement culturel ou autre qui entrainerait des perturbations importantes des conditions de circulation aux abords du site de travail, etc.).
Dans ces hypothèses, et après analyse de la situation par l’encadrement et avis de la Direction Ressources, le salarié pourra être autorisé soit à modifier ses jours de télétravail, soit à prolonger son activité de télétravail au-delà des jours autorisés et le conduire à dépasser exceptionnellement le nombre de jours du forfait sur l’année.
ARTICLE 10 - PRISE EN COMPTE DE SITUATIONS INDIVIDUELLES SPECIFIQUES ET TEMPORAIRES
10.1 Salariés en situation de handicap, adaptation aux préconisations de la médecine du travail
Le télétravail peut servir de levier à l’adaptation du poste de travail des salariés en situation de handicap bénéficiant d’une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) et favoriser leur maintien durable dans l’emploi.
La Carsat Aquitaine s’engage à prendre, en fonction des besoins dans une situation concrète afin de garantir le respect du principe d’égalité de traitement à l’égard des salariés bénéficiant d’une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé, les mesures appropriées pour permettre à ces travailleurs d’accéder au télétravail sous réserve de l’éligibilité de leurs emplois et de l’évolution de cette dernière.
La mise en place du télétravail s’accompagne, dès lors que la situation médicale le justifie sur avis de la médecine du travail et de l’appui éventuel d’un ergonome tel que le service de la médecine du travail peut le solliciter et en concertation avec la Direction, de la fourniture de matériels permettant l’adaptation du poste de travail au lieu de télétravail du salarié, laquelle sera prise en charge par la Carsat Aquitaine.
Il est précisé qu’un seul lieu de télétravail est équipé par salarié.
Afin de faciliter le quotidien des salariés en situation particulière liée à leur état de santé, pour favoriser la poursuite ou la reprise de l’activité et sous réserve de l’éligibilité de leurs emplois, le rythme du télétravail pourra être adapté pour tenir compte des préconisations du médecin du travail :
Pour tenir compte des préconisations médicales du médecin du travail dont fait l’objet le salarié lorsque la mesure permet le maintien dans l’emploi notamment en cas de prescription d’un temps partiel thérapeutique,
Pour les personnes en situation de handicap bénéficiant d’une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH),
Au retour d’une absence d’une durée supérieure à un mois, liée à un état de santé.
Cette adaptation du rythme de télétravail accordée par la Direction Ressources pour une période déterminée, après échange avec le manager, après examen de la situation en concertation avec les services de la médecine du travail peut la conduire à déroger aux 2 jours minimum de travail sur site et sans atteindre, par principe, 5 jours en télétravail sur une même semaine. De façon exceptionnelle et pour une période temporaire d’un mois maximum, le télétravail médical à raison de 5 jours par semaine pourra être accordé mais devra impérativement être circonscrit à des situations particulières et conditionné à l’avis du médecin du travail. Cette disposition ne pourra pas être envisagée en cas de retour d’absence supérieure à un an. En tout état de cause, au-delà d’une absence de 45 jours consécutifs un retour sur site est obligatoire pour permettre la réactivation et la mise à jour du poste de travail. Il est rappelé que le salarié pendant son arrêt de travail peut solliciter auprès de la médecine du travail une visite de pré-reprise pour préparer et anticiper son retour au travail dans les meilleures conditions adaptées à son état de santé et à ses capacités. Si cette dérogation temporaire entraîne une consommation du forfait avant la fin de la période de référence un point sera fait pour permettre au salarié de bénéficier du dispositif de télétravail jusqu’à la fin de ladite période. Il est précisé que ces dispositions pourront s’appliquer à des situations personnelles de salariés ayant débuté avant l’entrée en vigueur du présent accord.
10.2 Salariées enceintes
Le télétravail pouvant être un moyen efficace pour réduire la pénibilité des déplacements des femmes enceintes sous réserve de l’éligibilité de leurs emplois, un aménagement du rythme télétravail pourra être accordé par la Direction Ressources après échange avec le manager, sur demande de la salariée à partir du troisième trimestre de grossesse.
