ACCORD SUR LE BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES ET SUR LE DROIT A LA DECONNEXION
ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
La société Capsugel France SAS, au capital de 1.280.000 €, ayant son siège social 10 rue Timken – 68027 Colmar Cedex, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Colmar sous le n° B 612 050 518, ladite société prise en la personne de son représentant légal
ET :
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise à savoir :
L’organisation syndicale C.F.D.T
L’organisation syndicale C.G.T
PREAMBULE
Il est aujourd’hui devenu très simple et courant, pour les salariés de nombreuses entreprises, de consulter et de répondre aux sollicitations professionnelles à tous moments, y compris le soir, le week-end ou pendant les congés. Le numérique permet d’améliorer la productivité, notamment grâce à un temps de réponse toujours plus rapide (e-mails, smartphones, chats et autres messageries instantanées) et certaines formes d’organisation et de fonctionnement évoluent (fourniture de smartphone, connexion à distance, fourniture d’ordinateurs portables pour certains collaborateurs).
Aussi, la loi Travail du 8 août 2016 a consacré un droit à la déconnexion des salariés, et a renvoyé à la négociation collective au sein de l’entreprise le soin d’en déterminer les modalités. Le présent accord a dès lors pour double objectif :
de clarifier la position de Capsugel France vis-à-vis de son personnel,
de définir les bons usages des outils numériques au sein de Capsugel France,
ces objectifs ont pour vocation à prévenir les risques socio-professionnels et à favoriser un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale. Il importe pour Capsugel France que les outils numériques soient un facteur positif dans l’accomplissement des tâches professionnelles et non une source de surcharge informationnelle ou de dérive dans l’augmentation des rythmes de travail ou du renforcement des contrôles. L’usage du numérique doit en effet permettre au contraire :
le recentrage de l’entreprise sur les activités à forte valeur ajoutée (suppression des tâches répétitives),
la professionnalisation et la montée en compétence des salariés par le partage des bonnes pratiques,
une meilleure planification du travail et ainsi favoriser la conciliation vie privée/vie professionnelle,
de renforcer le travail collectif et notamment le travail en mode projet,
de développer l’intelligence collective, notamment par une communication interne efficace au sein de l’entreprise.
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1er : Salariés concernés
Les dispositions du présent accord et le droit à la déconnexion, en particulier, s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise, cadres et non-cadres et quels que soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail.
Article 2 : Les outils numériques concernés
Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise.
Sont ainsi visés :
les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…
et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet…
Article 3 : Droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les technologies de l’information et de la communication (TIC) mis à sa disposition par l’entreprise ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :
des périodes de repos quotidien,
des périodes de repos hebdomadaire,
des absences justifiées pour maladie ou accident,
et des congés de quelque nature que ce soit, notamment jours de repos liés au dispositif d’aménagement du temps de travail et congés payés.
On entend par « période habituelle de travail » les horaires du collaborateur selon le planning collectif du service ou selon la mise en œuvre du dispositif de l’horaire individualisé.
Il est rappelé que les personnels sont invités à gérer leur activité professionnelle dans le cadre des outils d’aménagement du temps de travail mis en place au sein de l’entreprise et d’intégrer dans leur organisation individuelle les éventuelles contraintes liées au décalage horaire dans le cadre du travail à l’international avec nos partenaires et filiales du groupe.
Article 4 : Principe d’un diagnostic régulier
Le service HSEQ de Capsugel France élabore régulièrement un travail d’analyse des risques psycho sociaux dans le cadre de l’élaboration du Document Unique d’évaluation des risques.
Dans le cadre de ce diagnostic, le service HSEQ établira des indicateurs permettant le suivi des risques professionnels associés à l’usage des technologies de l’information et de la communication.
La conception de ces indicateurs se fera en collaboration avec le service RH et la DSI.
Article 5 : Conception des règles de bon usage et d’utilisation des TIC au sein de Capsugel France
Les parties s’accordent pour considérer que l’identification et la diffusion des bonnes pratiques suppose une collaboration entre les services RH, HSEQ et DSI, lesquels seront amenés à travailler sur la base du diagnostic régulièrement établi par le service HSEQ qui alimente le Document Unique d’évaluation des risques.
Les consignes et recommandations actuelles établies sur la base des diagnostics existants du service HSEQ figurent en annexe n° 1 au présent accord.
