Accord d'entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de la société CALB
Application de l'accord Début : 27/03/2019 Fin : 01/01/2999
Accord d’entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de la société CALBERSON RHONE ALPES
ENTRE :
La société SAS CALBERSON RHONE ALPES dont le siège social est situé 26 quai Charles Pasqua 92300 Levallois PERRET prise en tous ses établissements,
Représentée par Monsieur XXX agissant en qualité de Directeur d’agence de Genay et dûment mandaté à cet effet par Monsieur XXX président de la SAS Calberson Rhône Alpes
Ci-dessous dénommée « La Direction » ;
d'une part
ET :
Les organisations syndicales représentées par :
CFDT, représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale Centrale
FO, représentée par Monsieur XXX, Délégué Syndical Central
CGT, représentée par Monsieur XXX, Délégué Syndical Central
CFTC, représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale Centrale
Ci-dessous dénommées « Les Organisations Syndicales » ;
d'autre part Ci-après désignées ensemble « Les Parties ».
Préambule
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. Article L. 2314-26 du Code du travail
Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.
Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de la société Calberson Rhône Alpes relèvent du Protocole d’accord préélectoral à l’exception des modalités prévues par le présent accord.
En effet, les parties conviennent de fixer d’ores et déjà les dates, heures et lieu des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de la société Calberson Rhône Alpes.
Le vote électronique permettra notamment :
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle du bureau de vote désigné,
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),
de pallier aux aléas postaux,
d’augmenter le taux de participation.
Conformité du système de vote
Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de la société Calberson Rhône Alpes.
La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires. Article R. 2314-16 du Code du travail
La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote.
Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.
Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.
Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport daté du 22 novembre 2017 et référencé : DM-2016-057, a été remise à la CNIL.
La Direction et les organisations syndicales représentatives de la société Calberson Rhône Alpes, après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, ont décidé de mettre en place les modalités qui suivent.
Article 1- Mise en place du vote électronique
La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par la société Calberson Rhône Alpes sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.
Le prestataire choisi est KERCIA Solutions, société éditrice du logiciel AlphaVote (ci-après « le prestataire »).
Le système de vote électronique a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord. Elles reconnaissent avoir reçues une présentation complète dudit système et avoir pu poser toutes les questions relatives à son fonctionnement.
Le 11 mars 2019, une présentation - test a été réalisée auprès les organisations syndicales représentatives de la société Calberson Rhône Alpes.
Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
Ces formalités déclaratives telles que la déclaration sur le fichier RGPD seront effectuées par le Correspondant Régional RHA.
Article 2 L’organisation des opérations de vote électronique
2.1 Les modalités des opérations du vote électronique
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu travail et /ou à distance.
Le prestataire assura la programmation des accès Internet et de la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs acteurs.
Ces listes apparaîtront sur les écrans dans ordre aléatoire. Cet ordre est différent pour chaque connexion sur le site dédié au vote.
Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails ou des affiches au sein des agences pourront être adressés/publiées à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce, afin d’augmenter le taux de participation.
2.2 Le calendrier électoral
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier présenté ci-après.
Les parties conviennent que les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique se dérouleront pour le premier tour du
jeudi 6 juin 2019 à 12h00 au jeudi 13 juin 2019 à 14h00.
Dans l’hypothèse où le quorum ne serait pas atteint, soit lorsque le nombre de votants est inférieur à la moitié des électeurs inscrits, ou en cas de carence de listes électorales ou encore si tous les sièges n’étaient pas pourvus, un deuxième tour sera organisé à compter
du mardi 25 juin 2019 à 12h00 au vendredi 28 juin 2019 à 14h00 dans les mêmes conditions que le premier tour.
