Accord d'entreprise COCA-COLA EUROPEAN PARTNERS FRANCE
Accord Vote par voie élétronique pour l'éléction des membres des instances Représentatives du personnel
Application de l'accord
Début : 07/10/2019
Fin : 01/01/2999
Début : 07/10/2019
Fin : 01/01/2999
27 accords de la société COCA-COLA EUROPEAN PARTNERS FRANCE
Le 07/10/2019
- Elections professionnelles, prorogations de mandat et vote électronique
- Elections professionnelles, prorogations de mandat et vote électronique
ACCORD
Vote par voie électronique
pour l'élection des membres des
instances représentatives du personnel
Entre d’une part ;
COCA-COLA EUROPEAN PARTNERS FRANCE SAS, sis 9 chemin de Bretagne, 92784 Issy-Les-Moulineaux Cedex 09, représentée par sa Directrice des Ressources Humaines, , ayant reçu délégation à cet effet, ci-après désigné COCA-COLA EUROPEAN PARTNERS France (CCEP France),
Et d’autre part ;
Les
Organisations Syndicales représentatives au sein de l'Entreprise représentées respectivement par :
• Pour la CFDT : , agissant en qualité de Délégué Syndical Central• Pour la CFE-CGC : , agissant en qualité de Délégué Syndical Central
• Pour la CGT : , agissant en qualité de Délégué Syndical Central
• Pour la FGTA - FO , agissant en qualité de Délégué Syndical Central
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décret et arrêté d'application, les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel peuvent être organisées par voie électronique.Ces dispositions légales conditionnent toutefois leur mise en œuvre à la signature du présent accord, nécessairement préalable et indépendant du protocole d'accord préélectoral.
Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font en particulier l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.
Le présent accord se substitue en toutes ses dispositions à celles de l’accord en date du 1er octobre 2016 devenu caduque en application des dispositions de l’article 9 VII de l’ordonnance du 22 septembre 2017.
C’est dans ce cadre que la Société Coca Cola European Partners a fait appel à un prestataire spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet.
Article 1 - Objet et champ d'application
Cet accord a pour objet d'autoriser le vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel de la Société COCA COLA EUROPEAN PARTNERS.Afin de tenir compte des périmètres électoraux, tant pour le nombre d'inscrits que pour leur facilité d'accès à l'informatique, il est ici convenu que cet accord ne sera appliqué que sous réserve de la présence d'une clause explicite de mise en application de l'accord au sein de chaque protocole d'accord préélectoral.
Article 2 - Modalités de mise en œuvre
Article 2.1 - PrestataireLa conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.
Article 2.2 - Caractéristiques du système
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :
-la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
-la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,
-la sécurité de l'émargement,
-la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
-les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,
-le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
-les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales, qu’elle transmettra au Prestataire, et aux Organisations syndicales représentatives. Ce fichier a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, de lui faire parvenir ce moyen d’identification ; ce moyen d’authentification permettra :
- A l’électeur de s 'identifier
- Au prestataire d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Société. Les parties au présent accord confirment leur volonté d’obtenir communication de cette information.
Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Article 2.3 – Contrôle, information et formation
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :
-elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
-elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,
-elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote et deux membres de la Direction bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 2.4 - Protocole d'accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L.2314-5, L.2314-6 et L.2314-7 du Code du Travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.
Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 2.5 - Vote à bulletin secret sous enveloppe
La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, sauf pour le vote par correspondance.
Le vote par correspondance reste possible pour les salariés justifiant de leur impossibilité de voter de façon électronique sur le lieu de travail ou à distance. Dans l’hypothèse d’un tel vote mixte (par voie électronique et correspondance), le dépouillement des votes par correspondance n’a lieu qu’après la clôture du vote électronique.
Dans le cas d’un suffrage exprimé par voie électronique et par correspondance par un même électeur, le vote électronique prime.
- Article 2.6 – Conservations des données
Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 3 – Durée, révision et dénonciation de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.Il pourra être révisé, selon le dispositif prévu aux articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail.
La partie souhaitant réviser l'accord devra notifier sa volonté par écrit à l'ensemble des signataires ou adhérents du présent accord. Une réunion devra alors être organisée entre les signataires ou adhérents dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification.
Il pourra également être dénoncé à tout moment en application des dispositions des articles L.2261-9 et L.2261-10 du code du travail.
Le présent accord constitue un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle.
Article 4 - Entrée en vigueur, dépôt légal et suivi
Article 3.1 - Entrée en vigueur (article L.2261-1 du Code du Travail)Cet accord entre normalement en vigueur après son dépôt légal (article 3.2).
Il est toutefois convenu par stipulation contraire entre les parties signataires que cet accord produira ses effets à compter de sa signature et sera donc applicable dès les élections professionnelles organisées en novembre 2019.
Article 3.2 - Dépôt légal et publicité
Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié dès sa conclusion à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise.
Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, le présent accord est déposé en deux exemplaires signés des parties, l'un déposé sur la plateforme du ministère du travail et l'autre au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes de Boulogne-Billancourt.
Il est rappelé qu’après la conclusion de l’accord, les parties pourront acter à la majorité qu'une partie de l'accord ne devra pas faire l'objet de la publication prévue au premier alinéa. Cet acte, ainsi que la version intégrale de de l'accord et la version de la convention ou de l'accord destinée à la publication, sont joints au dépôt.
A défaut, l’accord sera publié dans une version intégrale, étant précisé qu’il sera demandé la suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Ces formalités de dépôt sont assorties, notamment, de la liste, en trois exemplaires, des établissements auxquels le présent accord s'applique, ainsi que de leurs adresses respectives.
En outre, un exemplaire est établi pour chaque partie signataire.
