La Caisse Régionale de Crédit Agricole Franche-Comté dont le siège social est situé 11 avenue Elysée Cusenier 25084 Besançon Cédex 9, représentée par XXX agissant en qualité de Directrice de la Responsabilité Sociale et Environnementale,
D’une part,
Les Organisations Syndicales représentatives ci-après désignées
Pour la CFDT, représentée par :
Pour la CGT, représentée par :
Pour le SNECA / CGC, représenté par :
d’autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
ARTICLE 1 – OBJET
Le présent accord a pour objet de préciser les principes généraux et les modalités pratiques des remboursements de frais professionnels, de formation et de représentation du personnel ainsi que ceux d’invitation des personnes extérieures
ARTICLE 2 – DEFINITION DES FRAIS PROFESSIONNELS
Les frais de déplacement, de restauration et d’hébergement pris en charge par la Caisse Régionale de Franche-Comté correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise dans le cadre :
De leur activité professionnelle habituelle
De missions particulières et/ou ponctuelles
De participation aux actions de formation ayant fait l’objet d’une invitation par la Caisse Régionale
De l’exercice d’un mandat de représentant du personnel pour participer aux réunions organisées par la Caisse Régionale ainsi qu’aux séances de préparation et des visites en agences
ARTICLE 3 – LES FRAIS DE DEPLACEMENT DANS LE CADRE DE L’ACTIVIITE PROFESSIONNELLE
3.1 - Les principes
Les agents appelés à se déplacer dans le cadre de leur mission au sein du CAFC doivent avoir en permanence le souci d'engager des coûts de déplacements les moins élevés possibles. Il convient d’avoir un comportement citoyen et de ne pas faire supporter à la Caisse Régionale des dépenses déraisonnables.
Le covoiturage est recommandé dans chaque situation de déplacement (déplacement professionnel, sessions de formation…). Dans un tel cas, il est impératif que l’agent signale les noms et prénoms des collègues transportés dans la fiche de remboursement.
De même, les nouveaux outils de communication sont à privilégier pour éviter les déplacements fréquents, tels que visio, audio, Lync….
De manière générale, il est recommandé de privilégier l’utilisation des véhicules de service pour les déplacements professionnels en particulier pour les longs trajets. Dans l'hypothèse où, de façon exceptionnelle, un agent se déplacerait au moyen de son véhicule personnel (trajet hors Franche-Comté), l’accord écrit du responsable hiérarchique serait à recueillir au préalable. Cette autorisation devra par ailleurs être jointe au justificatif de frais. En cas de déplacement (trajet hors Franche-Comté) via son véhicule personnel pour une formation, l’autorisation du responsable de formation devra également être accordée.
Le moyen de transport à utiliser dans le cadre des déplacements éloignés (hors Franche-Comté) est prioritairement le train. Si l’utilisation d’un véhicule s’avère nécessaire pour des raisons d’ordre pratique, il conviendra d’utiliser un véhicule de service ou en cas d’indisponibilité un véhicule personnel.
Ainsi, le transport utilisé pour se rendre à Paris ou dans d’autres Caisses Régionales est obligatoirement le train, et par exception le véhicule de service.
Les déplacements dans Paris seront effectués normalement par les transports en commun (métro, bus). Le taxi ne devra être utilisé qu’exceptionnellement en cas d’arrivée tardive ou lorsque plusieurs agents voyagent ensemble. Le déplacement par avion ne sera utilisé qu’en cas de circonstance exceptionnelle dûment justifiée et acceptée par un cadre de direction.
3.2 – Les modalités de remboursement
Les demandes de remboursements au nom du salarié devront être accompagnées de justificatifs de dépenses quels qu’en soient les montants. L’absence de justificatif entraîne le non-remboursement au salarié.
De façon générale, les kilomètres effectués entre le domicile et le lieu de travail ne font pas l’objet de remboursement (à l’exception de certains métiers spéciaux).
Ainsi, la détermination du nombre de kilomètres pris en compte pour le remboursement des frais de déplacement se calcule sur la base de la distance entre le lieu d’affectation (lieu de travail habituel) et le lieu d’intervention, sous réserve que ces kilomètres aient été réellement parcourus.
Lorsque l’agent se rend directement au lieu d’intervention sans passer par son lieu d’affectation, le remboursement est effectué
sur la base de la distance la plus courte parcourue, soit domicile / lieu d’intervention, soit lieu d’affectation / lieu d’intervention.
