Accord d'entreprise CAISSE D ASSURANCES RETRAITE ET DE LA SANTE AU TRAVAIL AUVERGNE
Protocole d'accord local relatif à l'accès et l'utilisation des nouvelles technologies d'information et de communication par les organisations syndicales
Application de l'accord Début : 05/03/2024 Fin : 05/03/2027
RELATIF A L’ACCES ET L’UTILISATION DES NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES
Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u Préambule PAGEREF _Toc158813655 \h 3 Chapitre 1 – L’utilisation de l’intranet PAGEREF _Toc158813656 \h 4 Article 1 : L’accès à l’Intranet PAGEREF _Toc158813657 \h 4 Article 2 : La mise à disposition d’un site syndical sur l’Intranet PAGEREF _Toc158813658 \h 4 Chapitre 2 – L’utilisation d’internet PAGEREF _Toc158813659 \h 6 Article 3 : L’accès à internet PAGEREF _Toc158813660 \h 6 Chapitre 3 – L’utilisation de la messagerie PAGEREF _Toc158813661 \h 6 Article 4 : L’accès à la messagerie PAGEREF _Toc158813662 \h 6 Article 5 : Modalités d’utilisation de la messagerie PAGEREF _Toc158813663 \h 6 Chapitre 4 – L’utilisation d’un espace de stockage PAGEREF _Toc158813664 \h 7 Article 6 : L’accès à l’espace de stockage PAGEREF _Toc158813665 \h 7 Article 7 : Modalités d’utilisation de One Drive PAGEREF _Toc158813666 \h 7 Chapitre 5 – Le cadre technique d’utilisation PAGEREF _Toc158813667 \h 7 Article 8 : Le matériel mis à disposition PAGEREF _Toc158813668 \h 7 Article 9 : Les règles de maintenance PAGEREF _Toc158813669 \h 8 Chapitre 6 – Dispositions diverses PAGEREF _Toc158813670 \h 8 Article 10 : Les règles de confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales PAGEREF _Toc158813671 \h 8 Article 11 : Utilisation abusive PAGEREF _Toc158813672 \h 8 Article 12 : Date d’effet, durée, suivi et révision de l’accord PAGEREF _Toc158813673 \h 9 Article 13 : Publicité et dépôt de l’accord PAGEREF _Toc158813674 \h 9
Entre d’une part,
La Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail Auvergne
Et d’autre part,
Les organisations syndicales représentatives au sein de la Carsat Auvergne représentées par :
délégué syndical C.G.T.- F.O.
, délégué syndical C.F.E. - C.G.C.
, déléguée syndicale CGT.
Il a été conclu le présent accord.
Préambule Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication (intranet, internet, outils collaboratifs et message électronique) aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques ainsi que les contraintes techniques (taille des messages émis par exemple) en vigueur dans l’organisme.
Par ailleurs, il est rappelé que l’exercice de l’activité syndicale peut s’effectuer en situation de télétravail dans le respect des consignes relatives à la sécurité informatique et de la déclaration des absences syndicales au même titre que le travail en présentiel.
Enfin, l’organisation syndicale désigne au plus, trois interlocuteurs auprès de la Direction pour la gestion de l’espace et la mise à jour du site à distance. Un accompagnement est proposé aux référents.
Chapitre 1 – L’utilisation de l’intranet
Article 1 : L’accès à l’Intranet Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet destiné aux salariés de l’organisme (ci-après nommé Intranet) à partir du micro-ordinateur mis à disposition.
Cet accès doit se faire dans le respect des règles et conformément à l’exercice du droit syndical en vigueur. Il est strictement réservé aux salariés de la Carsat Auvergne habilités par les organisations syndicales de la Carsat Auvergne.
Article 2 : La mise à disposition d’un site syndical sur l’Intranet
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme dans lequel la mise à disposition d’information est autorisée dans le respect des règles énoncés ci-dessous.
Article 2-1. Accessibilité et information du personnel
Une icône nommée « espaces syndicaux » est accessible sur la page d’accueil de l’intranet. Elle est placée de sorte à être visible et intuitive.