Enfin, en application de l'article L.2262-5 du Code du travail, il est transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord est faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel ainsi que sur l’intranet.
Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.
Fait à Issy les Moulineaux, le 07 octobre 2019 en 5 exemplaires originaux
Pour la société
Directrice des Ressources Humaines, CCEP FrancePour les organisations syndicales représentatives
Pour la CFDT :Pour la CFE-CGC :
Pour la CGT :
Pour la FGTA – FO :
VOTE PAR VOIE ELECTRONIUQE
pour l'élection des membres des
instances représentatives du personnel
CAHIER DES CHARGES
En application de l'article R.2314-5 du Code du Travail
Ce document reprend intégralement et à l'identique les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, ainsi que le contenu de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.
Données pouvant être utilisées
- Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007
-pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,
-pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,
-pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,
-pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,
-pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers.
Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.
Destinataires des données
- Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007
-pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,
-pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,
-pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,
-pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,
-pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.
Conformément aux recommandations de la CNIL, le prestataire doit s'engager à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections.
(Voir également les modalités de conservation de la preuve.)
Confidentialité et sécurité des données
Article R.2314-6 du Code du Travail
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
- Article R.2314-7 du Code du Travail
Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 1 sur 2)
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.- Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
- Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3)
Parmi ses obligations de moyens, le prestataire doit fournir un logiciel de cryptage permettant de sécuriser les échanges de données nominatives avec les services du personnel.
L'envoi des éléments d'authentification aux électeurs doit être réalisé par courrier à l'adresse personnelle, ou exceptionnellement à l'adresse professionnelle avec remise contre décharge à un représentant des services du personnel. L'usage du courriel ne peut être envisagé qu'à la condition d'apporter la preuve que seul l'électeur est en capacité d'en prendre connaissance.
Les clefs de cryptage des urnes et les urnes elles-mêmes doivent rester totalement inaccessibles, y compris au prestataire, pendant toute la durée d'ouverture des scrutins. Aucun dépouillement partiel ne doit être possible.
L'enregistrement des votes doit être indépendant des émargements, mais également dé-séquencé afin de ne pas pouvoir être rapproché de l'horodatage obligatoire des émargements.
Le chiffrement obligatoire des données du vote dès l'émission sur le poste de l'électeur rend obligatoire le mode sécurisé https, et interdit le vote par téléphone.
Les listes électorales et les bons à tirer des listes de candidats doivent être émis par le prestataire à partir de ses bases de données, afin de permettre tous les contrôles nécessaires avant l'ouverture du scrutin.
Expertise
- Article R.2314-9 du Code du Travail
L'expertise n'ayant de valeur que si elle porte sur la version exacte et authentique des logiciels utilisés, elle doit donc être actualisée après toute modification, la plus infime soit elle, du système de vote.
Le rapport tenu à la disposition de la CNIL doit ainsi être établi au nom de l'entreprise, et signé par un expert indépendant et reconnu.
Cellule d'assistance technique
- Article R.2314-10 du Code du Travail
- Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3)
La constitution de la cellule d'assistance technique doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral.
Système de secours
- Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3)
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Sans altérer la sécurité du système de vote, le prestataire doit avoir la possibilité d'en suspendre l'accès, ou d'en prolonger la durée, sur décision du bureau de vote en réaction à un incident ou une perturbation impactant le bon déroulement du scrutin.
Protocole d'accord préélectoral
- Article R.2314-13 du Code du Travail
Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Déclaration préalable à la CNIL
- Article R.2314-11 du Code du Travail
Cet article du Code du Travail est obsolète depuis l'entrée en vigueur le 25 mai 2018 du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données.
Conformément à ce Règlement, et pour chaque élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.
Information et formation
- Article R.2314-12 du Code du Travail
Les modalités de diffusion et d'accès aux modes d'emploi, notice, ou site de tests, et les modalités de formation des personnels concernés doivent être précisées par le protocole d'accord préélectoral.
Scellement et descellement du système
- Article R.2314-8 du Code du Travail
Article R.2314-15 du Code du Travail
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;
2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé;
3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
- Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4)
La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
En aucune façon le prestataire ne doit avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote.
Durée du vote
- Article R.2314-14 du Code du Travail
- Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2)
Le prestataire s’assure de la mise à disposition d'un site internet de vote sécurisé, personnalisé, et disponible 24H/24 pendant toute la durée du scrutin.
Interface de vote
- Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2)
L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Le système doit également interdire l'usurpation d'identité, en particulier dans le cas où un électeur abandonne son poste de travail après s'être identifié.
Vote sous enveloppe
Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 2 sur 2)
Lorsque le vote sous enveloppe n'a pas été exclu, l'ouverture du vote n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.Le système peut également prévoir l'ouverture des deux modes de vote – internet et sous enveloppe - en même temps, à la condition qu'un émargement électronique commun soit mis en œuvre.
Concernant le vote par correspondance, une solution de traitement des très petites quantités doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral, afin d'en assurer la prise en compte tout en en préservant la confidentialité.
Dépouillement
- Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4)
Afin d'éviter toute erreur de calcul ou de retranscription, le système doit être totalement automatisé, doit appliquer toutes les règles de calcul et d'attribution des sièges sans aucune intervention humaine, et doit imprimer les procès verbaux intégralement renseignés.
Conservation de la preuve
- Article R.2314-17 du Code du Travail
- Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4)
- Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4)
La conservation de tous les éléments constituant la preuve - logiciels sources, exécutables, et toutes les bases de données - est confiée à l'expert indépendant qui possède son propre environnement sécurisé sur le serveur de vote, et en reprend le contenu sur un support externe qu'il stocke jusqu'à 6 mois après le dernier tour des élections en l’absence de contentieux.
Mise à jour : 2019-10-21
Source : DILA
https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/
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