La C.P.A.M. du Val de Marne, dont le siège est situé 1 à 9 Avenue du Général de Gaulle 94 031 CRETEIL CEDEX, représentée par Monsieur…….., Directeur Général,
d’une part,
Et les organisations syndicales représentatives au sein de l’organisme signataires du présent accord,
d’autre part,
Il a été convenu de signer un protocole d’accord sur la mise en place du vote électronique afin de définir les modalités du processus.
ARTICLE 1 : OBJET DE L’ACCORD
Le décret n°2017-1535 du 3 novembre 2017 (JO du 5 novembre 2017) relatif aux élections des représentants du personnel dans les conseils et conseils d’administration des caisses nationales, de l’agence centrale et des organismes locaux du régime général de sécurité sociale modifie les modalités d’élection en ouvrant la possibilité d’un vote par voie électronique.
Ainsi, les élections des représentants du personnel au conseil peuvent avoir lieu par voie électronique selon les modalités prévues à l’article L.2314-26 du Code du travail.
Les parties signataires conviennent pour ces élections d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
Ainsi, le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val de Marne pour les élections des représentants du personnel au conseil.
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val de Marne et les organisations syndicales discuteront dans le cadre du protocole préélectoral des modalités techniques et fonctionnelles de vote, du calendrier électoral, de la répartition des sièges et des collèges électoraux.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val de Marne.
ARTICLE 2 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES
2-1 : Principes généraux :
Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de négocier un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote, les collèges électoraux et la répartition des sièges pour les élections des représentants du personnel au Conseil.
Les négociations de ce protocole d’accord préélectoral réuniront l’ensemble des organisations syndicales mentionnées aux articles L.2314-5 du Code du travail.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il a été décidé que les élections seront organisées par un prestataire extérieur.
2-2 : Les garanties du système :
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour la première fois à l’occasion des élections des représentants au conseil de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val de Marne.
Le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral mais également les dispositions applicables en matière de droit du travail.
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée de 5 jours ouvrés qui sera précisée dans le protocole préélectoral.
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val de Marne s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux et les listes de candidats, la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification et ce par voie postale, la confidentialité des votes, la sécurité de l’émargement, la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système devra répondre aux caractéristiques suivantes :
les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne devront être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin, les donnés relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne ».
Le traitement dénommé « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.
L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement (données cryptées) dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent comporter aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
2-3 : Modalités des élections:
2-3-1 : Paramétrage du système :
Le système sera paramétré par le prestataire choisi.
2-3-2 : Etablissement du fichier des électeurs :
A des fins de préparation des élections, le Secrétariat Général établira un fichier des électeurs à partir des listes électorales.
Les listes électorales devront indiquer les données suivantes :
noms et prénoms de l’électeur, numéro d’agent, courriel professionnel, date d’entrée dans l’organisme, la date de naissance de l’électeur collège d’appartenance de l’électeur, les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile).
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification qui sera transmis, par voie postale, par le prestataire.
Ce moyen d’authentification permettra à l’électeur de :
s’identifier et de prendre part au vote, compléter la liste d’émargement.
2-3-3 : Liste de candidats et bulletins de vote :
Le prestataire assurera la mise en œuvre du site internet et notamment la présentation des listes des candidats et des bulletins de vote.
La liste de candidats et bulletins de vote devront mentionner les données suivantes :
collège d’appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale accompagnée du logo correspondant.
Les listes de candidats et les bulletins de vote seront présentés sur un seul et même écran.
Les listes de candidats seront présentées dans l’ordre alphabétique des organisations syndicales ou de manière aléatoire. Les candidats au sein de chaque liste seront présentés dans l’ordre d’éligibilité, tel que transmis par chaque organisation syndicale. Les bulletins de vote blancs seront présentés en dernière position.
Les professions de foi des listes seront intégrées sur le site intranet de vote.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
2-3-4 : Scrutin :
2-3-4-1 : Lieux et temps du scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Le scrutin se déroulera sur une période délimitée dans le protocole préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des scrutins, de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet, en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections. Il sera également créé, sur le site intranet de l’organisme, un lien permettant d’accéder au site internet sécurisé propre aux élections.
Un bureau de vote électronique sera également mis en place le dernier jour du scrutin. L’amplitude horaire et les conditions de mise en place de ce bureau de vote seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilités à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
2-3-4-2 : Ouverture du scrutin
Le système de vote électronique aura préalablement été scellé par les membres du bureau de vote.
Le scrutin sera ouvert automatiquement, à la date et à l’heure prévue par le protocole d’accord préélectoral.
2-3-4-3 : Modalités d’accès au serveur de vote et listes d’émargement
Chaque électeur recevra, à son domicile, un courrier simple précisant l’adresse électronique permettant l’accès au site internet de vote, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et du code confidentiel. Afin de permettre une sécurité supplémentaire, l’électeur devra renseigner sa date de naissance. La connexion au site internet de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site internet de vote.
