ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE RECOURS AU VOTE A L’URNE DIGITALISEE
Entre :
La Société « DFS France », société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 537 758 583 sise 21, rue de la Monnaie – 75001 Paris, représentée par XXX dûment mandatée à cet effet,
Ci-après désignée « la Société »,
d'une part
Et :
Les organisations syndicales représentatives au sein de la Société :
CFTC, représentée par XXX
CFE-CGC, représentée par XXX
d'autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Dans le cadre de l’élection prochaine du Comité social et économique, le personnel est informé de la décision de la Direction et des partenaires sociaux de recourir au vote à l’urne digitalisée.
Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter de manière sécurisée dans un isoloir et pour les membres du bureau de vote en ce que le dispositif permet de faciliter le décompte final des résultats.
Le recours au vote à l’urne digitalisée s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir le secret du scrutin, le caractère personnel et libre du vote, la sincérité des opérations électorales, l’intégrité du vote et l’unicité du vote.
À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :
les conditions d’organisation du vote ;
les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif ;
les modalités de contrôle du système.
ARTICLE 1. CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique au sein de la Société et concerne l’ensemble des salariés.
ARTICLE 2. MISE EN PLACE DU VOTE A L’OCCASION DE L’ELECTION DU CSE
Article 2.1. Cadre juridique
Le recours au vote à l’urne digitalisée s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.
L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote à l’urne digitalisée soit conforme notamment :
au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;
à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
au code du travail ;
aux principes généraux du droit électoral ;
aux délibérations de la CNIL ;
à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.
Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordées par le présent accord.
Article 2.2. Elections concernées
Il est décidé de recourir au vote à l’urne digitalisée dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du CSE ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin et chaque collège.
ARTICLE 3. RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR ET CARACTERISTIQUES DU SYSTEME RETENU
Article 3.1. Choix d’un prestataire extérieur par la Direction
La conception et la mise en place du système de vote à l’urne digitalisée sont confiées à un prestataire (ci-après désigné le prestataire) spécialisé dans le développement et la mise à disposition de solutions de vote digitalisé choisi par l’employeur sur la base du cahier des charges annexé au présent accord.
Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés au service des ressources humaines.
Le système retenu par la Direction garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Il est précisé que le prestataire retenu est la Société Slib dont une présentation est annexée au présent accord.
Article 3.2. Expertise préalable
Préalablement, à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL. Les conclusions du rapport d’expertise sont :
communiquées à la Direction et au prestataire ;
tenu à la disposition de la CNIL ainsi que des salariés au service des ressources humaines.
Le système de vote fera l’objet d’une inscription dans le registre des activités de traitement et d’une éventuelle analyse d’impact, selon la norme du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, les électeurs seront informés des conditions de traitement de leurs données.
ARTICLE 4. PREPARATION DU VOTE A URNE DIGITALISEE
Article 4.1. Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote.
La cellule est composée de :
2 représentants choisis par l’entreprise ;
1 représentant du prestataire
La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote et vérifier que l'urne digitalisée est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 4.2. Etablissement des listes électorales
Les listes électorales sont établies par la Direction et transmises au prestataire. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction.
Article 4.3. Etablissement des listes de candidats
Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par la Direction à défaut d’accord préélectoral valablement signé.
Article 4.4. Formation sur le système de vote
Les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote.
Article 4.5. Information des salariés
Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote sera communiquée au salarié.
Il est précisé que le vote se déroule sur le lieu de travail de l’entreprise à l’adresse suivante 21 rue de la monnaie 75001 Paris. Des locaux seront spécialement réservés à la tenue du vote aux dates précisées par le protocole d’accord préélectoral.
Afin de permettre à chaque électeur de s’isoler pour voter, la Direction met à disposition des isoloirs dans les bureaux de vote où seront disposés des ordinateurs permettant de voter.
Le prestataire a la charge de l’édition, la mise sous pli et l’envoi du matériel de vote.
Le matériel de vote est strictement personnel et nominatif. Les codes remis le jour du vote ne sont valables que pour le 1er tour.
Dans l’hypothèse où un second tour serait organisé, de nouveaux codes seront émis par le prestataire et transmis selon les mêmes modalités.
