ACCORD LOCAL SUR LA MISE A DISPOSITION DES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION AUX ORGANISATIONS SYNDICALES
Entre d’une part : - La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de l’Isère ; représentée par ;
Et d’autre part : - L’organisation syndicale CFDT ; représentée par ; - L’organisation syndicale CFTC ; représentée par ; - L’organisation syndicale CGT ; représentée par ; - L’organisation syndicale CGT-FO ; représentée par.
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Conformément aux dispositions de l’article L. 2142-6 du Code du travail et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole se sont accordées, pour les quatre prochaines années, sur le cadre d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication (TIC) mises à la disposition des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
Cet accord s’inscrit dans le prolongement de l’accord local signé le 6 mars 2023, lequel a cessé de produire ses effets le
31 décembre 2025. Il vise à enrichir et fluidifier le dialogue social en permettant aux organisations syndicales d’accéder à de nouveaux moyens de communication et d’information.
Article 1 – Définition et champ d’application
Le présent accord définit un cadre d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication (TIC)
aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de la CPAM de l’Isère.
Ces TIC regroupent :
L'équipement téléphonique et informatique des organisations syndicales, les aspects logistiques étant également abordés ;
La mise à disposition d'un espace syndical dans l’Intranet (et d’un espace de stockage SharePoint) ;
La mise à disposition d'une adresse électronique pour chaque organisation syndicale ;
La possibilité de créer un groupe Liam au nom de l'organisation syndicale.
Article 2 – Conditions générales d’utilisation
Il est rappelé :
que l’utilisation des TIC par les organisations syndicales doit se faire dans le respect du Règlement intérieur en vigueur au sein de la CPAM de l’Isère, et de ses annexes, notamment la Charte Informatique, la Charte d’utilisation de la messagerie et la Charte des usages de l’IA générative ;
que l’utilisation des TIC doit avoir un caractère exclusivement syndical ;
que l’utilisation des TIC doit respecter les règles relatives au droit de la presse ;
A ce titre, il est interdit de tenir :
des propos à caractère injurieux, diffamatoires, ou contraires au respect de la vie privée et au droit à l'image
des propos présentant des caractéristiques contraires aux exigences légales (propos violents, sexistes, xénophobes, racistes, discriminants, contraires aux bonnes mœurs ou susceptibles de porter atteinte au respect de la personne humaine et à sa dignité conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur).
que l’utilisation des TIC doit respecter les règles relatives à la protection de la vie privée protégée par l’article 9 du Code Civil ;
que les organisations syndicales s’engagent à respecter leur obligation de discrétion et à ne pas diffuser, en interne ou en externe, des informations présentées comme confidentielles par l’employeur.
Par ailleurs, et comme énoncé à l’article L. 2142-6 du Code du travail, l'utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes :
être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise ;
ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise ;
préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message.
Article 3 – Equipement téléphonique et informatique des organisations syndicales
La CPAM de l'Isère met à disposition quatre locaux syndicaux sur le site du siège social à Grenoble (un par organisation syndicale). Ces locaux ferment à clé (chaque organisation syndicale étant déjà en possession d'un nombre suffisant de jeux de clés).
— Matériel mis à disposition, notamment téléphonie et outils informatiques
Chaque ordinateur fourni à l’organisation syndicale est équipé d’une solution de téléphonie Softphone qui permet de contacter gratuitement des personnes internes comme externes à l’organisme. L’employeur s’engage à ne pas rechercher l’identité des interlocuteurs des appels passés par l’organisation syndicale. Par ailleurs, chaque local syndical est équipé d'un téléphone fixe doté d'un clavier alphabétique permettant de rechercher les salariés par nom de famille et de les joindre directement sur la solution de téléphonie centralisée sur l'ordinateur de chaque salarié. Le matériel informatique comprend :
deux écrans,
une unité centrale ou un ordinateur portable,
deux casques micro,
un disque dur externe de 1 To.
Le matériel listé ci-dessus est pris sur le matériel sorti du parc informatique actif de la CPAM, c'est-à-dire le matériel libéré par le remplacement des équipements des services de la CPAM. Les ordinateurs sont par ailleurs équipés d'un système d'exploitation graphique et d'un pack office bureautique, comprenant les logiciels Excel, Word et Power Point. Les ordinateurs des locaux syndicaux sont équipés de port USB pouvant accueillir des supports amovibles tels que des clés USB ou des disques durs externes. Par ailleurs, chaque délégué syndical et chaque représentant syndical au CSE est équipé d'un ordinateur portable à usage professionnel et syndical. Le matériel et les logiciels mis à disposition restent la propriété de la CPAM, mais sont placés sous l'entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d'utilisation et leur conservation.