Cette même règle s’applique pour les déplacements dans le cadre des formations.
La Caisse Régionale ne prendra pas en charge les abonnements d’autoroute ni les frais de parking Cusenier. Ceux-ci seront remboursés dès lors qu’il y a un déplacement professionnel.
En outre, les déplacements entre Cusenier et Diderot ne feront pas l’objet de remboursement. Le distancier théorique de la Caisse Régionale, consultable sous l’intranet, fait apparaître les principales distances référenciées entre les points de vente et les sites. Ce distancier est à respecter et sera la seule référence possible en matière de distance servant à la demande de remboursement. Dans le cas où le trajet ne figure pas sur ce distancier, le guide Michelin (proposition trajet plus court ou plus rapide) sera alors pris comme référence pour la demande de remboursement.
3.3 – L’indemnité kilométrique
Quelle que soit la puissance administrative du véhicule utilisé, ces frais seront remboursés, pour toutes les catégories de personnel, à un tarif unique déterminé par la Direction.
Ce barème sera examiné périodiquement avec les Organisations Syndicales, chaque premier trimestre de l’année, sur la base de l’évolution du carburant constatée sur la période du 1er février au 31 janvier de l’année précédente. Ce barème fera l’objet d’une information auprès des salariés.
Ce barème kilométrique est indiqué sur le document en annexe.
3.4 – Assurance des véhicules
Tous les véhicules de service sont couverts dans le cadre des déplacements professionnels par la police d’assurance « flotte automobile du CAFC ».
Concernant l’utilisation des véhicules personnels, la police d’assurance « mission collaborateurs » est engagée dès lors que le collaborateur effectue un déplacement dans le cadre d’une mission professionnelle.
ARTICLE 4 – LES FRAIS DE RESTAURATION
Les repas sont remboursés sur la base du prix réel sur présentation de justificatif, dans la limite d’un plafond selon que les repas sont pris dans ou en dehors de la circonscription de la Caisse Régionale.
En cas de formation, les frais de repas ne sont remboursés que lorsqu’ils ne sont pas pris en charge par l’organisme d’accueil, sur présentation de justificatifs et dans les mêmes plafonds.
Cette indemnisation n’est pas cumulable avec les titres restaurant, donc par conséquent, chaque fois qu’un salarié fera une demande de remboursement de frais de restauration ou un repas pris en charge par l’organisme de formation, il se verra retirer un titre restaurant sur le mois suivant.
A l’occasion de repas à caractère professionnel, le nom de tous les invités extérieurs devra être indiqué sur la demande de remboursement.
A noter également, qu’en absence de déplacement professionnel ou sans invité extérieur, il n’y aura pas de remboursement de repas professionnel.
Il est ici rappelé qu’aucune compensation entre les frais n’est tolérée, le remboursement se faisant sur la base des justificatifs fournis.
Il est rappelé que les demandes de remboursement de frais de repas devront se faire obligatoirement via l’outil de saisie à titre individuel.
Les barèmes de remboursement des frais de restauration sont indiqués en annexe.
ARTICLE 5 – LES FRAIS D’HEBERGEMENT
Les nuits d’hôtel comprenant petit déjeuner sont remboursées au prix réel, sur présentation de justificatifs, dans la limite des plafonds indiqués en annexe.
A l’occasion d’un déplacement professionnel, l’agent pourra réserver l’hôtel de son choix (site internet promotionnel) dans les limites fixées, ou pourra s’adresser à la centrale « Elysée West Réservations » (numéro 01-47-75-92-90), en indiquant sa qualité de collaborateur du Crédit Agricole, la zone géographique souhaitée, les dates ainsi que le budget fixé par le CAFC.
Si au cours de son déplacement le salarié est hébergé par un organisme tiers (IFCAM, etc.), il ne peut prétendre au remboursement de frais d'hébergement.
Il est ici rappelé que l’hébergement de la nuit précédant le déplacement (session de formation, mission) ne sera pas pris en charge sauf accord express du responsable hiérarchique ou du Responsable de la Formation.
ARTICLE 6 : TITRE RESTAURANT
Des titres restaurant sont mis à disposition de tous les salariés du réseau et des sites à l’exception des agents énumérés ci-dessous :
les agents du site de Lons et de l’agence de Marjorie qui disposent par ailleurs d’un restaurant d’entreprise.
Conformément aux dispositions légales, il est octroyé aux salariés un titre restaurant par journée entière de travail. Par conséquent, les demi-journées de travail ne donnent pas droit au bénéfice d’un titre restaurant.
