Article 3.5 Formation sur le système de vote électronique PAGEREF _Toc216705600 \h 7
Article 3.6 Garantie de confidentialité du vote stockage des données pendant la durée du scrutin PAGEREF _Toc216705601 \h 7
Article 3.7 Stockage des données pendant la durée du scrutin PAGEREF _Toc216705602 \h 7
Article 4. Dispositions finales PAGEREF _Toc216705603 \h 8
Article 4.1 Suivi de l’accord et clause de rendez-vous PAGEREF _Toc216705604 \h 8
Article 4.2 Validité de l’accord PAGEREF _Toc216705605 \h 8
Article 4.3 Entrée en vigueur et durée de l’accord PAGEREF _Toc216705606 \h 8
Article 4.4 Agrément, dépôt et publicité de l’accord PAGEREF _Toc216705607 \h 8
Article 4.5 Révision et adhésion à l’accord PAGEREF _Toc216705608 \h 8
Préambule
Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles à venir, de favoriser la participation des salariés et garantir la confidentialité et le secret du vote, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique à la Carsat Hauts-de-France. Pour rappel, le système de vote électronique a été utilisé à quatre reprises à la Carsat Hauts-de-France :
Lors des élections professionnelles des délégués du personnel et des membres du Comité d’entreprise en février 2017 ;
Lors des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration en janvier 2018 ;
Lors des élections des représentants du CSE (Comité Social et Economique) en décembre 2019 ;
Lors des élections des représentants du personnel au Conseil d’administration en avril 2022 ;
Lors des élections professionnelles des membres du CSE (Comité Social et Economique) en décembre 2023.
Les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, seront précisées dans le cahier des charges et l’annexe technique au protocole d’accord préélectoral (PAP). Dans ce contexte, le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la CARSAT Hauts-de-France, conformément aux dispositions des articles L. 211-1, D. 231-1 et D. 231-15 du code de la sécurité sociale, des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du code du travail et des recommandations de la CNIL. Il est le fruit de négociations qui se sont tenus le 12 décembre 2025.
En outre, la mise en œuvre du vote électronique sera confiée à l’un des prestataires spécialisés retenus dans le cadre du marché public mutualisé mis à disposition au sein du Régime général par l’UCANSS. Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.
Article 1. Objet et champ d’application
Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet pour les élections professionnelles organisées durant la période d’application du présent accord. Aucune autre possibilité de vote (physique ou par correspondance) ne sera ouverte. Le présent accord s’applique à tous les salariés de la Carsat Hauts-de-France.
Article 2. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique
Les modalités d’organisation du scrutin et du vote électronique seront déterminées dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral, intervenant préalablement à l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la CARSAT Hauts-de-France, et à laquelle devra être convié l’ensemble des organisations syndicales intéressées par le processus électoral.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera également, en annexe, le cahier des charges techniques et du déroulement des opérations électorales.
Article 2.1 Respect du droit électoral
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur, sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui sera annexé au protocole d’accord préélectoral.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Article 2.2 Respect du règlement général sur la protection des données (RGPD)
Le système de vote électronique implique le traitement de données personnelles. Aussi, le système de vote électronique sera mobilisé dans le respect des principes de protection des données personnelles tel qu'énoncé dans le RGPD, en lien avec le délégué à la protection des données de l’organisme.
Article 2.3 Choix d’un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place de la plateforme de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi qu'à la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. En cas de modification de ces textes, les nouvelles règles devront être prises en compte. Le prestataire retenu à la suite de la consultation relevant de la procédure des marchés publics sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral. La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à l’un des prestataires spécialisés retenus dans le cadre du marché public mutualisé mis à disposition au sein du Régime général par l’UCANSS.
Article 2.4 Fichiers des électeurs à destination du prestataire de vote
La Direction établira un fichier des électeurs, transmis au prestataire et enregistrant les données suivantes :
Nom et prénoms des inscrits ;
Matricule du salarié ;
Ancienneté dans l’institution ;
Date de naissance ;
Appartenance à l’organisme et collège ;
Adresse postale.
Il est rappelé que ces données seront transmises au seul prestataire de vote pour la réalisation des opérations électorales, mais ne seront pas reprises sur les listes électorales, dont le contenu sera défini dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.
Article 2.5 Liste de candidats et bulletins de vote
Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises au Département Relations Sociales, qui les transmettra en l’état au prestataire. Le prestataire assurera la programmation de l’affichage des listes des candidats et des professions de foi mises en ligne sur la plateforme de vote électronique. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.