L'impression sécurisée de documents (en noir et blanc ou en couleur) en quantité raisonnable est possible sur une imprimante collective au siège social grenoblois. La photocopie de documents en couleur ou en noir et blanc, en quantité raisonnable, y est également possible. L'employeur est en mesure de suivre le volume de documents imprimés et photocopiés.
Les locaux syndicaux sont équipés du mobilier courant (table/bureau, chaises, armoires fermant à clé). D'autres types de matériels peuvent être mis à disposition (ex. : siège ergonomique), sur demande auprès du service BAGP, via le module Intraqual adéquat. En tout état de cause, et comme pour l'équipement informatique, ce mobilier est issu de celui renouvelé dans les différents services de la CPAM.
— Accès au réseau de la CPAM
Deux cartes de sécurité spécifiques sont attribuées à chaque organisation syndicale. Ces cartes permettent toutes deux l'accès à la boite aux lettres électronique (BAL syndicale) (cf article 5). Les ordinateurs qui équipent chaque local syndical sont reliés à l'Intranet et à « l'Internet all » (accès libre à Internet, sauf sites indésirables dans un cadre professionnel). Dans ce cadre, l'accès à l'espace documentaire de l'Intranet est prévu. Aucun disque partagé n'est mis à disposition. Compte tenu des contraintes de sécurité qui en découlent, l'accès aux ordinateurs se fait au moyen d'une carte de sécurité dédiée à l'organisation syndicale, qui est régie par les mêmes règles que les cartes d'agents individuelles (ne pas afficher le mot de passe, déclarer la perte ou le vol de la carte, etc). Ces cartes permettent seulement un accès au réseau informatique, mais pas aux locaux. Aucun droit d'accès physique n'y est attaché. Compte tenu des impératifs de sécurité, il est en effet indispensable que l'employeur soit en mesure de connaître l'identité de quiconque s'introduit dans les locaux professionnels. En outre, chaque ordinateur doit obligatoirement être doté de l'antivirus installé sur tous les ordinateurs de l'organisme. Cet antivirus doit faire l'objet de mises à jour régulières dans les mêmes conditions que les autres ordinateurs reliés au réseau local, tout comme les patchs de sécurité Microsoft. Par ailleurs, chaque délégué syndical et chaque représentant syndical au CSE sera équipé d'un VPN nominatif (connexion sécurisée) lui permettant d'accéder au réseau de notre organisme via un WIFI "de confiance". Il est également rappelé que les délégués syndicaux ont accès à la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE).
— Utilisation des moyens de communication Zoom et Soft phone
Durant leurs heures de délégation, les délégués syndicaux sont autorisés à utiliser leur compte professionnel et nominatif dédié à la plateforme de messagerie instantanée et de vidéo-conférence multiplateforme de l’organisme (actuellement « Zoom »), et la solution de téléphonie centralisée sur l'ordinateur de l’organisme ou leur téléphone professionnel pour l'exercice de leurs fonctions. Ils devront toutefois s'assurer de ne pas saturer la bande passante lors de l'utilisation de « Zoom », en respectant les règles suivantes :
ne pas activer la vidéo,
être raisonnable sur la durée et la volumétrie des réunions,
l'utiliser pour des échanges entre eux ou avec des salariés dans des logiques individuelles ou avec un petit nombre de salariés.
Néanmoins, les délégués syndicaux ne sont pas autorisés à utiliser leur compte professionnel et nominatif « Zoom » pour organiser des webinaires, en invitant par exemple tous les salariés d'un service.
— Respect des consignes informatiques
Les utilisateurs de ces matériels s'engagent à respecter (pendant leur temps de travail, ou en dehors de celui-ci lorsqu’ils utilisent leurs heures de délégation) les dispositions mentionnées à l’article 2 du présent protocole, notamment le Règlement intérieur et ses annexes.
Il est interdit d'utiliser d'autres matériels ou d'autres logiciels, sauf accord donné par la Direction après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l'organisme.
— Interventions techniques
Les organisations syndicales seront soumises, comme l'ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l'utilisation d'un système d'information (administration du PC par le service informatique, demande d'intervention préalable, délais de résolution des pannes, ...). En cas d'incident, elles bénéficieront comme l'ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l'organisme. Les demandes d'intervention au département ISIS doivent être formulées à l'aide de l'application S@M Espace Local. Elles peuvent également utiliser le module Intraqual Dyn permettant de demander une intervention au BAGP (réparation notamment).
