ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE AUX ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES
CAISSE DE MSA HAUTE NORMANDIE
Entre d’une part,
La Direction de la Caisse de Mutualité Sociale Agricole Haute-Normandie.
Représentée par Madame - Directrice générale
Et d’autre part,
La C.F.D.T
Représentée par Monsieur - Délégué syndical
L’U.N.S.A-AA
Représentée par Monsieur - Délégué syndical
Il a été négocié et conclu l'accord ci après.
PRÉAMBULE :
Conformément aux dispositions des articles L. 2314-21 et L. 2324-19 du Code du travail, les élections des instances représentatives du personnel peuvent avoir lieu par voie électronique. Ce procédé a de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote. De par sa facilité d'utilisation et son adaptation aux évolutions des usages, il est en outre de nature à favoriser l’attractivité autour des enjeux du vote et une mobilisation bénéfique au dialogue social. Par conséquent, il permet une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale. Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, ainsi que la surveillance et le contrôle des opérations de vote. C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord qui organise le vote électronique et définit les garanties et mesures de sécurité devant l’encadrer. Les parties sont par conséquent convenues des dispositions suivantes. Textes de référence : L. 2324-21 du Code du Travail L. 2314-19 du Code du Travail R. 2324-4 à L. 2324-17 du Code du Travail
TITRE I : MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE
Principes Généraux
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la MSA Haute-Normandie et des structures qui y sont liées par accord d’UES, pour l'élection des Instances Représentatives du Personnel. Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales. Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment:
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-8 à 21 et R. 2324-4 à 17 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel. Le prestataire retenu après avis des partenaires sociaux est la société GEDICOM, spécialiste du vote dématérialisé depuis 1997 et dont le système de vote électronique, évalué par un expert indépendant, présente une parfaite conformité à la Délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 et offre les garanties de sécurité requises. Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Modalités de vote - Protocole d’accord préélectoral
Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral et de la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales. Le protocole préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Déroulement des opérations de vote – Accès au serveur de vote électronique
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les dispositions déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, un code d’accès généré dans le respect des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections pendant les quinze jours précédant le premier tour du scrutin. La clôture du vote électronique s’effectuera la veille du scrutin à 23h59. Si un second tour devait être organisé, l’électeur pourrait voter sur le serveur pendant les sept jours précédant le second tour, la clôture s’effectuant la veille du scrutin à 23h59. L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électroniques
Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs. Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la ou les listes(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.
Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique». En outre, la liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la direction et des organisations syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire. Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Information et Formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation du vote électronique par les salariés. En particulier, la direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement de ce vote, et l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin (au minimum 15 jours avant). En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux, les membres du bureau de vote, et les représentants de la direction bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.
Les électeurs pourront se familiariser avec l’interface pendant une semaine avant le début de la période électorale.
Respect de la loi informatique et libertés et des nouvelles exigences RGPD
Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018, les dispositifs de vote électronique n’ont plus à être déclarés à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL). L’entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise.
TITRE 2 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord local prendra effet au 1er jour du mois suivant son agrément. Il ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.
Révision
Les parties en présence conviennent de pratiquer le réexamen du présent accord en cas de modification des textes légaux, règlementaires ou conventionnels portant sur les dispositions prévues au présent accord.
Dénonciation
Conformément à l’article L 2261-9 du code du travail, la dénonciation éventuelle de l’accord, par l’une ou l’autre des parties signataires, pourra être faite à tout moment sous réserve d’un préavis de 6 mois.
La dénonciation devra être notifiée, par lettre recommandée avec accusé de réception, par son auteur, aux autres signataires de l’accord ; et devra donner lieu à dépôt conformément aux modalités prévues à l’article L 2231-6 du code du travail.
Dépôt
Le présent accord sera déposé conformément à l’article L. 2231-6 du code du travail auprès de la DIRECCTE ainsi qu’auprès des secrétariats greffe des conseils des prud’hommes d’Evreux et de Rouen.
Fait à Evreux le, 22 mars 2019
Directrice Générale,
Syndicat C.F.D.T Syndicat U.N.S.A-AA Représenté par : Représenté par :