Le salarié qui le désire peut paramétrer une alerte sur le site de l’organisation syndicale de son choix afin de recevoir un mail à chaque mise à jour du site.
Les organisations syndicales peuvent informer par voie de courriel le personnel de la publication d’une nouvelle information sur l’intranet avec un lien interactif vers le document publié. Le lien ne peut renvoyer que vers l’espace syndical sur l’intranet.
Chaque message émis doit comporter le texte suivant :
« Ce message émane d'une organisation syndicale et n'engage pas la responsabilité de l’employeur ».
« Le salarié a la possibilité de demander à ne plus recevoir ce type de message ».
L’objet du courriel sera identique pour tous les courriels : « mise à jour de l’espace syndical – nom de l’organisation ».
La taille du message ne devra pas dépasser la norme en vigueur dans la branche retraite soit actuellement 35 Mo.
La gestion des groupes de diffusion est à la charge des organisations syndicales : le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d'envoi.
Chaque organisation syndicale doit disposer de son propre fichier de diffusion prenant en compte les demandes des salariés ne souhaitant pas être destinataires de leurs publications par ce biais.
Article 2-2. La liberté d’accès à l’information syndicale
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.
Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.
Article 2-3. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet
Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.
Article 2-4. Le contenu du site syndical
L’architecture du site syndical est identique pour chacune des organisations syndicales représentatives. La modification de l’architecture du site est soumise à une proposition commune de l’ensemble des syndicats et sous réserve de la faisabilité technique.
Le contenu des informations diffusées via l’Intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.
A ce titre, l’espace syndical ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
L’ajout de liens vers d’autres sites est soumis aux règles de sécurité informatique de l’organisme.
L’espace dédié à chaque organisation est identifié par le logo de l’organisation syndicale.
Cet espace doit être enrichi par chaque organisation syndicale en tant que contributeur défini à ce titre.
La mise à jour du site de l’organisation syndicale peut se faire à distance par les trois référents désignés.
Les statistiques de l’espace syndical seront disponibles directement depuis l’espace SharePoint ON Line par les propriétaires du site à savoir chaque délégué syndical. Les statistiques sont disponibles dans un temps limité (90 jours). L’extraction automatique des statistiques n’est pas fonctionnelle. Aussi chaque syndicat devra se charger de réaliser à la fréquence qu’il souhaite l’extraction.
Article 2-5. Les conditions de mise en ligne
Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique ainsi que l’ensemble des règles informatiques de l’organisme.
Chapitre 2 – L’utilisation d’internet
Article 3 : L’accès à internet Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à Internet similaire à ceux définis au sein de la charte informatique en vigueur au sein de l’organisme.
Cet accès doit se faire dans le respect des règles et conformément à l’exercice du droit syndical en vigueur. Il est strictement réservé aux salariés de la Carsat Auvergne habilités par les organisations syndicales de la Carsat Auvergne.
Dans le cadre de la gestion des habilitations et le respect des règles de la PSSI (Politique de Sécurité du Système d’Information), les référents syndicaux en charge de la gestion des espaces et outils collaboratifs mis à disposition doivent être référencés auprès du RSSI. Chapitre 3 – L’utilisation de la messagerie
Article 4 : L’accès à la messagerie Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, permettant de communiquer en interne et en externe.
Cette adresse est de la forme :
Article 5 : Modalités d’utilisation de la messagerie Chaque salarié a la possibilité d’envoyer un message à l’organisation syndicale de son choix. Dans ce cas, la réponse de l’organisation syndicale doit être exclusivement individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.
Les règles d’utilisation de la messagerie électronique restent identiques à celles en vigueur à la Carsat Auvergne (cf. charte sécurité informatique). La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.