Article 4 – Mise à disposition d'un espace syndical dans l'Intranet et d’un espace de stockage SharePoint
Outre l’affichage des communications syndicales sur les panneaux d’affichage prévus à cet effet, chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale au sein de l'organisme bénéficie d’un espace réservé sur l’Intranet. Cet espace, conçu comme une page de présentation de l’organisation, est assorti d’un espace de stockage SharePoint d’une capacité de 5 Go. Cet espace de stockage distinct est attribué à chaque organisation syndicale. Il est accessible et consultable par tout agent intéressé via un lien cliquable disponible sur les espaces syndicaux de l’Intranet.
— La liberté d’accès à l’information syndicale
Les parties signataires rappellent que tout agent bénéficie d'une liberté d'accès à l'information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l'organisme à partir de son poste de travail. Dans ce cadre, la CPAM s'engage à ne pas rechercher l'identification des salariés consultant les espaces d’informations syndicales et les espaces de stockage Sharepoint.
— Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l'Intranet
Les organisations syndicales s'engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels confidentiels ne soient utilisés qu'à des usages internes à l'organisme.
— La présentation des espaces syndicaux sur l’Intranet et de l’espace de stockage SharePoint
La mise en place et l’agencement de l’espace syndical sur l’Intranet Tribu sont assurés par le service marketing, communication et documentation, sur la base des informations transmises par chaque organisation syndicale. Celles-ci peuvent, si nécessaire, solliciter ce service afin de procéder aux mises à jour de leur page. Cet espace est accessible depuis les différentes rubriques syndicales présentes sur l’Intranet.
Il est rappelé que Tribu est un espace de présentation et d’orientation, et non un espace de stockage documentaire. A ce titre, seules les informations suivantes figureront sur chaque espace syndical:
une présentation de l’organisation syndicale (le texte sera fourni par l’organisation syndicale - 1 000 mots maximum par organisation syndicale) ;
l’identité des délégués syndicaux de l’organisation syndicale ;
un document émanant de l’organisation syndicale, destiné à présenter ses positions, ses actions et les modalités d’adhésion, pouvant avoir pour finalité de favoriser l’adhésion des salariés, et comportant le logo de celle-ci.
une vidéo de présentation de l’organisation syndicale hébergée sur Youtube comportant le logo de celle-ci (lien fourni par l’organisation syndicale si elle souhaite ce type de vidéo sur son espace) ;
un lien vers l’espace de stockage SharePoint qui est dédié à l’organisation syndicale.
En effet, en complément de cet espace syndical limité sur l’Intranet, un espace SharePoint, créé par le service informatique, est mis à la disposition de chaque organisation syndicale.
Il peut être librement modifié et alimenté, selon des modalités analogues à celles applicables à l’affichage syndical sur panneaux réservés, sous réserve d’informer simultanément le service RH, à l’adresse mail suivante : rh-relations.sociales.cpam-isere@assurance-maladie.fr, de tout dépôt de document nouveau. Le contenu et l’agencement des pages de l’espace de stockage syndical est librement défini par l’organisation syndicale, sous réserve qu’il présente un caractère exclusivement syndical. Ce contenu relève de sa seule et entière responsabilité.
Chaque e-tract mis en ligne est clairement identifié sous le logo de l'organisation syndicale qui l'émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l'organisme. Le dépôt et la mise à jour de documents dans cet espace SharePoint doivent être effectués pendant les heures de délégation ou en-dehors du temps de travail.
Il est rappelé que la libre gestion de cet espace SharePoint ne dispense pas les organisations syndicales du respect des règles énoncées à l’article 2 du présent protocole d’accord.
— Les conditions de mise en ligne de l’espace syndical sur l’Intranet
Les demandes de mise à jour (ajout ou retrait de documents / informations, dans les limites de l’article 4.3 du présent protocole) de cet espace incombent à l'organisation syndicale concernée. Elles doivent être effectuées par courriel pendant les heures de délégation ou en-dehors du temps de travail, et respecter les conditions suivantes :
L'envoi (s'il s'agit d'une demande de mise en ligne d'un document, celui-ci doit être joint au courriel, et s'il s'agit d'une demande de mise en ligne d'une vidéo, le code EMBED de la vidéo doit être transmis) doit être effectué depuis la boîte aux lettres (BAL) électronique d'un délégué syndical du syndicat concerné ou la BAL syndicale.