Si l’aménagement demandé porte sur une période supérieure à 2 semaines, un justificatif médical sera joint à la demande d’aménagement du rythme de télétravail.
De la même façon cette adaptation du rythme de télétravail accordée par la Direction Ressources pour une période déterminée peut la conduire à déroger aux 2 jours minimum de travail sur site sans atteindre 5 jours en télétravail sur une même semaine.
Si cette dérogation temporaire entraîne une consommation du forfait avant la fin de la période de référence un point sera fait pour permettre à la salariée de bénéficier du dispositif de télétravail jusqu’à la fin de ladite période.
10.3 Salariés proches aidants
Les salariés aidants d’un enfant, d’un parent ou d’un proche tels que définis par les dispositions légales en vigueur, pourront, sous réserve de justificatifs prévus règlementaires pour bénéficier du congé proche aidant, faire l’objet d’une observation plus attentionnée de leur demande d’organisation en télétravail par leur manager.
Afin de pouvoir concilier au mieux l’exercice de l’activité professionnelle et la réalisation des tâches en tant que proche aidant, un aménagement du rythme du télétravail et une souplesse dans la planification des jours de télétravail pourra être accordé par la Direction Ressources sur demande du salarié proche aidant après échange avec le manager.
Cette adaptation du rythme de télétravail accordé par la Direction Ressources peut la conduire à déroger aux 2 jours minimum de travail sur site sans atteindre 5 jours de télétravail sur une même semaine et ce, pour une durée de 6 mois exceptionnellement renouvelable. Cette adaptation temporaire du rythme de télétravail doit être compatible avec l’exercice de l’emploi. Elle doit permettre au salarié proche aidant de trouver une organisation pérenne. Si cette dérogation temporaire entraîne une consommation du forfait avant la fin de la période de référence un point sera fait pour permettre au salarié de bénéficier du dispositif de télétravail jusqu’à la fin de ladite période. Il est précisé que ces dispositions pourront s’appliquer à des situations de salariés proches aidants ayant débuté avant l’entrée en vigueur du présent accord.
10.4 Elus locaux
Un salarié exerçant un mandat d’élu municipal, départemental ou régional peut se voir favoriser l’accès au télétravail, sous réserve de l’éligibilité de son emploi.
Dans cette situation la meilleure organisation possible est recherchée avec le responsable du service en lien avec les contraintes du poste et les nécessités de service.
ARTICLE 11 - EQUIPEMENTS TECHNIQUES 11.1 EQUIPEMENTS DE TRAVAIL
Le télétravailleur doit être en mesure de se connecter à distance durant les plages horaires fixées au point 4.2 du présent accord.
A ce titre, la Carsat Aquitaine fournit au télétravailleur le matériel informatique (un ordinateur portable, un écran et les accessoires nécessaires : une sacoche d’ordinateur, un Hub USB, un casque, une caméra, un pack clavier/souris, solution de connexion à distance, un token logiciel, connectique) et de communication nécessaire (ligne téléphonique ou téléphone portable) adaptés aux besoins de l’emploi afin de lui permettre d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille sur site.
Le besoin en équipement complémentaire doit être justifié par le salarié en fonction de l’activité exercée ou sur préconisations de la médecine du travail.
L’employeur assure la maintenance et l’adaptation des équipements aux évolutions technologiques.
Pour rappel, au-delà d’une absence de 45 jours consécutifs le retour sur site est obligatoire pour permettre la réactivation et la mise à jour du poste de travail.
Il est convenu que le télétravailleur utilise son abonnement internet personnel et son smartphone personnel sur lequel il s’engage à installer le logiciel nécessaire à une connexion à distance fourni par la Carsat Aquitaine.
La connexion internet du salarié doit offrir des capacités de transport de données suffisantes car à défaut d’un débit suffisant, le télétravail ne peut pas être mis en œuvre. Pour rappel, le débit insuffisant de la ligne internet générant des problématiques récurrentes de connexion est une cause de réversibilité du télétravail.