Ces bonnes pratiques et recommandations sont par nature évolutives :
d’une part au regard du diagnostic HSEQ qui sera régulièrement mené,
d’autre part au regard de l’évolution des technologies (hardware et software qui pourront à l’avenir être introduits dans l’entreprise).
En conséquence, les bonnes pratiques seront régulièrement examinées et réévaluées par un travail concerté entre les services RH, HSEQ et la DSI.
Les bonnes pratiques réévaluées seront soumises à l’avis du CHSCT ou de toute autre instance qui se substituera à l’avenir, avant d’être annexées au présent accord et d’être diffusées dans l’entreprise.
Ces bonnes pratiques constituent de surcroit la base des actions d’information et de formation qui seront menées au sein de l’entreprise.
Article 6 : Principes directeurs des règles de bon usage des outils numériques
L’ensemble des technologies de l’information et de la communication utilisés dans le cadre professionnel permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.
Ils permettent donc une meilleure circulation de l’information au sein de l’entreprise.
Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information ne doit pas induire d’effets négatifs, tels qu’un sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent «imposer» l’outil et la fluidité de l’information ou encore le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités et l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement.
L’annexe n° 1 du présent accord fixe la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et connus de tous, propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.
Cette annexe est conçue sur les 5 axes de progrès retenus qui sont :
I.- Maîtriser son temps de travail II.- Gérer l’information III.- Limiter les sources de stress IV.- Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges V.- Limiter les risques d’incompréhension et de conflit.
Il est par ailleurs rappelé que si l'entreprise est tenue de mettre en place les mesures nécessaires pour assurer la sécurité de son personnel (article L.4121-1 du code du travail), il incombe parallèlement à chaque salarié « de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).
Dans ce cadre, les collaborateurs de Capsugel France sont invités à respecter les règles de bon usage des outils numériques telles qu’elles résultent du présent accord.
Article 7 : Formation, sensibilisation
Une campagne de sensibilisation du bon usage des outils numériques sur la base de l’annexe figurant au présent accord sera diffusée au sein de l’entreprise.
Parallèlement, des ateliers de sensibilisation aux bonnes pratiques définies en annexe n° 1 seront animés au sein de l’entreprise au cours des douze mois suivant la signature du présent accord. Ils concerneront tous les salariés, y compris les cadres dirigeants.
Ces ateliers seront notamment l’occasion de recueillir les observations des collaborateurs qui pourront nourrir le travail de diagnostic du service HSEQ.
Le service Ressources Humaines pourra intégrer dans le plan de formation des actions de formation contribuant au développement des compétences numériques à l’attention des collaborateurs de Capsugel France. L’analyse du besoin de formation se fera en concertation entre le service RH, le responsable hiérarchique et le salarié concerné.
Article 8 : Dispositions finales
8.1.- Suivi de l’accord
Il est créé une Commission de suivi de l’accord dont la composition est la suivante :
présidence : un collaborateur de l’équipe HSEQ,
deux membres désignés par le CHSCT ou une instance équivalente,
deux membres désignés par la Direction.
8.2.- Modalités de suivi de l’accord
Les membres de la Commission de suivi se réuniront une fois par an à l’initiative de son Président.
Afin de permettre une meilleure efficacité pour le suivi, le Président remettra aux autres membres de la Commission, huit jours avant la date prévue pour la réunion, les informations suivantes :
état des lieux des actions de sensibilisation,
état des lieux des actions de formation,
information sur l’avancée du diagnostic en cours mené par le service HSEQ.
8.3.- Consultation
Le présent accord a été soumis pour avis au CHSCT selon procès-verbal annexé aux présentes.
8.4.- Durée
Prise d’effet :Le présent accord prend effet à compter du 1er mars 2018.
Durée : Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Clause de rendez-vous :
Les parties conviennent de se rencontrer annuellement pour faire le point sur les travaux de la Commission de suivi et évoquer l’opportunité de faire évoluer les règles de bon usage annexées au présent accord.
Dénonciation :
Si l’une ou l’autre des parties décide de dénoncer le présent accord, un délai de préavis de trois mois devra être respecté. La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres signataires et être déposée auprès de la DIRECCTE.
Le préavis sera mis à profit pour engager de nouvelles négociations.
Effets de la dénonciation :
Conformément aux dispositions de l’article L 2261-10 du Code du travail, l’accord dénoncé sera maintenu pendant une durée d’un an à l’expiration du délai de préavis dès lors qu’aucun accord de substitution n’est conclu dans ce délai.
Au terme de ce délai de survie de douze mois prenant effet au terme du préavis, le présent accord cesse de produire tout effet.