L’adresse destinataire du courriel doit être :
le service marketing/communication/documentation
adresse mail,
le département des Ressources Humaines
adresse mail doit être en copie du courriel pour information. La mise à jour de l'espace syndical sera effectuée dans les meilleurs délais compatibles avec l'activité du service marketing/communication/documentation, au plus tôt le surlendemain (reporté au 1 er jour ouvré suivant s'il s'agit d'un jour chômé) de la demande, et au plus tard 4 jours après cette dernière. Les parties signataires conviennent que le service marketing/communication/documentation ne prendra pas en compte la mise à jour de l'espace syndical qui est demandée dès lors que les règles suivantes ne sont pas respectées :
Envoi de la demande de mise à jour depuis une BAL électronique autre que celle d'un délégué syndical du syndicat concerné ou de la BAL syndicale ;
Non-respect de la mise en copie de la demande au département des Ressources Humaines adresse mail ;
Non-respect de la limitation des documents mentionnée à l’article 4.3 du présent protocole ;
Document/Vidéo ne contenant pas le logo de l'organisation syndicale concernée
En effet, le non-respect des conditions ci-dessus peut être apprécié de manière objective, la fin de non-recevoir opposée à la demande de mise à jour étant alors justifiée par des exigences légitimes, notamment d'information, de sécurité et de bon fonctionnement du réseau.
Article 5 – Mise à disposition d'une adresse électronique pour chaque organisation syndicale
De manière générale, les organisations syndicales s'engagent à respecter l’ensemble des obligations générales prévues à l’article 2 du présent accord.
Une boîte aux lettres électronique (BAL) distincte de celles réservées à un usage professionnel est ouverte aux coordonnées de chaque organisation syndicale, selon la trame syndicat.xxxx.cpamisere@assurance-maladie.fr. Cette BAL est accessible via un « client lourd » permettant un accès depuis le local syndical. Sa taille est limitée à 3 Go et chaque organisation syndicale a la possibilité d'archiver le contenu de la messagerie sur le disque local des ordinateurs mis à sa disposition.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité des délégués syndicaux de l'organisme.
A ce titre, il convient de rappeler que les BAL personnelles des agents sur la messagerie (de type prénom.nom@assurance-maladie.fr) sont avant tout des outils de travail, et ne sont pas destinées à un usage syndical, notamment en ce qui concerne l'envoi d'e-mails syndicaux.
— Modalités d’utilisation de la messagerie électronique en interne par les organisations syndicales
Les représentants du personnel peuvent utiliser la messagerie de l'organisation syndicale pendant les heures de délégation, ou en-dehors de leur temps de travail, pour l'envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de :
La Direction et/ou des responsables du département RH
Des agents adhérents du syndicat
Des autres syndicats
Des salariés de l'organisme non adhérents au syndicat :
les messages envoyés aux agents peuvent avoir un caractère individuel (voir article 5.3)
les messages envoyés aux agents peuvent être adressés à l'ensemble du personnel : on parle alors d'e-mails syndicaux (voir article 5.2)
En tout état de cause, la nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales de l'organisme.
— Envoi d’e-mails syndicaux
La diffusion d'e-mails syndicaux devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, les organisations syndicales s'engagent :
A envoyer au maximum cinquante e-mails syndicaux à destination de l'ensemble du personnel par année civile et par organisation syndicale, quel que soit le contenu du message (l'envoi d'un message supplémentaire, en cas d'urgence, est subordonné à l'autorisation de la Direction) ;
A faire en sorte que les messages envoyés et leurs pièces jointes soient de taille raisonnable, et que ces dernières soient compressées à l'aide du logiciel adéquat ;
A effectuer ces envois de préférence les après-midi (c'est-à-dire après 12 heures).
Conformément aux dispositions légales, les agents qui ne souhaitent pas recevoir d'e-mails syndicaux peuvent utiliser le filtre automatique de la messagerie (classement automatique du message dans la corbeille). Les organisations syndicales s’engagent à faire ressortir dans l’objet de leur e-mail le nom de leur organisation syndicale afin de se conformer aux exigences de la CNIL.