L’utilisation de ces matériels est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.
Le télétravailleur prend en charge le transport de son équipement lors de sa récupération dans les locaux de la Carsat Aquitaine.
Le télétravailleur s’engage à prendre soin des équipements dans un formulaire prévu à cet effet notamment en préservant le matériel informatique de la poussière, en évitant l’accumulation de chaleur et en branchant systématiquement le matériel avec le chargeur mis à disposition par l’employeur.
Le matériel mis à la disposition du télétravailleur par la Carsat Aquitaine reste la propriété de celle-ci. Le télétravailleur s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail ou en cas de rupture du contrat de travail.
11.2 MOBILIER DE BUREAU
Le mobilier est fourni par le télétravailleur. Néanmoins sur demande du télétravailleur, la Carsat Aquitaine peut mettre à sa disposition un fauteuil de bureau afin d’assurer l’ergonomie du poste du télétravailleur à domicile.
Le télétravailleur prend en charge le transport du fauteuil de bureau lors de sa récupération dans les locaux de la Carsat Aquitaine.
Ce fauteuil de bureau reste la propriété de la Carsat Aquitaine.
11.3 ASSURANCES
Les biens matériels appartenant à la Carsat Aquitaine sont garantis en tous lieux et notamment les ordinateurs portables au domicile de l’agent en télétravail et appartenant à la Carsat Aquitaine.
Le télétravailleur doit déclarer à son assureur « multirisques habitation » l’exercice d’une activité professionnelle à son domicile. Il doit fournir à la Carsat Aquitaine une attestation de son assureur en ce sens avant de pouvoir exercer son activité en télétravail. Cette assurance est requise en cas de télétravail depuis un autre lieu privé.
En cas de sinistre, chaque assureur intervient pour les biens de son assuré :
- Les matériels prêtés aux agents sont couverts par le contrat de la Carsat Aquitaine,
- L’habitation est couverte par le contrat habitation du salarié, et ce, même si le sinistre est causé par l’utilisation du matériel mis à la disposition par la Carsat Aquitaine.
11.4 UTILISATION DES EQUIPEMENTS ET PROTECTION DES DONNEES
Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité des systèmes d’information en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données, leur confidentialité et le bon usage des ressources informatiques mises à disposition.
Il fera preuve d’une vigilance particulière sur l’intégrité des données et le maintien de leur confidentialité notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe et d’accès à son poste de travail pour les travaux effectués en télétravail.
Le télétravailleur est soumis aux règles déontologiques rappelées dans la Charte de déontologie, de prévention et de gestion des conflits d’intérêts et la charte de sécurité et de bonne utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication annexées au règlement intérieur de la Carsat Aquitaine, sous peine de sanctions. Ces documents sont accessibles sur l’intranet et sont opposables à l’ensemble des salariés de la Carsat Aquitaine.
Le télétravailleur s’engage en particulier à ne pas effectuer de copies, ni à transmettre à autrui des fichiers informatiques qu’il réalise ou dont il a communication dans le cadre de son activité professionnelle.
Le non-respect des règles par le salarié peut entrainer l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité.
Par ailleurs, un guide des bonnes pratiques dans l’usage des ordinateurs portables en situation de télétravail est mis à disposition des salariés télétravailleurs sur l’intranet de l’organisme.
11.5 PANNE DU MATERIEL INFORMATIQUE ET DU RESEAU
Le télétravailleur bénéficie d’une assistance technique en cas de panne ou d’incident survenant sur le matériel mis à sa disposition pendant l’exercice de son activité professionnelle à domicile.
– Panne du réseau informatique de la Carsat Aquitaine
En cas de difficulté de connexion, le télétravailleur prend contact d’une part avec le service informatique ISI Support Utilisateurs qui lui confirme qu’il s’agit d’une panne ou d’un mauvais fonctionnement du réseau et, d’autre part, avec son responsable hiérarchique qui prend les mesures nécessaires pour gérer la situation en fonction de la durée prévisible de la panne.
