L'ASSOCIATION CESAP représentée par xxxx, dûment mandaté pour conclure les présentes,
ci-après désignée « xxxxx »,
d'une part,
ET :
Les organisations syndicales définies ci-dessous :
Le syndicat CFDT Santé-Sociaux, représenté par Madame xxx, en sa qualité de Déléguée syndicale centrale,
Le syndicat CGT, représenté par Madame xxxx, en sa qualité de Déléguée syndicale centrale,
Le syndicat FO, représenté par Monsieur xxx, en sa qualité de Délégué syndical central.
ci-après désignées les « Syndicats »,
d'autre part,
Ci-après désignées « Les Parties signataires ».
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE :
Les organisations syndicales représentatives ainsi que la direction de xxx se sont réunies le 18 et le 27 octobre 2023. La réunion du 18 octobre n'a pas permis d'échanger sur le projet d'accord. La réunion du 27 octobre a permis une présentation de l’utilisation du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres des Comités Sociaux et Economiques « CSE » au sein de xxxx. Le Code du travail permet de procéder aux élections par voie électronique ou scrutin secret sous enveloppe.
Xxx et ses partenaires sociaux font le choix, conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, d'organiser les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique par voie électronique.
Ce procédé présente des avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement et à distance sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour les votants par correspondance. Le vote électronique permet ainsi :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle la mise en œuvre du vote électronique est précédée de la signature d’un accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
En conséquence, l’XXXX a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES :
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin,
Tels que contrôlés dans le certificat d'expertise accordé à xxxx, joint
en annexe.
A ce titre, l'exercice personnel du droit de vote implique l'interdiction pour l'électeur de confier son code confidentiel à un autre salarié.
Objet et champ d’application
Le présent accord de vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’XXXX quelle que soit la nature de leur contrat de travail (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’XXXX) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique, conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans la présente décision du vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Recours à un prestataire tiers de confiance
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un prestataire, mandaté par la Direction. L’XXXX confiera au prestataire, la société xxx, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions de la présente décision et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système du prestataire assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. Les salariés seront informés dans le cadre de la note d'information, adressée par courrier et affichée, des modalités de recours et d'assistance à cette cellule. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Les représentants des listes déposées sont informés de tout incident survenu durant le déroulement du vote.
Expertise indépendante et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’XXXX ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).
Information et formation
L’xxx met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, adressée par courrier et affichée sur l'ensemble des services et unités. De plus, les membres des comités sociaux et économiques d'établissement et central et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Une information écrite sera transmise dans ce sens aux présidents des CSE d'établissements afin qu'ils informent dans un délai raisonnable les membres des instances concernés.
Déroulement des opérations de vote
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion de la présente décision du vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de xxx.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Il est mis à disposition des salariés sur chaque lieu de travail, dans un local permettant le respect du secret électoral, un ordinateur avec une connexion internet, afin de permettre aux salariés de voter électroniquement pendant leur temps de travail. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
Caractéristiques du site de vote
Le prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal,
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,
l'adresse de connexion au site de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée mise en œuvre par xxxx, inscrite dans la note d'information transmise à chaque salarié. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Le nombre de bulletins déposés dans les urnes et le taux de participation sont accessibles aux votants, en temps réel et au cours du scrutin.
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs et de l'employeur ou son représentant. La présence des délégués de liste est facultative. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans le bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités. Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats. Les observateurs peuvent être présents lors des opérations de scellement et de dépouillement.
Durée
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections des Comités Sociaux et Economiques (CSE) 2023 du xxx. Il prendra fin à l’expiration dudit processus.
Révision – Dénonciation
Le présent accord est révisable au gré des parties conformément à l’article L 2261-8 du Code du travail. Toute demande de révision par l’une des parties signataires est obligatoirement accompagnée d’une rédaction nouvelle concernant le (ou les) article(s) soumis à révision et notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou contre décharge à chacune des parties signataires.
Dépôt et publicité
En application des dispositions des articles L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera publié sur Téléaccords, Un exemplaire du présent accord sera également déposé auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique
A Paris, le 27 octobre 2023 En 7 exemplaires originaux, Les signataires du présent accord :
Pour xxxx, Monsieur xxxx, xxxx.
Pour le syndicat CGT, Madame xXX, Déléguée syndicale centrale.
Pour le syndicat CFDT
Santé-Sociaux,
Madame XXXX. Déléguée syndicale centrale.
Pour le syndicat FO, Monsieur XXXX, Délégué syndical central.