— La confidentialité des échanges des agents avec les organisations syndicales
Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l'employeur que sur l'organisation syndicale. L'employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d'assurer cette confidentialité, et s'engage, en tout état de cause, à ne pas chercher à identifier les destinataires de ces messages ou à prendre connaissance de leur contenu. De même, l'organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les agents. Chaque agent a ainsi la possibilité d'adresser un message sur la boîte de messagerie des syndicats. La réponse de l'organisation syndicale ne peut être qu'individuelle à l'adresse laissée par le salarié.
— Contenu des messages envoyés depuis les boîtes aux lettres syndicales.
Les organisations syndicales s'engagent à ce que les messages envoyés depuis une BAL syndicale (voir article 5.1), ne contiennent pas (autant dans le contenu du message que dans les pièces jointes) :
De propos ou contenus contraires à l’article 2 du présent accord ;
De documents vidéo, d'images animées, de bandes son, de chats.
Il est rappelé qu'aucun e-mail syndical ne doit être adressé depuis une boîte mail personnelle.
Article 6 – Création d’un groupe Liam au nom de l’organisation syndicale
Le réseau social de la branche Maladie, « Liam », offre la possibilité à l’ensemble des salariés de la CPAM de l’Isère d’échanger avec leurs collègues, de travailler en réseau ou encore de partager de bonnes pratiques. Le réseau social Liam repose sur la création de groupes de discussion ou de travail appelés « communautés ». Chaque organisation syndicale dans l’organisme a accès à Liam à partir des ordinateurs mis à sa disposition. Cet accès doit se faire dans le respect des règles et conformément à l’exercice du droit syndical en vigueur. Les organisations syndicales de l'organisme ont le droit de créer un groupe sur la plateforme collaborative de l'Assurance Maladie « Liam » en leur nom. Cependant, elles n'ont pas le droit de commenter en leur nom, ni de publier, dans un groupe d'actualité de l'organisme (exemple : dans le groupe CPAM IS HERE). Elles doivent réaliser ces actions uniquement dans leurs groupes. Chaque publication mise en ligne dans le groupe Liam de l'organisation syndicale est clairement identifiée sous le logo de l'organisation syndicale qui l'émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l'organisme.
Le contenu de ces publications doit respecter l’ensemble des obligations mentionnées à l’article 2 du présent accord. Par ailleurs, les organisations syndicales sont soumises, comme l’ensemble des utilisateurs du réseau social Liam, aux règles de bonnes pratiques décrites dans la Charte Liam (intitulée « Charte liam : conseils et bonnes pratiques »).
Les salariés pourront s’inscrire à la ou les communautés de leur choix pour suivre l’actualité et les informations d’une ou plusieurs organisation(s) syndicale(s). Cette inscription à une communauté doit être librement consentie par le salarié : toute inscription d’office est donc exclue.
Article 7 – Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord (et notamment des obligations générales mentionnées à l’article 2) l'organisme adresse à l'organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend. Si après discussion le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l'accord en vue de régler le différend. Si à l'issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente et/ou d’engager une procédure disciplinaire. En cas d'urgence, la partie qui s'estime lésée peut saisir directement la juridiction compétente.
Article 8 — Durée du protocole d’accord
Le présent protocole cessera de produire ses effets le 31 décembre 2029.
Article 9 — Notification du protocole d’accord
Conformément à l’article L. 2231-5 du code du travail, le texte du présent protocole d’accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’organisme.
Article 10 – Entrée en vigueur - Mesures de Publicité – Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d'application, par accord collectif conclu sous la forme d'un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l'article L. 2261-7-1 du Code du travail. La demande d'engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l'employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l'avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L'invitation à négocier l'avenant de révision est adressée par l'employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d'engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l'avenant de révision obéissent aux conditions posées par l'article L. 2232-12 du Code du travail Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l'organisme et aux membres du CSE. Il fera l'objet d'une diffusion auprès du personnel sur l'Intranet de l'organisme. Il sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d'agrément des accords locaux conformément à l'article D. 224-7 3° du Code de la Sécurité sociale. L'agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d'examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l'absence d'un retour de la DSS, à l'issue d'un mois après avis du Comex. Il entrera en vigueur le premier jour suivant l'obtention de l'agrément par l'autorité compétente de l'Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale), avec rétroactivité au 1er janvier 2026. Il cessera de produire ses effets le 31 décembre 2029. Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales.
Article 11 — Suivi de l'accord et clause de rendez-vous
Pour garantir le suivi de l'accord, les parties conviennent de se réunir au second semestre de l'année 2029 pour dresser un bilan de son application, pour identifier les éventuelles difficultés d'application qu'elles auront constatées et déterminer les réponses à y apporter.