– Panne du réseau et/ou du matériel du salarié
Lorsque la connexion internet du salarié subit des dysfonctionnements l’empêchant de télétravailler et/ou lorsque l’état de son matériel rend impossible l’exercice du télétravail, le salarié informe sans délai son manager et le service ISI Support Utilisateurs de la situation. Il prend contact avec son opérateur téléphonie et informe son manager et le service ISI Support Utilisateurs de ses démarches.
Si l’incident se révèle impossible à résoudre ou d’une durée telle que le télétravail en est durablement perturbé, le télétravailleur est informé par son manager des dispositions prises pour la continuité de l’exécution du contrat de travail. Par principe le retour sur site du télétravailleur est à privilégier. Le responsable hiérarchique du salarié prend toutes les dispositions pour assurer la reprise de l’activité professionnelle dans les locaux de l’organisme le temps que l’incident soit résolu. En cas d’impossibilité de revenir sur site, le salarié doit couvrir son absence par la pose d’une journée ou une demi-journée de congé ou de RTT, solliciter un congé sans solde ou régulariser son absence dans le cadre de l’horaire variable.
11.6 VOL DU MATERIEL INFORMATIQUE
En cas de vol du matériel du salarié, celui-ci est tenu d’informer directement le service ISI Support Utilisateurs. Le salarié est tenu de prendre soin des équipements et en est responsable.
Dans l’impossibilité de travailler à son domicile faute de matériel, le salarié doit revenir travailler sur site jusqu’à ce qu’un nouveau matériel puisse lui être fourni.
Le matériel fourni est assuré par la CARSAT Aquitaine mais dans ce cas présent, c’est l’assurance du salarié qui prend en charge le vol du matériel et la CARSAT Aquitaine fournit le descriptif du matériel concerné.
ARTICLE 12 - FRAIS PROFESSIONNELS
L’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail à domicile dans les conditions suivantes :
Le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques à la demande du salarié concernant son seul domicile principal,
Le surcoût éventuel de l’assurance du domicile principal du télétravailleur pour son montant réel sur présentation de factures,
Une indemnité forfaitaire journalière est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (notamment abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage, etc.).
Cette indemnité forfaitaire est versée mensuellement pour chaque jour effectivement télétravaillé sur la base de 3,11 euros. Elle est également versée sans proratisation au salarié en télétravail sur une demi-journée. Le montant de l’indemnité est revalorisé au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constatée de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. ARTICLE 13 - EGALITE DE TRAITEMENT ET RESPECT DES DROITS INDIVIDUELS ET COLLECTIFS
13.1 EGALITE DE TRAITEMENT DU TELETRAVAILLEUR – RESPECT DES DROITS INDIVIDUELS
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme notamment en matière d’accès aux informations syndicales et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.
En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses collègues.
A ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur.
Comme pour l’ensemble des salariés de la Carsat Aquitaine, un entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement (EAEA) entre le télétravailleur et sa hiérarchie est réalisé afin d’évaluer son activité professionnelle et d’accompagner le salarié en télétravail.
L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.
Par ailleurs, le télétravail n’étant qu’une modalité d’organisation du travail l’employeur conserve, au même titre que lorsque le travail est effectué sur site, le pouvoir d’encadrer et contrôler l’exécution des tâches confiées au salarié Cependant, en application des dispositions légales les moyens de contrôle utilisés par l'employeur ne doivent pas apporter des restrictions aux droits et libertés des salariés qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionné au but recherché. En conséquence, la Carsat Aquitaine s’engage à ne pas utiliser tous types de dispositifs (vidéo, audio, logiciels) qui conduiraient à placer un salarié en situation de télétravail sous surveillance.
Le télétravailleur bénéficie également d’un entretien professionnel (EP) permettant d’identifier ses besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail, de procéder à un examen des formations suivies et d’échanger sur son projet professionnel et ses perspectives de carrière.
