Centre d’Action Sociale Protestant, ci-après dénommée « le CASP », dont le siège social est situé 20 rue Santerre – 75012 Paris,
représentée par
Madame … en sa qualité de Directrice Générale
ET :
L’organisation syndicale
CFTC représentative au sein de l’association,
représentée par M...., Délégué syndical,
L’organisation syndicale
CFTC représentative au sein de l’association,
représentée par Mme…., Déléguée syndicale,
L’organisation syndicale
CFDT représentative au sein de l’association,
représentée par M…., Délégué syndical,
L’organisation syndicale
CGT représentative au sein de l’association,
représentée par M…., Délégué syndical,
L’organisation syndicale
CFE-CGC représentative au sein de l’association,
représentée par Mme …., Déléguée syndicale
Il a été convenu le présent Protocole d’Accord.
Préambule
D’abord éparse, la tendance de fond caractérisée ces dernières années par l’évolution des formes du travail, en faveur de la digitalisation et du télétravail, est devenue prégnante dans la plupart des secteurs d’activité.
Le CASP souhaite que ces évolutions, qui le traversent également, soient maîtrisées, préservant à la fois la qualité de ses interventions auprès des personnes accueillies, et sa responsabilité sociale d’Employeur.
Notre association a commencé à accompagner cette mutation par les investissements nécessaires (matériels (téléphone portable, micro-ordinateurs portables), amélioration des connexions, SIRH…).
Par ailleurs, le CASP se conforme à la démarche du Règlement Général de Protection des Données (RGPD), et souhaite, plus particulièrement, investir le sujet de la régulation des usages des outils numériques et digitaux, que le législateur a d’ailleurs codifié par la loi n°2016-1088 du 8 août 2016, initialement prévu à l’article L.2242-8, 7° du code du travail, désormais consacrée à l’article L.2242-17 de ce même code.
Outre des outils déjà en usage depuis plusieurs années (messageries électroniques, intranet, extranet (partenaires institutionnels) gestion des activités (GTA), ….) depuis 2018, ont pu être adoptés et/ou expérimentés divers outils digitalisés :
-La diffusion d’un questionnaire, en ligne, destiné à évaluer les risques psychosociaux -systèmes de télé-protection dans certains Etablissements -généralisation des cartes de paiement ou prépaiement -la dématérialisation de la facturation -le vote électronique (CSE).
Au-delà, le Casp se dotera, en 2021, d’une Base de Données relative au suivi des personnes accueillies, de même qu’un nouveau site Internet, intégrant la nouvelle identité visuelle de l’association.
La crise sanitaire de l’année 2020 a amené le CASP à devoir déployer, en hyper réactivité, le télétravail pour les collaborateurs dont le poste le permettait. Les salariés concernés ont donc expérimenté un usage régulier des outils numériques (parfois 5 jours par semaine), pendant plusieurs mois, et de manière discontinue (périodes de confinement).
Cette même crise sanitaire a suscité, en 2020, la mise en place et.ou le développement de l’usage interne de :
-la visioconférence et l’audioconférence -des messageries instantanées -d’un mur collaboratif (padlet ou tableau d’affichage en ligne) -d’une plateforme de ressources numériques dédiées au développement des compétences (Edflex)
Au-delà, l’année 2020 a également été caractérisée par la préparation au déploiement du Système d’Information Ressources Humaines (SIRH), lequel contient, notamment, le « portail salarié » et le « coffre-fort numérique » du salarié.
C’est donc l’ensemble des services et la totalité des activités au CASP qui font l’objet d’une mutation, progressive, vers la digitalisation.
En 2018, sur la base d’un diagnostic partagé, le CASP et les organisations syndicales ont établi un accord sur le droit à la déconnexion identifiant les outils numériques déjà généralisés au CASP (messagerie électronique, SMS), et recommandant un usage raisonné de ces derniers.
Le processus de digitalisation présenté ci-avant nécessite, donc, de penser une nouvelle régulation de l’utilisation des outils de communication, des applications métier, et des Systèmes d’Information.
L’observation et l’analyse de l'activité numérique réelle doivent permettre de mieux en maîtriser les excès tout en garantissant une « meilleure connexion », adaptée et source de performance et de qualité de vie au travail.