Une fois connecté, l’électeur devra procéder au vote. Seules les listes correspondant à son collège lui seront proposées.
Les opérations de vote devant conduire à l’élection des représentants du personnel au conseil, le prestataire sera garant de la distinction des votes (titulaires et suppléants).
Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.
La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique. La liste d’émargement enregistre les données suivantes :
noms et prénoms des électeurs ayant voté, collège d’appartenance, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.
2-3-4-4 : Assistance aux électeurs
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
Avant même l’ouverture du scrutin, une notice explicative sera disponible sur l’intranet de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val de Marne. Par ailleurs, il sera également diffusé une vidéo tutorielle afin que chaque salarié soit sensibilisé au vote électronique.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau du Secrétariat Général, pour toute information. En cas de perte des identifiants de vote, l’électeur pourra solliciter, par appel du prestataire sur un numéro vert, le renvoi de son identifiant et de son code confidentiel par SMS ou par email.
Cette plateforme téléphonique sera joignable selon les conditions définies dans le protocole d’accord préélectoral.
Par ailleurs, durant toute la durée du scrutin, le service informatique sera particulièrement mobilisé pour répondre aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail, qui empêcheraient l’accès au site internet de vote.
2-3-4-5: Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-8 du Code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
2-3-4-7: Clôture du scrutin
Le scrutin sera clôturé automatiquement aux dates et heures prévues par le protocole d’accord préélectoral
Le site internet de vote sera rendu inaccessible aux électeurs. Cependant, les salariés auront la possibilité de prendre connaissance des résultats.
ARTICLE 3 : CONTROLE, INFORMATION ET FORMATION
3-1 : Contrôle:
L’employeur met en place une commission de surveillance (dénommée « cellule d’assistance technique » à l’article R.2314-13 du Code du travail) chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, le représentant du prestataire.
Cette commission de surveillance, conformément aux dispositions de l’article R.2314-19 du Code du travail :
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé, contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
La commission de surveillance est composée des personnes suivantes :
les membres du bureau de vote, des représentants de la Direction, de deux représentants de chaque organisation syndicale.
3-2 : Information:
Chaque salarié, en amont des dates de scrutin, dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique. Elle sera transmise à tous les salariés par courrier et disponible sur la rubrique Ressources Humaines de l’intranet – Relations Sociales – Elections.
3-3 : Formation:
Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 4 : DECLARATION AUPRES DE LA CNIL ET EXPERTISE
Le système de vote électronique nécessite le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et doit donc être soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à sa mise en œuvre.
En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-8 à R.2314-11 du Code du travail.
Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.
Conformément aux dispositions du Code du Travail, les organisations syndicales représentatives au niveau de l’organisme seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives auprès de la CNIL.
ARTICLE 5 : DEPOUILLEMENT ET PROCES VERBAUX
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.
Après descellement de l’urne par l’activation conjointe d’au moins trois clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote (clés de chiffrement du président et d’au moins deux assesseurs), les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle de la commission de surveillance.
Le système pré remplira le procès-verbal. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.
Un exemplaire de ce procès-verbal sera remis à chaque organisation syndicale.
ARTICLE 6 : CONSERVATION ET DESTRUCTION DES DONNEES
Le prestataire conserve sous scellé jusqu’à expiration du délai de recours prévu aux articles R.2314-20 du Code du travail et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. La Direction demandera au prestataire une confirmation écrite de cette opération.
ARTICLE 7 : EFFET ET DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’applique à chaque nouvelle échéance électorale concernant le renouvellement des représentants du personnel au conseil, sans qu’il soit besoin de le renégocier, à moins qu’il ne soit dénoncé ou révisé selon les dispositions de l’article L.2261-7 du Code du travail.
ARTICLE 8 : VALIDITE DE L’ACCORD
L’accord n’aura vocation à s’appliquer à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val de Marne que sous réserve de l’agrément prévu aux articles L.123-1 et L.123-2 du Code de la Sécurité Sociale.
ARTICLE 9 : COMMUNICATION DE L’ACCORD
L’accord signé sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
La Direction s’engage, passé le délai d’opposition et après agrément du Ministère, à faire connaître l’existence de cet accord et l’ensemble de ses dispositions aux salariés par tous les moyens de communication dont elle dispose.
Cet accord sera disponible dans la rubrique intranet.
ARTICLE 10 : DEPOT DE L’ACCORD
Le présent accord, après expiration du délai d’opposition, est déposé dans les conditions prévues aux articles L.2231-6, D.2231-2, D.2231-4 et D.2231-7 du Code du travail, à savoir :
auprès de la DIRECCTE en deux exemplaire (une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, accompagné d’une copie de la notification de l’accord aux organisations syndicales, d’une copie du procès-verbal des résultats du premier tour des dernières élections professionnelle et d’un bordereau de dépôt,
remise d’un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes.