De plus, un salarié en télétravail bénéficie d’une pause-déjeuner comprise dans son horaire de travail journalier.
Il bénéficie, au titre du ou des jours télétravaillés, des mêmes modalités de participation de l’employeur aux frais de repas que celles dont il bénéficie lorsqu’il exerce son activité dans l’organisme, sous forme de titres restaurant.
Les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables en situation de télétravail. Le télétravailleur ne peut pas prétendre à une prise en charge des frais kilométriques occasionnés par ses déplacements entre son lieu de travail habituel et son domicile.
Cependant, au même titre que les autres salariés, l’organisme prend en charge 75% des abonnements de transports en commun ainsi que le versement de la prime de transport. Il bénéficie également du forfait mobilités durables mis en œuvre à la CARSAT Aquitaine sous réserve d’en remplir les conditions.
13.2 EGALITE DE TRAITEMENT DU TELETRAVAILLEUR – RESPECT DES DROITS COLLECTIFS
En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.
A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.
Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et syndicaux et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.
L’exercice d’un mandat syndical et/ou de représentant du personnel ne doit pas être un frein à l’accès et à l’exercice du travail à distance.
Les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures.
Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.
ARTICLE 14 - SANTE AU TRAVAIL, HYGIENE, SECURITE ET PREVENTION DES RISQUES
L’ensemble des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail notamment celles concernant la surveillance médicale des salariés. L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l’organisme en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail. Le salarié est tenu de porter immédiatement à la connaissance de sa hiérarchie tout incident perturbant l’exercice de son activité professionnelle. L’espace de travail dédié au télétravail doit être compatible avec les conditions de travail exigées par le télétravail. Le salarié doit pouvoir disposer d’un espace adapté pour garantir la qualité des conditions de travail du salarié et prévenir le risque de porosité entre vie professionnelle et vie privée. Cet espace doit par ailleurs respecter les règles d’hygiène et de sécurité nécessaires au bon accomplissement de la mission en particulier pour tout ce qui relève des installations électriques, éclairage, aération et ventilation. Le salarié s’engage par une attestation sur l’honneur à se conformer à ces exigences. L’employeur, le médecin du travail et le Comité Social Economique (CSE) doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence. En cas d’opposition du télétravailleur l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail. En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du télétravailleur. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes. Par ailleurs dans le cadre de sa politique de prévention des risques, la Carsat Aquitaine intègre dans le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) l’identification et les actions de prévention des risques spécifiques liés au télétravail.
ARTICLE 15 – ACCOMPAGNEMENT : SENSIBILISATION ET FORMATION AU TELETRAVAIL
La généralisation du télétravail au sein de la Carsat Aquitaine a nécessité la révision de nos modes de fonctionnement afin de stimuler les interactions à distance, maitriser les outils collaboratifs et maintenir les collectifs de travail. Comme l’employeur s’y était engagé dans l’accord précédent portant sur le télétravail, différentes mesures d’accompagnement à destination des salariés et des managers ont été mises en place. Afin d’accompagner les salariés une information est mise à disposition sur l’intranet de l’organisme permettant de diffuser les bonnes pratiques d’exercice du télétravail, d’accompagner les salariés en termes d’organisation du travail en présentiel et distanciel, de gestion du temps, de prévention des risques professionnels. Les règles en matière de santé au travail sont rappelées et accessibles sur l’intranet de l’organisme. Des vidéos sont proposées à l’ensemble des salariés concernant les positions de travail adaptées s’agissant notamment du travail sur écran (gestes et postures) et de l’ergonomie du poste de travail.
Le télétravailleur peut aussi solliciter auprès du médecin du travail ou de l'infirmière de santé au travail de l'organisme, des conseils sur l’ergonomie.