En effet l’impact de la digitalisation peut être différent, selon les postes et fonctions occupés. A ce titre, il importe d’envisager des préconisations prenant en considération les caractéristiques des Etablissements, et la diversité des métiers.
Il s'agit bien, pour le Casp et ses organisations syndicales, de proposer une régulation de l’utilisation des outils numériques, au plus près des questions posées par la recherche de l’équilibre entre activité professionnelle et vie personnelle.
Définie en 2019 pour une période triennale, la Politique RH met en avant la promotion de la Qualité de Vie au Travail (Q.V.T.).
Le présent Accord contribuera, à ce titre, au déploiement de la QVT.
A l’issue de ces débats, les parties ont convenu ce qui suit.
Champ d’application
Le présent Accord s’adresse à tout collaborateur (salarié, stagiaire, Service civique, bénévole) amené à échanger avec un autre collaborateur, ou un interlocuteur professionnel externe via messagerie électronique, ou bien encore en possession d’un téléphone connecté à la boîte e-mail professionnelle, ainsi que tout collaborateur disposant d’un ordinateur portable avec accès VPN (connexion au réseau à distance). Le droit pour tout salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel (smartphone, ordinateur, tablette, messagerie, logiciels, forums etc.) en dehors de son temps de travail, concerne tous les salariés amenés à utiliser ces nouvelles technologies dans leurs activités professionnelles (travailleurs sédentaires, télétravailleurs, travailleurs mobiles en raison de la nature de leurs activités).
Chapitre 1 : Définitions
Aucune définition du droit à la déconnexion n’est apportée par le cadre réglementaire et le législateur. C’est l’article L.2242-17 du code du travail qui pose les principes en matière d’action en matière de déconnexion :
« La négociation annuelle sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail porte sur : … 7° Les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l'entreprise de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale. A défaut d'accord, l'employeur élabore une charte, après avis du comité social et économique.
Cette charte définit ces modalités de l'exercice du droit à la déconnexion et prévoit en outre la mise en œuvre, à destination des salariés et du personnel d'encadrement et de direction, d'actions de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques. … »
Il y a lieu d'entendre par :
Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.
Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, applications, messagerie instantanée, internet/intranet/extranet) qui permettent d'être joignable et de travailler à distance.
Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquelles il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l'exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.
Digitalisation : terme polysémique qui englobe aussi bien la numérisation, la dématérialisation, mais également les évolutions des organisations : elle nécessite le numérique, le réseau (internet, intranet, extranet) et signifie aussi la mise en place de systèmes de travail collaboratif avec de nouveaux canaux de communication et l’existence de données (data).
Numérisation : transfert d’un élément matériel sur un support immatériel.
Période blanche : période de déconnexion durant le temps de travail permettant de favoriser des aspects de l’activité (travail intellectuel, échanges interpersonnels…).
Dématérialisation : production de données et documents nativement numériques, impliquant une suite de tâches ou d’opérations informatisés par une personne ou groupes de personnes, un organisme, etc.
Application ou logiciel d’application : programme (ou un ensemble logiciel) avec une interface utilisateur, directement utilisé pour réaliser une tâche, ou un ensemble de tâches élémentaires d'un même domaine ou formant un tout (applications bureautiques, TTX, tableur, comptabilité et gestion électronique de documents, images, retouche photo, création page web, PAO, courrier électronique, visioconférence, blog, messageries instantanées, d’information, de divertissement, l’apprentissage, santé, tourisme, le blog et la messagerie instantanée).
Chapitre 2 : Sensibilisation et formation à la déconnexion, et suivi individuel
Une action de sensibilisation et/ou de formation et de sensibilisation sera organisée dès le premier semestre de l’année 2022, à destination des représentants du personnel, Représentant(s)-Délégués et Responsables syndicaux, et des encadrants, en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l'utilisation des outils numériques.
Dans ce cadre, le CASP s'engage notamment à :
Sensibiliser, de manière progressive, les salariés à l'utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques
Identifier au sein de l'association, dans le courant des années 2021 et 2022, un ou plusieurs interlocuteurs spécifiquement chargé(s) de relayer le contenu de l’accord et des questions relatives à l'évolution numérique des postes de travail.