2.2 Salles ou bureaux mis à disposition
En complément des modalités classiques du vote électronique, et afin de faciliter l’accès au vote électronique pour l’ensemble des collaborateurs de la société Calberson Rhône Alpes, les parties conviennent qu’une salle ou un bureau sera mis à disposition dans les agences suivantes :
Agence de Genay (2.2.1) ;
Agence de Grenoble (2.2.2) ;
Agence de Dijon (2.2.3) ;
Agence de Nevers (2.2.4) ;
Les salariés de la société Calberson Rhône Alpes seront informés par voie d’affichage des horaires et lieux des salles ou bureaux.
2.2.1 Agence de Genay
Une salle ou un bureau sera mis à disposition
8h30 à 21h sans coupure le mardi 11 juin 2019 pour le premier tour et le jeudi 27 juin 2019 pour le second tour.
Concernant l’équipe de nuit de quai débutant son service à 20h30, la Direction propose de rémunérer à ces collaborateurs et ce, dans la limite d’une demi-heure, des heures supplémentaires (sous réserve du déplacement des 35 heures hebdomadaires).
2.2.2 Agence de Grenoble
Une salle ou un bureau sera mis à disposition le
mardi 11 juin 2019 pour le premier tour et le jeudi 27 juin 2019 pour le second tour selon les horaires suivants : 7h30 à 10h et de 13h30 à 18h30.
2.2.3 Agence de Dijon
Une salle ou un bureau sera mis à disposition le
mardi 11 juin 2019 pour le premier tour et le jeudi 27 juin 2019 pour le second tour selon les horaires suivants : 7h à 10h et de 14h à 18h.
2.2.4 Agence de Nevers
Une salle ou un bureau sera mis à disposition le
mardi 11 juin 2019 pour le premier tour et le jeudi 27 juin 2019 pour le second tour selon les horaires suivants : 8h30 à 12h et de 14h à 17h30.
2.3 Les moyens mis à disposition
Pour les deux journées du 11 et du 27 juin 2019, la Direction s’engage à mettre à disposition le matériel informatique nécessaire, à savoir un ordinateur, à partir duquel les électeurs pourront se connecter sur le site internet sécurisé dédié au vote.
Par ailleurs, les parties conviennent que cette salle ou bureau sera tenu par le/la Correspondant(e) Ressources Humaines de chacune des agences mentionnées ci-dessus. Ainsi, les Correspondant(e) Ressources Humaines devront faire preuve de neutralité.
En cas d’absence ou d’impossibilité absolue de cette dernière, celle-ci pourra être remplacée par une personne du Service Ressources Humaines Régional.
Il/Elle aura notamment pour rôle de guider et de répondre aux interrogations des électeurs sur la procédure du vote électronique.
Les parties conviennent également que les délégués syndicaux des organisations syndicales de la société Calberson Rhône Alpes pourront, s’ils le souhaitent, être présents lors des deux journées du 11 et 27 juin 2019.
Toutefois, leurs présences ne peuvent en aucun cas permettre d’influencer le vote d’un électeur. Ainsi, les délégués syndicaux devront faire preuve de neutralité.
Il est évident que lors de la saisine du vote électronique par le collaborateur, le/la Correspondant(e) ainsi que les organisations syndicales présents devront quitter la salle ou le bureau mis à disposition.
La Direction s’engage à rémunérer le temps passé lors de ces deux journées comme du temps de travail effectif.
Article 5- Déroulement des opérations de vote
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.
Des personnes seront désignées pour constituer le bureau de vote. Cette désignation sera réalisée lors de la négociation du Protocole d’accord préélectoral.
Les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.
Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple postal, un identifiant ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote.
L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.
La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.
Sa validation définitive vaudra signature et émargement.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception sous format PDF que l’électeur aura la possibilité de conserver ou d’imprimer.
Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.
La liste d’émargement ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin qu’aux membres du bureau de vote. Article R. 2314-16 du Code du travail
Les membres du bureau devront respecter la stricte confidentialité des listes d’émargement afin de garantir la liberté de vote de chaque salarié mais également de conserver le taux de participation.
Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.
Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.
L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le taux de participation pour chaque collège.
Garantie de confidentialité du vote et stockage des données
Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Article R. 2314-7 du Code du travail
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les administrateurs du bureau de vote pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Ces administrateurs sont choisis parmi les membres du bureau de vote.
Article 6- Dépouillement des bulletins de vote
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote mais également les organisations syndicales candidates.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent le scellement du système. Article R. 2314-15 du Code du travail.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins trois clés de chiffrement différentes sur les quatre éditées, par les membres du bureau de vote.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Afin de familiariser les membres du bureau de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
Article 7- Dispositions générales
7.1 Durée
Le présent accord est conclu pour une durée de 4 ans, soit avec un terme s’achevant à la fin du mandat des membres du CSE, et pourra être reconduit deux fois pour la même durée initiale.
Il entrera en vigueur à compter de sa signature.
En l’absence de reconduction, il cessera de plein droit à l’échéance de son terme.
7.2 Révision
Conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et suivants du code du travail, le présent accord pourra être révisé. La demande de révision pourra intervenir à tout moment, par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties, et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.
Les Parties devront se réunir pour engager des négociations le plus rapidement possible, et au plus tard dans les trois mois suivant la réception de cette lettre.
7.3 Le dépôt et la publicité
Le présent accord sera notifié dès sa signature à l'ensemble des organisations syndicales représentatives, conformément à l'article L. 2231-5 du code du travail.
Il sera déposé conformément aux dispositions de l’article D. 2231-2 du code du travail :
en deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique à la DIRECCTE dont relève l’entreprise,
en un exemplaire au greffe du Conseil de prud’hommes compétent.
Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail
Fait à GENAY, le 25 mars 2019
En 8 exemplaires originaux
Pour la société Calberson Rhône Alpes
Monsieur XXX
Directeur de l’agence de Genay
Pour la CFDTMadame XXX
Déléguée Syndicale
Pour la CFTC
Madame XXX
Déléguée Syndicale
Pour FO
Monsieur XXX
Délégué Syndical
Pour CGT
Monsieur XXX
Délégué Syndical
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de la société Calberson Rhône Alpes
ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Préambule
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société Calberson Rhône Alpes et les organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.
La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « le prestataire » représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.
Missions du prestataire
Le prestataire aura en charge :
la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.
Sécurité du système de vote
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.
A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.
Confidentialité des données transmises
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.
A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.
Cellule d’assistance technique
L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. Article R. 2314-10 du Code du travail
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article R. 2314-15 du Code du travail
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Les fichiers
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société Calberson Rhône Alpes. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont les suivantes : pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ; pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ; pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ; pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ; pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants : pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ; pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ; pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ; pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections; pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
Listes électorales
Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.
L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Bureaux de vote et pilotage centralise
Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges.
Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.
Le bureau de vote est composé d’un Président et à minima de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le Protocole d’accord préélectoral.
Test - Scellement du Paramétrage
Test - Objectifs et Période des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le Protocole d’accord préélectoral.
Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »
Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.
Étapes de la phase de test « à blanc »
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;
Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;
Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.
Moyens
Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.
Communication des identifiants et mots de passe
Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ; L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ; Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.
Procédure de récupération du mot de passe et de l’identifiant
En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j.
La procédure est la suivante : - L’électeur appelle sur le numéro vert 0800 10 12 30 – numéro gratuit- Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance - Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :
1) sur son adresse e-mail personnelle ; 2) à défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ; 4) à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral (à définir).
L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).
Le vote
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.
Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote.
Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le Protocole d’accord préélectoral.
La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.
Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Clôture et dépouillement
Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.
Les détenteurs des quatre clefs sont les membres du bureau de vote nominativement identifiés.
L’initialisation des quatre clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le Protocole d’accord préélectoral.
L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de trois clefs de chiffrement sur les quatre clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.
Ainsi la présence de trois détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à la société Calberson Rhône Alpes.
Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.