Lorsque le repas est pris à l’extérieur dans le cadre d’une journée de formation, un repas professionnel (repas avec client ou intervenant extérieur), une mission syndicale, donnant lieu à remboursement des frais de restauration, un titre restaurant sera déduit sur le mois suivant.
A noter également, que lorsque le salarié est absent pour quelque motif que ce soit (maladie, maternité, congés etc), aucun titre restaurant n’est attribué pour cette période.
La valeur faciale du titre restaurant est déterminée par la Direction après en avoir informé les Délégués Syndicaux. Chaque début d’année, il sera procédé à son réexamen.
La part patronale s’élève à 50 % et la part salariée à 50 % du montant du titre restaurant.
La valeur faciale du titre restaurant est indiquée en annexe.
ARTICLE 7 - LE REGIME PARTICULIER DE CERTAINS METIERS
Cet article concerne tous les métiers rattachés aux sites qui nécessitent des déplacements réguliers.
Pour ces métiers, la prise en charge des frais de déplacements s’effectue à partir du lieu d’affectation ou de rattachement à l’exception de l’animation commerciale et de l’assurance qui bénéficient d’une prise en charge depuis le domicile.
De façon générale, ces agents, comme l’ensemble du personnel, bénéficient dans les mêmes conditions de l’avantage du titre restaurant. Cependant, lorsque l’activité professionnelle couvre un territoire étendu, ils pourront prétendre à une prise en charge des frais de repas. Dans tous les cas, le cumul du titre restaurant et du remboursement des frais de repas est interdit.
ARTICLE 8 – LES DEMANDES DE REMBOURSEMENT
Les demandes de remboursement doivent se faire obligatoirement via l’outil de saisie « HRA » selon la note explicative sous Chorale Net et à titre individuelle.
Chaque fiche de frais doit être accompagnée des justificatifs correspondant et l’ensemble des documents doit impérativement être adressé au service concerné pour validation :
Les responsables directs sont habilités pour valider les frais professionnels engagés par leurs collaborateurs dans l’exercice de leur activité professionnelle,
Le service formation est seul habilité pour viser les frais engagés dans le cadre de la formation.
La Direction des Ressources Humaines (service Relations Sociales) est seule habilitée pour viser et attester les remboursements de frais des représentants du personnel.
Les frais de déplacement et de séjour directement payés par l’agent seront remboursés, de façon périodique, sur le compte DAV support de la paie.
ARTICLE 9 : LE CONTROLE
Le contrôle de l'authenticité et du bienfondé de la dépense est sous la responsabilité du responsable hiérarchique qui doit s'assurer, avant validation, de l'engagement réel des frais engagés par le salarié et demander le cas échéant des explications supplémentaires.
Un contrôle de second degré sera mis en place par le service Comptabilité et la Direction des Ressources Humaines de façon périodique.
ARTICLE 10 : DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans, soit du 1er mai 2019 jusqu’au 30 avril 2022.
Les parties signataires se réuniront premier trimestre 2022 pour décider des conditions de son éventuelle reconduction.
Par ailleurs, les différents barèmes mentionnés dans cet accord seront intégrés dans une annexe afin de faciliter l’actualisation des montants.
ARTICLE 11 – PUBLICITE ET DEPOT
Le présent accord, conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du Travail, sera déposé par la Caisse Régionale sur le site en ligne dédié.
Les parties sont informées et acceptent la mise en ligne intégrale du présent accord sous la base de données nationales le rendant ainsi public.
Il sera également remis un exemplaire du présent accord au greffe du Conseil de prud’hommes de Besançon.
Fait à Besançon le 21 mai 2019
Pour le Crédit Agricole Mutuel de Franche-Comté
Pour les Organisations Syndicales :
Au titre de la CFDT
Au titre de la CGT
Au titre du SNECA/CGC
ANNEXE 1
BAREME DES FRAIS PROFESSIONNELS EN VIGUEUR AU CAFC
Indemnité kilométrique Mise à jour 1er janvier 2019
Pour les 7500 premiers kilomètres : 0,49 € A partir du 7501ème kilomètre : 0,41 € Remboursement des frais de restauration Mise à jour 1er mai 2019
Franche-Comté : 17 € Province 21 € Paris 25 €
Remboursement des frais d’hébergement : nuitée plus petit déjeuner Mise à jour 1er mai 2019
