Accord relatif à l’usage des outils numériques et du droit à la déconnexion
CHARLESTOWN
2022
Entre :
La société CHARLESTOWN
S.A.S au capital de 4 950 000 €, dont le numéro SIRET est 351 825 419 00382 Immatriculée au Registre du Commerce de Paris, et à l’U.R.S.S.A.F. de Paris sous le numéro 351 825 419, Dont le siège social est situé 22 rue Violet à Paris 75015, Représentée par Monsieur XXXXXXXXXXX, agissant en qualité de Directeur Général
Et
Les Organisations Syndicales Représentatives de l’Entreprise en la personne de leurs délégués :
Pour le Syndicat CFDT,
Madame XXXXXXXXXXXXXXXX,
Pour le Syndicat CGT.,
Monsieur XXXXXXXXXXXXXXX,
Pour le Syndicat SUD,
Madame XXXXXXXXXXXXXXX,
Il a été conclu le présent accord :
PREAMBULE
En application de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 et compte tenu des impératifs de protection de la santé et de la sécurité des collaborateurs, il a été convenu de négocier un accord portant sur l’usage des outils numériques participant de l’activité de l’entreprise dans l’objectif de rendre effectif le droit à la déconnexion des collaborateurs.
C’est dans ce cadre que la recherche de solutions pour la déconnexion ressort tant d’une éducation au niveau individuel que d’une régulation collective au niveau de l’entreprise.
Dans l’objectif d’assurer une pleine effectivité au droit à la déconnexion, deux axes majeurs pour rendre effectif le droit à la déconnexion : la formation et la sensibilisation des collaborateurs d’une part, l’application de bonnes pratiques aux relations internes et externes, d’autre part.
Il est en tout état de cause impératif d’aboutir à une réelle déconnexion qui participe d’une prise de conscience collective et d’une participation active de tous les acteurs de l’entreprise.
C’est dans ce cadre que le présent accord a été conclu.
Article 1 : CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD
Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
Ainsi, les règles établies au sein du présent accord ont une portée générale et collective et s’ajoutent aux dispositions de même nature préexistantes dans l’entreprise.
Les dispositions du présent accord ont donc une portée normative à la fois contraignante et pédagogique.
Il est expressément convenu, dans ce cadre, que le non-respect des dispositions du présent accord pourra donner lieu à des sanctions disciplinaires en fonction des cas, et compte tenu des termes du règlement intérieur de l’entreprise.
En effet, le respect des présentes dispositions, en particulier des bonnes pratiques est essentiel pour s’assurer de la santé et de la sécurité des collaborateurs de l’entreprise, de l’équilibre entre leur vie personnelle et professionnelle ainsi que de la conformité des pratiques individuelles de ces derniers au regard de la législation relative à la durée du travail : temps de repos, durées maximales, temps de travail effectif, etc...
Article 2 : MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD : CARACTÈRE IMPÉRATIF
Le présent accord ayant un caractère général et collectif, il s’applique dans les mêmes conditions que le règlement intérieur de l’entreprise.
Définitions :
Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels et de ne pas être contacté en dehors de son temps de travail effectif et en dehors de son temps d’astreinte, définit par son contrat de travail. C’est également le fait d’associer des règles d’usage à l’utilisation d’outils numériques.
Outils numériques professionnels : outils physiques et dématérialisés de travail à distance mis à disposition du salarié.
Temps de travail : Art L3121-1 du code du travail “Le temps de travail est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles”.
Astreinte : Les astreintes correspondent à des périodes pendant lesquelles le salarié, sans être sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de l'employeur, doit être en mesure d'intervenir pour accomplir un travail au service de l'entreprise.
Ainsi, cet accord a un caractère incitatif et pédagogique mais également impératif.
C’est en effet dans un mouvement commun de l’entreprise et des collaborateurs que le droit à la déconnexion pourra être effectif.
Dans ce cadre, il est donc convenu, dans un premier temps, que les bonnes pratiques suggérées dans l’article 4 ci-après soient utilisées comme références des usages des collaborateurs concernés.
Semestriellement, un suivi de l'application de ces bonnes pratiques sera réalisé par l'entreprise pour s'assurer du respect de celles-ci tant dans les échanges internes à la société qu'externes, avec les clients, prospects, prestataires ou partenaires. Ce suivi sera communiqué aux partenaires sociaux par le biais de la BDESE.
