Accord sur la mise en œuvre du vote électronique pour les élections professionnelles au sein de la Caisse Régionale
Entre les soussignés :
La Caisse Régionale de Crédit Agricole de Normandie-Seine, dont le Siège Social est situé Chemin de la Bretèque à Bois-Guillaume, représentée par Monsieur, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines.
D’une part,
et les Organisations Syndicales ci-après désignées :
C.F.D.T. représentée par
:
C.F.T.C. représentée par
:
C.G.T. représentée par
:
S.N.E.C.A./C.G.C. représenté par
:
D’autre part, et spécialement mandatées à cet effet Il est convenu ce qui suit
PREAMBULE
Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique et donc par déclinaison est aussi concernée l’élection des membres du Conseil de Discipline et des Délégués CCPMA au sein de la Caisse Régionale. Les parties au présent accord conviennent de l’opportunité de recourir au vote électronique pour l’organisation de ces élections. Il s’agit d’un système souple, rapide, fiable et sécurisé pour les collaborateurs, de nature à favoriser le bon déroulement du processus électoral. Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système. Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.
Article 1 : Principes généraux
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la Caisse Régionale pour l'élection des membres du Comité Social Économique, des membres du Conseil de Discipline et des Délégués CCPMA au sein de la Caisse Régionale. Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte. La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales. Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment:
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 et suivants et R. 2324-4 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016. Le système de vote mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de de vote électronique). Un rapport d’expertise menée par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Article 2 : Modalités de vote - Accès au serveur du vote
Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les Organisations Syndicales discuteront notamment dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral et de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote. Le ou les protocoles électoraux mentionneront la présentation du présent accord et comporteront en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales. Le protocole préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Article 3 : Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur du vote
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…). Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leur auteur. L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. En cas de perte de cet identifiant et/ou du mot de passe, le collaborateur devra prendre directement contact par téléphone avec le prestataire externe à fins d'authentification (au moyen des 4 derniers numéros INSEE – hors clé – qui leurs sont personnels) pour que leur soit communiqué un nouvel identifiant et/ou nouveau mot de passe. Les coordonnées du prestataire externe, pour cette opération, seront communiquées à l’ensemble du personnel et seront disponibles sur Intranet.
Article 4 : Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être en relation avec l’expression de son vote et cela à tout moment du processus de vote y compris le dépouillement. En outre, la liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel (hors le taux de participation au scrutin) ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulé de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. Il ne subsistera aucune trace (cookies, plug-in…) sur le poste de travail ayant servi au vote. Conformément aux procédures en vigueur dans la Caisse Régionale, la « prise en main » à distance sur un poste ne peut se réaliser qu’avec l’accord exprès du salarié concerné.
Article 5 : Sécurité
Une cellule technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, des représentants de la Direction ainsi qu’un représentant du prestataire. Elle aura pour mission de :
procéder, avant que le vote électronique soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.
Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 6 : Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. En particulier la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote et les communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour du scrutin. La Direction favorisera l’organisation des opérations de vote sur les lieux et temps de travail et sensibilisera les managers afin que chacun puisse être en mesure d’exercer son droit de vote pendant son temps de travail. Durant la période de déroulement du scrutin, chaque Organisation Syndicale aura la possibilité de consulter les taux de participation aux élections au moyen de codes spécifiques délivrés par la société prestataire de service. En outre, les administrateurs du vote électronique bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.
Article 7 : Gestion des données à caractères personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Article 8 : Expertise et déclaration auprès de la CNIL
Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre. En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL. Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
Article 9 : Durée de l’accord - Dépôt
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant au terme du processus électoral des élections professionnelles 2019 soit, sauf incident ou cas de force majeure, au plus tard le 31 décembre 2019. A ce terme, les dispositions du présent accord cesseront de produire automatiquement effet. Dès sa conclusion, un exemplaire de l’accord sera remis à chacune des Organisations Syndicales représentatives en application de l’article L. 2231-5 du code du travail. Puis, le présent accord sera à la diligence de l’entreprise, adressé conformément aux articles L. 2231-5, L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail à la Direction Départementale du Travail de l’Emploi et de la Formation Professionnelle ainsi qu’au greffe du Conseil des Prud’hommes.
Fait à Bois-Guillaume, le 15 mai 2019
Pour la Caisse Régionale de Crédit Agricole de Normandie-Seine