Article 2.6 Communication
En sus d’une notice d’information envoyée par courrier, une communication sur l’Intranet à destination des salariés sera mise en œuvre en amont du scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote. Cette communication consistera en :
Une information sur les conditions et les règles du vote en ligne ;
Une information sur la date d’envoi des identifiants et codes confidentiels de vote par le prestataire.
Article 2.7 Lieux et durée du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet (ordinateur, téléphone, tablette…), de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un autre lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion à la plateforme de vote électronique sera mis à disposition des salariés électeurs au siège de la Carsat Hauts-de-France. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote. Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.
Article 3. Déroulement des opérations de vote
Article 3.1 Modalités d’accès au serveur de vote
Conformément aux recommandations de la CNIL, les éléments d’authentification sur la plateforme de vote, à savoir l’identifiant et le mot de passe, seront transmis via deux envois distincts et par deux canaux distincts. Ainsi, chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile, par courrier simple, une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, accompagné d’un identifiant généré aléatoirement par le prestataire. La connexion à la plateforme de vote nécessitera trois identifiants :
Un identifiant généré aléatoirement par le prestataire ;
Le matricule du salarié ;
Un mot de passe.
L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du mot de passe et du numéro de matricule. Toute personne non-reconnue par le système n’aura pas accès à la plateforme de vote électronique. Une fois connecté, l’électeur pourra voter en toute confidentialité. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaitra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Un accusé de réception sera envoyé à chaque votant à l’issue du vote. La validation définitive du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. En cas de perte ou de non-réception des éléments d’accès à la plateforme, la procédure de récupération sera définie dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 3.2 Cellule d’assistance technique
Conformément à l’article R.2314-10 du Code du travail, est mise en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, ainsi qu’un représentant du prestataire.
En application de l’article R.2314-15 du Code du travail, elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le scellement de ce système.
Article 3.3 Dispositif de secours
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera intégré dans la solution.
Article 3.4 Expertise indépendante
En application de l’article R.2314-9 du Code du travail, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante. Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.
Article 3.5 Formation sur le système de vote électronique
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 3.6 Garantie de confidentialité du vote stockage des données pendant la durée du scrutin
Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Article 3.7 Stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-6 et R.2314-7 du Code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Par conséquent, il est mis en place deux systèmes informatiques distincts pour :
L’identification des électeurs, d’une part,
Et d’autre part, pour le contenu du vote.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du vote. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin aux Organisations Syndicales et à la Direction.
Article 4. Dispositions finales
Article 4.1 Suivi de l’accord et clause de rendez-vous
La Direction et les Organisations Syndicales au sein de la Carsat Hauts-de-France seront réunies pour effectuer un bilan de l'application du présent accord après chaque élection professionnelle.
Article 4.2 Validité de l’accord
Le présent accord est valable sous réserve qu’il soit conclu selon les conditions de majorité définies par l’article L.2232-12 du Code du travail.
Article 4.3 Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à l’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la CARSAT Hauts-de-France, pour une mise en place du Conseil d’Administration au cours du 1er semestre 2026, sous réserve de l’agrément ministériel prévu aux articles L.123-1 et R.123-1-1 du Code de la sécurité sociale.
Le présent accord prend effet à compter du premier jour suivant sa date d’agrément. Il prend fin de plein-droit à l’arrivée de son terme, à compter duquel il cesse de produire tout effet. Il n’est pas renouvelable par tacite reconduction.
Article 4.4 Agrément, dépôt et publicité de l’accord
Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale (DSS). À l’issue de la procédure d’agrément, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. Conformément au décret n°2108-362 du 18 mai 2018 et aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, l’accord fera l’objet d’un dépôt dématérialisé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. Il sera par ailleurs déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Lannoy.
Article 4.5 Révision et adhésion à l’accord
Les parties conviennent que le présent accord pourra être révisé, à tout moment au cours de son application, par avenant. Conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du Code du travail, seront habilitées à engager la procédure de révision de l’accord :
Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord est conclu : une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes à cet accord ;
À l’issue de cette période : une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ d’application de l’accord.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. À la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. La validité de l’avenant de révision de l’accord s’appréciera conformément aux articles L.2232-12 et suivants du Code du travail. Les dispositions du présent accord, dont la révision est demandée, s’appliqueront jusqu’à l’entrée en vigueur d’un nouvel accord. A défaut de nouvel accord, les dispositions dont la révision a été demandée continueront de rester en vigueur. Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale reconnue représentative, non-signataire de l’accord, pourra y adhérer ultérieurement. L’adhésion ultérieure sera notifiée aux signataires de l’accord et fera l’objet des formalités de dépôt.