Ce suivi sera mis en place à compter du (date, en fonction de la signature de l’accord) et adressé le mois suivant la fin du semestre.
S’il est évident que certains cas exceptionnels peuvent justifier l’envoi ou la prise de connaissance de messages reçus en dehors de ces temps, il n’est pas pour autant obligatoire d’y répondre systématiquement.
Plus largement, il est rappelé aux collaborateurs qu’en dehors de certains cas exceptionnels, l’entreprise ne donne en aucun cas une autorisation tacite d’utiliser ses outils et de réaliser des heures de travail en dehors des temps habituellement travaillés par les collaborateurs.
L’usage professionnel des outils mis à disposition par l’entreprise en dehors de ces temps habituels de travail sans autorisation de l’entreprise et sans urgence ou importance caractérisée ne pourra pas être assimilé à du temps de travail effectif.
En tout état de cause, il est convenu qu’un bilan de l’application et du suivi de l’accord sera réalisé par l’entreprise périodiquement, conformément aux conditions visées ci-après, afin d’adapter les bonnes pratiques à mettre en avant pour l’assurance d’un droit à la déconnexion effectif.
Article 3 : SENSIBILISATION ET FORMATION AU DROIT À LA DÉCONNEXION
Il est convenu que l’entreprise s’engage à mettre en place une politique de sensibilisation et de formation des collaborateurs sur les enjeux du droit à la déconnexion.
Les managers seront particulièrement sensibilisés à ces sujets afin de favoriser une mise en œuvre effective de pratiques favorisant le droit à la déconnexion.
Ces actions pourront être menées en coordination avec la politique de formation professionnelle continue de l’entreprise, le cas échéant en partenariat avec son organisme paritaire collecteur agréé.
Il est rappelé aux salariés que l’utilisation de la messagerie électronique ou du téléphone portable doit être limitée lors des réunions de travail.
Article 4 : BONNES PRATIQUES DU DROIT A LA DÉCONNEXION
Les présentes bonnes pratiques ont vocation à favoriser les prises de conscience des collaborateurs de l’entreprise et permettre une adéquation de leur pratique aux enjeux impératifs du droit à la déconnexion.
Ainsi, les bonnes pratiques visées ci-après participent pleinement des objectifs poursuivis par l’entreprise pour assurer pleinement l’effectivité de ce droit et présentent en conséquence un caractère incitatif et impératif.
Il a donc été listé ci-après plusieurs séries de recommandations, tant vis-à-vis des fonctionnalités des outils issus des nouvelles technologies que des enjeux utilisateurs et de l’équilibre des relations professionnelles dans ce cadre.
RECOMMANDATIONS SELON LES FONCTIONNALITÉS DE L’OUTIL
Tant pour l’envoi que pour la réception de messages, la société préconise aux collaborateurs n’ayant pas d’adresse mail professionnelle, de créer une adresse mail personnelle utilisée à des fins professionnelles.
Gérer au mieux l’envoi de messages
Paramétrage de fenêtre d’alerte La direction s’engage à mettre en place (date, en fonction de la signature de l’accord), le paramétrage d’une fenêtre d’alerte. En cas d'envoi de courriel en dehors des horaires habituels de travail, une fenêtre d'alerte s'affichera automatiquement sur l'écran de l'expéditeur pour l'inciter au respect du droit à la déconnexion.
La direction s’engage également à insérer dans les signatures électroniques du personnel de structure une communication relative au respect du droit à la déconnexion.
Avant l’envoi d’un message, il convient de :
a/ S’interroger sur la pertinence du média utilisé, à savoir :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique au regard d’autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier,
Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque les niveaux de compréhension et d’interprétation sont élevés ou lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation ou encore lorsque l’échange devient conflictuel. Afin d’éviter toute interprétation, l’échange peut par la suite faire l’objet d’un compte-rendu écrit.
b/ S’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message :
La messagerie électronique permet de consulter en dehors de l’entreprise et en dehors des horaires de travail, rendant poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre,
Dès lors que les heures habituelles de travail sont passées, il est demandé de se mettre une note de rappel pour envoyer le message pendant les heures habituelles de travail.