Le matériel de vote remis à chaque salarié est composé d’un courrier (1A4, quadri, R/V) dans une enveloppe porteuse fermée 162 x 229 mm à fenêtre. Il comporte :
les éléments d’authentification strictement individuels ;
la notice de vote ;
la période d’ouverture du vote.
Le colis contenant l’ensemble des enveloppes contenant les éléments d’authentification sont livrés par transporteur en colisage sur le site situé au 21 rue de la monnaie 75001 Paris la veille de l’ouverture des élections. La réception du colis s’effectuera par la Direction en présence des membres du bureau de vote. Les organisations syndicales ayant présenté des listes pourront désigner un électeur qui pourra assister à la réception du colis. Ce dernier sera conservé dans un bureau fermé à clé jusqu’à l’ouverture des élections.
L’ouverture du colis s’effectuera le jour de l’ouverture du vote en présence des membres du bureau de vote. Les organisations syndicales ayant présenté des listes pourront désigner un électeur qui pourra assister à l’ouverture du colis.
Le colis contient une liste d’émargement pour faciliter la remise en main propre et le matériel de vote, étant précisé que les enveloppes sont triées par ordre alphabétique.
A l’ouverture du bureau de vote, les membres du bureau de vote remettront contre émargement le pli fermé et nominatif à l’électeur.
L’électeurs se dirigera ensuite vers l’un des isoloirs pour vote via l’urne digitalisée.
ARTICLE 5. DEROULEMENT DU VOTE
Article 5.1. Vote par correspondance au profit des salariés en longue maladie
A titre exceptionnel, il est prévu que pour les salariés en longue maladie (c’est-à-dire en arrêt de travail depuis plus de 6 mois consécutifs au jour de la signature du présent accord) et qui ne pourraient donc pas se rendre sur le site de pourront voter par correspondance.
Le matériel de vote composé d’un courrier (1A4, quadri, R/V) dans une enveloppe porteuse fermée 162 x 229 mm à fenêtre, sera envoyé en courrier recommandé à la date fixée par le protocole d’accord préélectoral.
Il comporte :
l’adresse du site de vote ;
les éléments d’authentification strictement individuels ;
la notice de vote ;
la période d’ouverture du vote.
Article 5.2. Période de vote
La période d’ouverture du vote sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral, ou par la Direction lorsqu’il lui revient de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé.
Pendant cette période, le matériel spécialement mis à disposition des salariés à savoir (PC et isoloirs) afin que tout électeur puisse procéder au vote ne sera accessible que pendant les heures d’ouverture des entreprises.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 5.3. Modalités d’accès au vote
Le vote via urne digitalisée se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Pour se connecter à l’urne digitalisée, l’électeur devra se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité.
Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.
L’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote. Son choix devra apparaître clairement à l’écran, il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.
Le vote sera anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».
La validation le rendra définitif et empêchera toute modification.
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote retenu.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Article 5.4. Evènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 6. CLOTURE DU SCRUTIN
Article 6.1. Clôture du scrutin et dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement.
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Le système de vote est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les membres du bureau de votes signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection.
Article 6.2. Conservation des fichiers supports
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 7. DISPOSITIONS FINALES
Article 7.1. Durée
Le présent accord produit effet dans le cadre des prochaines élections du Comité social et économique pour lesquelles il a été établi et les éventuelles élections partielles qui pourraient postérieurement intervenir.
Article 7.2 : Adhésion
Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
Article 7.3 : Interprétation de l'accord
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.
Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.
Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 1 mois suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.
Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.
Article 7.4 : Suivi de l’accord
Un suivi de l’accord est réalisé par la Société et les organisations syndicales signataires de l’accord à l’occasion de chaque renouvellement des instances représentatives du personnel.
Article 7.5 : Clause de rendez-vous
Les parties signataires s’engagent à se rencontrer tous les 4 ans suivant l’application du présent accord en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.
En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai 2 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
Article 7.6 : Révision de l’accord
L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 6 mois suivant sa prise d’effet.
La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail.
Article 7.7 : Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.
La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie. La Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
Article 7.8 : Communication de l'accord
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales disposant d'une section syndicale dans l'entreprise.
Article 7.9 : Dépôt de l’accord
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail. Il sera déposé :
sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;
et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Paris.
Article 7.10 : Publication de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