Intégrer le sujet et les enjeux du droit à la déconnexion dans la démarche globale de prévention des risques psychosociaux, au sein de Casp
Tout collaborateur amené à rencontrer des difficultés à occuper ses fonctions en respectant ce droit à la déconnexion, pourra demander un entretien avec son responsable hiérarchique et à la Direction des Ressources Humaines afin de trouver une solution de rééquilibrage raisonnable de la charge de travail.
Un accompagnement sur une meilleure gestion du temps et des priorités pourra ainsi être envisagé.
Les parties signataires conviennent de la nécessité d’accroître la vigilance individuelle et collective en période de télétravail intense, afin de favoriser le droit à la déconnexion.
Plus largement, l’entretien professionnel constituera un temps privilégié afin de faire un point sur l’organisation et la charge de travail, ainsi que l’amplitude des journées et du temps de déconnexion conformes aux attentes du poste, et aux dispositions légales.
Chapitre 3 : Utilisation de la messagerie électronique et du téléphone, et prise en compte des outils digitaux
Afin d'éviter la surcharge d’informations, il est recommandé à tous les salariés d’(e) :
-Indiquer un objet précis et circonstancié permettant au destinataire d'identifier immédiatement le contenu et la portée du courriel, ou du message adressé sur téléphone (vocal ou sms)
-S'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles
-S'interroger sur la pertinence des destinataires du courriel
-Utiliser avec parcimonie et de manière appropriée la fonction « CC », et « CCI » selon l’objet du message
-Veiller à une utilisation parcimonieuse du terme « Urgent » dans l’objet des courriels à envoyer
- Eviter l'envoi de fichiers volumineux
- Réserver l’usage des messageries instantanées et SMS à des situations qui l’exigent (déplacements, télétravail en période éventuelle de confinement….). Ce mode de communication suppose de convenir, en amont, et collectivement, des modalités de fonctionnement (horaires de discussion, contenu, délais de réponse…)
- Pour les salariés en télétravail et les salariés mobiles (personnel dont l’activité principale les amène à se déplacer au quotidien sur différents établissements), susciter une vigilance particulière lors de l’usage des outils digitaux, afin d’éviter l’hyper-connexion et les risques associés (addiction numérique, accident de trajet).
-Afin que les connexions en lien avec la réalisation de l’activité professionnelle se réalisent sur le temps de travail, le CASP poursuit, au-delà, l’investissement destiné à équiper les services et Etablissements, de sorte que tout salarié dont l’activité n’exige pas l’utilisation quotidienne des outils informatiques, puisse disposer d’un accès aisé à un poste informatique mis à disposition.
Chapitre 4 : Périodicité relative à l’utilisation des outils numériques professionnels
Afin de prévenir les risques psychosociaux susceptibles d’être générés par une utilisation inappropriée des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :
•S'interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel :
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire,
Définir, tant que possible, le gestionnaire d'absence au bureau sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d'une ou plusieurs personne(s) à joindre en cas d'urgence, lesquelles personnes auront été prévenues au préalable
Privilégier les envois différés lors de la rédaction d'un courriel en dehors des horaires de travail
•Valoriser, pendant le temps de travail, et dans la mesure du possible, des périodes sans utilisation des outils de connexion,
dites «périodes blanches », destinées à favoriser la concentration, et les échanges interpersonnels entre collègues.
•Proscrire l’utilisation des outils digitaux lors de la réalisation de déplacements professionnels motorisés.
Chapitre 5 : Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif
Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l'ensemble des acteurs de l'association. A ce titre, les collaborateurs n’auront donc aucune obligation à répondre aux e-mails ou sms, ou autres tentatives de connexion (plate-forme de messagerie instantanée de type Skype ou Hang out, téléphone) pendant les temps de repos.
Les salariés s'abstiennent, dans la mesure du possible, quel que soit le poste occupé, et sauf circonstances particulières, nées de l’urgence et de l’importance des sujets traités de contacter d’autres salariés (collaborateurs, ou collègues) en dehors de leurs horaires de travail telles que définies au contrat de travail, ou par l'horaire collectif applicable au sein de l’Etablissement, ou bien encore via le planning de travail périodique.
