ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE CMI MEDIA
ENTRE :
La Société CMI MEDIA, société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le n° 345 404 040, dont le siège social est situé 3 avenue André Malraux, 92300 Levallois-Perret, représentée par , Directrice Générale Adjointe dûment mandatée à cet effet,
Ci-après désignée la « Société »,
D’une part,
ET :
Les organisations syndicales définies ci-dessous :
Le Syndicat CFDT SNME, dont le siège est situé 116, avenue du Président Kennedy - 75016 Paris, représenté par , agissant en qualité de déléguée syndicale,
Le Syndicat CGT SGLCE, dont le siège est situé 94, boulevard Auguste Blanqui – 75013 Paris, représenté par , agissant en qualité de délégué syndical,
Le syndicat FO SNPEP, dont le siège est situé 113, rue Damrémont – 75018 Paris, représenté par , agissant en qualité de déléguée syndicale,
Ci-après désignées les « Organisations Syndicales »,
D’autre part,
Ci-après désignées ensemble les « Parties ».
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE :
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
Dans ce cadre, l’entreprise a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Les informations recueillies et partagées ont conforté les partenaires sociaux dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter l’exercice du droit de vote pour tous les salariés, notamment à l’occasion du télétravail, en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les partenaires sociaux ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Le présent Accord se substitue à tout autre accord ou avenant, décision portant sur le même objet.
CECI EXPOSE, LES PARTIES ONT CONVENU DE CE QUI SUIT :
PRINCIPES GENERAUX
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer du caractère personnel du vote,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
ARTICLE 1 - Objet et champ d’application
Le présent Accord a pour objet de mettre en place le vote électronique pour l’élections des membres de la délégation du personnel au CSE de CMI Media. Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter à l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE de CMI Media.
ARTICLE 2 - Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe. Le recours au procédé de vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au CSE est exclusif de tout autre moyen de vote. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord sur le vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
ARTICLE 3 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique
3.1. Recours à un tiers de confiance
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’entreprise convient de ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que les élections seront organisées par une société mandatée par la Direction. La Direction prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent Accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. Le cahier des charges en Annexe du présent Accord sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il sera publié sur l'intranet de l'Entreprise et affiché dans les locaux. Le Prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
3.2. Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
3.3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système de vote électronique assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du Prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
3.4. Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
3.5. Expertise indépendante et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).
3.6. Information et formation
La Société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 4 - Déroulement des opérations de vote
4.1. Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, la Société engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
4.2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
4.3. Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos et photos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
4.4. Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal,
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,
l'adresse de connexion au site de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
4.5. Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
4.6. Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
ARTICLE 5 - DUREE, DEPOT ET PUBLICITE
Le présent accord permettant l’utilisation du vote électronique est conclu pour une durée indéterminée. Il sera déposé dans le respect des dispositions légales et réglementaires sous format électronique sur le site en ligne TéléAccords (service de dépôt des accords collectifs d’entreprise) et entrera en vigueur à l’issue de la réalisation des formalités de dépôt et publicité. Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.
ARTICLE 6 - RENDEZ VOUS
Les Parties signataires conviennent de faire un point sur l’application de l’Accord dans les deux mois qui suivent l’organisation des élections professionnelles, ainsi que dans les deux mois précédent l’organisation de toutes nouvelles élections.
ARTICLE 7 - REVISION
Le présent accord pourra faire l'objet de révision par l'employeur et les organisations syndicales représentatives signataires ou celles ayant adhéré sans réserve et en totalité au présent accord, conformément aux dispositions en vigueur. Il est rappelé que conformément à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord : • Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise et signataires ou adhérentes de cet accord ; • A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise (et dans le champ d’application du présent accord), même si elles ne sont pas signataires du présent accord initial. Les Parties signataires et celles habilitées à l’issue du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, ont la faculté de réviser à tout moment le présent Accord. La Partie qui souhaite réviser le présent Accord informera l’autre Partie signataire de son souhait, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout autre moyen permettant d’assurer la date à laquelle intervient cette notification et la bonne réception de celle-ci par ses destinataires, en précisant les dispositions de l’Accord dont elle souhaite la révision et ses propositions de remplacement. Une réunion de négociation sera organisée à l’initiative de la Direction dans le délai d’un mois qui suivra cette notification, sauf circonstances légitimes qui permettraient de justifier d’un délai supérieur. L’avenant éventuel de révision sera déposé selon les mêmes modalités que le présent Accord.
ARTICLE 8 – DENONCIATION
En application des dispositions légales, l’accord pourra faire l’objet d’une dénonciation totale par l’une ou l’autre des parties signataires, qui prendra effet après un délai de préavis de trois mois. S’agissant des organisations syndicales signataires et en cas de perte de la qualité d’organisation syndicale représentative, la dénonciation ne pourra avoir lieu que par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives et ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés (art. L. 2261-10 du Code du travail). La dénonciation doit être notifiée par courrier recommandé aux autres parties, et fait l’objet d’une mesure de publicité de la part de la partie à l’initiative de la dénonciation. Il est précisé, en application de l’article L.2261-10 du Code du travail, qu’en cas de dénonciation de la part de l’ensemble des signataires du présent accord, une négociation sera engagée dans un délai de 3 mois suivant le début du préavis susvisé.
Fait à Levallois-Perret en 6 exemplaires originaux, le 1er décembre 2023.