Un accompagnement sur les outils collaboratifs sous la forme de fiches pratiques, de tutoriels ou de webinaires sont par ailleurs proposés et mis à disposition des salariés sur l’intranet de l’organisme. Des ateliers du numérique sont également organisés régulièrement. Les salariés en sont informés via l’intranet de l’organisme permettant à chacun de s’y inscrire. Un plan d’accompagnement dédié à l’ensemble des managers est proposé. Les managers sont formés et accompagnés afin de développer leurs compétences en matière de management, d’organisation et d’animation d’équipe à distance. Un accompagnement dédié est également proposé aux formateurs occasionnels de l’organisme. ARTICLE 16 – CONSULTATION DU CSE
La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable du CSE au regard des conséquences sur les conditions de travail. Dans la mesure où cet accord ne remet pas en cause les modalités d’organisation du télétravail mise en place à la Carsat Aquitaine depuis 2021 mais entend notamment renforcer la préservation des collectifs de travail, le CSE sera informé de ces dispositions.
Un bilan annuel des données relatives au télétravail lui est par ailleurs présenté et communiqué aux organisations syndicales représentatives de l’organisme.
Afin de veiller à une bonne application de cet accord, il est constitué une commission de suivi.
ARTICLE 17- MODALITES D’APPLICATION ET DE SUIVI DE L’ACCORD
17.1 CONDITIONS DE VALIDITE DE L’ACCORD
Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.
17.2 ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD
Le présent protocole entrera en vigueur le 1er septembre 2024 sous réserve d’agrément. Il est conclu pour une durée déterminée de 4 ans.
17.3 MODALITES DE REVISION DE L’ACCORD
Conformément aux dispositions prévues à l’article L2261-7-1 du Code du Travail, le présent avenant pourra être révisé pendant sa durée d’application. Sont habilitées à engager la procédure de révision :
Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application du présent accord, à condition qu’elles soient signataires ou adhérentes de cet accord, ainsi que la Direction de la Carsat Aquitaine,
A l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application du présent accord, ainsi que la Direction de la Carsat Aquitaine.
Chacune des parties susvisées pourra solliciter la révision du présent accord selon les modalités suivantes : Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires. Le plus rapidement possible, et au plus tard dans un délai de deux mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion éventuelle d’un tel avenant et après son agrément.
17.4 MODALITES DE SUIVI DE L’ACCORD
Une commission de suivi composée d’un représentant de la Direction, d’un représentant RH et de représentants du personnel et/ou syndicaux est mise en place. Pour alimenter ses travaux, elle pourra élaborer et administrer un questionnaire à destination des salariés à échéance régulière tous les 6 mois. Ce questionnaire a pour objectifs principaux de mesurer la satisfaction des salariés et des managers quant à ces nouvelles modalités d’organisation du travail à distance, la facilité d’utiliser ce mode d’organisation du travail, le bien vivre au sein du collectif, les souhaits d’ajustements. Cette commission se réunira au moins deux fois sur la durée de l’accord sur invitation de la Direction afin d’assurer le bilan des mesures prises. Elle sera tenue informée des mises à jour de la liste des emplois non télétravaillables. En tout état de cause, un questionnaire sera réalisé auprès de l’ensemble des salariés après 2 ans d’application du présent accord permettant de dresser un bilan des impacts du télétravail notamment sur le télétravailleur et le collectif de travail. Par ailleurs, une évaluation de l’application de l’accord est réalisée annuellement avec les partenaires sociaux préalablement au lancement de la campagne annuelle. L’employeur fournira aux organisations syndicales un bilan notamment sur les indicateurs et domaines suivants :
Liste des emplois non télétravaillables,
Nombre de télétravailleurs et emplois concernés,
Nombre de demandes acceptées / nombre de demandes refusées,
Difficultés rencontrées par les salariés et les managers,
Nombre de réversibilité,
Impacts du télétravail sur la productivité du salarié et sur la qualité de vie au travail.
17.5 FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE
Une fois signé, le présent avenant sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives. L’avenant sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale et à l’UCANSS pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7 du Code de la Sécurité sociale. L’agrément sera réputé, accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Après agrément et conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet avenant sera déposé : - auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent, - sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. Le présent avenant fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel sur l’intranet de l’organisme.