Gérer au mieux la réception de messages
A la réception de messages, il convient de :
a/ Assurer l’expéditeur de la réception de son message :
Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire,
Lorsqu’un message traite d’un dossier important et urgent, il est par contre préférable d’envoyer une réponse attestant de la bonne réception de celui-ci,
Activer d’autres médias de communication (téléphone, face à face), ce qui permet de hiérarchiser les messages,
La fonction « accusé de réception » ainsi que le recours à des choix de couleur permettant de hiérarchiser les messages ne doit pas être utilisé systématiquement.
b/ Gérer au mieux la réception des messages en cas d’absence prolongée :
En cas d’absence prolongée, l’utilisateur peut activer son gestionnaire d’absence du bureau permettant ainsi de limiter les relances pour non réponse,
Il est important de s’interroger sur le contenu du message informant de l’absence en indiquant par exemple le nom d’une personne à contacter,
Il est déconseillé d’utiliser cette fonction pour des absences de courte durée (une ou deux journées) car cela induit l’obligation que l’on se donne de répondre aux sollicitations dans la journée.
c/ Limiter le nombre d’interruptions :
Ne pas activer des alertes sonores ou visuelles d’arrivée d’un nouveau message,
Travailler en mode hors connexion ou fermer le logiciel de messagerie et réserver une à trois plages horaires par demi-journée pour consulter l’arrivée de nouveaux messages.
d/ Ne pas traiter immédiatement un message :
Se laisser le temps de la réflexion pour répondre, même si le destinataire vous demande une réponse immédiate.
Cette règle est d’autant plus importante lorsque l’échange est conflictuel.
Cette règle est aussi importante si vous utilisez une messagerie mobile (depuis un téléphone portable par exemple) en dehors de l’entreprise (transports, réunion, etc…), les pressions managériales pouvant créer une obligation de réponse en dehors des heures de travail.
Il est rappelé que les volants n’ont aucune obligation de répondre aux appels et messages en dehors de leur période d’astreinte. Il est demandé, sauf accord contraire, de respecter les horaires d’astreinte de tout à chacun.
e/ S’interroger sur la pertinence du média utilisé :
D’autres médias de communication (face à face, téléphone, courrier) permettent de communiquer plus efficacement en termes de temps et de compréhension,
L’utilisation de médias permettant plus d’interaction est à favoriser tout particulièrement en cas d’échanges conflictuels.
2. RECOMMANDATIONS SUR LES ENJEUX UTILISATEURS
Limiter la perte de temps
Exploiter les fonctionnalités du média :
Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel et l’urgence s’il y a.
Limiter la dépendance au média
a/ Limiter le nombre d’interruptions :
Désactiver les alertes sonores et visuelles à l’arrivée de nouveaux messages,
Se réserver, par demi-journée, une à trois plages horaires consacrées à la consultation et au traitement des messages.
b/ Limiter l’accessibilité « à tout prix » :
Actionner le gestionnaire d’absence en cas d’absence du bureau ou déléguer sa messagerie afin d’éviter les relances pour non réponse,
Indiquer le nom d’une personne à contacter dans le message indiquant l’absence du bureau,
Ne pas utiliser le gestionnaire d’absence du bureau pour des absences de courte durée (une ou deux journées), cela accentuant l’obligation que l’on se donne de répondre aux sollicitations dans la journée,
Ne pas créer de sentiment d’urgence et laisser aux autres le temps de répondre aux messages.
Limiter la surcharge informationnelle
S’interroger sur la pertinence du média utilisé :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique au regard des autres outils de communication (face à face, téléphone, courrier, fax, …),
Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés, lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation ou lorsque l’échange devient conflictuel. Afin d’éviter toute interprétation, l’échange peut par la suite faire l’objet d’un compte-rendu écrit,
S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel,
Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci »,
S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels.
Éviter l’envoi de fichiers trop volumineux.
Limiter le stress
a/ S’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message :
La messagerie électronique permet de consulter en dehors de l’entreprise et en dehors des horaires de travail, rendant poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre,
Dès lors que les heures habituelles de travail sont passées, il est demandé de se mettre une note de rappel pour envoyer le message pendant les heures habituelles de travail.