Rappel : Les informations à caractère collectif doivent être diffusées uniquement sur l’espace intranet. Les organisations syndicales peuvent informer par voie de courriel le personnel de la publication d’une nouvelle information sur l’intranet avec un lien interactif vers le document publié. Le lien ne peut renvoyer que vers l’espace syndical sur l’intranet. (cf. Chapitre 1, article 2-1)
Chapitre 4 – L’utilisation d’un espace de stockage
Article 6 : L’accès à l’espace de stockage Chaque organisation syndicale de l’organisme bénéficie d’un espace de stockage One Drive rattaché à l’adresse de message du syndicat.
Les règles de gestion de cet espace de stockage et de classification des documents en lien avec le respect du RGPD sont les mêmes que celles en vigueur au sein de l’organisme.
Article 7 : Modalités d’utilisation de One Drive Chaque syndicat peut stocker et modifier des documents sous l’espace One Drive syndical. La gestion de cet espace One Drive est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.
Le délégué syndical ou le représentant de la section syndicale de l’organisme devra assurer les actions de délégation de droits d’accès (modification / lecture) aux membres référents de la section syndicale.
Une accompagnement technique des gestionnaires de ces espaces pourra être réalisé par l’organisme pour une première mise en œuvre. Chapitre 5 – Le cadre technique d’utilisation
Article 8 : Le matériel mis à disposition
L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale de l’organisme, dans le local qui lui est affecté :
Un ordinateur fixe dans le local
Une imprimante
Un pack office bureautique masterisé CNAV pour l’accès à l’intranet
Un téléphone fixe
L’accès à internet à partir de l’ordinateur fixe et à partir du wifi
L’antivirus approprié
L’ordinateur portable mis à disposition par la Carsat dans le cadre des attributions professionnelles peut être utilisé également dans le cadre de l’activité syndicale : au sein du local syndical, en situation de télétravail ou lors de déplacements professionnels.
Il est interdit de connecter du matériel informatique autre que celui de la Carsat Auvergne ou d’installer d’autres logiciels, sauf accord donné par le Directeur après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels avec le système de l’organisme.
Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est placé sous la responsabilité des organisations syndicales qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.
Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge de l’organisation syndicale.
Article 9 : Les règles de maintenance
Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des salariés, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …).
En cas d’incident, elles suivront la procédure de demande d’assistance de dépannage identique pour l’ensemble des utilisateurs : adresser une demande à ISI support BR, le service mutualisé au sein de la branche pour assurer les dépannages informatiques. Et selon le niveau de criticité et de résolution, les demandes sont redirigées vers l’informatique régionale.
Pour le matériel appartenant à l’organisation syndicale, la maintenance de celui-ci reste à sa charge.
Chapitre 6 – Dispositions diverses
Article 10 : Les règles de confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales Cette obligation de confidentialité s’applique à tous, notamment la direction et les organisations syndicales.
Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés ayant échangé des mails avec l’organisation syndicale et à ne pas accéder aux messageries et aux espaces One Drive rattachés aux adresses syndicales.
Article 11 : Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord, l’organisme et le délégué syndical de l’organisation en cause, ou son représentant, se rencontreront afin de régler l’objet du différend.
En cas de désaccord ou si le différend persiste ou se reproduit, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée une lettre lui précisant la nature exacte du différend. Une réunion sera alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.
A l’issue de la réunion, si le différend persiste, l’une des parties peut, en dernier lieu, saisir la juridiction compétente.
Article 12 : Date d’effet, durée, suivi et révision de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans. Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L. 123-2-1 du code de la Sécurité sociale. L’accord prendra fin de plein droit à l’arrivée de son terme, et cessera de produire tout effet à cette date.
Le présent accord peut être amendé, en vue de son amélioration et pour tenir compte des évolutions liées aux technologies, à la demande de la Direction et/ou des organisations syndicales.
Chaque partie signataire peut demander à tout moment la révision de tout ou partie du présent accord, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacune des parties signataires ou adhérentes.
Le présent accord fera l’objet d’un bilan annuel entre la Direction et les parties signataires.
Article 13 : Publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord sera notifié aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel.
L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par la Direction de la Sécurité Sociale.
Il fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévus par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail, et du greffe du conseil des Prudhommes.