Dans tous les cas, l'usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail du/des collaborateur(s) destinataire(s) doit être justifié par la gravité, l'urgence et/ou l'importance du sujet en cause.
A ce titre, tout encadrant amené à constater une utilisation déraisonnable des outils de communication de l’un de ses collaborateurs, sera fondé à sensibiliser ce dernier, dans le cadre d’un échange dédié, sur le respect des dispositions du présent Accord.
La mention «Tout mail reçu en dehors des heures de travail n'appelle pas de réponse immédiate» se devra d’être inscrite au bas de la signature mail de chaque collaborateur de Casp disposant d’un compte mail professionnel.
Chapitre 6 : Bilan
Les parties adoptent le principe commun d’un bilan qui sera réalisé à la fin de la période d’effet du présent accord.
A cet effet les parties signataires envisageront la possibilité d’évaluer l’utilisation des outils digitaux, dans le cadre du Baromètre de satisfaction au travail, à engager par la Direction auprès de l’ensemble des collaborateurs, dès l’année 2021. A défaut, une évaluation de la mise en place du présent Accord et de son appropriation par les collaborateurs du CASP sera présentée aux représentants du personnel, au premier trimestre de l’année 2022.
Les parties conviennent par ailleurs de partager une analyse quantitative et qualitative des actions de formation et de sensibilisation à la déconnexion, dans le cadre, notamment, des travaux réalisés par la Commission Formation
Les négociations à venir relatives au télétravail et à la qualité de vie au travail tiendront compte des préconisations du présent Accord, et auront une visée complémentaire.
Durée de l’Accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, et prendra fin le 31 décembre 2022.
Les parties s’engagent à convenir de nouvelles réunions de négociation, en 2022, destinées à convenir des modalités de renouvellement ou de révision du présent Accord.
Conformément aux termes de la Loi du 8 août 2016, la validité du présent Accord est subordonnée à sa signature par, d’une part, l’employeur ou son représentant et, d’autre part, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des représentants du personnel.
Si cette condition n’est pas remplie et si l’Accord a été signé à la fois par l’employeur et par des organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des élections professionnelles mentionnées ci-dessus, quel que soit le nombre de votants, une ou plusieurs de ces organisations ayant recueilli plus de 30 % des suffrages disposent d’un délai d’un mois à compter de la signature de l’accord pour indiquer qu’elles souhaitent une consultation des salariés visant à valider l’accord.
Dans ce délai, il leur appartient de notifier leur demande par écrit à l’employeur et aux autres organisations syndicales représentatives.
Si, à l’issue d’un délai de huit jours à compter de cette demande, les éventuelles signatures d’autres organisations syndicales représentatives n’ont pas permis d’atteindre le taux de 50 % et si les conditions mentionnées ci-dessus sont toujours remplies, la consultation des salariés est organisée dans un délai de deux mois selon les modalités fixées par le code du travail. L’Accord est valide s’il est approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés.
Faute d’approbation, il est réputé non écrit.
Révision et dénonciation de l’Accord
La révision du présent Accord via Avenant sera engagée selon les modalités mentionnées à l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La validité de cet Avenant de révision sera soumise aux mêmes conditions que celles applicables à tout Accord d’entreprise.
L’Avenant portant révision de tout ou partie du présent Accord se substituera de plein droit aux stipulations de l’Accord qu’il modifie. Il sera opposable, sous réserve de son dépôt, à l’ensemble des salariés concernés par le présent Accord.
Il est par ailleurs précisé, que, conformément au cadre réglementaire, le présent Accord, conclu pour une durée déterminée, ne peut être dénoncé.
Dépôt légal
Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein du CASP. Il entrera en vigueur sous réserve des dispositions légales indiquées ci-avant.
A l’issue de ces délais, il sera transmis à la DREETS de Paris ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
Mention de cet accord figurera sur les panneaux d’affichage de la direction.
Fait à Montreuil, le 7 mai 2021 en 9 exemplaires dont l’un remis à chaque partie.