Il est également demandé aux managers d’éviter de contacter les collaborateurs en dehors de leurs plages d’astreinte et de leurs jours de travail.
b/ Ne pas créer de sentiment d’urgence :
Se laisser le temps de la réflexion pour répondre, même si le destinataire demande une réponse immédiate,
Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela pouvant induire du stress supplémentaire pour le destinataire,
Lorsqu’un message traite d’un dossier important et urgent, il est par contre préférable d’envoyer une réponse attestant de la bonne réception de celui-ci,
Laisser aux autres le temps de répondre aux messages,
Envoyer le plus en amont possible tous documents nécessaires à une formation/réunion.
c/ Être vigilant dans la communication des résultats :
Envoyer les résultats (commerciaux par exemple) individuellement plutôt que collectivement, surtout si les résultats sont mauvais,
Éviter les mails en cascade dans lesquels les expéditeurs commentent successivement les résultats des membres d’une équipe, surtout si les résultats sont mauvais.
EQUILIBRE ET RÉCIPROCITÉ : BÉNÉFICES ET OBLIGATIONS PARTAGES
L’utilisation des outils doit faire l’objet d’un équilibre et d’une réciprocité permettant de tirer des bénéfices partagés du respect d’obligations mutuelles. a/ Limiter la perte de temps :
Émetteur/Expéditeur
Récepteur/Destinataire
Disposer de moyens rapides pour joindre et informer ses collègues et ses clients/partenaires dans le cadre des missions de son poste sans entrave. Disposer de moyens rapides pour être joint et informé.
Pouvoir s’organiser selon les besoins de son poste pour se concentrer sur son travail. Avoir le soutien des équipes informatique ou formation pour bien maîtriser les outils mis à disposition.
b/ Les devoirs des utilisateurs :
Émetteur/Expéditeur
Récepteur/Destinataire
Utiliser les outils partagés, en premier lieu l’agenda. Définir une stratégie de classement, conservation, archivage des messages envoyés et reçus. Considérer la pertinence du choix du moyen de communication envisagé au regard des autres formes de communication.
Indiquer de manière explicite l’objet du message.
S’obliger à une rigueur de forme et de courtoisie dans la rédaction des messages.
Privilégier les outils collaboratifs à l’envoi de pièces jointes.
Reconsidérer systématiquement la pertinence du choix du destinataire du message, en direct et aussi en copie (accusé avec modération).
S’accorder un temps de réflexion et de relecture avant d’envoyer son message.
Examiner le caractère sensible des informations transmises et le respect des consignes de confidentialité et de sécurité.
S’interroger sur le moment le plus opportun de l’envoi d’un message.
S’assurer selon l’urgence que le destinataire a bien pris connaissance du message.
Préférer l’usage d’une messagerie personnelle pour les communications non professionnelles. Estimer le degré d’urgence selon le délai qui s’impose pour répondre (avec l’éventualité d’une réponse d’attente cordiale).
S’interroger sur le moyen de communication le plus approprié à la réponse et donc si le courriel est le meilleur moyen.
Marquer un temps de réflexion préalable à l’envoi d’une réponse et éviter de surenchérir en cas de tension.
Appréhender le niveau de complexité de la réponse qui devra être formulée.
S’interroger pour répliquer la liste de diffusion créée par l’expéditeur.
Organiser le traitement de la réception des messages en cas d’absence prolongée.
Article 5 : DATE D’APPLICATION ET DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt. Un suivi annuel sera effectué par l’ensemble des délégués syndicaux signataires.
Article 6 : RÉVISION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues légalement. Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée assortie de proposition de remplacement. Au plus tard dans les 3 mois de la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Les dispositions de l’accord dont il est demandé révision resteront applicables dans l’attente de la négociation d’un nouvel accord.
Article 7 : DENONCIATION
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et adressée en copie à la DREETS d’Ile de France. Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.
Article 8 : NOTIFICATION, DÉPÔT ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD
Le présent accord, une fois signé, fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément aux dispositions légales. Le présent accord sera déposé auprès de la DREETS de Paris ainsi qu’au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris. Un exemplaire original sera remis à chaque organisation syndicale signataire.
Fait à Paris, le 29 mars 2022 en 5 exemplaires.
Pour la Société Représentée par XXXXXXXXXXXX Directeur Général
Pour les Organisations Syndicales Représentatives de l’Entreprise en la personne de leurs délégués :