A défaut de conclusion d’un nouvel accord, l’entreprise élaborera une Charte de bon usage des outils numériques dans l’entreprise.
8.5.- Révision de l’accord et/ou de son annexe
Les parties conviennent de se rencontrer à l’initiative de la partie la plus diligente au cas où des modifications nouvelles devaient intervenir en matière de droit à la déconnexion ou d’usage des outils numériques dans l’entreprise afin d’envisager s’il y a lieu de réviser le présent accord.
A l’issue des réunions dans le cadre de la clause de rendez-vous, les parties signataires pourraient également convenir de faire évoluer le contenu du présent accord, tout comme de faire évoluer les règles de bon usage figurant en annexe n° 1.
Dans les hypothèses indiquées ci-dessus, le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans le cadre d’un avenant.
L’annexe 1 pourra faire l’objet d’une actualisation après avis favorable du CHSCT ou de toute instance qui s’y substituera à l’avenir.
Toute difficulté d’interprétation du présent accord fera l’objet d’une rencontre entre les signataires à la demande de la partie la plus diligente dans un délai de quinze jours.
- Notification / dépôt
Le présent accord sera notifié par l’entreprise par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des organisations syndicales représentatives signataires ou non.
A l’expiration d’un délai de 8 jours suivant la dernière notification de l’accord dans les formes mentionnées ci-dessus, le présent accord, conformément aux dispositions des articles D 22231-2 et D 2231-4 du Code du travail, sera adressé par l’entreprise en deux exemplaires à la DIRECCTE, Unité Territoriale du Haut-Rhin, soit :
Une version papier par lettre recommandée avec accusé de réception
Une version électronique.
L’entreprise remettra également un exemplaire du présent accord au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Colmar.
Par ailleurs, un exemplaire original sera établi à l’attention de la Direction et un exemplaire original sera établi à destination de chaque organisation syndicale signataire.
Fait à Colmar, Le 15 février 2018
En 6 exemplaires originaux
Pour la société Capsugel France SAS
Pour les organisations syndicales
ANNEXE 1 ELABOREE LE 15.02.2018 (Annexe révisable après avis favorable du CHSCT)
BONNES PRATIQUES DE L’USAGE DES TIC AU SEIN DE CAPSUGEL FRANCE SUR LA BASE DES AXES DE PROGRES DEFINIS PAR LES PARTENAIRES SOCIAUX
I.- Maîtriser son temps de travail
Limiter autant que possible le nombre des interruptions du travail liées à l’utilisation des outils numériques
Désactiver les alertes sonores et visuelles signalant l’arrivée de nouveaux messages
Gérer son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrant.
Gérer et encadrer l’accessibilité
Utiliser le « gestionnaire d’absences » en cas d’absence du bureau
Préciser dans le message d’absence le nom d’une personne à contacter
Déléguer dans la mesure du possible sa messagerie afin d’éviter les relances pour non réponse
Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive
Laisser à vos interlocuteurs le temps de répondre aux messages
II.- Gérer l’information
Etre rigoureux et précis dans la communication
Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message
Traiter d’un sujet par message
Eviter la multiplication des messages sur le même sujet
S’identifier clairement dans le message (notamment nom, prénom, fonction, coordonnées) afin d’être identifié rapidement
S’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé
La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier, fax…
Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque :
les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés,
il existe un risque de mauvaise interprétation,
le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel,
il peut s’agir d’une remise en cause du travail.
S’interroger sur le(s) destinataires(s) principal(aux) du message
Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message
N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés
Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages
Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable
4. Gérer les pièces jointes
Limiter l’envoi de pièces jointes. S’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message
S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe
Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux
III.- Limiter les sources de stress
Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message
Eviter l’envoi de messages en dehors des horaires de travail
Eviter d’y répondre en dehors des horaires de travail
Eviter de créer un sentiment d’urgence
Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement
Eviter les réponses « réflexes »
Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire
Le cas échéant préciser que le message a bien été reçu
Laisser aux autres le temps de répondre aux messages
IV.- Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges
S’identifier et identifier son destinataire
S’identifier avec clarté
Respecter les formes de politesse
Personnaliser l’échange
Faciliter les échanges informels
Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur
V.- Limiter les risques d’incompréhension et de conflit
Etre vigilant sur le contenu du message
Ne pas écrire en majuscule car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur
Eviter de traiter les situations ou sujets potentiellement conflictuels par messagerie
Adapter la forme du message en ayant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un tiers.
