relatif aux modalités d’organisation par vote électronique
des élections professionnelles
ANNEE 2023
Entre :
La SA Clinique Pasteur, dont le siège social est situé, 45 avenue de Lombez,
31076 Toulouse cedex 3 (BP 27617), représentée par XXX,agissant en qualité de
Président Directeur Général,
D’une part,
Et,
Les organisations syndicales de salariés représentatives,
D’autre part,
Il est convenu et arrêté ce qui suit, suite à la réunion avec les Délégués Syndicaux, et le Comité Economique et Social en date du 17 février 2023.
ARTICLE I – Objet
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Article II – Principe du recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société VOXALY, marque de DOCAPOSTE (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail. Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Article III – Respect de la loi informatique et libertés
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées. Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.
Article IV – Modalités de vote
Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour, sur cinq jours : Du lundi 22 mai 2023, 9h00 au jeudi 25 mai 2023, 17h00.Le second tour, le cas échéant, se déroulera également sur cinq jours : Du lundi 05 juin 2023, 9h00 au jeudi 08 juin 2023, 17h00.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Les 23 et 24 mai ainsi que les 06 et 07 juin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote : centre de formation de 07h00 à 17h00. Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le lieu de travail pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Article V – Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral. Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral. Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur sur une ou deux pages. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.
Article VI – Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Article VII – Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
Préalablement à la mise en service du site, la recette des différents écrans du site de vote aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire. Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert : - par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; - par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article VIII – Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, à son adresse personnelle, un courrier précisant son identifiant et le mot de passe, généré de manière aléatoire, permettant l'accès au site de vote. Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe. Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur). La génération de nouveaux codes pourra être réalisée trois fois.
Article IX – Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue
définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. Les membres des bureaux de vote, les organisateurs des élections, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information est actualisée en temps réel, le temps du scrutin.
Article X – Dépouillement – Procès-verbaux - Résultats
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant, et de l’organisateur des élections (service RH). Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le dépouillement s'effectue en même temps pour les membres titulaires et pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Article XI – Dispositions finales
Le présent accord est applicable pour les élections des membres du comité social et économique. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours). Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail. Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du code du travail.
Le présent accord est notifié, sans délai, par remise en mains propres contre décharge, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Il est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.
Il est à la disposition du personnel sur l’intranet de l’entreprise.
L’accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et auprès du Conseil de Prud’hommes par les soins de la Direction.
